Hệ thống quản lý doanh nghiệp tự động: công nghệ, chương trình và chức năng

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Hệ thống quản lý doanh nghiệp tự động - đây chính là điều mà ngành công nghiệp hiện tại đang rất cần. Tự động hóa quy trình có thể làm tăng đáng kể năng suất và hiệu quả của tổ chức. Ngoài ra, điều này cũng trở nên có liên quan bởi vì hiện nay có một hệ thống máy tính hóa toàn cầu đối với hầu hết các ngành của đời sống con người.

Đặc điểm chung

Hệ thống quản lý doanh nghiệp tự động (AMS) hiện đang được sử dụng ở Liên bang Nga theo phương pháp luận của MRP và ERP. Cả hai hướng này đều được công nhận trên toàn thế giới.

Đối với sự xuất hiện của các hệ thống tự động hóa đầu tiên, đây là các hệ thống hoạch định nguồn nguyên liệu, chúng cũng là MRP. Hướng này được phát triển và sử dụng lần đầu tiên ở Hoa Kỳ vào những năm 1960. Cần lưu ý rằng trênngày nay nó không hề mất đi sự liên quan.

Tuy nhiên, hệ thống quản lý doanh nghiệp tự động (AMS) là phổ biến nhất hiện nay, nó thường được gọi là hệ thống thông tin. Chính cô ấy đã nhận được sự giảm thiểu trong hình thức ERP. Đối với thông tin chung về sự ra đời của các công nghệ như vậy, cũng như trong trường hợp có bất kỳ sự thay đổi lớn nào khác, nó không thể không gây đau đớn. Tuy nhiên, ngày nay công bằng mà nói, một số vấn đề nhất định đã được chính thức hóa, nghiên cứu kỹ lưỡng và phát triển các phương pháp hiệu quả sẽ cho phép giải quyết chúng mà không gây thiệt hại nhiều cho bản thân doanh nghiệp. Nếu bạn nghiên cứu các vấn đề và quan tâm đến giải pháp của chúng ngay cả trước khi bạn bắt đầu triển khai hệ thống quản lý doanh nghiệp tự động, bạn có thể tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình này.

Thông tin chung về hệ thống điều khiển tự động

Nếu chúng ta định nghĩa một hệ thống tự động, thì đó là một tập hợp phần mềm, kỹ thuật, thông tin và một số phức hợp khác, cũng như một số hành động nhất định của nhân viên được đào tạo đặc biệt. Các hành động của nhân viên thường nhằm giải quyết một số nhiệm vụ về lập kế hoạch và quản lý các loại hoạt động khác nhau trong doanh nghiệp.

Việc sử dụng hệ thống quản lý doanh nghiệp tự động nhằm tối ưu hóa và tăng hiệu quả của đội ngũ cán bộ quản lý tại cơ sở. Ngoài ra, quy tắc tương tự cũng áp dụng cho công việc của một số dịch vụ nhân sự khác hoạt động trênxí nghiệp. Các chuyên gia trong lĩnh vực này đồng ý rằng việc sử dụng một bộ công cụ như vậy, giúp quản lý hiệu quả hơn bất kỳ doanh nghiệp nào, làm tăng đáng kể khả năng cạnh tranh hiện có, và về nguyên tắc cũng có thể đưa đối tượng đến mức có thể chấp nhận được để có thể cạnh tranh. với các công ty khác.

Hệ thống quản lý doanh nghiệp tự động đóng vai trò rất quan trọng trong công việc hiệu quả của các nhà quản lý. Nếu bạn tin vào số liệu thống kê, thì khoảng 60% thời gian làm việc của nhà quản lý chỉ dành cho việc soạn báo cáo và các nhiệm vụ tài liệu cho các nhân viên xung quanh. Sự hiện diện của một hệ thống tự động sẽ cho phép nhân viên truy cập nhanh vào thông tin anh ta cần. Ngoài ra, hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp tự động cũng có thể được sử dụng để nhanh chóng tính lương cho từng nhân viên, dựa trên nhiều yếu tố.

