Quy tắc duy trì sổ làm việc ở Nga

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Sổ việc làm - một trong những tài liệu quan trọng nhất liên quan đến việc chính thức hóa quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động. Các tiêu chuẩn để xử lý nó được xác định ở cấp độ của các hành vi pháp lý liên bang. Các quy tắc để duy trì một sổ làm việc là một ví dụ về luật pháp khá nghiêm ngặt. Chi tiết cụ thể của họ là gì?

Thông tin chung về lưu trữ hồ sơ công việc

Nguồn lập pháp chính quy định các quy tắc duy trì sổ sách công việc là Nghị định thứ 225 của Chính phủ Nga, ban hành ngày 16 tháng 4 năm 2003. Nó phác thảo một cách nhất quán tất cả các sắc thái liên quan đến việc xử lý chính xác tài liệu này. Hãy xem xét các thông tin chung về việc duy trì sổ làm việc, có trong Nghị quyết.

Đạo luật này xác định rằng sổ làm việc là tài liệu chính phản ánh thông tin về các hoạt động và kinh nghiệm của một công dân. Nghị định nói rằng người sử dụng lao động phải bắt đầu sổ làm việc (cũng như tiếp tục duy trì sổ hiện có) cho mỗi nhân viên đã làm việc trong tổ chức trên 5 ngày (với điều kiện công việc này là chính).

Có thể lưu ý rằng có đủtrong một số trường hợp hiếm hoi, khi người sử dụng lao động là một cá nhân, sổ làm việc không bắt đầu - điều này bị pháp luật nghiêm cấm.

Thông tin chính được phản ánh trong sổ làm việc: dữ liệu cá nhân về nhân viên, bản chất công việc mà anh ta thực hiện, thông tin về sự chuyển đổi giữa các nhà tuyển dụng khác nhau, thông tin về giải thưởng cho các thành tích khác nhau. Mọi hình thức kỷ luật không có trong tài liệu, trừ khi đó là sa thải.

Sách việc làm được điền bằng tiếng Nga và ở các nước cộng hòa thuộc Nga có thể sử dụng ngôn ngữ địa phương có trạng thái của nhà nước.

Thiết kế sách

Chúng ta có thể bắt đầu khám phá các quy tắc để duy trì sổ làm việc từ các điểm phản ánh các đặc điểm của việc điền vào một tài liệu. Dưới đây là những thông tin quan trọng nhất về quá trình này:

- nếu nhân viên được tuyển dụng lần đầu tiên, thì công ty tuyển dụng phải cấp sổ làm việc cho anh ta trong vòng một tuần sau khi người đó bắt đầu sự nghiệp của mình;

- thông tin về nhân viên được nhập vào tài liệu được đề cập trên cơ sở hộ chiếu hoặc nguồn nhận dạng được công nhận hợp pháp khác;

- dữ liệu về trình độ học vấn mà nhân viên nhận được, cũng như về chuyên môn, nghiệp vụ của anh ta được lấy từ văn bằng và các tài liệu khác xác nhận trình độ;

Ngay sau khi sổ làm việc được phát hành, người sử dụng lao động cam kết bảo quản đúng cách. Nhưng trên thực tế, tất cả những gì một công ty có thể làm với sổ làm việc là ghi vào sổ và thực hiện các điều chỉnh. Vì vậy, điều cực kỳ quan trọng là phải biết cách nhập đúng vào cácghi lại tài liệu.

Mục

Các quy tắc để duy trì một sổ làm việc giả định rằng tất cả các mục trong đó (ví dụ: liên quan đến chuyển nhượng, thông tin về bằng cấp, sa thải, giải thưởng, v.v.) được thực hiện trên cơ sở một đơn đặt hàng phải có chữ ký của một người có thẩm quyền quản lý của công ty- người sử dụng lao động. Việc nhập thông tin vào sổ làm việc nên được thực hiện mà không sử dụng các chữ viết tắt. Các mục nhập phải được theo sau bởi một số sê-ri. Bất cứ khi nào bộ phận nhân sự của công ty chỉnh sửa sổ làm việc của nhân viên, cô ấy phải thông báo cho anh ta về những thay đổi đối với chữ ký.

Nếu thông tin về sa thải phải được nhập vào tài liệu, thì cách diễn đạt phải tuân thủ đầy đủ những điều được quy định trong Bộ luật Lao động của Liên bang Nga và các luật liên bang khác. Nếu hợp đồng lao động bị chấm dứt theo Điều 77 của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga, thì trong sổ làm việc, cần phải tham khảo đoạn cần thiết từ phần 1 của nó. Nếu một người bị sa thải trên cơ sở các quy định tại Điều 81 của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga, thì tài liệu cũng phải phản ánh cách diễn đạt theo quy định của pháp luật. Nếu hợp đồng lao động bị chấm dứt do những trường hợp ngoài tầm kiểm soát của người sử dụng lao động và người lao động, thì bạn nên tham khảo các quy định tại Điều 83 của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga.

Nếu nhân viên muốn, thì sổ làm việc có thể ghi thông tin liên quan đến công việc bán thời gian (bao gồm cả việc sa thải khỏi nó). Nhưng đối với điều này, nhân viên phải cung cấp cho dịch vụ nhân sự một tài liệu xác nhận mối quan hệ việc làm của anh ta với một chủ lao động khác.

Bao gồmcác hồ sơ phổ biến khác cung cấp các quy tắc để duy trì sổ làm việc - thông tin về nghĩa vụ quân sự (cũng như công việc trong các cơ quan nội chính và các cơ quan thực thi pháp luật và tiểu bang khác). Ngoài ra, thông tin phản ánh việc nhân viên đã hoàn thành các khóa đào tạo nâng cao có thể được nhập vào tài liệu.

Trong sổ làm việc, như chúng tôi đã lưu ý ở trên, thông tin về các phần thưởng của nhân viên được ghi nhận do thành quả lao động của người đó. Đây có thể là thông tin về các giải thưởng nhà nước, danh hiệu danh dự, việc xuất trình văn bằng, huy hiệu, văn bằng và các loại ưu đãi khác được quy định bởi luật pháp Liên bang Nga và các hành vi pháp lý địa phương của người sử dụng lao động.

Thay đổi và sửa chữa

Các quy tắc để duy trì sổ công việc cũng cho phép thay đổi và sửa chữa tài liệu này. Chúng nên được sản xuất như thế nào? Nếu chúng ta đang nói về việc thay đổi họ tên, ngày tháng năm sinh, thông tin về trình độ học vấn, thì hành động của bộ phận nhân sự phải được xác nhận bằng các tài liệu liên quan đến sự kiện cập nhật.

Nếu nhân viên nhân sự mắc lỗi khi nhập sổ làm việc, thì điều này có thể được sửa chữa. Đồng thời, bộ phận nhân sự cũng có thể điều chỉnh phù hợp với công việc mới, nếu có tài liệu hỗ trợ từ người sử dụng lao động trước.

Nếu chúng ta đang nói về việc chỉnh sửa trong các phần phản ánh sự thật về công việc hoặc về giải thưởng, thì dữ liệu không chính xác không thể bị gạch bỏ: nên ghi chú rằngchúng không hợp lệ và thông tin chính xác sẽ được nhập tiếp theo.

Có thể xảy ra một tình huống trong đó một tổ chức mắc lỗi trong việc chuẩn bị sổ sách công việc đã thay đổi tình trạng pháp lý của tổ chức đó. Trong trường hợp này, các điều chỉnh trong tài liệu phải được thực hiện bởi công ty đã trở thành đơn vị kế thừa công ty. Khi tổ chức được thanh lý, người sử dụng lao động mới thực hiện các thay đổi đối với sổ làm việc. Một tình huống tương tự - nếu nhà tuyển dụng là một doanh nhân cá nhân đã thanh lý tư cách của mình.

Phát hành sổ làm việc trùng lặp

Hãy xem xét một khía cạnh quan trọng khác, bao gồm các quy tắc để duy trì sổ làm việc. Nghị định thứ 225 của Chính phủ Liên bang Nga cho phép phát hành các bản sao của họ. Có thể có một số lý do cho thủ tục này. Chúng ta hãy nghiên cứu những điều chính chứa các quy tắc để duy trì một cuốn sổ làm việc. Một nhân viên nên làm gì nếu chẳng hạn, anh ta vô tình làm mất tài liệu liên quan?

Trước hết, bạn cần thông báo cho nhà tuyển dụng về sự việc này. Theo luật, công ty phải cấp bản sao sổ làm việc trong trường hợp này trong vòng 15 ngày. Khi phát hành tài liệu này, nhà tuyển dụng phải nhập vào đó thông tin phản ánh thời gian phục vụ (được ghi lại), cũng như thông tin về giải thưởng.

Có thể cấp bản sao thay cho sổ công việc hợp lệ, trong đó có hồ sơ sa thải hoặc chuyển công tác không hợp lệ. Trong trường hợp này, phiên bản mới của tài liệu sẽ chứa tất cả dữ liệu cần thiết, ngoại trừ những dữ liệu không chính xác.

Quy tắc bảo quản, lưu trữ sổ làm việc đề nghị người sử dụng lao động phải cung cấptoàn vẹn, ngăn ngừa hư hỏng, không được làm mất các tài liệu liên quan. Nhưng nó xảy ra rằng, vì nhiều lý do khác nhau, công ty vẫn vi phạm một trong những quy tắc này. Ví dụ, do một trường hợp khẩn cấp. Nếu đã xảy ra trường hợp người sử dụng lao động mất sổ sách công việc, thì thời gian phục vụ của nhân viên được ghi trong sổ sách đó được xác lập bởi một khoản hoa hồng đặc biệt. Nó bao gồm các đại diện có thẩm quyền của các công ty sử dụng lao động, các tổ chức công đoàn khác nhau và các cơ cấu được ủy quyền khác.

Ủy ban kiểm tra các tài liệu mà nhân viên có - chứng chỉ hoặc, ví dụ, những tài liệu liên quan đến hoạt động của công đoàn - vé, thẻ đăng ký, sổ lương. Nếu nhân viên không có sẵn các nguồn liên quan, thì sự thật rằng anh ta đã làm việc trong một công ty như vậy và một công ty như vậy có thể được xác nhận dựa trên lời khai của hai hoặc nhiều người từng là đồng nghiệp của một người. Sau khi hoàn thành công việc, các tài liệu trùng lặp, được soạn thảo theo cách thức quy định, sẽ được cấp cho nhân viên. Cũng có thể nhờ tòa án tham gia vào quá trình thiết lập thời hạn phục vụ.

Cấp sách khi tan học

Có một số quy định bằng cách nào đó tương quan với Nghị quyết, thiết lập các quy tắc để duy trì sổ làm việc. Cụ thể, theo Bộ luật Lao động của Liên bang Nga, người sử dụng lao động có nghĩa vụ giao cho người lao động tài liệu thích hợp trong tay sau khi sa thải. Điều này hoạt động như thế nào trong thực tế?

Trong quá trình sa thải, các mục mà bộ phận nhân sự của người sử dụng lao động đã thực hiện trong sổ làm việc của nhân viên phảiđược chứng nhận hợp lệ. Ngoài ra, bản thân người lao động phải đặt chữ ký của mình. Nếu thông tin trong sổ làm việc không chỉ được nhập bằng tiếng Nga, thì từ ngữ cũng được chứng nhận bằng một ngôn ngữ khác.

Thiết kế chèn

Một phụ trang được thực thi hợp lệ cũng có thể được đính kèm vào sổ làm việc. Nó có các số nhận dạng duy nhất - một chuỗi và một số. Nó được sử dụng nếu tất cả hoặc liên quan đến bất kỳ phần nào của trang được điền vào sổ làm việc, do đó không có chỗ nào để nhập thông tin mới.

Phụ trang được duy trì theo các quy tắc giống như sổ làm việc, và nếu không có tài liệu này thì tài liệu này không hợp lệ. Bất cứ khi nào bộ phận nhân sự phát hành phụ trang, cần phải đóng dấu phản ánh sự việc này vào sổ làm việc.

Lưu trữ sách

Nghị quyết thứ 225 không chỉ phản ánh các quy tắc cơ bản để duy trì một sổ làm việc. Làm thế nào để lưu trữ các tài liệu này, cũng như lưu giữ hồ sơ về chúng, cũng được mô tả ở đó. Có thể lưu ý rằng người sử dụng lao động phải tiến hành các thủ tục thích hợp không chỉ đối với sổ làm việc và phụ trang hợp lệ, mà còn cả các biểu mẫu.

Để đảm bảo việc hạch toán chứng từ chính xác, công ty phải có một số chứng từ:

- sổ thu nhập và chi phí, ghi lại thông tin về các mẫu sổ công việc và phụ trang;

- sổ kế toán luân chuyển chứng từ.

Hình thức của các tài liệu liên quan được xác định trong các quy định do các cơ quan hành pháp của Liên bang Nga ban hành. Về sổ thu nhập và chi phí - trongthông tin về tất cả các thủ tục phản ánh việc nhận hoặc chi tiêu của các biểu mẫu được đề cập phải được nhập vào đó. Khi hạch toán, cần phải chỉ ra số hiệu của từng chứng từ. Trong sổ kế toán việc luân chuyển sổ và phụ trang kèm theo phải ghi các chứng từ nhận của nhân viên vào làm việc, cũng như sổ công việc và phụ trang bổ sung. Sau khi sa thải, một nhân viên của công ty ký vào cả hai cuốn sách.

Các dạng sổ làm việc và phụ trang phải được lưu trữ như những tài liệu có trách nhiệm giải trình nghiêm ngặt. Chúng chỉ được cấp cho nhân viên có thẩm quyền của công ty khi có yêu cầu. Một chuyên viên của hồ sơ thích hợp phải gửi cho bộ phận kế toán của mình một báo cáo về tình hình của mọi thứ với số lượng biểu mẫu, về số tiền nhận được cho sổ công việc và phụ trang.

Các khía cạnh của sản xuất và mua lại sách công việc

Sổ làm việc là tài liệu quan trọng nhất, và do đó nó được sản xuất theo cách được cấp có thẩm quyền chính thức phê duyệt. Các biểu mẫu sổ công việc, cũng như phụ trang, có các tính năng bảo mật thích hợp. Bản thân công ty sử dụng lao động phải có được các loại tài liệu được đề cập, nhưng đồng thời, có quyền được nhân viên bồi thường chi phí tương ứng.

Sách bài tập ở Nga: sự phát triển của luật pháp

Những sự kiện thú vị nhất phản ánh sự phát triển của pháp luật thiết lập các quy tắc để duy trì sổ làm việc. Nga là một quốc gia có luật pháp thường xuyên thay đổi trong nhiều lĩnh vực. Theo nhiều luật sư, phạm vi điều chỉnh của luật lao động và các ngành liên quan -một ví dụ điển hình về điều này.

Trước hết, chúng tôi lưu ý rằng các quy tắc để duy trì sổ làm việc trước năm 2003 và những quy định được lập hiện nay được quy định bởi các quy định khác nhau về cơ bản. Mặc dù thực tế là vào năm 2003, chế độ nhà nước hiện đại của Nga đã hoàn toàn diễn ra, luật pháp Liên Xô vẫn có hiệu lực trong lĩnh vực điều chỉnh việc lưu hành sách công việc. Vì vậy, thủ tục điền các giấy tờ liên quan được quy định trong Nghị định số 656 ngày 1973-06-09 do Hội đồng Bộ trưởng Liên Xô và Hội đồng Công đoàn Trung ương toàn Liên bang ban hành - “Trên sổ công nhân viên chức”. Phù hợp với nguồn luật này, một Chỉ thị cũng đã được ban hành, theo đó việc hạch toán sổ sách công việc tại các doanh nghiệp Liên Xô sẽ được thực hiện. Văn bản này lần lượt được phê duyệt theo Nghị định của Ủy ban Lao động Nhà nước Liên Xô. Một trong những tài nguyên dễ tiếp cận nhất mà bạn có thể tìm thấy các quy tắc của Liên Xô về việc duy trì một cuốn sách làm việc để tham khảo là "Nhà tư vấn". Nhưng tài liệu này cũng được tìm thấy trong các hệ thống quy chiếu pháp lý khác.

Quy tắc lưu giữ sổ sách công việc của Liên Xô có những sự thật thú vị nào? Nga có thay đổi nhiều không? Về nguyên tắc, nhiều điều khoản của đạo luật được ban hành ở Liên Xô tương tự như những điều khoản mà chúng ta quan sát thấy trong luật pháp hiện đại. Vì vậy, ví dụ, một trong những điều khoản của tài liệu Liên Xô nói rằng nhân viên nên làm quen với các sự kiện thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với sổ làm việc hoặc phụ lục trong đó. Gần như cùng một từ ngữ, như chúng tôi đã lưu ý ở trên, chứa các quy tắc để duy trì sổ làm việc 2014năm.

Ngoài ra trong số các định mức tương tự như hiện đại là quy định rằng với mỗi mục trong sổ công tác phản ánh tình hình tuyển dụng, sa thải hoặc chuyển đi nơi khác thực hiện nhiệm vụ lao động, bộ phận nhân sự phải làm quen nhân viên dưới bức tranh.

Đồng thời, ở cấp độ các điều khoản mà chúng tôi đã chỉ ra, cũng có sự khác biệt đáng kể giữa cách tiếp cận của Liên Xô và Nga để duy trì sổ sách công việc. Vì vậy, ví dụ, trong các văn bản pháp luật được ban hành ở Liên Xô, người ta nói rằng nhân viên phải ký xác nhận những điều chỉnh khác đối với tài liệu, bằng những hình thức đặc biệt. Mặc dù các quy tắc năm 2014 về duy trì sổ công việc cho phép một người cũng có thể tự mình đăng nhập vào sổ công việc.

Sự khác biệt trong các phiên bản

Một khía cạnh lịch sử quan trọng khác phản ánh các chi tiết cụ thể của sách bài tập Nga là chúng được phát hành trong các bộ sách khác nhau. Hiện có 5 cuốn. Bộ sách đầu tiên ra mắt vào năm sau sau khi các quy tắc mới về duy trì sách làm việc kiểu Nga được đưa ra, thay thế các quy tắc của Liên Xô. Bộ truyện nhận được chỉ số TK. So với các phiên bản trước của sổ làm việc, hình thức đã giảm một chút, thay đổi màu sắc.

DòngTK được đặc trưng bởi một số cấp độ bảo vệ. Vì vậy, ví dụ, trên tất cả các trang của sổ làm việc có cụm từ “Sổ làm việc” có thể nhìn thấy trong tia cực tím, cũng như các hình mờ dưới dạng chữ viết tắt TK. Các trang tài liệu của loạt tài liệu mới được may bằng chỉ Bicolor, có hai màu.

Như chúng tôi đã lưu ý ở trên, kể từ năm 20045 bộ sách đã được xuất bản. Trong năm 2004-2005 - TK, năm 2006 - 2007 một loạt khác được sử dụng - TK - I, từ 2008 đến tháng 6 năm 2010 - tiếp theo, TK - II, sau đó - TK - III, hoạt động đến năm 2012. