Lập kế hoạch dự án là Các giai đoạn và đặc điểm của quá trình, phát triển và chuẩn bị một kế hoạch

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Trong quá trình lập kế hoạch, các quyết định định tính và định lượng được đưa ra để đạt được các mục tiêu của tổ chức trong dài hạn. Hơn nữa, trong quá trình làm việc, có thể xác định chính xác các đường đi tối ưu. Lập kế hoạch dự án là việc xây dựng một kế hoạch chính xác mà theo đó sự phát triển của tổ chức sẽ được thực hiện. Điều này cho phép bạn suy nghĩ thấu đáo mọi chi tiết, chọn cách giải quyết vấn đề và đạt được mục tiêu của mình. Làm thế nào công việc đó được thực hiện sẽ được thảo luận sau.

Đặt lịch hẹn

Lập kế hoạch dự án là một quy trình quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. Nó cực kỳ quan trọng, đó là lý do tại sao hầu hết mọi công ty ngày nay đều thực hiện công việc này. Cần một chút thời gian và nguồn lực, nhưng nó sẽ thành công.

Từ chất lượng lập kế hoạch đến quản lý dự ánphụ thuộc vào việc thực hiện thêm của họ. Trong một thủ tục như vậy, một cuộc khởi xướng được thực hiện, trong đó điều lệ, danh sách những người tham gia được phê duyệt và một định hướng chiến lược để phát triển thêm được chọn.

Đầu tiên, thứ tự của các hành động chính được xác định. Sau khi họ phê duyệt, các chi tiết sẽ được hoàn thiện.

Sau khi vạch ra khái niệm về dự án tương lai và các giai đoạn chính trong tiến trình của dự án, ban quản lý sẽ có thể sửa chữa tất cả các giai đoạn của dự án, chọn những cách tốt nhất để đạt được các mục tiêu đã đặt ra.

Lập kế hoạch dự án là một quá trình quan trọng trong quản lý. Nó cho phép bạn theo dõi sau đó, kịp thời điều chỉnh chuyển động trên con đường phát triển. Các chỉ số thực tế được so sánh với các chỉ số kế hoạch, cho thấy thông tin về mức độ thực hiện các nhiệm vụ kế hoạch. Trong quá trình theo dõi, việc cập nhật thông tin liên tục từ các nguồn bên ngoài và bên trong được tính đến. Các điều khoản đặt ra trong kế hoạch, điều kiện và chỉ số có thể thay đổi, vì chúng phải tương ứng với tình hình thực tế.

Lập kế hoạch ảnh hưởng trực tiếp đến tất cả các quy trình quản lý dự án. Do đó, nó được thực hiện bởi mọi tổ chức. Không thể quản lý bất cứ điều gì nếu không có một chuỗi hành động được thiết lập rõ ràng. Các giai đoạn này là các nhiệm vụ, việc thực hiện dẫn đến việc đạt được mục tiêu. Nếu có điều gì đó bắt đầu không theo kế hoạch, người quản lý xác định nguyên nhân của những hiện tượng đó, quyết định được đưa ra về những hành động đúng đắn trong hoàn cảnh.

Quá trình lập kế hoạch là giai đoạn ban đầu của vòng đời dự án. Không thể thiếu nóđạt được kết quả mong muốn.

Nhiệm vụ lập kế hoạch

Lập kế hoạch cho các mục tiêu của dự án liên quan đến việc phát triển một hệ thống các nhiệm vụ, như các bước, dẫn đến thành tích của chúng. Công việc được trình bày cho phép bạn xác định ngay cả trước khi bắt đầu công việc liệu loại hoạt động đã chọn có thể mang lại lợi nhuận hay không. Mỗi nhà đầu tư đều tìm cách bỏ vốn của mình vào một dự án có lợi nhất, sinh lời cao nhất. Có thể phác thảo các thông số và kết quả chính của các hoạt động trong tương lai, để chọn các cách thức phù hợp, thực tế để đạt được chúng trong quá trình lập kế hoạch.

