Quy hoạch kho và không gian lưu trữ

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Chỉ khi bạn có thể tin tưởng vào công việc mang lại lợi nhuận của công ty, khi các dây chuyền sản xuất và phân xưởng tại bất kỳ thời điểm nào được cung cấp đủ nguyên liệu, và bộ phận bán hàng - có thành phẩm. Sẽ có thể tránh được thời gian chết nếu bạn tiếp cận đúng quy hoạch kho tại doanh nghiệp. Vấn đề này được xem xét bởi một số lĩnh vực hậu cần, vấn đề được nghiên cứu một cách chi tiết, do đó với sự đánh giá kỹ lưỡng về vấn đề, có thể tạo ra một kho hàng mẫu loại trừ thời gian ngừng hoạt động. Tôi phải nói rằng, lập kế hoạch kho hàng vốn có ở tất cả các công ty thành công hiện đại.

Tính năng lập kế hoạch làm việc kho

Lập kế hoạch nhà kho cẩn thận bao gồm việc tính đến tất cả các khía cạnh của mặt bằng. Đặc biệt chú ý đến khoảng thời gian được phân bổ cho các hoạt động khác nhau. Công việc cẩn thận theo thời gian cho phép, thông qua việc lập kế hoạch sản xuất, cung cấp tất cả các mặt hàng cần thiết vào kho, vận chuyển hàng hóa từ đó không chỉ hiệu quả mà còn khá linh hoạt. Đồng thời, tất cả các lệnh có sẵn trong hệ thống thông tin nội bộ đều được thực hiện. Với việc lập kế hoạch kho hàng chính xác, việc vận chuyển và nghiệm thu các vị trí mất khá nhiều thời gian,do đó đáp ứng các tiêu chuẩn được thiết lập trước.

Mục tiêu chính theo đuổi của việc quy hoạch kho phụ tùng, sản phẩm, đồ gốm sứ độc quyền, bất cứ thứ gì, là biến tổ chức thành một đối thủ cạnh tranh mạnh trên thị trường, đạt được thông qua các hoạt động hiệu quả mang lại lợi ích cho tổ chức kinh tế.

Chúng ta bắt đầu từ đâu?

Cho dù bạn đang lập kế hoạch xây dựng nhà kho cho nhà bán buôn hay bạn chỉ cần làm việc với các điểm lưu trữ cho các công ty bán lẻ, cách tiếp cận đều có các tiêu chuẩn chung. Tất cả bắt đầu với đánh giá:

• doanh thu;
• mức dịch vụ;
• chi phí tồn kho;
• lượng mặt hàng đã mua.

Tin cậy ai?

Như các chuyên gia trong lĩnh vực hậu cần nói, tốt hơn là nên giao việc lập kế hoạch vị trí của các phòng điều hành và phòng tiện ích của nhà kho cho một nhóm được thành lập đặc biệt cho nhiệm vụ này. Để làm được điều này, bộ phận nhân sự thành lập một nhóm dự án và bộ phận quản lý tài liệu đặc biệt chú ý đến các quy trình làm việc trong doanh nghiệp hiện đang hoạt động và ghi lại chúng.

Thông thường, các khía cạnh an toàn cháy nổ của quy hoạch nhà kho không chỉ đòi hỏi phải suy nghĩ lại về kế hoạch làm thế nào để bố trí các phòng ban bên trong, mà thậm chí tổ chức lại toàn bộ nhà kho. Ngoài ra, việc xử lý như vậy cho phép bạn hợp lý hóa cơ sở, làm cho nó phù hợp hơn với các tiêu chuẩn của thời đại chúng ta và đặc điểm của lĩnh vực hoạt động của tổ chức. Phổ biến rộng rãithực hành khi lập kế hoạch kho tại các xưởng cưa, nhà máy, xí nghiệp sản xuất khác cập nhật thiết bị, máy móc, thiết bị sử dụng trong hệ thống kho. Gần đây, lựa chọn phổ biến nhất là lắp đặt các hệ thống tự động để giảm chi phí nhân công và giảm khả năng xảy ra sai sót do yếu tố con người.

