Hệ thống quản lý khách sạn: tổng quan về các chương trình, tính năng, mô tả, đánh giá tốt nhất

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Khách sạn là một lĩnh vực kinh doanh rất thú vị và mang lại nhiều lợi nhuận. Chủ sở hữu có thể quản lý độc lập, nhưng không phải ai cũng có thể tổ chức công việc để cơ sở mang lại lợi nhuận tốt. Trong trường hợp này, tốt hơn hết là bạn nên nhờ đến dịch vụ của một chuyên gia.

Quản lý khách sạn là quản lý một cơ sở, mục đích là cung cấp dịch vụ với giá ưu đãi và tạo ra nhiều lợi nhuận hơn.

Bất kể ai quản lý tài sản, hầu hết các khách sạn đều thích sử dụng một chương trình đặc biệt. Nó cho phép bạn lập kế hoạch chính xác về hiệu suất của tất cả các hoạt động trong tổ chức và cung cấp lưu trữ thuận tiện thông tin về khách hàng.

ACS - sự kết hợp của các công cụ phần cứng (cơ khí và điện tử của thiết bị), phần mềm (hệ thống vận hành máy tính), cũng như nhân viên của doanh nghiệp để hệ thống hóa và quản lý các quy trình khác nhau.

Hệ thống quản lý khách sạn và khách sạn là một loại hệ thống điều khiển tự động. Nó được sử dụng để duy trì tài liệu hiện tại của tổ chức, lưu trữ thông tin về cư dân, số lượng phòng và kế toán tài chính. Giúp tổ chức công việccơ sở.

Chương trình này còn được gọi là hệ thống quản lý khách sạn (hotel) dựa trên đám mây hoặc PMS (property management system - hệ thống quản lý tài sản). Nó cũng cho phép bạn sắp xếp hợp lý các hoạt động hàng ngày và do đó tăng tốc chúng.

Hệ thống được cài đặt trên máy tính và điện thoại di động của nhân viên khách sạn. Nhờ đó, mỗi nhân viên có thể nhận được các thông tin và hướng dẫn cần thiết trong ngày làm việc.

Mục tiêu và yêu cầu

Giao diện của các chương trình như vậy thường đơn giản và dễ hiểu nhất đối với người dùng thông thường.

Mục đích sử dụng hệ thống quản lý khách sạn:

• nhân viên tự động hóa;
• đồng bộ với hệ thống đặt chỗ;
• sổ sách kế toán;
• giấy tờ cho khách;
• tính toán các chỉ số thống kê khác nhau: vào thời điểm nào trong năm có nhiều khách hơn, phòng nào được đặt thường xuyên hơn.

Yêu cầu cơ bản:

• báo cáo theo luật pháp của quốc gia nơi có tài sản;
• chỗ ở của khách trong phòng và giường đơn;
• thanh toán khi đến hoặc đi.

Khi chọn một hệ thống quản lý khách sạn tự động, trước hết, hãy tập trung vào các chi tiết cụ thể của cơ sở của bạn. Đối với các khu phức hợp lớn, tốt hơn nên chọn các chương trình chất lượng cao với nhiều chức năng và công cụ. Đối với nhà nghỉ và khách sạn mini, bạn có thể chọn một hệ thống đơn giản có thể đáp ứng mọi nhu cầu. Cách tiếp cận này sẽ cho phéptiết kiệm số tiền mà một doanh nghiệp nhỏ có thể không có.

Bao gồm những gì?

Hệ thống quản lý khách sạn dựa trên đám mây có một số thành phần.

1. Cờ vua.

Đây là yếu tố bắt buộc của bất kỳ chương trình nào. Công cụ thực tế và dễ sử dụng. Đây là một biểu mẫu có dữ liệu về bất kỳ cơ sở đặt phòng, chỗ ở và khách hàng hiện tại nào.

Ban hành dưới dạng bảng. Nó tính đến một khoảng thời gian cụ thể và sắp xếp dữ liệu theo số lượng phòng. Tuyệt vời để lưu giữ hồ sơ của bất kỳ loại hình cơ sở nào: khách sạn, nhà trọ, khách sạn, trung tâm giải trí.

2. Thông báo tự động về khách.

3. Biểu mẫu lưu trữ số liệu thống kê.

4. Đăng ký tài liệu hiện tại.

5. Lưu trữ thông tin khách hàng.

Các mặt hàng này có thể khác nhau tùy theo hệ thống.

Hiện nay, có vài chục hệ thống quản lý khách sạn. Sự khác biệt giữa các chương trình nước ngoài và các chương trình của Nga là chúng mang lại cho nhân viên khách sạn sự tự do hành động lớn nhất. Mặc dù các hệ thống được vận hành trong không gian hậu Xô Viết hạn chế hoạt động của nhân viên hết mức có thể.

Và bây giờ chúng ta hãy nói về các chương trình quản lý khách sạn phổ biến nhất và các chức năng chính của chúng.

Opera

Tên đầy đủ - hệ thống quản lý khách sạn Opera Enterprise Solution. Dẫn đầu về cài đặt, được sử dụng tại 100 quốc gia trên toàn thế giới. Ưu điểm xác nhận các đánh giá:

• phổ quát, tức là, nó có thể được sử dụng trong nhiều loại hình cơ sở khách sạn khác nhau;
• có thể cấu hình tùy thuộc vào quy mô và khối lượng hoạt động kinh doanh;
• đáp ứng những yêu cầu khắt khe nhất;
• đảm bảo trao đổi dữ liệu tài sản theo thời gian thực đáng tin cậy và nhanh chóng;
• có nhiều chức năng.

Hệ thống quản lý khách sạn Opera có thể hoạt động cùng với các chương trình như:

• thanh toán cuộc gọi;
• thanh mini tự động;
• ủy quyền thẻ tín dụng;
• chương trình kế toán;
• hệ thống quản lý nhà hàng.

Hệ thống này được tạo thành từ các mô-đun có thể được tùy chỉnh và sửa đổi khi cần thiết để đáp ứng nhu cầu của người quản lý khách sạn. Điều này cũng ảnh hưởng đến chi phí phát triển. Nó bao gồm:

1. Đặt trước.

Hệ thống quản lý đặt phòng khách sạn bao gồm xác nhận, hủy đặt phòng, danh sách chờ, quản lý đặt cọc.

2. Quản lý kho phòng.

Tự động phân phối nhiệm vụ cho người giúp việc. Kiểm soát tình trạng sẵn có của các phòng miễn phí, thiết bị của họ, dọn dẹp và sửa chữa kịp thời.

3. Thẻ khách.

Dữ liệu cá nhân của từng khách: địa chỉ, số điện thoại, sở thích về chỗ ở tại khách sạn, quyền sử dụng nhà hàng, hồ bơi và các cơ sở hạ tầng khác của khách sạn.

4. Báo cáo.

Có thể tùy chỉnh với trình tạo tích hợp. Bạn cũng có thể sử dụng các báo cáo tiêu chuẩn (hơn 300 biểu mẫu).

5. Quản lý thuế quan.

Cài đặthạn ngạch, phân tích và quản lý doanh thu, thiết lập thuế quan và hơn thế nữa.

6. Dịch vụ lễ tân, chỗ ở.

Chỗ ở của khách lẻ và theo nhóm, có đặt trước và không đặt trước. Duy trì các ghi chú văn phòng và quản lý tin nhắn của khách.

Hệ thống quản lý khách sạn Opera PMS ảnh hưởng đến hầu hết các quy trình kinh doanh của cơ sở, tương tác với nhiều giao diện khác nhau: điện thoại, tivi, khóa điện tử, máy tính bảng.

Fidelio

Hệ thống quản lý khách sạn Fidelio là sản phẩm của Đức. Tất cả các cơ sở có sự phát triển này đều được tự động đưa vào danh sách đặt phòng điện tử toàn cầu.

Tại Nga, Fidelio được đại diện bởi hệ thống Nhà hàng và Khách sạn (HRS). Cô triển khai và cấu hình các sản phẩm của công ty này, giúp khách hàng làm chủ hệ thống, hỗ trợ kỹ thuật và tiến hành cập nhật định kỳ.

Hệ thống quản lý khách sạn Fidelio không yêu cầu các đặc tính phần cứng đặc biệt của máy tính và cũng rất phổ biến.

Tính năng:

• giá phụ thuộc vào số lượng phòng và bộ mô-đun bạn chọn;
• giá đã bao gồm cài đặt, cấu hình, đào tạo khách hàng, hỗ trợ khắc phục sự cố;
• không phải lúc nào cũng hoạt động tốt với máy in phun và máy in laser.

Fidelio sản xuất:

1. Tích lũy kinh phí để ở.
2. Đặt phòng và nhận phòng.
3. Thanh toán cho khách hàng.
4. Nhận báo cáo thống kê.
5. Tổng hợp dữ liệu về các hóa đơn chưa thanh toán của khách từ các điểm bán hàng khác nhau.

Chương trình này bao gồm nhiều mô-đun, một trong những mô-đun quan trọng nhất là mô-đun thu ngân. Anh ấy chịu trách nhiệm về:

• quản lý quầy thu ngân chính;
• dời khách;
• hoạt động của văn phòng trao đổi;
• tài khoản tạm thời;
• chấp nhận thanh toán;
• sửa áo giáp;
• cộng dồn thủ công.

Theo đánh giá, một điểm cộng lớn của hệ thống này là khả năng tương tác với các thiết bị và hệ thống bên ngoài khác.

Hệ thống Quản lý Khách sạn (HMS)

Libra đã phát triển các chương trình cho ngành khách sạn từ năm 1998.

Hệ thống quản lý khách sạn ("Libra" là người tạo ra và phát triển chương trình này) Logus HMS có hơn 500 triển khai trên toàn thế giới. Nó khác với các chương trình khác vì nó là một ứng dụng được cài đặt trên máy chủ của khách sạn. Hệ thống như vậy có những ưu điểm so với đám mây thông thường:

• có thể hoạt động ngoại tuyến (nghĩa là không cần truy cập Internet và bất kể tốc độ của nó);
• xử lý dữ liệu nhanh hơn;
• tương tác dễ dàng với bất kỳ hệ thống từ xa nào;
• tuyệt vời để bán cả phòng và giường trong khách sạn;
• tất cả các chức năng đều nhằm mục đích quản lý bán hàng vì lợi nhuận;
• dự đoán về tích lũy và cung cấp dịch vụ;
• chi tiết của tất cả các giao dịch;
• giao diện được tích hợp vào hệ thống CRM (phần mềm nàyphần mềm được thiết kế để làm việc với khách hàng), đảm bảo tổ chức quy trình làm việc hiệu quả;
• dễ điều hướng;
• tính linh hoạt;
• linh hoạt;
• khả năng tách hóa đơn của khách, ngay cả khi họ sống trong cùng một phòng và có các gói dịch vụ khác nhau (điều này đặc biệt đúng đối với các viện điều dưỡng và nhà nghỉ nơi cung cấp các thủ tục y tế).

Đây là một chương trình tiện lợi được điều chỉnh cho hoạt động kinh doanh khách sạn của Nga. Có thể được sử dụng trong tất cả các loại cơ sở.

Cho phép bạn tăng tốc đáng kể việc thực hiện nhiều công việc hàng ngày bằng cách tự động hóa chúng. Ví dụ:

• Nhập và xuất thông tin từ chương trình kế toán.
• Nhập chi tiết hộ chiếu của khách bằng cách quét.

Ngoài ra, hệ thống quản lý Libra có một thành phần để cung cấp dịch vụ ở cấp độ cao hơn và tăng doanh số bán hàng.

Công ty đã phát triển một mô-đun phần thưởng dành cho khách đặc biệt, nơi bạn có thể thiết lập bất kỳ chương trình khách hàng thân thiết nào.

Gói tiêu chuẩn gồm 4 ứng dụng:

1. Dịch vụ kỹ thuật.
2. Giúp việc.
3. Ứng dụng cho nữ tiếp viên (kiểm soát khách ra vào cửa hàng ăn uống).
4. Bảng điều khiển dành cho người quản lý.

Đánh giá bằng các đánh giá, nói chung, là một lựa chọn tốt cho một cơ sở ở bất kỳ quy mô nào. Một câu hỏi khác là đối với một nhà trọ hoặc khách sạn nhỏ, nó có thể đắt một chút.

Edelweiss

Chương trình này được phát triển ở Nga và có mặt trên thị trường từ năm 2000. Có hơn 400 lượt cài đặtcho toàn bộ dịch vụ.

Đặc điểm chính của hệ thống quản lý khách sạn Edelweiss:

• Dễ học và dễ sử dụng.
• Một bộ giao diện phong phú được tạo sẵn.
• Nhập dữ liệu vào kế toán và FMS.
• Rút ngắn thời gian phục vụ khách hàng.
• Cung cấp khả năng sử dụng thẻ giảm giá và tiền thưởng khi làm việc với khách.
• Đảm bảo kiểm soát việc bán phòng qua Internet.
• Tổ chức một không gian thanh toán duy nhất (với các phương thức thanh toán khác nhau).
• Lưu giữ hồ sơ cho thuê phòng hội nghị, tổ chức sự kiện và các dịch vụ khác của khách sạn.

Theo đánh giá, hệ thống quản lý khách sạn Edelweiss có một bảng kiểm tra trực quan và mạnh mẽ với hình ảnh trực quan rõ ràng và kiểm soát bổ sung các trường hợp khởi hành sớm và đến muộn.

OtelMS

Phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp. Giống như các hệ thống khác, nó chủ yếu nhằm mục đích tự động hóa tất cả các quy trình kinh doanh trong khách sạn để tối ưu hóa tất cả các hoạt động và do đó, tạo ra nhiều lợi nhuận hơn.

Gồm 3 mô-đun:

1. OtelMS HMS.

Thực hiện các chức năng sau:

• lưu trữ lịch sử khách hàng;
• đặt chỗ;
• quản lý giá vé;
• tài liệu;
• lễ tân;
• tổ chức công việc với số lượng phòng.

2. Mô-đun đặt chỗ.

Nó phù hợp với bất kỳ loại trang web và mạng xã hội nào. Cho phéptương tác với các hệ thống đặt phòng được quảng bá nhiều nhất. Ưu điểm:

• không hoa hồng;
• cài đặt dễ dàng;
• hoạt động trên mọi thiết bị;
• cập nhật liên tục.

3. Quản lý kênh OtelMS.

Giúp tổ chức hiệu quả công việc đặt phòng trên các trang web và thông qua các công ty du lịch. Đảm bảo:

• Tăng doanh số bán hàng lên 20% trong vòng sáu tháng.
• Tất cả số lượng có sẵn luôn được giảm giá.
• Hiệu quả và dễ vận hành.
• Đồng bộ với các kênh bán hàng hàng đầu.

Hệ thống quản lý này có những ưu điểm:

• giảm chi phí cung cấp dịch vụ (vì chúng trở nên tự động);
• công cụ báo cáo linh hoạt;
• đầy đủ hình thành đế khách;
• cập nhật và hỗ trợ hệ thống bao gồm;
• mô-đun đặt chỗ phù hợp với mọi trang web.

Đánh giá về hệ thống quản lý khách sạn OtelMS thường là tích cực nhất. Ví dụ:

1. Đáng đồng tiền.
2. Không thường xuyên bị đóng băng.
3. Dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng.
4. Chuẩn bị tài liệu dễ dàng.
5. Bàn cờ trực quan.

Trong số những điều nhỏ nhặt mà họ gọi là:

1. Phí đăng ký.
2. Không phù hợp với kế toán vật tư bán hàng khách sạn.
3. Ít kênh khuyến mãi.
4. Thiếu một số công cụ phân tích tiếp thị.

Thống kê

Dữ liệu về việc sử dụng hệ thống điều khiểnkhách sạn:

1. Opera là chương trình phổ biến nhất với hơn 13 nghìn lượt cài đặt.
2. "Edelweiss" - được sử dụng ở 80 quốc gia, hơn 400 lượt cài đặt.
3. "Hệ thống Quản lý Khách sạn Libra" được biết đến trên toàn thế giới, hơn 500 lượt mua hàng.
4. Fidelio cũng rất phổ biến, nhưng có giá thành cao. Mặc dù nó phụ thuộc vào số lượng mô-đun được chọn.
5. Quản lý kênh OtelMS. Không phổ biến lắm, nhưng có nhiều chức năng, bao gồm 3 mô-đun.

Để chọn một hệ thống, chủ sở hữu hoặc người quản lý phải đánh giá một số yếu tố:

• giao diện và tính linh hoạt của tiện ích mở rộng;
• chất lượng trình diễn;
• cơ hội đa dạng;
• cấp bảo trì dự án;
• độ tin cậy;
• chi phí chương trình.
• công việc tốt bởi một công ty tích hợp (đây là công ty tạo ra các chương trình truy cập và trung tâm dữ liệu: trong trường hợp của chúng tôi là hệ thống quản lý khách sạn).

Khách sạn khai thác

Và bây giờ chúng ta hãy nói một chút về một hướng đi hoàn toàn mới trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn - khai thác khách sạn.

Gần đây, có một sự lây lan nhanh chóng của hoạt động khai thác, điều này là do sự tăng vọt của tiền điện tử. Do đó, các doanh nhân bắt đầu mở các loại hình cơ sở mới. Hãy thử tìm hiểu cách thức hoạt động của công việc kinh doanh này.

Mining (từ tiếng Anh "mining") - nhận tiền điện tử. Nó được thực hiện bằng cách sử dụng các phép tính toán học. Điều này xảy ra trên máy tính hoặc thiết bị ASIC chuyên dụng. nócác mạch tích hợp đặc biệt. Họ có một hộp đựng với hệ thống làm mát và một mô-đun để kết nối với mạng. Nhằm giải quyết vấn đề duy nhất - khai thác bitcoin.

Chỉ một vài năm trước đây, thiết bị như vậy không phổ biến chút nào. Những người nghiệp dư đã tham gia khai thác tại nhà trên máy tính thông thường với một card màn hình tốt.

Theo thời gian, nguồn điện của máy tính gia đình và văn phòng không đủ, họ bắt đầu lắp thêm các thành phần phụ: card màn hình (4-8 cái), bo mạch chủ, bộ nguồn. Đây là cách các trang trại khai thác xuất hiện.

Bây giờ các giải toán trong mạng trở nên phức tạp hơn rất nhiều, do đó chi phí điện năng không ngừng tăng lên. Ngoài ra, hệ thống dây điện trong các tòa nhà cao tầng không thể đối phó với tải, máy tính trong các phòng không thông gió sẽ quá nóng và tắt.

Cryptofarmers bắt đầu đoàn kết theo nhóm, bởi vì rất khó để đối phó với những nhiệm vụ như vậy một mình, mất thời gian đồng nghĩa với lợi nhuận ít hơn. Do đó, tất cả những người tham gia quá trình cũng cần có một nơi.

Thiết bị chuyên dụng tiêu thụ ít năng lượng hơn và có nhiều năng lượng hơn. Nhưng nó chiếm nhiều diện tích, khó có thể đặt với số lượng lớn tại nhà hoặc trong gara. Và điều này, tất nhiên, giới hạn lợi nhuận. Do đó, khai thác tại nhà trở nên đơn giản là không có lãi.

Điều này đòi hỏi phải tạo ra một cơ sở hạ tầng cho những người khai thác có trang trại căn hộ phát triển mạnh hơn, nhưng chưa có tiền để thuê một phòng độc lập.

Đây là cách hệ thống quản lý thợ đào xuất hiện - DPC (khách sạn khai thác).

Những cơ sở như vậy là một nền tảng với các thiết bị cần thiết: máy điều hòa không khí công nghiệp giúp tránh quá nhiệt, giá để lưu trữ cho các trang trại khai thác, truy cập Internet. Chủ của những khách sạn như vậy tính tiền "giường" và tiền điện. Trong khi có rất ít cơ sở như vậy, có một số khách sạn ở Moscow, vùng Moscow và Tatarstan. Nhưng triển vọng phát triển của lĩnh vực kinh doanh này là rất lớn.

PMS là trụ cột của ngành kinh doanh khách sạn

Chi phí của một hệ thống quản lý khách sạn khá cao, nhưng mặc dù vậy, nó có một lợi thế lớn hơn so với kế toán viết tay. Hệ thống đảm bảo tính bảo mật, minh bạch và tối ưu hóa tất cả các quy trình hiện tại, loại bỏ sai sót trong tính toán.

Khi chọn một chương trình, hãy đánh giá quy mô của doanh nghiệp khách sạn để không phải trả thêm tiền cho những chức năng không hữu ích.

Một trong những tiêu chí lựa chọn chính là tích hợp (khả năng tương tác) với các giải pháp và sản phẩm khác từ các nhà cung cấp khác nhau.

Như vậy, một hệ thống quản lý được lựa chọn phù hợp sẽ giúp tổ chức công việc của khách sạn một cách hiệu quả và hiệu quả. Một chương trình như vậy là cơ sở của tất cả các hoạt động của khách sạn, vì vậy sự lựa chọn của nó phải được tiếp cận một cách nghiêm túc và cẩn thận.