Quản lý dự án - nó là gì? Ưu và nhược điểm

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-01-17 19:12

Quản lý dự án là một yếu tố không thể thiếu của hệ thống quản lý hiện đại ở Nga. Nhiều công ty trong và ngoài nước sử dụng quản lý dự án để nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, giảm chi phí, tăng lợi nhuận. Quản lý dự án là gì và những lợi ích chính của nó là gì?

Dự án là gì?

Khái niệm "dự án" có thể được hiểu theo những cách hoàn toàn khác nhau. Tùy chọn đầu tiên liên quan đến việc định nghĩa dự án như một bộ tài liệu, theo đó việc xây dựng một tòa nhà hoặc cấu trúc có thể thực hiện được. Bài viết này sẽ thảo luận về nghĩa thứ hai của từ "dự án".

Có rất nhiều định nghĩa về dự án, mặc dù tất cả đều thống nhất một điều: dự án là một ý tưởng liên quan đến việc thực hiện một nhiệm vụ vật chất cụ thể trong một khoảng thời gian giới hạn. Đồng thời, các tính năng chính của dự án được gọi là:

• Tính duy nhất (dự án là thứ được tạo ra lần đầu tiên).
• Thời gian có hạn (dự án luôn có thời hạn thực hiện).
• Mục đích (dự án luôn được thực hiện để giải quyết các vấn đề cụ thể, được thể hiện theo quy luật, theo đơn vị định lượngphép đo).

Nếu cả ba điều kiện được đáp ứng, thì tập hợp các hoạt động có thể được gọi là một dự án.

Chương trình và danh mục đầu tư

Dự án thường được nhóm thành các chương trình và danh mục đầu tư. Đồng thời, các chương trình là một tập hợp các dự án được thống nhất bởi một mục tiêu chung. Ví dụ, một chương trình nâng cao chất lượng giáo dục cho người dân có thể bao gồm các dự án tăng 20% lương cho giáo viên, xây dựng 15 trường học mới, phát hành 26 sách giáo khoa mới cho các môn học cơ bản.

Một danh mục dự án tập hợp các dự án được tài trợ từ một nguồn duy nhất, bất kể mục tiêu của chúng là gì. Ví dụ: danh mục dự án của Công ty N có thể bao gồm các dự án từ thiện, xây dựng văn phòng công ty mới, lễ kỷ niệm ngày thành lập giám đốc và tăng doanh thu hàng năm lên 10%.

Các dự án trong danh mục đầu tư và chương trình cũng phải có ba đặc điểm chính được mô tả ở trên.

Nguyên tắc cơ bản của quản lý dự án

Theo quan điểm của thị trường đang phát triển năng động cho các công nghệ được thiết kế để hỗ trợ quá trình quản lý, rất khó để gọi tên các phương pháp cụ thể mô tả đầy đủ việc quản lý dự án.

Quản lý dự án bao gồm nhiều phương pháp và công cụ và dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau:

• Định hướng kết quả. Nguyên tắc này được xác định bởi ý nghĩa của thuật ngữ "dự án". Quản lý dự án không chỉ là quản lý chất lượng, nó là một tập hợp các hành động có mục đích liên quan đến nhau.
• Nguyên tắc của "tam giác thiết kế". Tạiquản lý dự án cần được hướng dẫn bởi sự phụ thuộc lẫn nhau giữa: thời gian, ngân sách, chất lượng dự án. Sự thay đổi ở một trong các yếu tố dẫn đến sự thay đổi của các yếu tố khác, khiến chúng, như trước đây, là các cạnh của cùng một tam giác.



• Hạch toán vòng đời của dự án. Vòng đời của một dự án bắt đầu với việc hình thành chính ý tưởng tạo ra một dự án và kết thúc khi hết khoảng thời gian được chỉ định trong dự án. Theo quy luật, vòng đời của một dự án sẽ kết thúc vào lúc vòng đời của sản phẩm, được tạo ra từ kết quả của dự án, bắt đầu.
• Cách tiếp cận quy trình để quản lý. Nguyên tắc này liên quan đến việc đánh giá dự án như một tập hợp các quá trình được kết nối với nhau và đạt đến kết quả trung gian dưới dạng bán thành phẩm hoặc các tài liệu quan trọng. Cách tiếp cận này cho phép bạn kiểm soát dự án mà không có cái gọi là "vùng mù".

Phương pháp khuyến khích người tham gia dự án

Khuyến khích người tham gia dự án thường được chú ý đặc biệt khi quản lý dự án được lựa chọn để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. Quản lý dự án thường bao gồm các cơ chế tạo động lực hữu hình và vô hình.

Khuyến khích vật chất bao gồm tiền thưởng, tiền phạt, các khoản bổ sung nếu hoàn thành sớm các nhiệm vụ trung gian.

Các phương pháp tạo động lực vô hình bao gồm giấy chứng nhận và quà tặng kỷ luật dưới dạng thời gian nghỉ, cũng như việc triển khai cạnh tranh giữa những người tham gia dự án như một phần của cuộc thi cạnh tranh.

