Chuyên viên mua sắm: nhiệm vụ, mô tả công việc, trình độ học vấn, yêu cầu, sơ yếu lý lịch

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Tìm được công việc phù hợp hiện nay không phải là điều dễ dàng. Rốt cuộc, cô ấy không chỉ nên giúp đỡ bản thân và gia đình mà còn cho phép cô ấy nhận ra mình là một người chuyên nghiệp trong lĩnh vực của mình. Và phần lớn những người nộp đơn mong muốn tìm được việc làm chính thức đều mong muốn nhận được một gói xã hội đầy đủ và những lợi ích đi kèm với nó. Trong số các vị trí tuyển dụng, vị trí chuyên viên thu mua thường được tìm thấy. Những nhân viên như vậy làm gì? Những gì công ty cần chúng? Nhiệm vụ của chuyên gia này là gì? Có cần thiết phải có được một nền giáo dục đại học chính thức cho việc này không, hay chỉ cần tham gia các khóa học là đủ? Chuyên gia Mua hàng là một vị trí tuyển dụng phổ biến trong những ngày này. Do đó, trong bài viết sẽ xem xét thêm câu trả lời cho các câu hỏi trên.

Thực thể tài liệu

Mô tả Công việc Chuyên viên Mua hàng là gì? Đây là tài liệu nội bộ đặc biệt của một tổ chức nhất định, trong đó đặt ra rõ ràng và rõ ràng các yêu cầu cơ bản đối với ứng viên cho vị trí này, mô tả phạm vi tất cả các nhiệm vụ chuyên môn của anh ta, cũng như các quyền, phạm vi chính thức,xác định mức độ trách nhiệm của mình đối với công việc đã thực hiện một cách cẩu thả. Sự hiện diện của nó là bắt buộc trong bất kỳ doanh nghiệp nào có vị trí “chuyên viên thu mua”. Các nhiệm vụ của nhân viên phải được xác định đúng đắn để chức năng của anh ta được thực hiện trong công ty như mong đợi. Cái sau là gì?

Chức năng chuyên biệt

Mặc dù thực tế là vị trí được đề cập đã xuất hiện tương đối gần đây, nhưng tiêu chuẩn nghề nghiệp "Chuyên gia trong lĩnh vực mua sắm" đã được hình thành đầy đủ và chứa đựng những yêu cầu nghiêm ngặt. Rốt cuộc, những nhân viên như vậy đã được yêu cầu trước đây. Ví dụ, các chức năng nghề nghiệp tương tự đã được thực hiện bởi những người lao động trong biên chế của các doanh nghiệp và tổ chức sản xuất. Sau đó, vị trí này có một tên khác: kỹ sư hậu cần.

Vậy, công việc “chuyên viên thu mua” nghĩa là gì? Nói tóm lại, không tiết lộ cho người đọc biết nhiều sắc thái của nhiệm vụ chuyên môn phản ánh đặc điểm công việc và sản xuất của một công ty cụ thể, nhiệm vụ chính của một nhân viên đó là cung cấp vĩnh viễn cho tổ chức bất kỳ vật liệu hoặc hàng hóa cần thiết nào.

Chức năng chung, được phản ánh bởi tiêu chuẩn nghề nghiệp "Chuyên gia trong lĩnh vực mua sắm", (cụ thể là: cung cấp cho doanh nghiệp các mặt hàng tồn kho cần thiết để hoạt động đầy đủ của nó), trong số những thứ khác, bao gồm một số nhiệm vụ gián tiếp, chẳng hạn như phân tích thựctỷ lệ giữa chất lượng sản phẩm do nhà cung cấp cung cấp và giá trị thị trường của chúng.

Mục đích và cấu trúc

Bản mô tả công việc, như đã nói ở trên, là một trong hai tài liệu chính (tài liệu thứ hai là hợp đồng lao động được ký kết với nhân viên), xác định những gì một chuyên gia thu mua phải làm trong quá trình làm việc của mình. Việc hình thành tài liệu này là ưu tiên hàng đầu của ban lãnh đạo, bởi vì, theo luật hiện hành, nhân viên không được thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào ngoài những nhiệm vụ đã được mô tả rõ ràng trong hợp đồng mà anh ta đã giao kết trong quá trình làm việc. Và tài liệu này, như một quy luật, tạo một liên kết ở nơi được chỉ định, thúc giục bạn tham khảo bản mô tả công việc. Đó là lý do tại sao nhiều chuyên gia chú ý đến nó.

