Lập ngân sách dự án. Các loại và mục đích của ngân sách. Giai đoạn dự án

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Lập ngân sách dự án nên được hiểu là việc xác định chi phí của những công việc được thực hiện trong một kế hoạch nhất định. Ngoài ra, chúng ta đang nói về quá trình hình thành ngân sách trên cơ sở này, trong đó có sự phân bổ chi phí được thiết lập theo hạng mục chi phí, loại công việc, theo thời gian thực hiện hoặc các hạng mục khác.

Hình thành cấu trúc ngân sách

Ngân sách sơ bộ của dự án được chuẩn bị như thế nào? Cấu trúc của nó được tiết lộ thông qua biểu đồ tài khoản kế toán chi phí của một chương trình cụ thể. Theo nguyên tắc, để xác định nó, chỉ cần có một ước tính kế toán truyền thống là đủ.

Lập ngân sách được coi là một kế hoạch chi phí hoặc đánh dấu chi phí. Điều này có nghĩa là sau khi lập kế hoạch sơ bộ, bạn cần phải hiểu chính xác số tiền sẽ được thanh toán là bao nhiêu, khi nào và cho khoản nào. Do đó, trong trường hợp này, có thể sử dụng bất kỳ phương pháp trình bày tổn thất nào. Tuy nhiên, cần nhớ rằng chúng phải đáp ứng các yêu cầu thực tế của các bên liên quan,quan tâm đến chúng, cũng như các tiêu chuẩn đã được thiết lập. Ngoài ra, họ phải trả lời những câu hỏi mà các nhà đầu tư dự án quan tâm.

Hình thức trình bày ngân sách

Cả ngân sách kế hoạch và ngân sách thực tế đều có những hình thức trình bày nhất định. Vì vậy, trong số đó, điều quan trọng cần lưu ý là:

• lịch trình, là một loại kế hoạch chi phí;
• ma trận phân phối tổn thất;
• biểu đồ thanh về chi tiêu;
• đồ thị tổn thất tích lũy tương tự;
• biểu đồ đường về chi phí tích lũy theo thời gian;
• hiển thị cấu trúc mất kiểu tròn.

Cần lưu ý rằng ở các giai đoạn phát triển khác nhau của dự án, thiết kế dự án và tài liệu làm việc khác nhau có liên quan. Thực tế là chúng ta đang nói về sự phát triển của các loại ngân sách. Chúng khác nhau cả về độ chính xác và mục đích cần thiết. Điều đáng chú ý là biên ngân sách trở nên nhỏ hơn nhiều khi dự án tiến triển.

Sự đa dạng và mục đích của ngân sách

Giảm lỗi có thể được lập luận với dữ liệu từ bảng dưới đây. Vì vậy, hãy cân nhắc mục đích và các loại ngân sách chính.

Các giai đoạn của dự án	Kinh phí	Điểm đến	Lỗi,%
Ý tưởng thiết kế. Ý tưởng chính ở dạng mở rộng	Ngân sách mong đợi. Ngày chính xác	Lập kế hoạch trước cho các nhu cầu và thanh toán tiền mặt	25-40
Biện minh đầu tư (nghiên cứu khả thi)	Ngân sách tạm tính	Biện minh cho các khoản mục chi phí, lập kế hoạch thu hút và sử dụng tài chính tiếp theo	15-20
Đấu thầu, đàm phán và thỏa thuận. Đối với từng giai đoạn riêng biệt	Ngân sách cập nhật	Lên lịch thanh toán với nhà cung cấp và nhà thầu	8-10%
Phát triển các giấy tờ làm việc. Mỗi giai đoạn đều có cách tính riêng	Ngân sách cuối cùng	Chỉ thị hạn chế sử dụng tài nguyên	5-8%
Thực hiện và hoàn thành dự án	Ngân sách thực tế	Quản lý chi phí (nói cách khác là kế toán và kiểm soát tiếp theo). Ngân sách dự án và ước tính chi phí

Ngân sách dự án và ước tính chi phí

Điều thú vị cần lưu ý là ngân sách dự án tương tự như ước tính chi phí hoạt động của một yếu tố kinh doanh của công ty. Sự khác biệt chính ở đây là theo truyền thống, nó bao gồm toàn bộ, tức là từ đầu đến cuối. Đến lượt mình, ngân sách của đơn vị kinh doanh được hình thành hàng năm hoặc hàng quý. Để kiểm soát hiệu quả nhất, nên chia thành hai thành phần: chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.mất mát.

Loại ngân sách đầu tiên là một công cụ quản lý và kiểm soát chính cho các giám đốc dự án, cũng như giám đốc các đơn vị chức năng tham gia vào việc này. Điều này bao gồm chi phí (chi phí đi lại, tiền lương, v.v.) của tất cả những người được bao gồm trong nhóm chương trình. Trong trường hợp này, mỗi đối tượng thực hiện các nhiệm vụ riêng biệt.

Cần nhớ rằng khi điều chỉnh các khoản mục chi phí, các điểm sau đây được tính đến:

• chi phí nguyên vật liệu được mua;
• số tiền chi cho sản xuất;
• chi phí sai lệch so với việc sử dụng công nghệ thông thường;
• số tiền chi cho việc vận hành sản phẩm;
• chi phí cung cấp;
• chi phí khác.

Lần lượt, chi phí loại trực tiếp sẽ được trình bày như sau:

• ở dạng được chia nhỏ - chính xác theo cấu trúc dự án đến cấp độ nhiệm vụ có thể thực thi;
• bao gồm chi phí hàng tuần cho lương nhân viên, vật liệu (sản xuất theo hợp đồng hoặc mua) và các chi phí khác cho từng thành phần và nhiệm vụ của dự án giá trị trung gian;
• bao gồm chi phí chung liên quan trực tiếp đến việc thanh toán nguyên vật liệu và nhân công;
• được tổng hợp theo các nhiệm vụ khác nhau được thực hiện bởi các thực thể tham gia;
• cung cấp dự trữ quản lý (nói cách khác, để lại một khoản dự phòng nhất định về chi phí và thời gian đề phòng).

Tầm quan trọng của quy trình ngân sách

Lập ngân sáchdự án gây áp lực đáng kể cho cả người quản lý và các bộ phận của nó. Thực tế là nó đưa ra một giải pháp thay thế như vậy: nếu chúng ta giữ trong phạm vi ngân sách thì chúng ta hành động hiệu quả, nhưng nếu vượt quá, công việc sẽ hoàn thành kém.

Tuy nhiên, yêu cầu này thường không được áp dụng cho ngân sách thực tế của dự án. Thực tế là ngân sách được hình thành và thực hiện dưới áp lực nhất định từ một số yếu tố, cả chủ quan và khách quan.

Ví dụ, một giám đốc dự án được thuê thường bị buộc phải chấp nhận ngân sách được phát triển và thông qua mà không có sự tham gia của anh ta, ngay cả khi chúng có vẻ không thực tế đối với anh ta. Nếu không, người lao động có thể bị từ chối hợp đồng. Tuy nhiên, nếu anh ta đồng ý với một khoản ngân sách rõ ràng không đáp ứng được thời hạn đã định, cũng như với các nguồn lực sẵn có, thì ngay khi đạt được kết quả nhất định đòi hỏi chi tiêu nhiều hơn kế hoạch, nhân viên buộc phải giải thích vấn đề này, mặc dù thực tế là ban đầu ngân sách được đặt ở mức cực kỳ thấp.

Cần nhớ rằng lập ngân sách dự án có thể hợp lý. Trong trường hợp này, mục đích của ngân sách chủ yếu là xác lập chi phí thực của dự án cho công ty. Do đó, nếu người quản lý dự án chấp nhận một ngân sách vượt quá đáng kể biên độ sai số 15-20% có thể chấp nhận được cho giai đoạn biện minh chi phí (thông tin từ bảng trên), thì rất có thể tình huống sẽ không bị giới hạn trong việc giải thích cấu trúc của lý do để quản lý cấp caodư thừa này. Trong trường hợp này, người quản lý dự án có khả năng bị mất việc.

Làm thế nào để tránh điều này?

Để tránh tình trạng như vậy, M. Thomsett, một nhà khoa học người Mỹ, đề nghị các nhà quản lý hình thành ngân sách dự án của riêng họ. Tuy nhiên, ông chỉ ra một số lý do cho hành vi này:

• Bạn chịu trách nhiệm báo cáo về các chi phí trong tương lai của dự án và khả năng chi tiêu ngân sách của họ. Điều này sẽ không thể thực hiện được nếu bạn làm việc với ngân sách định trước.
• Là người quản lý dự án, bạn nên biết rõ hơn ai hết về chi phí chính xác của một dự án cụ thể. Ngân sách bạn đặt được coi là một mục tiêu tiền tệ. Nó phải làm hài lòng bạn theo các thông số sau: để tạo cơ hội đo lường sự thành công của dự án và là cách để đo lường năng lực của người quản lý (tức là bạn).
• Bạn phải cho phép một số khoản phụ cấp trong dòng ngân sách. Điều này rất quan trọng nếu các biện minh trong tương lai cho các chi phí cụ thể có hiệu lực. Cần nói thêm rằng các giả định được so sánh với các khả năng xảy ra trong giai đoạn hiện tại, trong khi các biến chứng có thể xảy ra không được tính đến. Chỉ khi bạn có khả năng so sánh ở cấp độ này thì quy trình ngân sách mới hoạt động như kế hoạch.

Tạo, theo dõi và thực hiện kế hoạch tài chính

Bạn cần biết rằng ngân sách dự án được hình thành, giám sát và thực hiện tách biệt với kế hoạch tài chính của các đơn vị liên quan đến doanh nghiệp,công ty nói chung.

Có những lý do cho điều này:

• Dự án không có xu hướng lặp lại chính nó. Ngân sách của các phòng ban và phân khu được hình thành hàng năm. Chúng thường được xem xét sáu tháng một lần hoặc thường xuyên hơn. Các dự án kết thúc sự tồn tại của chúng ngay sau khi thực hiện. Thực tế là thời gian thực hiện chương trình không bị ràng buộc với năm tài chính. Việc xem xét lại ngân sách là điều không mong muốn. Ngoại lệ là các trường hợp phát hiện có lỗi lớn trong phiên bản ban đầu hoặc khi môi trường thay đổi đáng kể (có nghĩa là một dự án cụ thể đang được triển khai).
• Nằm trong tay của người quản lý - kiểm soát trực tiếp việc thực hiện ngân sách. Điều đáng chú ý là các kế hoạch tài chính của các phòng ban và bộ phận, theo quy luật, phụ thuộc vào mối quan hệ phát triển giữa một số dịch vụ: bộ phận thực hiện đưa ra giới hạn chi phí cho một hoặc bộ phận khác, dựa trên thông tin do bộ phận khác cung cấp; tuy nhiên, các quyết định về nhân sự và hệ thống được thực hiện bởi lãnh đạo cao nhất. Ngược lại, dự án sử dụng ngân sách theo hai hướng: sử dụng các nguồn lực sẵn có (thành tích và nhân sự), chúng đã có sẵn và ngân sách của bộ phận, và sử dụng hạn chế các nguồn lực bên ngoài. bị thu hút tạm thời. Dù sao, việc thuê thêm một nhân viên dẫn đến chi phí cố định; một đơn vị nhân sự bổ sung cho một dự án, thường sử dụng các lực lượng đã có trong dịch vụ.
• Thành công của việc thực hiện ngân sách liên quan trực tiếp đến việc tuân thủ hoàn hảo kế hoạch hành động của dự án, cũng như lịch trình sử dụng các nguồn lực. Nó cũng bao gồmtùy thuộc vào việc người quản lý đã lên kế hoạch thực hiện từng giai đoạn tốt như thế nào, cũng như việc các nhân viên tham gia nhóm dự án có tuân thủ lịch trình đã lập hay không. Nếu việc thực hiện một giai đoạn cụ thể hoặc toàn bộ công việc bị trì hoãn do nhu cầu, chẳng hạn như nguồn nhân lực hoặc thời gian so với dự kiến ban đầu, điều này bằng cách nào đó ảnh hưởng đến ngân sách theo cách không thuận lợi, tức là, dưới dạng tăng chi phí thực hiện công việc của dự án.

Các quy tắc tương tự, ít nhất là trong tình huống lý tưởng, nên được sử dụng bởi các nhà quản lý của tất cả các phòng ban của công ty, những người có ngân sách riêng của họ. Cần biết rằng mỗi người trong số họ phải chịu trách nhiệm về việc không vượt quá mức ngân sách và do đó, bội chi. Tuy nhiên, trên thực tế, chỉ có một số ít doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt quy tắc này. Mặt khác, chỉ một số công ty cho phép giám đốc bộ phận thiết lập mức ngân sách thực sự cần thiết cho dự án đang được thực hiện trong bộ phận.

Đấu thầu, đàm phán và thỏa thuận

Tiếp theo, nên xem xét giai đoạn cao nhất của dự án: tổ chức đấu thầu, địa điểm đặc biệt, cũng như ký kết các thỏa thuận hợp tác và đối tác.

Theo đấu thầu nên được hiểu là đấu thầu cạnh tranh, trong đó việc lựa chọn các nhà cung cấp sản phẩm và dịch vụ có thể tiếp thị được thực hiện. Khách hàng thành phố và tiểu bang thực hiện các hoạt động của họ trong khuôn khổ 44-FZ Trên hệ thống hợp đồng trong lĩnh vựcmua hàng hóa, công trình, dịch vụ đảm bảo trạng thái. và nhu cầu của thành phố.”

Tổng công ty nhà nước, tổ chức thực hiện các hoạt động có quy định, độc quyền tự nhiên hoạt động theo luật 223-FZ “Về việc mua sắm hàng hóa, công trình, dịch vụ của một số loại pháp nhân. người”(ví dụ, đấu thầu xây dựng).

Địa điểm đặc biệt

Các cấu trúc thương mại hoạt động theo luật dân sự hiện hành trên lãnh thổ của Liên bang Nga. Họ đăng thông tin về kế hoạch của họ trên các trang web đấu thầu. Cả cá nhân và pháp nhân tuân thủ đầy đủ các yêu cầu của khách hàng và luật pháp Nga đều có quyền tham gia mua sắm.

Có các đấu thầu khác nhau: mở (nghĩa là cho tất cả người tham gia), ví dụ, đấu thầu rộng rãi, yêu cầu báo giá, đấu giá điện tử, yêu cầu đề xuất; đã đóng cửa (nghĩa là đối với một số lượng người hạn chế), ví dụ như các cuộc đấu giá và cuộc thi có giới hạn. Giao dịch mua có thể được thực hiện cả ở dạng điện tử và dạng giấy.

Cần lưu ý rằng một sự kiện như vậy đòi hỏi sự chuẩn bị nghiêm túc, cụ thể là về mặt pháp lý, tài chính và kỹ thuật. Điều này là cần thiết để đảm bảo việc áp dụng và thực hiện hợp đồng. Do đó, ban đầu các nhà quản lý nên thiết lập nhân viên của họ để làm việc theo nhóm, bởi vì kết quả cuối cùng phụ thuộc vào sự gắn kết của các hoạt động do nhân viên thực hiện.

Các giai đoạn chính của quá trình thực hiện đấu thầu

Về mặt sơ đồ, việc tham gia vào các sự kiện như vậy có thể được thể hiện như sau: Phân tích thị trường → Lựa chọn và tiếp nhận thêmchữ ký điện tử → Đăng ký → Tìm kiếm địa điểm đấu thầu → Chuẩn bị bảo đảm tài chính → Mở tài khoản đặc biệt (điều này là cần thiết đối với những người tham gia đấu thầu theo quy định của 44-FZ) → Chuẩn bị và gửi đơn đăng ký tham gia đấu thầu → Tham gia trực tiếp trong cuộc đấu thầu. Tất nhiên, bước cuối cùng là nhận được kết quả.

Chúng ta hãy xem xét giai đoạn chính của danh sách được trình bày: chẳng hạn như tham gia vào một cuộc đấu thầu xây dựng. Nó sẽ là một cuộc đấu giá điện tử theo 44-FZ. Vào một thời điểm định trước, khách hàng bắt đầu xem xét các đơn đăng ký của những người tham gia. Khi đơn đăng ký của bạn được coi là đủ điều kiện tham gia đấu giá, bạn nên tính toán mức giá tối thiểu mà bạn sẵn sàng cung cấp sản phẩm xây dựng hoặc cung cấp các dịch vụ liên quan, tổ chức công việc theo gói thầu này.

Đấu giá điện tử được thực hiện trong thời gian thực. Như vậy, trong vòng mười phút sau khi gửi lời đề nghị trả giá cuối cùng, người tham gia có quyền đưa ra đề nghị trực tuyến của riêng mình tại “bước đấu giá”: từ 0,5 đến 5% NMCC. Nói cách khác, một bước có thể được thực hiện tại một thời điểm không được vượt quá 5% giá tối đa ban đầu của thỏa thuận đối tác (hợp tác) được nêu trong thông báo.

Theo kết quả của cuộc đấu giá, một giao thức được đưa ra. Sau khi cuộc đấu giá được coi là hoàn thành, giai đoạn xem xét các phần bổ sung của đơn đăng ký sẽ bắt đầu.

Kết

Vì vậy, chúng tôi đã xem xét hạng mục lập ngân sách:mục đích và các loại ngân sách, các giai đoạn của dự án. Ngoài ra, chúng tôi đã phân tích giai đoạn chính chi tiết hơn. Điều đáng chú ý là ngay cả một người mới bắt đầu cũng có thể thắng thầu. Làm thế nào để áp dụng nó vào thực tế?

Giao dịch điện tử liên quan đến sự hiện diện của khách hàng, tức là tiền. Tuy nhiên, hồ sơ dự thầu không bao gồm các mối quan hệ không chính thức. Không có cách nào để đạt được một thỏa thuận. Việc không tuân thủ các điều kiện quy định trong hợp đồng có thể dẫn đến việc mất thỏa thuận, mất tiền và mất cơ hội tham gia các cuộc đấu giá khác do bị loại. Những người mới bắt đầu thường vi phạm các quy tắc này do thiếu chú ý tầm thường.

Trước hết, bạn nên tham gia đấu thầu không có quy tắc nghiêm ngặt. Ví dụ, tại cuộc đấu giá của một kế hoạch thương mại. Chỉ sau đó, khuyến khích chuyển sang đấu thầu nghiêm túc, được quy định bởi luật đấu thầu phù hợp với 44-FZ và 223-FZ. Điều kiện chính để chiến thắng không gì khác hơn là chánh niệm. Trước hết, bạn cần nghĩ về chất lượng công việc, chứ không phải về số lượng của thỏa thuận.

Hãy tưởng tượng rằng bạn vẫn chiến thắng. Bạn có một hợp đồng trong tay của bạn. Liệu công ty có thể tìm thêm năng lực và lực lượng để hoàn thành nó mà không gặp vấn đề gì không? Và nếu không thì sẽ mất bao nhiêu tiền để thuê nhân công, thuê thiết bị? Liệu thỏa thuận có duy trì lợi nhuận không?

Cần nhớ rằng trong số những sai lầm của nhà thầu, những sai sót chính như vi phạm thời hạn, không chú ý nghiên cứu tài liệu, cố gắng tham gia nhiều cuộc đấu thầu cùng lúc, sai kế hoạch kỹ thuật,kinh doanh thua lỗ. Tất cả điều này có thể dẫn đến hậu quả bất lợi. Đó là lý do tại sao cần phải ngăn chặn trước tất cả các thiếu sót đã liệt kê.