Các giai đoạn chính của quản lý dự án

Quản lý dự án xảy ra trong các giai đoạn của vòng đời dự án và các giai đoạn quản lý phức tạp. Mối quan hệ giữa các giai đoạn và các giai đoạn được thể hiện trong bảng dưới đây.

PHIÊN:	Quản lý chi phí	Quản lý đến hạn	Quản lý nội dung	Quản lý rủi ro
GIAI ĐOẠN:	1	2	3	4
Khởi	Dự toán kinh phí sơ bộ	Ước tính sơ bộ về tiến độ dự án	Định nghĩa các nhiệm vụ chính	Phân tích sơ bộ các yếu tố tiêu cực có thể xảy ra
Hoạch định	Tính toán ngân sách và tìm kiếm các nguồn tài trợ	Tính toán tiến độ dự án	Tính toán các chỉ tiêu của dự án	Tính toán điều chỉnh rủi ro
Thực hiện	Tài trợ từng giai đoạn của dự án	Giám sát việc thực hiện tiến độ	Giám sát việc đạt được các chỉ số trung gian	Giám sát những thay đổi trong trình điều khiển chính
Bế	Ước tính lãi / lỗ	Điểm về đích / dẫn đầu	Đánh giá mức độ hoàn thành / không đạt mục tiêu của dự án	Phân tíchnhững sai lầm đã mắc phải

Như vậy, các lĩnh vực quản lý dự án bao gồm các lĩnh vực tài chính, nhân sự, cơ cấu của tổ chức.

Phạm vi quản lý dự án

Cơ cấu quản lý dự án bao gồm việc phân chia tất cả các công việc của tổ chức thành các dự án bị giới hạn về thời gian và chỉ tiêu. Đồng thời, một nhóm của mỗi dự án và một nhóm quản lý dự án được thành lập, những người này sẽ báo cáo cho người quản lý về tiến độ của dự án của họ.

Về vấn đề này, theo quy luật, quản lý dự án được sử dụng trong các tổ chức thuộc nhiều ngành và quy mô khác nhau, với nhiều loại lệnh được thực hiện đồng thời. Tuy nhiên, trong các doanh nghiệp nhỏ, anh ấy cũng sử dụng quản lý dự án để giải quyết các vấn đề cụ thể về hiện đại hóa sản xuất hoặc, ví dụ, giới thiệu một sản phẩm mới.

Quản lý dự án trong ngành xây dựng

Trong ngành xây dựng, việc sử dụng phương pháp luận quản lý dự án đặc biệt có liên quan. Trong các công ty thực hiện các chức năng của khách hàng hoặc nhà thầu, quản lý dự án sử dụng cách phân chia công việc tự nhiên thành các dự án (theo nguyên tắc sản phẩm, nghĩa là việc xây dựng mỗi tòa nhà là một dự án riêng biệt), và cơ cấu của quản lý cao nhất trên thực tế không yêu cầu tái cấu trúc nghiêm túc.

Quản lý một tổ chức dự án cũng thường được thực hiện theo nguyên tắc dự án, sử dụng thành công các đội đã được thành lậpcác nhà thiết kế như một nhóm dự án.

Quản lý dự án trong cấu trúc nhà nước

Quản lý dự án trong chính phủ là một xu hướng khá mới của thời đại chúng ta. Phương pháp quản lý theo chương trình - mục tiêu đã được phát triển từ thời Liên Xô, nay đã mang hình thức quản lý dự án trong cả nước. Hiện nay, để giải quyết các nhiệm vụ quan trọng về mặt chiến lược đối với nhà nước, các chương trình được sử dụng bao gồm các dự án riêng lẻ với các chỉ số mục tiêu và thời hạn thực hiện. Tuy nhiên, phương pháp luận để quản lý các chương trình như vậy vẫn còn xa lý tưởng và cần phải hiện đại hóa và cập nhật.

Kinh nghiệm triển khai quản lý dự án tại vùng Belgorod

Hành chính công dựa trên dự án đã được chứng minh trên toàn thế giới. Ở Nga, có kinh nghiệm áp dụng công nghệ này ở vùng Belgorod.

Thử nghiệm quy mô lớn này đã ảnh hưởng đến hầu hết các khía cạnh của dịch vụ dân sự ở vùng Belgorod. Trong số các yếu tố chính là đào tạo quản lý dự án, hỗ trợ tổ chức và phương pháp, kiểm tra tại chỗ, tạo động lực, đánh giá năng lực của nhân viên, hoa hồng chuyên gia để xem xét dự án.

Quản lý dự án của vùng Belgorod hiện bao gồm các cơ quan quản lý dự án chung:

• Hoa hồng liên bộ phận quản lý các hoạt động của dự án.
• Hoa hồng chuyên gia ngành quyết định việc mở / đóng các dự án.
• Văn phòng dự án khu vực kiểm soát việc tuân thủ phương pháp luậnquản lý dự án.