Mô tả công việc của chuyên gia được đề cập phải như thế nào? Điều quan trọng là nó phải được soạn thảo theo các tiêu chuẩn và hình thức được chấp nhận trong khu vực nhất định. Vì vậy, tài liệu được đề cập phải được soạn thảo theo cách mà nó phải chứa các phần sau:

• Phần đầu tiên hoàn toàn dành cho dữ liệu về sự điều phối và phê duyệt văn bản của chính tài liệu này. Để làm được điều này, tất cả những người đã tham gia vào các quá trình này phải ghi lại sự kiện này bằng cách ghi chữ ký cá nhân của họ vào bảng điểm của họ, cũng như ghi rõ ngày tháng thích hợp. Theo quy định, bộ phận pháp lý, bộ phận nhân sự, cũng như trực tiếpbộ phận mà một nhân viên nhất định sẽ thuộc về.
• Trong phần tiếp theo, bạn phải liệt kê tất cả các yêu cầu hiện tại đối với ứng viên cho vị trí được đề cập. Họ phải mô tả chi tiết về trình độ học vấn, kiến thức và kỹ năng thực tế cần thiết, kinh nghiệm làm việc cần thiết, cũng như độ tuổi và các đặc điểm khác có thể áp dụng cho vị trí cụ thể này. Ngoài ra, bạn nên cung cấp danh sách đầy đủ tất cả các tài liệu (bao gồm cả các hành vi nội bộ của công ty và các hành vi lập pháp có tầm quan trọng quốc gia) mà nhân viên mới sẽ cần đọc kỹ. Ngoài ra, phần câu hỏi mô tả vị trí của vị trí trong bảng tổng hợp biên chế, thủ tục và điều kiện tiếp nhận ứng viên vào vị trí công tác, cơ chế miễn nhiệm hoặc thay thế nhân viên trong thời gian vắng mặt không dài hạn. Điều quan trọng là chỉ ra người giám sát trực tiếp của nhân viên mới.
• Trong phần chính của hướng dẫn được đề cập, cần liệt kê mọi thứ mà nhân viên mong đợi trong quá trình hoạt động nghề nghiệp của anh ta (tất cả các nhiệm vụ công việc, cũng như các quyền của anh ta). Các nhiệm vụ của một chuyên gia được mô tả trong hướng dẫn càng chính xác thì càng có nhiều khả năng công việc được thực hiện theo đúng cách, có lợi cho doanh nghiệp. Quyền lợi gắn bó chặt chẽ với nghĩa vụ. Những điều này, theo quy định, bao gồm: quyền được hưởng các điều kiện làm việc tốt; quyền nhận dữ liệu cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ của họ; quyền đề xuất các hoạt động được thiết kế để cải thiện quy trình làm việc.
• Phần cuối cùng của bài phát biểu thường làđó là trách nhiệm mà nhân viên sẽ gánh chịu nếu anh ta thực hiện không đúng nhiệm vụ chuyên môn của mình.

Tính năng tài liệu

Điều gì xác định trách nhiệm của một chuyên gia mua hàng? 44-FZ, hoặc Luật Liên bang, phản ánh các yêu cầu hiện hành của pháp luật. Theo ông, tài liệu được đề cập có nhiều điểm tương đồng với mô tả công việc của một chuyên gia cung ứng. Tuy nhiên, có một số điểm khác biệt giúp phân biệt vị trí “chuyên viên thu mua”. Nhiệm vụ của hai công nhân này không giống nhau. Việc biết những điểm khác biệt này là đặc biệt cần thiết đối với nhân viên và ban lãnh đạo của các doanh nghiệp lớn, theo quy luật, điều này quy định sự hiện diện của hai vị trí này.

