Trưởng phòng. Trách nhiệm công việc

2025 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2025-01-24 13:27:45

Ở vị trí "Giám đốc văn phòng" hầu hết các nhà tuyển dụng đều thấy một nhân viên thực hiện khá nhiều nhiệm vụ. Mục đích của việc giới thiệu đơn vị này vào danh sách nhân viên là để đảm bảo hoạt động trơn tru của văn phòng hoặc thậm chí một số dịch vụ chịu trách nhiệm về việc này. Nếu bạn không cần một thư ký bình thường trả lời cuộc gọi, nhận thư và khách, thì dĩ nhiên, người quản lý văn phòng là người lãnh đạo, vì nhân viên này cần có những quyền hạn và quyền hạn nhất định. Nếu không có điều này, anh ấy sẽ không thể hoàn thành hiệu quả nhiệm vụ được giao.

Là một phần của nhiệm vụ chính, danh sách các nhiệm vụ mà người quản lý văn phòng phải thực hiện nên bao gồm ít nhất năm lĩnh vực. Đồng thời, cần hiểu rằng phòng làm việc không phải là phòng sếp ngồi mà là nơi vẫn thực hiện các chức năng quản lý hành chính. Điều này có nghĩa là chất lượng và thời hạn của chúng sẽ phụ thuộc vào cách xây dựng công việc của người quản lý văn phòng.

Trách nhiệm của người quản lý. Chúng bao gồm lập kế hoạch văn phòng, cơ cấu tổ chức, quản lý nhân viên, văn hóa doanh nghiệp, xây dựng chính sách.giao tiếp với các đối tác và kiểm soát việc tuân thủ của họ.

Chức năng quản trị. Chúng bao gồm việc tổ chức công việc văn phòng, thiết lập mối quan hệ giữa các dịch vụ, phân bổ không gian văn phòng giữa các nhân viên.

Bổn phận gia đình. Trưởng phòng phải tổ chức mua sắm trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao, đồ dùng gia đình. Ngoài ra, anh phải đảm bảo vệ sinh văn phòng, bảo dưỡng thiết bị văn phòng, thanh toán kịp thời các hóa đơn điện nước, tiền thuê nhà,…

Nhiệm vụ kiểm soát. Lĩnh vực hoạt động này bao gồm thực hiện kiểm toán, sửa đổi, kiểm kê tài sản vật chất, tài liệu.

Báo cáo. Chúng bao gồm việc chuẩn bị tài liệu báo cáo (thông tin) cho người quản lý.

Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức, nhân viên này có thể là một giám đốc điều hành duy nhất có quyền quản lý (đối với các công ty nhỏ) hoặc có thể đứng đầu toàn bộ bộ phận. Đồng thời, người đứng đầu tổ chức nên hiểu rằng mong muốn phổ cập nhân viên, áp đặt những thứ nằm trong thẩm quyền của các dịch vụ khác vào nhiệm vụ của họ không phải lúc nào cũng chính đáng. Ví dụ: bạn không nên tải một nhân viên như vậy vào công việc kế toán, quản lý nhân sự, v.v. Việc trộn như vậy thường ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng công việc. Lý do cho điều này nằm ở chỗ những trách nhiệm này rộng hơn nhiều so với trách nhiệm duy trì văn phòng, chúng xuyên suốt toàn bộ tổ chức. Vì vậy, khi viết sơ yếu lý lịch, một trưởng phòng phải làmtập trung vào kinh nghiệm làm việc và kỹ năng trong năm lĩnh vực hoạt động trên, thay vì bôi nhọ chúng vào một phạm vi nhiệm vụ quá rộng, thường không liên quan đến hoạt động của văn phòng. Đồng thời, nhà tuyển dụng đang tìm kiếm một nhân viên có năng lực trong lĩnh vực này không nên quên lý do tại sao họ cần nhân viên này và không đưa ra các yêu cầu thừa không liên quan đến chức năng chính.