Để hoạt động hiệu quả, một tổ chức sẽ cần phải giải quyết một loạt thách thức. Nếu trong quá trình tính toán kết quả của các hoạt động đó là âm (công ty sẽ bị lỗ), không đủ cao thì cần phải xác định nguyên nhân của hiện tượng này. Bằng cách thực hiện các điều chỉnh nhất định, có thể tăng hiệu quả của dự án. Các sửa đổi có thể được thực hiện ở mỗi giai đoạn của việc thực hiện các nhiệm vụ. Chúng có thể như sau:

• Chi tiết hóa, làm rõ mục đích (hoặc các mục tiêu) của thiết kế, xác định kết quả mong muốn của sự kiện.
• Xác định phạm vi và thành phần công việc trong tương lai.
• Ước tính thời gian của từng giai đoạn.
• Tính toán chi phí ngân sách của dự án.
• Tạo lịch trình và tính toán ngân sách cho từng giai đoạn.
• Nhu cầu về nguồn lực được xác định. Việc tính toán được thực hiện cho từng giai đoạn của dự án và các hoạt động của tổ chức theo hướng này nói chung.
• Kế hoạch hậu cần đang được thực hiện.
• Đánh giá rủi ro đang được thực hiện, một phương pháp luận đang được tạo ra để có phản ứng chính xác trong trường hợp xảy ra các tình huống nguy hiểm.
• Thông tin chi tiết về sự kiện được chủ đầu tư giải thích chi tiết.
• Chi tiết được thống nhất với tất cả những người tham gia trong quá trình.
• Trách nhiệm thực hiện công việc và hoàn thành nhiệm vụ được giao được phân bổ giữa người thực hiện và người quản lý.
• Các tương tác có kế hoạch và quy trình lập kế hoạch quản lý đang được chỉ định.

Quản lý dự án và lập kế hoạch dự án có quan hệ mật thiết với nhau. Chỉ có sự hoàn thành nhất quán và đầy đủ các nhiệm vụ được đặt ra trong khung thời gian đã thỏa thuận mới có thể đảm bảo đạt được mục tiêu, tạo ra lợi nhuận trong quá trình hoạt động của công ty.

Quy trình chính

Trong quá trình tổ chức lập kế hoạch dự án, một số hành động bắt buộc và không bắt buộc được thực hiện. Bất kể hoạt động nào của tổ chức, chúng đều được áp dụng trong quá trình tạo ra một tầm nhìn chiến lược tổng thể. Các quy trình bắt buộc bao gồm những điều sau:

• Mô tả và tài liệu bổ sung về tất cả các nhiệm vụ đã lên kế hoạch, nội dung dự án.
• Định nghĩa các giai đoạn chính của dự án, chi tiết tiếp theo của chúng.
• Lập dự toán ước tính. Tổng chi phí của tất cả các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án được tính toán.
• Lập kế hoạch hành động từng bước, việc thực hiện kế hoạch đó sẽ dẫn đến việc đạt được các mục tiêu của bạn.
• Mô tả trình tự công việc.
• Sự phụ thuộc của bản chất kỹ thuật, cũng như các hạn chế đối với công việc được thực hiện.
• Tính toán thời gian cần thiết chohoàn thành từng giai đoạn công việc, xác định chi phí lao động và các nguồn lực khác sẽ cần thiết ở mỗi giai đoạn của chu kỳ sản xuất.
• Xác định loại, tập hợp tài nguyên, cũng như khối lượng của chúng.
• Cho biết thời gian thực tế của công việc, nếu nguồn lực có hạn.
• Tạo ngân sách và liên kết chi phí ước tính cho từng loại công việc.
• Tạo một kế hoạch đã hoàn thành.
• Thu thập kết quả của các công việc nghiên cứu khác trong quá trình thiết kế, bố trí các giá trị đã định trong một tài liệu.

