Quản lý tập trung: hệ thống, cấu trúc và chức năng. Nguyên tắc của mô hình quản lý, ưu nhược điểm của hệ thống

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Mô hình quản lý nào tốt hơn - tập trung hay phi tập trung? Nếu ai đó trong câu trả lời chỉ ra một trong số họ, anh ta kém thành thạo trong quản lý. Vì không có mô hình xấu và tốt trong quản lý. Tất cả phụ thuộc vào bối cảnh và phân tích có thẩm quyền của nó, cho phép bạn chọn cách tốt nhất để quản lý công ty ở đây và bây giờ. Quản lý tập trung là một ví dụ tuyệt vời về điều này. Chúng tôi hiểu khi nào thì mô hình này hoạt động tốt và khi nào thì không thể chấp nhận được.

Khái niệm, quyền hạn, nhiệm vụ

Đó là tất cả về sự phân công lao động và các quyết định: cách phân bổ nhiệm vụ cho từng đơn vị cơ cấu và các quyết định quan trọng sẽ được thực hiện ở cấp độ nào. Việc phân bổ lao động và ra quyết định theo chiều dọc sẽ dẫn đến việc hình thành hệ thống quản lý tập trung. Hệ thống cấp bậc dưới quyền trong một công ty như vậy rất cứng nhắc và quyền hạn của nhân viên là tối thiểu và được tô vẽ một cách cẩn thận nhất.

Các công ty trong đó quyền đưa ra các quyết định quan trọng thuộc về người quản lý đầu tiên và vòng kết nối trực tiếp của anh ta được gọi là tập trung. Ngược lại theo cách quản lý của các công ty được gọi là phi tập trung. Trong đó, quyền hạn được phân bổ giữa các bộ phận và nhân viên ở các cấp khác nhau, thậm chí cấp thấp hơn có thể đưa ra quyết định về một loạt các vấn đề kinh doanh.

Dấu hiệu của nguyên tắc kiểm soát tập trung

Chúng rất ít:

• Có nhiều bộ phận hành chính hơn mức cần thiết.
• Chức năng của chúng quan trọng hơn chức năng sản xuất.
• Cơ cấu nghiên cứu được đặt tại văn phòng trung tâm của công ty hàng đầu của tổ chức.
• Các dự án sản xuất, phân phối, tiếp thị sản phẩm và tất cả các đơn vị chức năng khác đều được kiểm soát thông qua các bộ phận hành chính tập trung của trụ sở chính.

Tập trung là khác

Trong cuộc sống thực, không tồn tại các mô hình quản lý tập trung ở dạng thuần túy (cũng như các mô hình phân quyền). Sự khác biệt giữa các công ty chỉ nằm ở mức độ độc lập của các quyết định ở các cấp độ khác nhau, tức là ở mức độ phân quyền và các quyền. Nếu bạn nhìn vào nó, thì bất kỳ tổ chức nào cũng có thể được phân loại là tập trung hoặc phi tập trung, khi so sánh với các doanh nghiệp khác.

Tiêu chí đánh giá mức độ "trung dung" như sau:

1. Tỷ lệ tương đối của các quyết định được đưa ra và thực hiện trung bình vàcác cấp cơ sở. Nếu phần chia sẻ này là một phần nhỏ hơn trong các quyết định tổng thể, thì tổ chức sẽ hướng tới một mô hình tập trung.
2. Bây giờ là về chất lượng của các quyết định ở cấp trung và cấp cơ sở: nếu các quyết định về thay đổi phương hướng công việc hoặc, ví dụ, việc phân bổ các nguồn lực quan trọng chỉ có thể được thực hiện bởi lãnh đạo cao nhất, bạn có quyền quản lý tập trung mô hình.
3. Phạm vi của các giải pháp tầm trung và cơ bản: nếu chúng chỉ bao gồm một chức năng, bạn có một công ty tập trung.
4. Với quản lý tập trung, lãnh đạo cao nhất liên tục kiểm soát công việc hàng ngày và cụ thể là các quyết định của cấp dưới. Tất nhiên, bạn có thể nghĩ rằng không có công ty nào, về nguyên tắc, có thể làm mà không giám sát công việc của cấp dưới. Nhưng ở các công ty phi tập trung, họ thích đánh giá công việc của nhân viên theo các tiêu chí chung: chẳng hạn như lợi nhuận.