One Stop Shop

Trong khuôn khổ quá trình chuyển đổi sang quản lý dự án, Vùng Belgorod, trở lại năm 2010, đã chuyển sang điều phối các dự án đầu tư thông qua hệ thống “một cửa”, hiện đã được biết đến nhiều ở Moscow. Vai trò của cửa sổ này chỉ được thực hiện bởi một trong những dịch vụ mới được giới thiệu - văn phòng dự án khu vực. Bây giờ, đúng một tháng sau khi nộp đơn cho văn phòng dự án, doanh nghiệp nhận được tài liệu chấp thuận.

Hệ thống thông tin tự động "Quản lý dự án"

Hỗ trợ kỹ thuật và thông tin cho quản lý dự án trong khu vực Belgorod được thực hiện thông qua hệ thống thông tin tự động (AIS) "Quản lý dự án". Đây là ứng dụng web không có phần mềm thực hiện các chức năng sau cho các dự án, danh mục đầu tư và chương trình:

• Duy trì sổ đăng ký (cơ sở dữ liệu).
• Lên lịch.
• Lập ngân sách.
• Giám sát việc thực hiện ở cấp khu vực và thành phố.
• Phân phối quyền hạn và trách nhiệm của nhóm.
• Thay đổi nội dung.
• Hệ thống cảnh báo về các sự kiện sắp diễn ra và sắp tới cho các dự án.
• Luồng tài liệu.
• Báo cáo phân tích tự động.
• Tích hợp với Chính phủ điện tử của vùng Belgorod.

Ưu nhược điểm của quản lý dự án

Kinh nghiệm được mô tả về việc thực hiện quản lý dự án ở vùng Belgorod hóa ra lại thành công. Hiệu quả của những thay đổi này được thể hiện chủ yếu trongtăng tốc độ tăng trưởng tổng sản phẩm khu vực 0,1% (hơn 3 tỷ rúp), giảm thời gian phê duyệt dự án (2 tháng cho mỗi dự án) và tăng tốc độ phát triển các khoản đầu tư vào khu vực này tăng 23%. Tuy nhiên, kết quả quan trọng nhất là sự hình thành tư duy dự án ở những nhân viên tích cực phân tích và cố gắng giải quyết vấn đề, thậm chí đôi khi sử dụng các phương pháp không chuẩn, không đổi mới.

Việc tạo động lực và tái cấu trúc cơ cấu quản lý đã giúp tạo ra hiệu quả tích cực không chỉ cho dịch vụ dân sự mà còn cho doanh nghiệp, tạo ra môi trường đầu tư thuận lợi và xóa bỏ các rào cản đối với tinh thần kinh doanh.

Dân cư của khu vực hiện tham gia tích cực vào việc lựa chọn và kiểm soát việc thực hiện các dự án chiến lược quan trọng. Đối với mọi người, quản lý dự án là cơ hội để tận hưởng các dịch vụ chất lượng cao và tính di động cao.

Tuy nhiên, bất chấp tất cả những ưu điểm của cơ cấu quản lý dự án, cũng có những nhược điểm của cách tiếp cận này.

Trước hết là giai đoạn chuyển tiếp. Cần một thời gian nhất định để nhóm dự án làm việc cùng nhau và thực hiện các chức năng của họ như một cơ chế phối hợp nhịp nhàng.

Thứ hai, khi triển khai quản lý dự án trong doanh nghiệp, việc tìm kiếm người quản lý dự án giỏi có thể bị trì hoãn. Các yêu cầu rất cao được đặt ra đối với các phẩm chất cá nhân và chuyên nghiệp của một người quản lý dự án: bằng cấp toàn diện, toàn diện trong dự án, kinh nghiệm quản lý dự án về các chi tiết cụ thể được yêu cầu.

Nhược điểm thứ ba của quản lý dự án có thể được coi là sự cần thiếtchia nhỏ các nguồn lực của công ty giữa các dự án. Ở các công ty “kém”, điều này có thể không khả thi chút nào. Các nhà quản lý dự án sẽ phải “chiến đấu” về kinh phí và nhân sự, điều này không thể chấp nhận được trong điều kiện kiểm soát toàn bộ các giai đoạn của vòng đời dự án.

Một trong những nhược điểm quan trọng nhất của đường lối quản lý dự án trong một tổ chức là việc sử dụng các thành viên trong nhóm dự án và người quản lý dự án sau khi dự án hoàn thành. Như bạn đã biết, khối lượng công việc của nhóm là quy tắc quan trọng nhất của một doanh nghiệp thành công và trong trường hợp làm việc theo dự án, các nhóm chuyên gia “lơ lửng trên không” thường xuyên xuất hiện, khiến họ mất đi khối lượng công việc liên tục.

Tóm lại những điều trên, chúng ta có thể kết luận rằng quản lý dự án là một phần không thể thiếu của không gian kinh doanh hiện đại và việc nghiên cứu những điều cơ bản của nó là cần thiết để ra quyết định của cấp quản lý có thẩm quyền cả ở cấp nhà nước và trong một doanh nghiệp.