Phân loại theo thiết bị

Có một số nhóm hệ thống tự động được sử dụng để quản lý một doanh nghiệp, tùy thuộc vào thiết bị chức năng của chúng:

• Đầu tiên là các hệ thống đa chức năng được thiết kế để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ cần thiết để quản lý toàn bộ và hiệu quả cơ sở.
• Có hệ thống phân tích chuyên gia. Khu phức hợp này nhằm theo dõi các xu hướng và hướng phát triển chínhdoanh nghiệp.
• Hệ thống được phân bổ riêng biệt cho phép bạn tính toán tiền lương của nhân viên.
• Cuối cùng về mặt chức năng là các chương trình cho phép bạn quản lý nhân sự. Chúng được thiết kế để giải quyết hiệu quả mọi vấn đề liên quan cụ thể đến nhân viên. Họ có thể lưu trữ tất cả thông tin liên lạc của từng nhân viên, lịch trình làm việc của họ, ngày tuyển dụng và sa thải, mức lương được trả và nhiều thông tin quan trọng khác.

Nhiệm vụ của hệ thống tự động hóa

Ở đây nó đáng được trình bày chi tiết hơn về nhiệm vụ chính của chương trình chuyên gia. Mục tiêu chính của nó là tìm kiếm và so sánh các đặc điểm đa dạng nhất của ứng viên cho vị trí được yêu cầu. Việc sử dụng hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp tự động này sẽ cho phép bạn dễ dàng tìm thấy những nhân viên có triển vọng nhất trong bộ phận phù hợp. Tuy nhiên, điều đáng chú ý ở đây là việc sử dụng các chương trình chuyên gia như vậy khá tốn kém, và do đó, trên quan điểm kinh tế nên áp dụng chúng cho các cơ sở đã khá lớn.

Một thực tế khá quan trọng khác. Tốt nhất là chỉ nên tích hợp các hệ thống tự động cùng với các chương trình khác sẽ được sử dụng cho kế toán và các hoạt động khác của những nhân viên này, tức là nhân viên kế toán. Đặc điểm này là do người lãnh đạo sẽ có thể đưa ra các quyết định khách quan chỉ khi anh ta có tất cảthông tin cập nhật về tình trạng của doanh nghiệp và nhân viên của nó.

Như đã rõ, hệ thống điều khiển tự động như một phần của hệ thống doanh nghiệp là một tổ hợp gồm nhiều chương trình. Tuy nhiên, chúng không giống nhau và được chia thành nhiều nhóm khác, tùy thuộc vào tính chất của sản xuất mà chúng được sử dụng. Chúng có thể là loại liên tục, rời rạc, nghĩa là sản xuất đơn lẻ, quy mô nhỏ hoặc quy mô vừa, cũng như loại rời rạc liên tục, tức là sản xuất hàng loạt quy mô lớn hoặc trong dây chuyền.

Nguyên tắc cơ bản của sự sáng tạo

Hệ thống điều khiển tự động như một phần của hệ thống doanh nghiệp bắt đầu được sử dụng tích cực từ những năm 1970. Đồng thời, hiệu quả của nó cũng đã được khẳng định.

Có một số nguyên tắc cơ bản để tạo hệ thống điều khiển tự động cho các lớp khác nhau:

• Có một cái gọi là nguyên tắc của nhiệm vụ mới. Nói cách khác, đây là những tác vụ tối ưu có thể được giải quyết bằng công nghệ máy tính thông thường.
• Nguyên tắc thứ hai có thể được gọi là phức tạp. Trong trường hợp này, trong quá trình phát triển hệ thống điều khiển tự động, cần phải tiếp cận giải pháp của một phức hợp các nhiệm vụ như kỹ thuật, kinh tế và tổ chức.
• Một nguyên tắc khác có thể được gọi là nguyên tắc của người lãnh đạo đầu tiên. Trong trường hợp này, điều đó có nghĩa là việc phát triển các chương trình cho hệ thống quản lý doanh nghiệp tự động phải được thực hiện với sự tham gia và kiểm soát của người đứng đầu cơ sở này. Điều này đúng với sự phát triển của hệ thống điều khiển tự động quy mô lớn,sẽ quản lý toàn bộ doanh nghiệp. Nếu một trong các hệ thống con của hệ thống điều khiển tự động đang được phát triển, thì sự tham gia của không phải người đứng đầu mà là người đứng đầu của dịch vụ chức năng, nơi tổ hợp đang được phát triển, được phép.
• Một nguyên tắc khác thường được gọi là phát triển hệ thống liên tục. Trong trường hợp này, người ta cho rằng số lượng nhiệm vụ cần giải quyết sẽ không ngừng tăng lên, có nghĩa là hệ thống sẽ không ngừng phát triển. Ngoài ra, các nhiệm vụ mới sẽ không thay thế các nhiệm vụ đã triển khai trước đó.
• Nguyên tắc tiếp theo là tính mô-đun và cách gõ. Nó bao gồm thực tế là sẽ có sự lựa chọn và phát triển các phần riêng biệt và độc lập của hệ thống sẽ được sử dụng trong các loại hệ thống con khác nhau.
• Nguyên tắc cuối cùng khá đơn giản, nó bao gồm việc tự động hóa việc luân chuyển tài liệu, cũng như tạo ra một cơ sở thông tin duy nhất trong toàn doanh nghiệp.

Điều đáng chú ý là hầu hết các nguyên tắc được áp dụng ngay cả khi tạo ra hệ thống quản lý tự động cho các doanh nghiệp khách sạn. Điều này đặc biệt đúng ở điểm cuối cùng, trong đó cơ sở dữ liệu chung là yếu tố chính.

Vấn đề phát triển chính

Cần xem xét một số vấn đề chính, cũng như cách giải quyết chúng, có thể phát sinh trong quá trình hình thành hệ thống điều khiển tự động và cần bắt đầu với vấn đề chính.

Vấn đề chung đầu tiên là thiếu một nhiệm vụ quản lý cụ thể trong doanh nghiệp.

Trong các tài liệu về hệ thống quản lý doanh nghiệp tự động, vấn đề này được cho là quan trọng nhấtnơi, vì nó là khá khó khăn để giải quyết. Ngoài ra, nó thường bị nhầm lẫn với một hạng mục khác, đó là việc sắp xếp lại cơ cấu doanh nghiệp. Tuy nhiên, vấn đề này mang tính toàn cầu hơn nhiều, vì nó cũng bao gồm các khía cạnh triết học và tâm lý, bên cạnh phương pháp luận quản lý. Nói chi tiết hơn về vấn đề, có một thực tế là nhiều nhà lãnh đạo quản lý doanh nghiệp chỉ dựa trên kinh nghiệm, tầm nhìn và nhu cầu của chính họ. Đồng thời, họ thường sử dụng dữ liệu thực sự không có cấu trúc hoặc có cấu trúc kém về động lực tăng trưởng và phát triển của đối tượng của họ.

Nếu bạn quay sang một giám đốc như vậy và yêu cầu anh ta mô tả cơ cấu hoạt động của bất kỳ bộ phận nào chịu trách nhiệm trước anh ta, thì rất có thể vấn đề sẽ đi vào bế tắc. Chính vì lý do này mà việc thiết lập các nhiệm vụ quản lý có thẩm quyền là yếu tố quan trọng nhất trong việc phát triển và triển khai thành công các hệ thống quản lý dự án tự động trong một doanh nghiệp.