Các tiêu chí này rất tương đối. Nhưng bạn cũng cần đánh giá các công ty chỉ nhờ sự giúp đỡ của họ so với những công ty khác.

Ưu điểm về mẫu mã

Điều cực kỳ quan trọng là phải thoát khỏi khuôn mẫu không cần thiết đã phát triển liên quan đến khái niệm này. Rất thường nó được liên kết với phong cách "Xô Viết", bao gồm tất cả các yếu tố hành chính và chỉ huy. Trên thực tế, mô hình quản lý tập trung có một bản chất khác và những ưu điểm nghiêm trọng:

• Giảm thiểu sự trùng lặp các chức năng hoặc hoạt động.
• Khả năng tiêu chuẩn hóa nhanh chóng và rõ ràng các hoạt động và quy trình trong toàn công ty.
• Tính đơn giản tương đối của việc kiểm soát hiệu quả hoạt động của hệ thống và nhân viên nói chung và trongđặc biệt.
• Khả năng sử dụng tối ưu các nguồn lực dưới dạng nhân sự, không gian, thiết bị, v.v.

Đây là những cơ hội tuyệt vời để nhanh chóng huy động đội ngũ. Trong một hệ thống phân cấp nghiêm ngặt, các quyết định của lãnh đạo cao nhất có giá trị ràng buộc đối với tất cả các đơn vị bên dưới. Do đó, các công ty như vậy có thể huy động mọi nguồn nhân lực để giải quyết các nhiệm vụ cấp bách và phức tạp, tức là khi cần sự phối hợp làm việc chăm chỉ của tất cả các cơ cấu. Ví dụ nổi bật và phổ biến nhất là sự phản ánh của sự xâm lược bên ngoài. Có rất nhiều bằng chứng lịch sử cho điều này, bởi vì các quốc gia có hệ thống chính phủ tập trung đã đối phó tốt nhất với các cuộc tấn công từ bên ngoài: nhanh chóng và cùng nhau.

Khả năng triển khai hiệu quả các ngành nghề kinh doanh mới hoặc thay đổi cơ cấu để nâng cao hiệu quả hoạt động. Những quyết định khó khăn, đôi khi không được ưa chuộng, nhưng các quyết định cần thiết sẽ dễ dàng được đưa ra một cách tập trung hơn.

Quản lý khủng hoảng cũng liên quan đến các giải pháp nhanh chóng và toàn diện phải được thực hiện không chỉ không cần bàn cãi mà còn trong thời gian ngắn. Hầu hết mọi tình huống quan trọng trong kinh doanh đều được giải quyết một cách hiệu quả nhất bằng phương pháp quản lý tập trung. Các nhà quản lý khủng hoảng hiểu rõ điều này.

Khi kiểm soát tập trung hữu ích và cần thiết

Ưu điểm của mô hình này cho phép ứng dụng rộng rãi của nó. Chúng ta không được quên rằng nguyên tắc kiểm soát tập trung có thể được sử dụng tạm thời - trong một khoảng thời gian nhất định để thực hiện hoàn toànnhiệm vụ cụ thể.

• Khi tổ chức và phát triển một công ty mới, trong đó các bộ phận khác nhau phát triển với tốc độ khác nhau và thành công. Trong tình huống như vậy, kiểm soát tập trung là cần thiết với các chỉ thị trực tiếp không cho phép một công ty phát triển với chi phí của những người khác.
• Với tình trạng thiếu nhân sự cấp quản lý xảy ra thường xuyên hơn chúng tôi mong muốn. Để bù đắp sự thiếu hụt này, cần có thời gian cho hai nhiệm vụ: thuê các nhà quản lý phù hợp từ bên ngoài và đào tạo các ứng viên nội bộ cho các vị trí lãnh đạo. Trong giai đoạn này, sẽ rất hữu ích nếu người quản lý đầu tiên tự mình giải quyết mọi việc để việc thiếu chuyên gia trong quản lý địa phương không ảnh hưởng đến công việc.

Ví dụ tiếp tục. Điều quan trọng chính là bạn phải hiểu rõ về tình hình hiện tại của công ty và các nhiệm vụ mà bạn muốn thực hiện.

Mô hình tập trung có thể được sử dụng vĩnh viễn không? Có, bạn chắc chắn có thể. Có tính đến quy mô của công ty, trình độ của nhân viên, khu vực của công ty, phẩm chất cá nhân của người quản lý đầu tiên, v.v.

Steve Jobs và sự chuyên quyền của ông ấy

Steve Jobs là một ví dụ điển hình của một nhà quản lý khủng hoảng thực sự. Có rất nhiều định kiến gắn liền với nó. Lời giải thích kinh điển cho sự thành công của ông ấy chỉ nằm trong một lập luận: "bởi vì ông ấy đã tin tưởng một cách say mê." Không nghi ngờ gì rằng niềm tin vào thành công và sự đúng đắn của các hành động là một yếu tố quan trọng. Nhưng riêng niềm tin sẽ không đưa bạn đi xa. Cần phải đảm bảo rằng cấp dưới không chỉ tin tưởng mà còn phải gấp rút làm mọi việc mà họ sẽ được giao phó.

Người chuyên quyền hành động như những vị quân vương với đầy đủ quyền lực để đạt đượcbàn thắng của họ. Điều này đòi hỏi một sức mạnh ý chí to lớn và tất nhiên là cả niềm tin. Tất cả những điều này đã hiện diện đầy đủ trong Steve Jobs: "Đây là cách của tôi, đây là cách tốt nhất." Các nhân viên gọi Jobs là "Bệ hạ". Anh ấy không chỉ là một kẻ chuyên quyền, mà còn là một kẻ chuyên quyền cực đoan.

Mô hình quản lý hỗn hợp của McDonald's

Ví dụ thú vị nhất là McDonald's nổi tiếng. Tất cả phụ thuộc vào bản chất và loại giải pháp. Các nhà quản lý cấp trung (một số người thuê và quản lý nhà hàng) có quyền hạn rất lớn trong việc hoàn toàn tự chủ trong việc đưa ra các quyết định về nguồn nhân lực, định vị nhà hàng mới hoặc mua sản phẩm. Có một cách tiếp cận phi tập trung để quản trị.

Đối với các quyết định về giá cả hoặc phát hành sản phẩm mới, chúng được thực hiện trong khuôn khổ chức năng quản lý tập trung: quản lý cấp cao nhất mà không cần thảo luận với các đơn vị bên dưới. Một ví dụ tuyệt vời về sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa các phương pháp quản lý khác nhau.

Flaws: núi giấy và hơn thế nữa

Không một hệ thống quản lý nào có thể làm được mà không có sai sót. Các nhược điểm của mô hình tập trung như sau:

• Chậm trễ quyết định ở đầu. Đừng để điểm này làm bạn ngạc nhiên. Người ta đã đề cập ở trên về việc nhanh chóng thực hiện các quyết định của các cơ quan có thẩm quyền, nhưng không phải về việc họ được thông qua nhanh chóng.
• Đôi khi có chất lượng thấp của các quyết định ở cấp cao nhất, bởi vì một người không thể biết tất cả mọi thứ cùng một lúc và về mọi thứ. Thiếu thông tin và thiếu hiểu biết về tình hình thực tế đang ảnh hưởng đến.
• Núi giấy, tăng trưởng số lượngvăn bản, bộ máy quan liêu phi lý dưới dạng các thủ tục rườm rà không cần thiết.

Khi bạn hiểu được lợi ích của cấu trúc quản trị tập trung, bạn có thể áp dụng mô hình này một cách hiệu quả nhất. Đây có thể là một phương pháp tạm thời và một phần cho các chức năng riêng lẻ. Điều chính là tin tưởng vào bản thân và con đường của bạn. Giống như Steve Jobs.