Đó là lý do tại sao, ngay cả trước khi hình thành bản mô tả công việc cuối cùng, điều quan trọng là phải tìm hiểu kỹ các yêu cầu cơ bản đối với ứng viên. Vì vậy, bạn cần biết trình độ của một chuyên gia đấu thầu phải như thế nào, cũng như cách phân định trách nhiệm của những nhân viên này.

Thực tiễn cho thấy rằng trách nhiệm của nhân viên tham gia mua sắm lớn hơn đáng kể so với trách nhiệm của nhân viên tham gia cung cấp. Trong hệ thống phân cấp công việc, vị trí đầu tiên được liệt kê cao hơn đáng kể so với vị trí thứ hai. Tương tự, mức lương cũng khác nhau. Đó là lý do tại sao sẽ là hợp lý khi các yêu cầu đối với một ứng cử viên cho vị trí "chuyên gia mua hàng", người có nhiệm vụ quan trọng hơn đáng kể, sẽ cao hơn và khó khăn hơn nhiều. Điều này cần được tính đến khisoạn thảo bản mô tả công việc. Một chuyên gia đấu thầu (hay nói đúng hơn là một ứng viên cho vị trí này) chỉ có thể vẽ sơ yếu lý lịch thành công nếu anh ấy / cô ấy tự làm quen với các yêu cầu tiêu chuẩn đối với ứng viên trước.

Tương tự, trách nhiệm nghề nghiệp của nhân viên cũng cần được quy định rõ ràng. Điều này sẽ giúp thiết lập sự tương tác phối hợp nhịp nhàng giữa bản thân các chuyên gia và giữa toàn bộ các phòng ban trực thuộc họ.

Yêu cầu đối với Chuyên gia mua hàng

Các chi tiết cụ thể của một nghề cụ thể xác định một số yêu cầu đặc biệt dành riêng cho một chuyên ngành cụ thể áp dụng cho các ứng viên cho một vị trí. Và trong lĩnh vực đang xem xét, cũng có những tiêu chí nhất định. Chuyên gia đấu thầu được lựa chọn dựa trên các kỹ năng và kiến thức sẵn có. Vì vậy, ứng viên phải:

• có óc phân tích;
• có thể đưa ra quyết định ngay cả trong điều kiện căng thẳng thường xuyên và chịu hoàn toàn trách nhiệm cá nhân về kết quả của họ;
• có thể xử lý một lượng lớn thông tin và duy trì tài liệu hiện tại một cách thành thạo;
• có kỹ năng đàm phán kinh doanh để đạt được kết quả mong muốn cho công ty;
• hiểu rõ ràng cách tổ chức công việc hải quan và chức năng của các công ty vận tải;
• hãy là người sử dụng máy tính cá nhân tự tin cũng như có thể sử dụng tất cả các chương trình cần thiết để thực hiện các chức năng chuyên môn.

Trong số những thứ khác, bất kỳ nhà tuyển dụng nào cũng cóquyền đưa ra các yêu cầu khác cần thiết cho chất lượng của công việc được thực hiện. Chuyên gia mua hàng là một thành phần quan trọng tạo nên thành công của một công ty. Ví dụ, nếu một công ty hoạt động kinh tế đối ngoại, thì một nhân viên đó có thể phải biết ngoại ngữ. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải viết sơ yếu lý lịch của bạn thật tốt. Chuyên gia Mua hàng - một vị trí cho phép nhiều người nhận ra khả năng của họ một cách sinh động. Nó đáng để mạo hiểm.

Quyền

Nhiệm vụ của một chuyên gia mua sắm công sẽ được thảo luận sau, nhưng bây giờ điều quan trọng là phải hiểu anh ta có những quyền gì.

