Tài liệu kế toán là Khái niệm, quy tắc đăng ký và lưu trữ tài liệu kế toán. 402-FZ "Về Kế toán". Điều 9. Chứng từ kế toán chính

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Việc thực hiện đúng các chứng từ kế toán là rất quan trọng đối với quá trình tạo ra thông tin kế toán và xác định nghĩa vụ thuế. Vì vậy, cần phải xử lý tài liệu một cách đặc biệt.

Các chuyên gia của dịch vụ kế toán, đại diện của các doanh nghiệp nhỏ lưu giữ hồ sơ độc lập nên biết các yêu cầu chính đối với việc tạo, thiết kế, di chuyển, lưu trữ giấy tờ.

Khái niệm tài liệu

Các hành vi quản lý về kế toán không tiết lộ khái niệm về tài liệu. Do đó, nên sử dụng định nghĩa được thiết lập bởi GOST R ISO 15489-1-2007.

Chứng từ kế toán là thông tin nhận dạng được ghi trên vật chuyên chở, do một cá nhân, tổ chức tạo ra, tiếp nhận và lưu trữ để làm bằng chứng khi xác nhận hoạt động kinh doanh hoặc hợp pháp.nghĩa vụ.

Tài liệu chính là tài liệu chứa dữ liệu nguồn về các quy trình và hoạt động. Đây là các chứng từ kế toán làm căn cứ để ghi sổ kế toán.

Chứng từ kế toán chính là chứng từ ghi nhận các sự kiện hoạt động kinh tế. Khái niệm này của Luật Liên bang "Về Kế toán" được quy định bởi các điều khoản.

Yêu cầu chính được đặt ra cho việc biên soạn của họ là chúng phải được biên soạn khi thực tế hoạt động kinh tế được thực hiện hoặc ngay sau khi hoàn thành (nếu có thể).

Giấy tờ chính chủ

Tài liệu kế toán chính phải được lập tại thời điểm giao dịch kinh doanh, và nếu không thể thực hiện được thì ngay sau khi hoàn thành.

Các tài liệu chính chính là:

1. Phiếu gửi hàng, có mẫu TORG-12.
2. RKO và PKO.
3. Tài liệu tham khảo kế toán.
4. Báo cáo chi phí.

Các loại tài liệu chính

Không có hành vi quy phạm nào có quy định nhóm và phân loại tài liệu kế toán. Có thể phân biệt các loại chứng từ kế toán sau, đây là các chứng từ có tính đến:

1. Nơi biên soạn của họ: bên ngoài và bên trong.
2. Hình thức tài liệu áp dụng: không thống nhất (sáng tạo theo các hình thức đã được tổ chức độc lập phát triển), thống nhất (tạo theo các hình thức có trong albumhình thức thống nhất).
3. Loại vật mang thông tin: điện tử và giấy.
4. Khối lượng dữ liệu: tóm tắt và sơ cấp.
5. Loại công nợ, lĩnh vực kế toán, tài sản: kế toán giao dịch tiền mặt, kế toán dồn tích trả lương, kế toán hàng tồn kho, kế toán tài sản cố định, …

Hình thức kế toán chính

Đăng ký kế toán chứng từ kế toán trước hết là việc sử dụng các biểu mẫu thống nhất và được phát triển độc lập. Việc sử dụng nhiều hợp nhất từ năm 2013 là không bắt buộc.

Tất cả các biểu mẫu chính phải được người đứng đầu tổ chức phê duyệt. Những điều sau đây hiện là bắt buộc:

1. Theo kế toán dịch vụ vận tải hàng hóa (272-P của Chính phủ).
2. Theo kế toán lao động, thanh toán của nó (1-P của Ủy ban Thống kê Nhà nước).
3. Kế toán các giao dịch tiền mặt (88-P của Ủy ban Thống kê Nhà nước, 3210-U của Ngân hàng Liên bang Nga).

Mẫu chuẩn cũng được cung cấp cho đơn hàng thanh toán. Trong quá trình phát hành biểu mẫu thống nhất, việc điền các chứng từ kế toán, cụ thể là tất cả các cột (dòng) đã cung cấp, là bắt buộc. Nếu thiếu bất kỳ thông tin nào, phải đặt dấu gạch ngang vào cột tương ứng.

Điều cần lưu ý là việc sử dụng các chứng từ kế toán, hiện không bắt buộc, vẫn được sử dụng trong các tổ chức. Có tính đến nhu cầu nội bộ của doanh nghiệp, các biểu mẫu này có thể được hoàn thiện. Chúng có thể được làm cho phù hợp hơn và thuận tiện hơn cho việc ấn định các hoạt động kinh doanh cụ thể. Ví dụ, bạn có thểTừ chối sử dụng các vật dụng in ấn và nhãn hiệu ở mặt trước và mặt sau.

Phê duyệt chứng từ kế toán chính

Các tổ chức có nghĩa vụ phê duyệt các biểu mẫu chính hiện hành (4 đoạn 1/2008-PBU). Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là chỉ cần liên kết đến anbom Mẫu đồng phục sẽ không đủ.

Chính sách kế toán nên liệt kê các loại tài liệu cụ thể từ các album mà tổ chức sẽ sử dụng, cũng như danh sách những người có quyền ký các tài liệu chính.

Biểu mẫu cũng có thể được chấp thuận bởi các quy định khác của địa phương. Ví dụ, lệnh phê duyệt các mẫu chứng từ kế toán chính. Chính sách kế toán phải có liên kết đến đơn đặt hàng như vậy.

Chi tiết bắt buộc của chứng từ kế toán

402-FZ quy định các yêu cầu đối với các chi tiết bắt buộc của tài liệu kế toán chính. Có bảy chi tiết như vậy:

1. Ngày của tài liệu.
2. Tên của anh ấy.
3. Tên tổ chức kinh tế đã biên soạn tài liệu.
4. Nội dung sự kiện kinh doanh.
5. Số lượng đo lường tiền tệ hoặc tự nhiên (có đơn vị).
6. Tên chức vụ của những người chịu trách nhiệm về giao dịch.
7. Chữ ký kèm theo bảng điểm của những người có trách nhiệm.

Một số tài liệu không phải là tài liệu chính có thể được sử dụng như vậy.

Nếu một tổ chức phản ánh chi phí thuê, thì các tài liệu kế toán đó là hành vi và hợp đồng thuê. Điều 611 và 622 của Bộ luật dân sựxác định rằng trong trường hợp đó, các hành vi song phương về việc chấp nhận và chuyển giao đối tượng báo cáo phải được lập ra. Nếu chúng ta xem xét Điều 753 của Bộ luật Dân sự, thì các hành vi có tính chất đơn phương có thể được coi là tài liệu chính.

Tài liệu kế toán

Điều quan trọng là phải xem xét các trường hợp đặc biệt thường xảy ra khi chuẩn bị tài liệu.

Từ chối việc sử dụng con dấu. Mục đích chính của con dấu là để chứng thực chữ ký của người có trách nhiệm. Kể từ năm 2015, doanh nghiệp không bắt buộc phải dán tem. Thông tin về báo chí cần được phản ánh trong Điều lệ của tổ chức (82-FZ). Con dấu chỉ được yêu cầu khi quy định của liên bang yêu cầu.

Nó phải có mặt trên các giấy tờ sau: giấy chứng nhận kho hàng kép, hành vi tai nạn tại nơi làm việc, tài liệu nộp cho cơ quan hải quan, giấy ủy quyền cho phép bạn đại diện cho lợi ích của một pháp nhân tại tòa án.

Con dấu không phải là điều kiện bắt buộc, tuy nhiên, con dấu có thể được cung cấp theo mẫu chứng từ kế toán chính, được người đứng đầu đơn vị kinh doanh phê duyệt.

Tài liệu được soạn thảo bằng tiếng nước ngoài. Các tài liệu chỉ bằng tiếng Nga mới có thể được chấp nhận cho kế toán. Nếu tài liệu được soạn thảo bằng ngôn ngữ khác, thì phải có bản dịch sang tiếng Nga và nó phải từng dòng một. Chứng nhận bản dịch là không bắt buộc, ngoại trừ các trường hợp do Công ước La Hay quy định:

1. Đồng hồ không rúp trong các chứng từ kế toán chính. Dữ liệu chi phí trong tài liệu kế toán có thể được phản ánh theo đơn vị quy ước, bằng tiền tệ, bằng đồng rúp.
2. Chính ở dạng điện tử.

402-FZ cho phép các tổ chức kinh doanh phát hành các tài liệu chính không chỉ ở dạng giấy mà còn ở dạng điện tử.

Chứng từ điện tử phải chứa tất cả các chi tiết bắt buộc được thiết lập cho chứng từ kế toán, cũng như chữ ký điện tử.

Chữ ký điện tử có ba loại - đơn giản, nâng cao không đủ tiêu chuẩn, nâng cao đủ tiêu chuẩn. Theo Bộ Tài chính, bất kỳ chữ ký nào trong ba chữ ký này đều có thể được sử dụng.

Giấy ủy quyền ký chứng từ kế toán chính

Nhân viên của một tổ chức có quyền ký nếu một trong các tài liệu sau được soạn thảo:

1. Giấy ủy quyền ký chính (điều 185-189 BLDS).
2. Đặt hàng bên phải ký tên.

Khi so sánh với lệnh trao quyền ký, giấy ủy quyền cũng có thể được cấp cho những người không phải là nhân viên của tổ chức. Theo thỏa thuận của các bên, bản fax có thể được sử dụng để ký các tài liệu chính (Điều 160 Bộ luật Dân sự).

Lịch trình quy trình làm việc trong kế toán

Lịch trình quy trình làm việc là một mô tả, có thể ở dạng bảng hoặc sơ đồ, về các thủ tục tạo, di chuyển, xử lý và lưu trữ tài liệu kế toán. Lịch trình có thể được phê duyệt như một phụ lục của chính sách kế toán hoặc như một hành động quy phạm địa phương. Trong trường hợp thứ hai, chính sách kế toán phải có liên kết đến đạo luật này.

Lịch trình quy trình làm việc nhất thiết phải phản ánh:

1. Điều khoản trong đó tài liệu phải được soạn thảo, truyền tải, xử lý, lưu trữ.
2. Vị trí của những người chịu trách nhiệm về hoạt động được phản ánh trong lịch trình quy trình làm việc (105-P của Bộ Tài chính).

Tạp chí kế toán chứng từ sơ cấp

Ghi nhật ký như vậy là một quy tắc quản lý tài liệu hợp lý hơn là kế toán. Cần thiết cho việc đăng ký chứng từ kế toán - chứng từ chính đến và đi. Các chuyên gia khuyên nên giữ một sổ nhật ký tương tự trong trường hợp kế toán được thực hiện mà không sử dụng các chương trình kế toán chuyên biệt.

Ví dụ: khi sử dụng 1C, một tạp chí tài liệu có thể được tạo và in ngay khi cần thiết. Vì vậy, sổ đăng ký chứng từ nhận hàng sẽ hiển thị chứng từ của nhà cung cấp và sổ đăng ký chứng từ tiền mặt tương ứng là chứng từ trên bàn thu ngân của doanh nghiệp.

Kế toán, không giống như kế toán thuế, cho phép phản ánh các dữ kiện của hoạt động kinh tế trong trường hợp không có tài liệu kế toán chính, nhưng chỉ khi chúng được nhận sau.

Trong trường hợp này, các dữ kiện của hoạt động kinh tế phải được ghi lại bằng cách sử dụng giá trị ước tính. Khi tài liệu đến, nó sẽ không được đảo ngược. Chỉ cần sửa ngày nhận của nó.

Cách tiếp cận nàyđược quy định bởi 21/2008-PBU, 119n-P của Bộ Tài chính, AKPI16-443-R VS.

Các tài liệu liên quan đến giao dịch trung gian là một ngoại lệ đối với thủ tục này. Người trung gian có nghĩa vụ chuyển giao tất cả các tài liệu. Trong trường hợp báo cáo về giao dịch đã hoàn thành được lập có sai sót hoặc không chính xác, bên giao đại lý có quyền phản đối trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được báo cáo (999, 1008 điều của Bộ luật Dân sự).

Lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán

Thứ tự lưu trữ của chính được xác định bởi 558-P của Bộ Văn hóa. Tổng thời gian lưu trữ tài liệu, theo Điều 9, "Về kế toán" 402-FZ, là 5 năm. Người đứng đầu doanh nghiệp chịu trách nhiệm tổ chức lưu trữ tài liệu.

Một số tài liệu nên được lưu giữ lâu hơn:

1. Về việc mua lại bất động sản - ít nhất 10 năm.
2. Đối với các giao dịch bất động sản - vô thời hạn.
3. Trả cổ tức và giấy chứng nhận đi công tác ở miền Viễn Bắc - 75 năm.

Nếu hồ sơ nội bộ đã hết hạn, chúng có thể bị hủy. Quyết định về khả năng tiêu hủy phải được đưa ra bởi một ủy ban chuyên gia, được thành lập hàng năm hoặc hành động vĩnh viễn. Dựa trên kết quả của các hoạt động của một ủy ban như vậy, một hành động nên được lập ra, phản ánh danh sách các tài liệu sẽ bị tiêu hủy.

Doanh nghiệp có thể tự mình thanh lý tài liệu hoặc chuyển giao cho một đơn vị chuyên tráchtổ chức.

Trách nhiệm lưu trữ tài liệu chính

Hình phạt được đưa ra nếu vi phạm nghiêm trọng các yêu cầu về kế toán và báo cáo tài chính. Một trong những tài liệu thô lỗ nhất là thiếu tài liệu kế toán chính bắt buộc, sổ đăng ký kế toán, báo cáo tài chính và báo cáo kiểm toán cho một tổ chức kinh tế.

Nếu phát hiện những hành vi vi phạm như vậy, bạn sẽ bị phạt với số tiền như sau:

1. Quan chức - 5-10 nghìn rúp.
2. Vi phạm nhiều lần của quan chức - 10-20 nghìn rúp hoặc không đủ tư cách trong 1-2 năm.