Xây dựng sổ tay chất lượng: quy trình phát triển, tính năng, điều kiện và yêu cầu

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Quản lý chất lượng, xây dựng sổ tay chất lượng - ngày nay đây là những nhiệm vụ quan trọng nhất trong hệ thống quản lý chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp. Nên phân tích vấn đề này chi tiết hơn, xem xét tất cả các khía cạnh của nó một cách riêng biệt.

Chọn cách tiếp cận để phát triển tài liệu

Bằng cách này hay cách khác, việc xây dựng sổ tay chất lượng của tổ chức được đặt trước bằng việc lựa chọn một cách tiếp cận cụ thể. Nói cách khác, bạn cần tìm ra điểm nào đáng mô tả trong tài liệu và điểm nào không. Nhân viên của bất kỳ công ty nào cũng nên sử dụng “sách tham khảo” này trong các hoạt động nghề nghiệp của mình, vì vậy yếu tố này phải được lưu ý khi tạo ra nó. Làm thế nào để tổ chức xây dựng sổ tay quản lý chất lượng sao cho hiệu quả và hiệu quả?

Để bất kỳ tài liệu nào có hiệu quả, cần phải hiểu rằng tài liệu đó phải vừa dễ hiểu và toàn diện. Anh ta phảiđược thuận tiện để sử dụng. Đó là lý do tại sao, trong quá trình xây dựng sổ tay chất lượng, điều quan trọng là phải tính đến rằng nó bao gồm tất cả các thông tin cơ bản về hệ thống quản lý chất lượng của cơ cấu. Nếu cần, các liên kết đến tài liệu bổ sung trở nên có liên quan. Trình bày đơn giản và rõ ràng giúp bạn có thể sử dụng sổ tay này cho cả các chuyên gia làm việc trong lĩnh vực chất lượng và cho các nhân viên khác của công ty. Tính dễ sử dụng, điều rất quan trọng cần được xem xét trong quá trình phát triển sổ tay chất lượng, đảm bảo rằng nhân viên sẽ tham khảo tài liệu này thường xuyên hơn và không tìm kiếm giải pháp thông qua đồng nghiệp hoặc tự họ.

Hoàn thiện là yêu cầu cơ bản để phát triển kim chỉ nam

Khuyến nghị cho việc phát triển sổ tay chất lượng cho phòng thí nghiệm, nhà máy sản xuất hoặc công ty khác bao gồm tính đầy đủ của tài liệu được trình bày. Có vẻ như yêu cầu này là một trong những yêu cầu khó nhất. Nhưng bạn không nên sợ hãi. May mắn thay, trong trường hợp của chúng tôi, một con đường chông gai đã đi qua, bởi vì hiện nay đã có các tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO. Chúng là một quy định rõ ràng về hệ thống quản lý chất lượng của một doanh nghiệp cần bao gồm những yếu tố nào. Ngoài ra, các tiêu chuẩn cho phép bạn không phải thắc mắc về cách hệ thống này được tạo ra và nó sẽ hoạt động như thế nào.

Khi xây dựng sổ tay quản lý chất lượng, bạn cần biết rằng phần quan trọng của tài liệu là mô tả các mục tiêu của cấu trúc tronglĩnh vực chất lượng. Nói cách khác, chúng ta đang nói về những ý tưởng mà công ty có kế hoạch thực hiện trong một khoảng thời gian cụ thể. Việc đạt được các mục tiêu do nhà phát triển đặt tên là do việc thực hiện có thẩm quyền các yêu cầu trong lĩnh vực chất lượng. Vì vậy, khi xây dựng sổ tay chất lượng cho một doanh nghiệp, cần nêu rõ cách thực hiện riêng từng yêu cầu trong cấu trúc này. Thông thường, tiêu đề của các yêu cầu là tiêu đề của các phần của tài liệu được đề cập. Cũng cần nói thêm rằng trong quá trình soạn thảo sổ tay hướng dẫn, người ta không nên tự tiện cho trí tưởng tượng của mình liên quan đến việc đánh số các phần. Khi xây dựng sổ tay chất lượng, không có ý nghĩa gì nếu sai lệch so với việc đánh số đã được phê duyệt trong tiêu chuẩn. Chỉ khi đó, tài liệu cuối cùng mới có thể hiểu và dễ nhận biết đối với cả nhân viên của công ty và kiểm toán viên bên ngoài.

Điều quan trọng cần ghi nhớ là một số người thường chịu trách nhiệm đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn trong doanh nghiệp. Theo đó, các quan chức này phải được chỉ định khi xây dựng sổ tay chất lượng, cụ thể là sau khi mô tả các yêu cầu cá nhân. Cả chủ sở hữu của các quy trình và các quan chức cụ thể quản lý các hoạt động được mô tả trong tài liệu đều có thể chịu trách nhiệm.

Sự rõ ràng như một yêu cầu để phát triển kim chỉ nam

Khi xây dựng sổ tay chất lượng cho phòng thí nghiệm, nhà máy sản xuất hoặc cơ cấu khác, điều quan trọng là phải xem xét một số yêu cầu. Ngoài sự hoàn chỉnh của bản trình bày, một vai trò quan trọng được đóng bởihiểu biết về tài liệu. Bằng cách này hay cách khác, ban giám đốc nên tạo ra một ý tưởng về các quá trình diễn ra trong công ty và sự tương tác của chúng. Điều này được thực hiện nhằm mục đích đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn.

Vì vậy, nếu có một quy trình cụ thể, việc thực hiện quy trình đó đáp ứng một yêu cầu nào đó của tiêu chuẩn, thì cần phải chỉ ra trong tài liệu không chỉ bản thân quy trình mà còn cả chủ sở hữu của nó. Nếu yêu cầu được đáp ứng cho một hoạt động không được đặc trưng là một quy trình, thì một quy trình được lập thành văn bản phải được chỉ định với hướng dẫn thực hiện hoạt động này với các nhận xét phù hợp có quan hệ nhân quả.

Khi lập sổ tay chất lượng cho các yêu cầu mới, cần lưu ý rằng, theo quy luật, cần có thêm tài liệu để đáp ứng các yêu cầu này. Ví dụ, đây là các quy định về quy trình chỉ rõ thành phần của những người chịu trách nhiệm và các giai đoạn của chính quy trình. Điều quan trọng cần biết là các tham chiếu đến các tài liệu này nhất thiết phải được cố định trong sách hướng dẫn. Kết quả của việc thực hiện các hoạt động này, bất kỳ nhân viên nào cũng phải hiểu ngay từ lần đọc đầu tiên những gì mong đợi ở anh ta về việc thực hiện các yêu cầu của tiêu chuẩn chất lượng và các mục tiêu tương ứng trong lĩnh vực này. Nhân viên phải ghi nhớ những cách nào để đạt được những mục tiêu này, ít nhất là tại nơi làm việc của anh ta. Việc thực hiện các khuyến nghị này về việc xây dựng sổ tay chất lượng sẽ giúp tất cả nhân viên của tổ chức có thể tham gia vào quá trình quản lý các thông số chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp.

Dễ sử dụnghướng dẫn sử dụng

Một yêu cầu quan trọng khác đối với việc phát triển sổ tay chất lượng cho phòng thí nghiệm, doanh nghiệp sản xuất hoặc cơ cấu khác là tính dễ sử dụng. Không thể bàn cãi rằng ngay cả trên một chiếc xe mạnh mẽ nhất bạn cũng không thể đi xa, và quả thực bạn không thể rời đi chút nào nếu vô lăng của nó được lắp vào cốp. Và việc quá tải bảng điều khiển với tất cả các loại cảm biến phụ sẽ bằng cách nào đó dẫn đến thực tế là người lái xe sẽ bắt đầu bị phân tâm khỏi quy trình chính trong trường hợp của mình để đọc các chỉ số thú vị.

Ví dụ về sổ tay chất lượng ISO

Sẽ rất hữu ích nếu bạn xem lại sách hướng dẫn và các phần tiêu chuẩn của nó với một ví dụ cụ thể. Để làm điều này, chúng tôi sẽ sử dụng một phòng thí nghiệm thử nghiệm. Phần đầu tiên của tài liệu là phần giới thiệu. Nó viết:

• tên của cấu trúc ở dạng viết tắt và đầy đủ;
• quy định về các hoạt động của phòng thí nghiệm, nơi cần phải chỉ ra tên các loại giấy tờ và số đăng ký của chúng;
• địa điểm của pháp nhân, nơi bạn cần chỉ định cả địa chỉ bưu điện và địa chỉ hợp pháp;
• chi tiết liên hệ (email, số điện thoại);
• cơ cấu tổ chức của công ty, theo quy luật, có thể được tìm thấy trong các phụ lục của tài liệu chính.