• Hãy chủ động đưa ra nhiều đề xuất khác nhau có thể cải thiện hoặc tạo điều kiện thuận lợi cho dòng quy trình công việc chỉ liên quan đến việc thực hiện các chức năng của nhân viên này.
• Yêu cầu sự hợp tác tuyệt đối từ cấp trên trực tiếp của bạn trong các vấn đề liên quan đến việc thực hiện các quyền hoặc nhiệm vụ của nhân viên.
• Yêu cầu ban lãnh đạo công ty cung cấp cho bộ phận này tất cả các điều kiện tổ chức và kỹ thuật cần thiết, cũng như chuẩn bị và thực hiện kịp thời các tài liệu và báo cáo làm việc mà nhân viên cần để hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn của mình.
• Thiết lập mối quan hệ giữa các bộ phận của công ty và các bộ phận nhất định của một số tổ chức bên thứ ba cần thiết để nhanh chóng giải quyết các vấn đề mua sắm mới nổiluôn nằm trong tầm ngắm của tổng giám đốc mua hàng.

Trách nhiệm

Nhân viên thu mua đầu mối bao gồm những gì?

• Giám sát và đảm bảo việc hoàn thành kế hoạch mua sắm cho từng tháng.
• Chịu trách nhiệm hành chính đối với việc tiết lộ thông tin đã được phân loại, được tài liệu nội bộ của công ty xác định là bí mật của công ty và chính thức là tài sản của một công ty cụ thể.
• Cá nhân thực hiện tất cả các quy định nội bộ hiện hành, cũng như tuân thủ các tiêu chuẩn kỷ luật.
• Thực hiện các giao dịch mua sắm, cũng như ký kết các hợp đồng liên quan với nhiều tổ chức hoặc cá nhân khác nhau, nếu được yêu cầu.
• Tuân thủ các quy định về an toàn phòng cháy chữa cháy để không gây tổn hại cho nhân viên công ty hoặc tài sản hữu hình của công ty.
• Thực hiện cẩn thận mọi chỉ thị, hướng dẫn, phân công, mệnh lệnh, mệnh lệnh từ cấp trên trực tiếp cũng như tổng giám đốc công ty.
• Trách nhiệm gây ra hoặc góp phần gây ra thiệt hại vật chất và trực tiếp đến uy tín kinh doanh của công ty.
• Trách nhiệm về việc lơ là các nhiệm vụ chính thức của chính mình, được xác định theo hướng dẫn hiện hành, cũng như các đạo luật hiện hành của Liên bang Nga.

Điều kiện làm việc

Mô tả công việc của một chuyên viên mua sắm nói gì về điều kiện làm việc, theocông nhân này nên làm việc? Phương thức sử dụng lao động của một người đảm nhiệm vị trí được đề cập trong công ty được xác định bởi nội quy lao động được soạn thảo dành riêng cho một doanh nghiệp cụ thể, cũng như theo thỏa thuận ký kết với nhân viên mới trong quá trình làm việc. Ngoài ra, những điều kiện này quy định nhu cầu định kỳ đi công tác để thực hiện nhiệm vụ chính thức.

Quy trình làm quen với mô tả công việc

Việc ký kết hợp đồng lao động, trên thực tế, đánh dấu thời điểm đi làm, là thời điểm lý tưởng để nhân viên tương lai nghiên cứu kỹ lưỡng về những gì chuyên gia thu mua chịu trách nhiệm, tức là làm quen với công việc sự mô tả. Làm thế nào để khắc phục tình trạng nhân viên đã được cung cấp tất cả các thông tin cần thiết? Có một số cách. Trong số đó là những thứ sau:

• chữ ký cá nhân (và bảng điểm của nó), cũng như ngày tháng, cho thấy rằng chuyên gia đấu thầu đã nghiên cứu kỹ nhiệm vụ của mình và sẵn sàng xác nhận điều này; được đặt trong một tạp chí đặc biệt, được thiết kế đặc biệt cho mục đích này;
• lưu ý riêng rằng nhân viên được thông báo đầy đủ thông tin, được xác nhận bằng chữ ký cá nhân của cá nhân nhân viên ngay dưới văn bản mô tả công việc, được thiết kế để làm quen với từng ứng viên mới;
• một nhãn hiệu tương tự, cũng có chữ ký và ghi ngày tháng,được đặt dưới văn bản mô tả công việc cá nhân, được chuẩn bị riêng cho từng nhân viên, sau đó được đính kèm với hồ sơ cá nhân của anh ta được mở tại doanh nghiệp.