Cần chú ý điều gì?

Khi lập kế hoạch kho hàng thành phẩm, hàng tồn kho hoặc các nguồn lực khác, có một số khía cạnh chung quan trọng cần xem xét. Cụ thể, quy trình làm việc bắt đầu với một phép tính ước tính, nhưng dần dần nhóm làm việc sẽ tìm ra các chi tiết tốt hơn để lập kế hoạch bao gồm tất cả các khoảnh khắc làm việc.

Cần phải làm kỹ lưỡng kế hoạch công việc của kho, không để mất bất kỳ khía cạnh trọng yếu nào. Đồng thời, kết quả đạt được phải sao cho khi kết thúc công việc, chúng có thể được thực hiện mà không gặp nhiều khó khăn. Để việc lập kế hoạch như vậy có thể phản ánh chi tiết tình hình thực tế của công ty, cần phải có một cơ sở thông tin đầy đủ cập nhật để phản ánh mọi thứ diễn ra bên trong nó.

Từng cái một và chi tiết

Lập kế hoạch kho là việc đánh giá và tính toán kỹ lưỡng các phương án khác nhau để tổ chức mặt bằng. Mỗi dự án do nhóm công tác đề xuất đều được đánh giá bởi một chuyên gia được lựa chọn và đệ trình lên ban lãnh đạo công ty xem xét. Điều này giúp đưa ra quyết định có lợi cho giải pháp thành công nhất.

Lập kế hoạch quy trình hậu cần trong nhà kho bắt đầu từ bên trong và dần dần "chuyển" ra ngoài. Điều này có nghĩa là ban đầu nhóm làm việc sẽ giải quyết các vấn đề về hàng tồn kho, thiết bị, giải pháp công nghệ sử dụng trong kho, thiết kế sự luân chuyển của các dòng vật liệu dự trữ, sau đó chỉ chọn một tòa nhà mà tất cả những điều này có thể được thực hiện với chi phí tối thiểu và hiệu quả tối đa. Tuy nhiên, khi khai trương một tòa nhà mới, việc lập kế hoạch cho quá trình hậu cần trong nhà kho không kết thúc. Tất cả các nhân viên đang làm việc đều cần làm quen với hệ thống thông tin đã phát triển, cũng như hỗ trợ quy trình làm việc trong thời gian thực là điều cần thiết. Điều này có nghĩa là một số chuyên gia có trách nhiệm được chọn từ nhóm làm việc của các nhà thiết kế. Nhiệm vụ của họ sẽ là kiểm soát các hoạt động trong nhà kho, đo lường các chỉ số hiệu suất định lượng và phát triển các phương án để cải thiện dự án đã triển khai và trong tương lai - tổ chức lại hoàn chỉnh có tính đến các điều kiện thay đổi.

Dự án: cái gì và như thế nào?

Lập kế hoạch kho luôn bao gồm việc nghiên cứu chi tiết về dự án, bao gồm:

• thiết lập mục tiêu;
• hoạt động phân tích;
• phát triển kế hoạch;
• thực hiện kế hoạch;
• bắt đầu công việc.

Lập kế hoạch kho hàng: mọi thứ đều được kết nối

Quá trình lập kế hoạch thường được chia thành nhiều giai đoạn, nhưng mối quan hệ giữa chúng được tính đến. Điều này có nghĩa là các bước không tuần tự, nhưng song song. Vì vậy, tại một thời điểm, nhóm làm việc giải quyết các vấn đềlưu trữ, di chuyển hàng tồn kho, lựa chọn mặt bằng và công nghệ, máy móc. Đồng thời, cần phân chia theo giai đoạn để đạt được sự cân bằng giữa các khía cạnh này.