Trong quá trình lập kế hoạch và phát triển dự án, những hành động này là bắt buộc.

Các thủ tục phụ trợ

Trong quá trình lập kế hoạch thực hiện dự án, một số quy trình có thể không cần thiết. Chỉ khi phát sinh nhu cầu đối với họ, người quản lý mới đưa họ vào danh sách chung. Các quy trình hỗ trợ này bao gồm những điều sau:

• Lập kế hoạch tiêu chuẩn chất lượng, thiết lập phạm vi tối đa cho phép của chúng. Các cách để đạt được mức độ yêu cầu của các đặc tính của thành phẩm cũng được thảo luận.
• Lập kế hoạch trong lĩnh vực tổ chức, ngụ ý phân phối năng lực chức năng, trách nhiệm và sự phụ thuộc giữa tất cả những người tham gia dự án.
• Tuyển chọn nhân sự có trình độ phù hợp về trình độ, kinh nghiệm làm việc, có hoạt động để dự án được triển khai trong thời gian sớm nhất. Trong một số trường hợp, cần phải hình thành một tinh thần đồng đội phối hợp nhịp nhàng.
• Thiết lập thông tin liên lạc để bảo mật các thành viêndự án với thông tin bạn cần.
• Xác định các loại rủi ro dự án, đánh giá và lập hồ sơ. Điều này cho phép bạn xác định và loại bỏ những yếu tố không chắc chắn ngay cả ở giai đoạn lập kế hoạch, để đánh giá mức độ ảnh hưởng có thể có của chúng đối với dự án. Ở giai đoạn này, cả kịch bản thuận lợi và bất lợi cho sự phát triển của tình huống trong quá trình thực hiện chiến lược đã chọn đều được tính toán.
• Hoạch định các thủ tục hậu cần. Nó được quy định chính xác những nguyên liệu thô, các nguyên liệu cần thiết khác và các nguồn lực sẽ được mua từ các tổ chức bên ngoài, với số lượng bao nhiêu và tần suất giao hàng sẽ được thực hiện.

Các hoạt động khác có thể được yêu cầu trong quá trình lập kế hoạch các quy trình của dự án. Nó phụ thuộc vào các mục tiêu mà tổ chức theo đuổi trong quá trình thực hiện công việc của mình.

Các bước lập kế hoạch

Có 4 giai đoạn chính của việc lập kế hoạch dự án. Chúng được cung cấp bởi công ty tư vấn Booz Allen & Hamilton.

Mô hình quy hoạch tiêu chuẩn như sau:

Giai đoạn 1. Hình thành mục tiêu

Hai loại mục tiêu được thiết lập. Chúng có thể là hình thức hoặc thực tế. Trong trường hợp đầu tiên, các tiêu chí được đưa ra để xác định mức độ hữu ích của dự án. Các mục tiêu chính thức xuất hiện từ động lực của các nhà quản lý. Mục tiêu thực sự là cách mà các mục tiêu chính thức có thể đạt được.

Bước 2. Phân tích vấn đề

Trong giai đoạn lập kế hoạch này, tình hình thực tế của tổ chức được xác định. Tiếp theo, một dự báo được đưa ra về trạng thái tương lai của nó. Sau đóViệc xác định các vấn đề hiện có được thực hiện với mục đích hệ thống các mục tiêu đối lập với các kết quả của phân tích dự đoán. Điều này cho phép các vấn đề được cấu trúc cuối cùng.

Giai đoạn 3. Tìm kiếm các lựa chọn thay thế

Đây là những giải pháp loại trừ lẫn nhau.