Kết

Chuyên gia thu mua là một nhân viên đặc biệt của doanh nghiệp, người thực hiện và kiểm soát quá trình cung cấp cho doanh nghiệp những hàng hóa cần thiết cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, tất cả các loại vật tư, nguyên liệu khác nhau. Nhân viên này cũng tham gia vào việc chuẩn bị và xác minh tất cả các tài liệu báo cáo liên quan đến nhiệm vụ trực tiếp của mình. Ngoài ra, chuyên gia được đề cập phải phát triển tư duy phân tích và kỹ năng giao tiếp tốt để có thể đánh giá chính xác lợi nhuận của giao dịch được đề xuất và thương lượng thành thạo với các nhà cung cấp.

Trong thực tế, điều quan trọng không kém là biết chính xác cách kiểm tra sản phẩm để tuân thủ các tiêu chí chất lượng đã nêu. Một chuyên gia như vậy phải có khả năng xử lý một máy tính cá nhân và có trình độ cao đối với các chương trình máy tính mà anh ta sẽ cần trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công việc chính của mình; đưa ra các quyết định quan trọng trong thời gian ngắn ngay cả khi chịu nhiều áp lực và trong điều kiện căng thẳng thường xuyên, bởi vì sự thành công của toàn bộ doanh nghiệp phụ thuộc trực tiếp vào hiệu quả của chúng; xử lý một lượng lớn thông tin kịp thời và đưa ra kết luận phù hợp; điều hướng hoàn hảo các điều kiện hiện tại của hoạt động của hải quan, cũng như trongđặc điểm công việc của các công ty vận tải cá nhân mà tổ chức này hợp tác. Những nhân viên này phải hiểu những điều phức tạp cơ bản của việc lựa chọn các nguyên vật liệu cần thiết, hiểu chính xác cách chúng nên được vận chuyển và cũng được lưu trữ để chúng không bị mất đi các đặc tính hữu ích và cách trình bày. Nó cũng là mong muốn, và đôi khi là điều kiện tiên quyết, là có một số kinh nghiệm trong lĩnh vực mua sắm. Thông thường những người năng động và hoạt bát được thuê cho vị trí này. Chính những ứng viên này có cơ hội lấp đầy chỗ trống này.

Nếu bạn đang nghĩ đến việc làm chuyên gia đấu thầu, điều quan trọng trước tiên là phải nghiên cứu bản mô tả công việc điển hình (một tài liệu điển hình xác định chính xác phạm vi quyền, nhiệm vụ và trách nhiệm của một nhân viên cụ thể). Điều này sẽ giúp bạn làm quen với các điều kiện làm việc sắp tới và tìm hiểu trước tất cả những điều tinh tế của nó. Vì vậy, bạn có thể hiểu liệu bạn có nên tiếp tục nỗ lực để có được một công việc hay không, hay tốt hơn là bạn nên tìm kiếm một công việc khác. Nếu mọi thứ phù hợp với bạn, thì bạn cần cố gắng đảm bảo rằng bạn đáp ứng tất cả các yêu cầu của công ty. Để làm được điều này, bạn cần tìm hiểu càng nhiều càng tốt về bản thân tổ chức, cũng như về hoạt động kinh doanh, khối lượng sản xuất và bán hàng, đồng thời về các tính năng kỹ thuật chính.

Hãy rất coi trọng vấn đề việc làm của bạn. Điều quan trọng là phải nghiên cứu trước càng nhiều thông tin càng tốt về công ty mà bạn muốn nhận việc, cũng như trực tiếp về vị trí mong muốn. Điều này đòi hỏinghiên cứu kỹ mô tả công việc đối với chuyên ngành đã chọn. Mẫu chuẩn của tài liệu này cho hầu hết các ngành nghề được cung cấp miễn phí, vì vậy bất kỳ ai cũng có thể đọc nó nếu cần. Bạn càng chuẩn bị kỹ càng thì cơ hội đạt được điều mình muốn càng cao. Và hãy để tác phẩm chỉ mang đến cho bạn những cảm xúc dễ chịu!