Nhân tiện, tốt nhất là hiển thị cơ cấu tổ chức theo sơ đồ.

Phạm vi áp dụng

Sau phần giới thiệu trong quá trình phát triển sổ tay chất lượngđiều quan trọng là phòng thử nghiệm phải chỉ ra phạm vi. Chủ đề này được đưa ra trong một phần riêng biệt, thường là phần đầu tiên liên tiếp. Ví dụ:

1. Tài liệu này trình bày chính sách quản lý chất lượng và các nguyên tắc và thực hành chính đảm bảo hoạt động của hệ thống chất lượng trong phòng thí nghiệm nghiên cứu.
2. Sách hướng dẫn do một hoặc một nhân viên khác phát triển, có chữ ký của giám đốc trung tâm nghiên cứu, đồng thời được ban quản lý của tổ chức phê duyệt và được bảo mật thông qua con dấu của pháp nhân.
3. Để đảm bảo hệ thống chất lượng được duy trì ở mức cao và hiệu quả, đồng thời các hành động khắc phục được thực hiện kịp thời, sổ tay hướng dẫn sẽ được xem xét và bổ sung nếu một pháp nhân được thay đổi hoặc tổ chức lại, cũng như trong trường hợp có sự thay đổi trong phạm vi công nhận cấu trúc hoặc cải tiến hệ thống chất lượng.
4. Tài liệu này đã được biên soạn để tuân thủ các yêu cầu của luật và quy định của một số quốc gia.
5. Phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng mở rộng đến tất cả các điểm thực hiện các hoạt động của phòng thí nghiệm.

Tham chiếu quy phạm

Phần thứ hai của tài liệu được đề cập thường chứa các tham chiếu quy chuẩn. Điều quan trọng cần lưu ý là tất cả các luật, quy định, sách tham khảo và các nguồn khác được sử dụng để soạn thảo sổ tay chất lượng phải được mô tả và đánh dấu rõ ràng, chi tiết. Hơn nữa, bạn nên tiếp tục làm quen với phần thứ ba của sách hướng dẫn, phần này mô tả tất cả các thuật ngữ và định nghĩa,được sử dụng trong công việc.

Thuật ngữ và định nghĩa

Phần này khá lớn, vì vậy chúng ta hãy xem xét nó trên một ví dụ cụ thể về phòng thí nghiệm của chúng ta. Các thuật ngữ và định nghĩa sau áp dụng trong tài liệu này:

• Công nhận là sự xác nhận về sự tuân thủ của một pháp nhân hoặc doanh nhân cá nhân với các tiêu chí nhất định.
• Bản trích lục từ sổ đăng ký (nói cách khác, chứng chỉ công nhận) là một tài liệu được tạo tự động bằng cách sử dụng các phương tiện của hệ thống thông tin nhà nước trong lĩnh vực công nhận. Nó là một chứng chỉ, xác nhận về thực tế được công nhận trong một lĩnh vực hoạt động cụ thể.
• Chất lượng là một tập hợp các thuộc tính vốn có trong một đối tượng. Thông thường, những đặc điểm này đề cập đến khả năng của cơ sở để đáp ứng các nhu cầu đã được thiết lập ban đầu.
• QCA, hoặc Phân tích Hóa học Định lượng, là một phép xác định định lượng được hình thành bằng thực nghiệm và đề cập đến hàm lượng của một hoặc nhiều thành phần của mẫu bằng các phương tiện vật lý hoặc hóa học.
• Kỹ thuật phân tích là một phức hợp các hoạt động được đặc trưng cụ thể, việc thực hiện dẫn đến thu được kết quả CCI với các chỉ số chính xác đã được thiết lập.
• Đánh giá hay còn gọi là đánh giá nội bộ, là một quá trình được lập thành văn bản, độc lập, có hệ thống nhằm thu được các kết quả đánh giá và đánh giá một cách khách quan các kết quả đó nhằm thiết lập mức độ đáp ứng các tiêu chí đánh giá đã thống nhất trước đó.
• Chương trình kiểm toán làmột tập hợp các tiêu chí được thiết lập để đánh giá một hoặc một loạt các cuộc đánh giá được lên kế hoạch cho một khoảng thời gian nhất định và chủ yếu nhằm đạt được các mục tiêu đã đặt ra.
• Tiêu chí đánh giá là một tập hợp các yêu cầu, thủ tục và chính sách được sử dụng làm tài liệu tham khảo. Điều quan trọng cần lưu ý là các tiêu chí kiểm toán được sử dụng để đối sánh bằng chứng kiểm toán chống lại chúng.
• Đánh giá viên là người thể hiện các đặc điểm cá nhân và năng lực của mình để thực hiện đánh giá.
• Nhóm đánh giá - một hoặc nhiều đánh giá viên tham gia vào cuộc đánh giá.

Danh sách các thuật ngữ và định nghĩa có thể được tiếp tục, nhưng mục đích chính của bài viết này là làm rõ ý nghĩa và bản chất của tài liệu được xuất bản trong mỗi phần của hướng dẫn, vì vậy bạn nên chuyển sang phần tiếp theo đoạn văn.

Yêu cầu quản lý chất lượng phòng thí nghiệm

Đoạn này là đoạn cuối cùng trong tài liệu đang được xem xét. Tuy nhiên, nó là thông tin nhiều nhất. Để bắt đầu, cần chỉ ra tên của phòng thí nghiệm ở đây, như trong phần đầu tiên, sau đó cung cấp thông tin về việc quản lý cơ cấu, cụ thể là bạn cần mô tả vị trí của người đứng đầu trung tâm nghiên cứu hoặc chất lượng. người quản lý và người mà họ báo cáo. Sau đó, nên xác định đặc điểm cơ cấu tổ chức và nhân sự quản lý với các chức vụ và trách nhiệm chuyên môn liên quan. Ngoài ra, điều quan trọng cần nhớ làcác con đường thay thế, tức là các phó giám đốc của các bộ phận khác nhau của phòng thí nghiệm. Tiếp theo, hãy nói về:

• Chịu trách nhiệm về nhân viên hệ thống quản lý chất lượng. Cần phải cho biết không chỉ vị trí của anh ta mà còn cả dữ liệu về đơn hàng tuyển dụng tương ứng.
• Thực hiện QMS và những điều cơ bản về hoạt động của nó.
• Trách nhiệm và quyền hạn của các nhân viên của trung tâm nghiên cứu trong lĩnh vực chất lượng, bao gồm cả việc phân bổ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các nhân viên của trung tâm nghiên cứu.
• Quy chế hoạt động của cơ cấu.
• Trung tâm Nghiên cứu Đúng.
• Chính sách Bảo mật, ngay cả từ các bên thứ ba.
• Trách nhiệm của ban quản lý đối với các hoạt động được tổ chức trong phòng thí nghiệm.
• Một bộ tài liệu quy định và kỹ thuật, trong mọi trường hợp, tài liệu này đóng vai trò là tài sản của khách hàng. Vì vậy, sau khi làm việc trong phòng thí nghiệm, tài liệu này vẫn ở trong trung tâm nghiên cứu hoặc được trả lại cho khách hàng theo thỏa thuận trước.
• Kết quả công việc đã thực hiện và giấy tờ được cấp, là tài sản của khách hàng chỉ sau khi công việc đã được thanh toán.

Còn gì nữa?

Ngoài các mục trên, trong phần "Yêu cầu" về trung tâm thí nghiệm, bạn phải ghi rõ những điều sau:

• Kết hợp đồng phụ thực hiện các phép đo. Cần nói thêm rằng mục đích của quy trình này là để đảm bảo kết quả kiểm tra chất lượng trongtrong trường hợp các cấu trúc hợp đồng phụ tham gia vào việc thực hiện chúng. Bằng cách này hay cách khác, phòng thí nghiệm nghiên cứu hoàn toàn chịu trách nhiệm về công việc được thực hiện bởi tổ chức thầu phụ.
• Quản lý công việc liên quan đến các bài kiểm tra không đạt yêu cầu đã được phê duyệt.

Sau khi mô tả tất cả các phần của sách hướng dẫn sử dụng ví dụ về trung tâm nghiên cứu và phân tích chi tiết về tất cả các yêu cầu đối với tài liệu hôm nay, chúng tôi khuyên bạn nên rút ra một số kết luận.

Điểm chính là cần phải ghi lại toàn bộ các quy trình được thực hiện trong lĩnh vực đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp. Điều quan trọng nữa là phải có một tài liệu quy định các vấn đề về quản lý tài liệu nói chung như một phần của các quy trình được lập thành văn bản.