Tất cả các thành phần được kết nối với nhau. Hãy ghi nhớ điều này khi lập kế hoạch xây dựng nhà kho, các chuyên gia có năng lực luôn kiểm soát việc thay đổi ở một khía cạnh ảnh hưởng đến những khía cạnh khác như thế nào. Cách tiếp cận hiệu quả nhất được coi là lặp đi lặp lại, khi một chu kỳ các hành động liên tiếp được hình thành, lặp lại mọi lúc ngay khi có ít nhất một chỉ báo thay đổi.

Lập kế hoạch: điều gì sẽ xảy ra?

Công việc bắt đầu với việc lập kế hoạch sơ bộ, trong đó một mô hình gần đúng được tạo ra. Nó được phát triển, tập trung vào dự toán ngân sách, định hướng của dự án. Dữ liệu đã biết ở giai đoạn này cho phép hình thành các quyết định dựa trên các hành động tiếp theo. Nhưng càng xa, thông tin chính xác càng phải được sử dụng.

Bước tiếp theo là dự đoán lượng tài nguyên cần thiết cho hoạt động chính xác của doanh nghiệp. Để làm được điều này, bạn cần phải có một dự toán ngân sách và có một ý tưởng khá chính xác về / u200b / u200 hướng của dự án. Sau đó, bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch chi tiết.

Chi tiết và chi tiết

Khi nhóm làm việc đạt đến bước lập kế hoạch chi tiết, theo các tiêu chuẩn logic được thông qua, nhóm làm việc sẽ hoạt động theo các giai đoạn sau:

• lựa chọn không gian lưu trữ;
• kế hoạch bên trong và bên ngoài;
• thi công mặt bằng bên trong;
• phân tíchnhu cầu về thiết bị, hàng tồn kho;
• dự báo năng lực nhân sự, kho hàng;
• lập kế hoạch hoạt động riêng lẻ.

Làm thế nào để không bỏ lỡ bất cứ điều gì

Điều quan trọng là nhóm làm việc phải kiểm soát việc di chuyển trong kho thông tin và vật liệu được thiết kế. Một trong những cách chắc chắn nhất để không bỏ sót bất cứ điều gì là ghi lại tất cả các quy trình kinh doanh, cũng như lập mô hình các luồng thông tin và tất cả các quy trình trong doanh nghiệp. Ngoài ra, bạn có thể tìm ra các mô tả chức năng. Điều này hiệu quả nhất khi sử dụng cơ sở dữ liệu chuyên biệt.

Đồng thời, không nên bắt đầu công việc từ việc đánh cá bằng vịnh. Theo các chuyên gia, trước tiên cần phải lập kế hoạch kinh doanh trong ít nhất 5 năm, nhưng nhiều nhà khoa học tầm cỡ thế giới đồng ý rằng đối với một công ty ít nhiều ổn định, kế hoạch này nên bao gồm cả thập kỷ tới. Đồng thời, không chỉ tính đến các xu hướng hiện có mà còn phải dự đoán những thay đổi về nhu cầu, hướng cải tiến của doanh nghiệp.

Chi: nhiều hay ít?

Trong hầu hết các trường hợp, lập kế hoạch xây dựng nhà kho chiếm khá nhiều tài chính - không quá 15% tất cả các chi phí liên quan đến việc tạo một nhà kho mới, nhưng thường thậm chí ít hơn. Nhưng đó không phải là lý do để đánh giá thấp anh ấy! Cần phải nhớ rằng giai đoạn lập kế hoạch trước là thời điểm mà nhóm làm việc thu thập lượng dữ liệu tối đa có thể. Nếu không thể tích lũy lượng thông tin cần thiết, điều này sẽ sớm dẫn đến công việc bị chậm lại và tăng chi phí, vàcũng sẽ làm giảm hiệu quả của nhóm lập kế hoạch.

Kho khác nhau

Nói về quy hoạch của các cơ sở lưu trữ, cần lưu ý rằng chúng có thể khác nhau đáng kể. Nó phụ thuộc vào một số yếu tố. Ví dụ, các doanh nghiệp thương mại có các cấp độ thiết bị kỹ thuật khác nhau, khác nhau về các đặc điểm tổ chức và cách tiếp cận trong lĩnh vực công nghệ. Điều này có nghĩa là các cơ sở như vậy được quy hoạch khác nhau, tức là sẽ hợp lý nếu phân loại thành các nhóm.

Tiêu chí chính:

• vị trí liên quan đến dòng nguyên liệu;
• chức năng được giao cho nhà kho;
• phạm vi mặt hàng;
• tính năng kỹ thuật;
• cơ giới hóa;
• số tầng;
• hình thức quản lý tổ chức;
• vận.

Các khía cạnh lý thuyết

Khi lập kế hoạch, nhóm làm việc tạo ra một dự án, trong đó, với phương án chính xác, hàng hóa ở trạng thái sẵn có tốt nhất so với người tiêu dùng (người mua). Đồng thời, kế hoạch được chia thành hai phần: địa điểm lưu trữ kho, cũng như địa điểm dành cho các mục đích khác. Người ta tin rằng tỷ lệ hợp lý nhất của các khu vực này là 2: 1, tức là các khu vực được sử dụng để lưu trữ phải lớn gấp đôi so với các khu vực dành cho các nhiệm vụ phụ trợ.

Khi lập kế hoạch kho hàng, họ cố gắng chỉ sử dụng các phương pháp xếp, đặt kho hợp lý nhất, trong khi các vị trí được bố trí tương đối với nhausao cho không có ảnh hưởng nào khác được tạo ra và thiệt hại không xảy ra do sự gần gũi không mong muốn. Họ cố gắng đặt những hàng hóa như vậy gần nhau để tiện cho việc di chuyển mà bạn có thể sử dụng thiết bị tương tự.

Tổng kho

Đây có thể được mô tả là loại kho phổ biến nhất trong các công ty thương mại ở nước ta (và không chỉ). Trong một nhà kho như vậy có các khu:

• sản xuất, nơi chủ yếu thực hiện các hoạt động công việc;
• phụ trợ, dùng để chứa container, pallet, thùng hàng;
• kỹ thuật, nơi cài đặt các thiết bị và thông tin liên lạc khác nhau. Điều này cũng bao gồm phòng đựng thức ăn, nơi làm việc của thợ sửa chữa;
• hành chính, đối nội.

Đặc điểm của quy trình công nghệ, tất nhiên, ảnh hưởng mạnh mẽ đến cấu trúc và bố trí của lãnh thổ lưu trữ. Đã ở giai đoạn thiết kế, nhóm làm việc lập một danh sách đầy đủ các mặt bằng cần thiết cho một nhà kho cụ thể, đồng thời cũng hiển thị tỷ lệ diện tích tương ứng với nhau. Đồng thời, họ cố gắng tổ chức một quy trình làm việc liên tục, được chia thành các luồng không gây cản trở lẫn nhau.

Kho: chọn như thế nào?

Khi chọn phòng, nhiều người giải quyết vấn đề khá đơn giản: họ tìm ra diện tích cần thiết, thuê một tòa nhà phù hợp. Hiếm có công ty nào tính toán tương lai một cách nghiêm túc, đặc biệt là những công ty nhỏ. Nhưng bạn cần hiểu: lợi ích của công ty có thể thay đổi nhanh chóng.

Những năm gần đây, cơ hội ngày càng nhiềubao gồm các thị trường bán hàng không thể tiếp cận được thậm chí một năm hoặc một vài năm trước đây, nhưng cùng với điều này, sự cạnh tranh đã phát triển, điều kiện làm việc đã thay đổi. Những khía cạnh này có ảnh hưởng đến ngành công nghiệp cho thuê nhà kho. Do đó, một công ty không muốn lãng phí tiền nên phân tích tương lai và chỉ sau đó đưa ra quyết định có lợi cho một lựa chọn cụ thể.

Đặc điểm của vấn đề

Điều đầu tiên đáng chú ý trong vấn đề này là vị trí địa lý của lãnh thổ quan tâm. Có khả năng các mặt hàng sẽ cần được vận chuyển giữa các kho nếu công ty có nhiều tòa nhà, và những chi phí này phải được tính trước. Chi phí hậu cần càng đắt, thì thẻ giá càng cao, điều này cuối cùng có thể dẫn đến thực tế là một người mua tiềm năng sẽ tìm đến đối thủ cạnh tranh. Đây là một động lực để giảm chi tiêu liên quan đến hậu cần.

Nhưng với kho công nghiệp, mọi thứ dễ dàng hơn một chút. Thông thường, một doanh nghiệp trang bị cho tất cả các kho hàng trên lãnh thổ của nhà máy, xí nghiệp, giúp giảm chi phí tiền bạc và thời gian cho việc vận chuyển các mặt hàng. Nhưng vấn đề chọn kích thước tối ưu vẫn còn liên quan. Công việc khó khăn nhất là quy hoạch kho phân phối và cung ứng. Trong bất kỳ phương án nào, nhóm công tác dự đoán chi phí liên quan đến cơ hội đang được xem xét, thu nhập của công ty, tính toán tỷ lệ giữa chúng, từ đó có thể hiểu kho hàng này sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp.

Bạn sẽ phải chi tiêu gì?

Trước hết, họ đánh giá chi phí liên quan đến vận chuyển. Những khoản đầu tư nàyđược coi là ban đầu, bao gồm công việc tạo ra, sửa chữa đường xá, mua phương tiện giao thông, xây dựng cơ sở vật chất cho thời gian ngừng hoạt động và sửa chữa ô tô. Ngoài ra, danh mục này bao gồm các chi phí liên quan đến việc gửi, chuyển phát các mặt hàng.

Một khoản chi phí khác liên quan đến việc lập kế hoạch nhà kho và biến kế hoạch thành hiện thực là bản thân việc xây dựng. Chi phí vận hành cũng được dự đoán trước. Nhóm đầu tư này bao gồm tiền chi cho thiết bị. Đừng quên về sửa chữa, hóa đơn điện nước, tiền lương. Ước tính về những chi phí này nên được chuẩn bị sẵn ở giai đoạn lập kế hoạch.

Nhiều hơn là tốt hơn. Hay không?

Nói chung, một nhà kho lớn có lợi hơn một kho nhỏ. Thông thường, ước tính chi phí của một nhà kho theo: trên một tấn hàng hóa được lưu trữ. Vì giá trị càng nhỏ, phòng càng lớn, nên có thể cho rằng các kho lớn luôn được ưu tiên hơn các kho nhỏ. Đồng thời, việc hợp nhất một số kho hàng thuộc sở hữu của công ty nhỏ nằm ở các địa điểm khác nhau thành một kho hàng lớn sẽ làm tăng chi phí vận chuyển, vì việc vận chuyển sẽ trở nên kém lợi nhuận hơn. Nhưng sự hiện diện của các kho hàng nhỏ là một bước tiến đối với người mua, vì chi phí vận chuyển giảm, thời gian giao hàng giảm. Mặt khác, có nhiều chi phí liên quan đến việc xây dựng cơ sở vật chất và sử dụng chúng (thông tin liên lạc, nhân sự).

Làm thế nào để tìm được mặt bằng trung gian? Các chuyên gia khuyên bạn nên đánh giá các khía cạnh sau:

• mật độ cạnh tranh;
• sự gần gũi với khách hàng;
• gần nhà cung cấp nguyên liệu;
• cấpcuộc sống trong vùng;
• khả năng nhân viên kho;
• mức lương kế hoạch;
• khả năng vận chuyển;
• thuế;
• lợi nhuận.

Ngoài ra, họ phân tích xem nhà kho tiềm năng sẽ nằm gần đường sắt, một thành phố lớn hay không, nêu rõ chi phí đất đai, mức độ phức tạp của việc xin giấy phép. Việc phân tích kỹ lưỡng các yếu tố này sẽ giúp xác định lựa chọn nào có lợi hơn: tạo ra một nhà kho lớn hay một số nhà kho nhỏ.