Thư ký công ty: nhiệm vụ

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Để gia nhập thị trường toàn cầu và trở nên hấp dẫn đối với các nhà đầu tư, các chủ nợ cần thiết lập quản trị. Để tăng hiệu quả công việc của công ty, theo luật, tiểu bang đã bổ sung một vị trí mới - thư ký công ty.

Người này là bộ mặt của công ty. Nhờ có anh ấy, thư ký, mà có sự tương tác giữa các nhân viên của công ty - hội đồng quản trị, quản lý cao nhất và chủ sở hữu của công ty cổ phần.

Thực hành quốc tế và Nga

Ở các công ty nước ngoài, bí thư xã hội hay thư ký công ty đã xuất hiện từ khá lâu và chiếm một vị trí đáng kể trong tập đoàn. Ông là mắt xích quan trọng trong việc điều hành các lĩnh vực hoạt động chính của công ty. Điều này rất có thể là do trình độ quản lý và truyền thống kinh doanh đã phát triển ở các quốc gia khác nhau.

Quy định pháp luật trongmột số quốc gia bắt buộc các công ty đại chúng lớn phải có vị trí này trong biên chế của họ. Ví dụ:

• Đạo luật công ty năm 1985 (Anh).
• Đạo luật tập đoàn năm 1991 (Úc).

Ở các công ty Nga năm 2002 họ đã đề cập đến chức năng và quyền hạn của thư ký công ty. Ủy ban được ủy quyền của cấp liên bang về thị trường chứng khoán đã phát triển Quy tắc Ứng xử của Doanh nghiệp, được Chính phủ Liên bang Nga phê duyệt trong cùng năm.

Trước hết, các công ty cổ phần phải giới thiệu vị trí này vào đội ngũ nhân viên của mình, nhờ đó, sau một thời gian nhất định đã thu được kết quả khả quan.

Thư ký công ty ở Nga

Làm thư ký công ty là một trách nhiệm lớn. Ông là người bảo đảm trong các mối quan hệ của hội đồng quản trị với các thành viên khác của công ty. Thư ký đảm bảo bảo vệ lợi ích của tất cả các bên bằng cách tuân thủ các văn bản luật nội bộ và lập pháp.

Thông qua việc giải quyết các xung đột đang nổi lên, các kênh giữa hội đồng quản trị và hội đồng quản trị được cải thiện đáng kể. Tăng cường kiểm soát việc thực hiện các quyết định đưa ra và xử lý thông tin, góp phần vào việc quản lý cân bằng và hiệu quả hơn.

Vị trí này dành cho ai?

Trước khi chọn người cho vị trí chịu trách nhiệm này, cần quyết định nhiệm vụ của bí thư xã hội. Danh sách các quan chứcnhiệm vụ bao gồm trong việc thực hiện của thư ký công ty là khá rộng. Ví dụ: đây là sự hỗ trợ cho các thành viên của hội đồng quản trị và ủy ban trong việc cung cấp lời khuyên chuyên môn, cung cấp thông tin, tổ chức các cuộc họp cổ đông và tổ chức họ, giải quyết các tình huống xung đột, duy trì tài liệu nội bộ và bất kỳ hành động nào của công ty theo quy định của pháp luật. Danh sách này không đầy đủ, nhưng nhờ nó, bạn có thể hiểu ai nên được giao phó vị trí này.

Trong thực tế, người ta đã quan sát thấy rằng các luật sư thường thực hiện các nhiệm vụ của một thư ký xã hội. Những phẩm chất như kiến thức về luật pháp, lưu trữ hồ sơ và công bố thông tin có lợi cho họ. Họ có thể cung cấp sự bảo vệ pháp lý và cung cấp hỗ trợ chuyên nghiệp. Mặt yếu là thiếu kỹ năng tổ chức, không đủ kiến thức về điều hành các cuộc họp cổ đông.

Thư ký công ty khá giỏi có thể làm trưởng phòng pháp chế. Không giống như một luật sư bình thường, anh ta có kỹ năng quản lý. Theo ý của ông là một nhóm nhân viên thực hiện các nhiệm vụ nhỏ. Những nhược điểm của một ứng viên như vậy bao gồm không muốn làm những công việc nhỏ và thực tế là anh ta có thể khiến công ty phải trả giá khá đắt.

Khá thường xuyên có một kế toán trưởng kết hợp công việc của một thư ký. Rất có thể, việc bổ nhiệm này được thúc đẩy bởi sự hoàn thành thường xuyên nhiệm vụ của các nhân viên khác. Đúng, có nhiều điểm hạn chế hơn điểm cộng. Tích cực có thể được gọi là quản lý tài liệu và thực hiện công việc đơn điệu. Những bất lợi là thiếu kiến thức về quản trị công ty, luật doanh nghiệp, kỹ năng giải quyết xung đột, thiếu giáo dục pháp luật và năng lực tổ chức và tổ chức các cuộc họp cổ đông.

Từ những thông tin trên, chúng ta có thể kết luận rằng sẽ không ai có thể thay thế hoàn toàn thư ký công ty. Thư ký công ty cổ phần có đầy đủ kiến thức cần thiết. Đúng vậy, phẩm chất cá nhân của một người, mong muốn và nguyện vọng của anh ta là quan trọng.

Yêu cầu công việc cơ bản

Trách nhiệm cao đồng nghĩa với yêu cầu cao. Việc bổ nhiệm vào một vị trí như thư ký công ty do hội đồng quản trị phụ trách.

Các yêu cầu chính có thể được xác định:

1. Giáo dục đại học (pháp lý hoặc kinh tế).
2. Kiến thức về thị trường chứng khoán (tiếng Nga và nước ngoài).
3. Kiến thức về luật của Liên bang Nga liên quan đến luật cổ phần, soạn thảo các quy định.
4. Có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý, hiểu biết về các tiêu chuẩn chính của quản trị doanh nghiệp Nga và quốc tế và các hoạt động kinh tế, tài chính.
5. Trách nhiệm, hòa đồng, khiếu hài hước và khả năng chống stress cao. Cũng như trách nhiệm, khả năng giải quyết các tình huống xung đột, kỹ năng tổ chức và phân tích.
6. Miễn phí sử dụng PC.

Nếu chứng khoán của công ty cổ đông được đưa vào danh sách các sàn giao dịch nước ngoài, thư ký công ty phảihiểu luật pháp quốc tế.

Có thể có một số nhân viên trong đội ngũ thư ký công ty thực hiện một số chức năng nhất định. Tùy thuộc vào quy mô của công ty, số lượng của họ có thể lên đến bảy người. Bản thân thư ký tổ chức có thể chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị hoặc Giám đốc điều hành.

Quyền lợi vị trí

Tầm quan trọng của một vị trí thư ký công ty, người có nhiệm vụ không thể bị đánh giá thấp, rất khó để đánh giá quá cao. Anh ta có thể ảnh hưởng đến sự thành công và kết quả của nguyện vọng của công ty cổ phần. Việc thiếu thông tin liên lạc giữa các mắt xích của chuỗi phân cấp trong công ty có thể dẫn đến nhiều vấn đề. Chúng tôi có thể chỉ ra các vấn đề như trách nhiệm hình sự và hành chính, xung đột công ty, mất uy tín của một công ty cổ phần và khả năng giảm giá cổ phiếu.

Niềm tin của các nhà đầu tư và cổ đông phụ thuộc vào uy tín của công ty. Họ mong muốn ban lãnh đạo hành động vì lợi ích tốt nhất của họ. Thư ký hiệp hội, người có nhiệm vụ và chức năng được quy định trong điều lệ và mã của công ty cổ phần, sẽ giải quyết công việc này một cách hiệu quả nhất.

Chức năng chính

Các chức năng của Thư ký Công ty được trình bày chi tiết trong Quy tắc Ứng xử của Công ty. Tầm quan trọng của vai trò của vị trí này trong công ty được thể hiện bằng các quyền hạn như:

• thông báo cho tất cả những người tham gia cuộc họp cổ đông;
• liệt kê những người sẽtham dự cuộc họp;
• phát bản tin cho các cổ đông của đại hội cổ đông;
• cung cấp quyền truy cập vào thông tin cần thiết;
• phân phát bản sao có chứng thực của các tài liệu mà cổ đông cần tại cuộc họp;
• tư vấn và giải đáp những thắc mắc mà tất cả mọi người quan tâm trong buổi gặp mặt;
• thu thập và chuyển các lá phiếu đã hoàn thành của ủy ban kiểm phiếu;
• cung cấp thông tin về kết quả cuối cùng của cuộc bỏ phiếu;
• tư vấn pháp luật và bảo vệ quyền lợi cổ đông.

Đào tạo

Có cơ hội được đào tạo nâng cao ở vị trí như thư ký công ty, đào tạo sẽ giúp ích cho việc này. Với sự tăng trưởng về nhu cầu, mức lương cao hơn và yêu cầu cao về nghề nghiệp, tất cả các loại tổ chức giáo dục và hội thảo về chủ đề kinh doanh đã xuất hiện ở Nga. Có cơ hội tham gia các khóa học thư ký công ty.

Kết

Các công ty Nga, đã áp dụng kinh nghiệm của nước ngoài, đang phát triển tính hiệu quả của thể chế thư ký công ty, thực hành tạo ra các hoạt động tổ chức thành công. Họ đang cố gắng thể hiện những thay đổi tích cực trong việc chuyển đổi cơ chế quản trị doanh nghiệp, từ đó nâng cao hình ảnh của các công ty cổ phần Nga.