Điều quan trọng cần lưu ý ở đây là các nhiệm vụ được thiết lập chính xác sẽ ảnh hưởng tích cực không chỉ đến sự phát triển của đối tượng nói chung, mà còn cả sự phát triển riêng của quá trình tự động hóa. Đối với giải pháp cho vấn đề này, mọi thứ ở đây khá tệ vì một số lý do. Thứ nhất, trên lãnh thổ Liên bang Nga, một cách tiếp cận quốc gia đặc biệt để thiết lập các nhiệm vụ quản lý vẫn chưa được phát triển đầy đủ. Do đó, kinh nghiệm quản lý của phương Tây được sử dụng, nhưng trong nhiều trường hợp, nó không phù hợp với tình hình ở Nga. Thứ hai, kinh nghiệm vẫn được áp dụngThời Nga-Xô trong việc xây dựng các nhiệm vụ này. Trong trường hợp này, mọi thứ có phần tốt hơn và nhiều nguyên tắc vẫn hài hòa với thực tế cuộc sống, nhưng đồng thời chúng ngày càng kém khả năng chống chọi với sự cạnh tranh chung của thị trường.

Dựa trên những điều trên, chúng ta có thể rút ra kết luận sau: trước khi bắt tay vào triển khai hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp tự động, cần phải chính thức hóa càng rõ ràng càng tốt tất cả các vòng điều khiển mà nói chung, cần phải được tự động hóa. Thông thường, việc này cần có sự tham gia của các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm từ bên ngoài, điều này sẽ dẫn đến những chi phí phát sinh không đáng có. Tuy nhiên, chúng sẽ ít hơn đáng kể so với số tiền chi cho một dự án tự động hóa thất bại.

Vấn đề khác

Vấn đề thứ hai, như đã đề cập trước đó, hơi giống với vấn đề đầu tiên, nhưng nó ít mang tính toàn cầu hơn. Đây là nhu cầu tổ chức lại một phần cơ cấu cũng như các hoạt động của doanh nghiệp trong quá trình triển khai hệ thống điều khiển tự động.

Một vấn đề phổ biến khác là cần phải thay đổi cách tiếp cận để làm việc với thông tin đến. Ngoài ra, sẽ cần phải xem xét lại các nguyên tắc kinh doanh nói chung. Nhiều nhà quản lý không chuẩn bị cho một vấn đề như sự phản kháng của các nhân viên trong lĩnh vực này đối với việc giới thiệu hệ thống điều khiển tự động cho một doanh nghiệp công nghiệp. Và điều này, đến lượt nó, có thể trở thành một vấn đề khá nghiêm trọng. Một khó khăn khác cũng liên quan đến người lao động là khối lượng công việc tạm thời tăng lên trong quá trình triển khai thực tế.

Trong số những thứ khác, chúng tôi sẽ phải giải quyết một vấn đề như việc thành lập một nhóm chuyên biệt không chỉ tích hợp hệ thống một cách thành thạo mà còn đi kèm với nó. Ngoài ra, một nhóm như vậy chắc chắn sẽ cần một người lãnh đạo có kinh nghiệm.

Giải quyết vấn đề với nhân viên

Vì nhiều giám đốc thường không chuẩn bị cho vấn đề này, nên cần xem xét chi tiết hơn.

Đầu tiên là sự phản kháng cục bộ. Điều đáng nói là điều này gặp phải thường xuyên hơn và bản thân vấn đề có thể làm chậm trễ đáng kể quá trình thực hiện, hoặc thậm chí làm gián đoạn hoàn toàn, điều này là không thể chấp nhận được. Thông thường điều này là do một số yếu tố hoàn toàn do con người gây ra.

Thứ nhất, nhiều người, kỳ lạ thay, sợ đổi mới và có xu hướng bảo thủ hơn. Ví dụ, một người đã làm việc trong nhà kho dựa trên giấy trong nhiều năm sẽ cảm thấy khá khó khăn khi chuyển sang hệ thống máy tính hóa. Thứ hai, nhiều người sẽ bắt đầu lo lắng rằng họ có thể bị mất việc làm, vì họ có thể bị thay thế bởi một cỗ máy, mặc dù trước đó họ được coi là không thể thiếu trong doanh nghiệp này. Ngoài ra, việc triển khai một hệ thống như vậy có thể tăng trách nhiệm giải trình cho bất kỳ hành động nào của nhân viên trong lĩnh vực này, điều này cũng có thể gây ra nhiều áp lực cho họ.

Để giảm thiểu thiệt hại do sự cố như vậy xảy ra, hoặc thậm chí giảm xuống không, người lãnh đạo cần đóng góp nhiều nhất có thể cho nhóm sẽ tham gia vào việc phát triển các hệ thống điều khiển tự động. Ngoài ra, cần thực hiện công tác giải trình chất lượng cao với nhân sự vàgiải quyết một số vấn đề khác:

• Cho mọi người trong doanh nghiệp hiểu rằng tích hợp hệ thống là không thể tránh khỏi.
• Người đứng đầu nhóm thực hiện phải có đủ quyền hạn, vì thậm chí có thể xảy ra sự phản kháng trong tiềm thức của các nhân viên cấp cao (ví dụ, các nhà quản lý hàng đầu).

Giải quyết vấn đề khối lượng công việc

Tiếp theo, cần hiểu rằng các hệ thống quản lý doanh nghiệp tự động được tích hợp ở giai đoạn lắp đặt sẽ làm tăng đáng kể gánh nặng cho nhân viên. Đương nhiên, điều này là do ngoài việc thực hiện nhiệm vụ hàng ngày, người lao động còn phải làm chủ thiết bị mới, tự học … sau đó, nhân viên sẽ phải làm việc như hệ thống cũ cũng như hệ thống mới. Do đó, quá trình tích hợp có thể bị trì hoãn, vì nhân viên sẽ nói rằng họ không có đủ thời gian để học các công nghệ mới, vì họ luôn bận rộn với nhiệm vụ trực tiếp của mình.

Trong những trường hợp như vậy, một nhà lãnh đạo giỏi nên làm những điều sau:

• Thứ nhất, nên giới thiệu một hệ thống khen thưởng và tri ân tạm thời, nhằm tăng động lực làm chủ công nghệ mới của nhân viên.
• Thứ hai, cần thực hiện một số biện pháp tổ chức nhất định để giảm thời gian dành cho việc phát triển kiến thức mới.

MRP và công nghệ ERP

Như đã đề cập trước đó, có hai hướngAPCS, hiện đang được sử dụng trên khắp thế giới. Tuy nhiên, những hệ thống này không phải là không có nhược điểm.

Nếu chúng ta nói về MRP, thì nhược điểm chính của hệ thống là khi tính toán nhu cầu nguyên vật liệu, năng lực sản xuất của doanh nghiệp, tải các năng lực này, chi phí lao động, v.v. Không tính. Đây là động lực cho sự phát triển của MRP II, được thiết kế để hoạch định nguồn lực sản xuất. Theo thời gian, hệ thống kế toán các chi phí khác của doanh nghiệp đã được thêm vào đó. Vì vậy, trong tương lai, một hệ thống quản lý doanh nghiệp tự động được hình thành, chức năng của nó là tính đến tất cả những ngành nghề mà MRP đầu tiên không tính toán được. Chính hệ thống kiểm soát tự động này sau này được gọi là hệ thống ERP quản lý doanh nghiệp tự động.

Tóm lại tất cả những điều trên, chúng ta có thể tự tin nói rằng các hệ thống tự động đã đi được một chặng đường dài và hiện là một phương tiện hiệu quả để quản lý một doanh nghiệp, nhưng đồng thời chúng cần được triển khai rất thành thạo và được quản lý. Tất nhiên, bản thân hệ thống vẫn có chỗ để cải thiện.