Giai đoạn 4. Đánh giá các giải pháp thay thế

Khả năng chấp nhận của từng tình huống hiện có được xác định. Hiệu quả và mức độ rủi ro của mỗi quyết định được đánh giá, sau đó sẽ đưa ra quyết định phù hợp. Giải pháp thay thế tối ưu không chỉ khả thi trên thực tế mà còn hợp pháp, cho phép bạn tiến gần đến mục tiêu nhất có thể. Đồng thời, các hạn chế hiện có về thời gian, nguồn lực, v.v. cũng được tính đến.

Khi tạo một dự án quy hoạch cho một vùng lãnh thổ, khu công nghiệp hoặc loại hình khác, hãy nhớ áp dụng nó trong tương lai để so sánh kết quả thực tế với những kết quả đã được lập kế hoạch. Điều này cho phép bạn quản lý tiến độ hướng tới mục tiêu chung, thực hiện các điều chỉnh thích hợp kịp thời.

Lên lịch

Cần lưu ý rằng việc lập kế hoạch dự án dựa trên một sơ đồ hơi khác. Nó nêu bật 5 giai đoạn chính:

1. Xác định công việc và viết chúng dưới dạng danh sách. Trong một số trường hợp, người quản lý mắc sai lầm khi không liệt kê tất cả các quy trình cùng một lúc. Để loại trừ hiện tượng này, nên áp dụng phương pháp phân tích tuần tự trong quá trình xác định công việc sắp tới.
2. Đối với mỗi vị trí đã chọn, thứ tự và thời hạn được xác định. Nó phụ thuộc vàotính năng công nghệ của tác phẩm sắp ra mắt. Đối với điều này, kỹ thuật phân hủy cũng được sử dụng, được bổ sung bởi các đánh giá của chuyên gia. Điều này cho phép bạn xác định chính xác khoảng thời gian dự kiến của mỗi hoạt động. Để làm điều này, bạn có thể sử dụng kỹ thuật động não, cho phép bạn xem xét các tính năng của công nghệ từ các quan điểm khác nhau.
3. Xác định loại tài nguyên và tính sẵn có của chúng. Nó có thể là tài chính, nguyên vật liệu, lao động, thông tin, v.v. Lịch trình thực hiện công việc có mối tương quan với lịch trình hậu cần, tài chính,… Tất cả các khâu phải được kết nối với nhau, tạo thành một quá trình liên tục. Điều này tránh làm gián đoạn quá trình sản xuất. Đồng thời, các nguồn lực khan hiếm cần có sự cân nhắc riêng biệt. Chúng quyết định phần lớn thời lượng và trình tự của toàn bộ công việc sắp tới.
4. Hạn chế được thiết lập từ bên ngoài. Chúng bao gồm tính thời vụ của sản xuất, khả năng sản xuất của nguồn cung cấp thiết bị và các yếu tố bên ngoài khác.
5. Một hệ thống đang được tạo ra để ứng phó với những rủi ro phát sinh trong quá trình quản lý dự án. Lập kế hoạch dự án bắt đầu với phân tích của họ. Đối với các mối đe dọa nguy hiểm và có thể xảy ra nhất, các biện pháp ứng phó thích hợp đang được phát triển.

Nguyên tắc lập kế hoạch

Trong quá trình hoạch định một dự án kinh doanh, người quản lý phải tuân thủ một số nguyên tắc nhất định. Những cái chính là:

• Mục đích. Việc thực hiện dự án theo đuổi mục tiêu rõ ràng, cuối cùng, không bị áp đặt vào những nhiệm vụ tầm thường.
• Có hệ thống. Quản lý dự án trong tương lai nên tổng thể và toàn diện. Đồng thời, các tính năng phát triển và biên dịch của nó cũng được tính đến. Trong một số trường hợp, một dự án có thể được chia thành các hệ thống con. Chúng cũng sẽ có liên quan. Đồng thời, những thay đổi trong một hệ thống này kéo theo những thay đổi trong một cấu trúc khác. Chia nhỏ dự án thành nhiều phần cho phép bạn theo dõi các kết nối và tương tác bên trong của các yếu tố, chọn cấu trúc hiệu quả nhất. Đánh giá việc thực hiện dự án trong trường hợp này có thể được đưa ra theo quy trình định tính và định lượng.
• Phức tạp. Các hiện tượng được xem xét theo quan điểm của mối liên hệ và sự phụ thuộc của chúng. Vì vậy, các phương pháp và cách tiếp cận quản lý khác nhau được sử dụng.
• Bảo mật. Trong quá trình lập kế hoạch cho công việc của dự án, dự kiến rằng tất cả các hoạt động đều được bố trí nhân lực với các nguồn lực cần thiết.
• Ưu tiên. Chính sự chú ý trong quá trình phát triển của dự án được trao cho những nhiệm vụ chính, quan trọng nhất. Định nghĩa của chúng phụ thuộc vào khái niệm tổng thể về sự phát triển trong tương lai.
• An ninh kinh tế. Mức độ tổn thất và mất mát mà tổ chức phải gánh chịu trong trường hợp không thực hiện được sự kiện đã định được tính toán. Không thể tránh khỏi rủi ro, nhưng chúng phải được đánh giá và đưa ra quyết định hợp lý theo hướng này.

Cấu trúc dự án

Cấu trúc là bắt buộc trong quá trình lập kế hoạch làm việc của dự án. Trình tự phân cấp của công việc liên quan đến việc chia nhỏ toàn bộ dự án thành các phần riêng biệt. Điều này cho phép bạn chi tiết hóa các phức hợp ở các cấp độ khác nhau. Như làcách tiếp cận đơn giản hóa việc quản lý quy trình.

Cấu trúc cho phép bạn làm những việc sau:

• Xác định phạm vi công việc để đạt được các mục tiêu loại trung gian.
• Kiểm soát mức độ tiến độ của dự án, đánh giá khả năng đạt được tất cả các mục tiêu.
• Báo cáo được tạo theo cấu trúc tối ưu.
• Các mốc được thiết lập để đo lường tiến độ của dự án.
• Trách nhiệm được phân bổ hợp lý giữa những người thực hiện.
• Tất cả các thành viên trong nhóm đều nhận được thông tin khách quan, dễ hiểu về mục tiêu và mục tiêu của dự án.

Sai lầm trong cấu trúc

Một số nhà quản lý mắc sai lầm trong quá trình cấu trúc, điều này ảnh hưởng tiêu cực đến việc đạt được các mục tiêu. Những cái chính như sau:

• Giai đoạn cấu trúc thường bị bỏ qua. Người quản lý đi thẳng vào việc tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề của giai đoạn hiện tại.
• Chỉ các đơn vị tổ chức được sử dụng, không áp dụng sản phẩm hoặc tài nguyên cuối cùng.
• Cấu trúc không bao gồm toàn bộ dự án.
• Các phần tử cấu trúc được lặp lại.
• Không có sự tích hợp các cấu trúc phù hợp với các chi tiết cụ thể của việc chuẩn bị tài liệu dự án và báo cáo tài chính.
• Cấu trúc quá chi tiết hoặc thiếu chi tiết.
• Các yếu tố riêng lẻ của dự án không thể được xử lý trên máy tính.
• Sản phẩm cuối cùng vô hình (dịch vụ, dịch vụ, v.v.) không được tính đến.

Cơ sở để cấu trúc

Lập kế hoạch dự án là một công việc có trách nhiệm. Cấu trúc phải được thực hiện một cách chính xác. Nó được thực hiện trên các cơ sở sau:

• Các khoảng thời gian trong vòng đời của dự án đang được tạo.
• Đặc điểm của cấu trúc các bộ phận.
• Các thành phần của kết quả sẽ thu được sau khi hoàn thành dự án.
• Quy trình, các yếu tố chức năng trong công việc của công ty.
• Vị trí địa lý của các đối tượng.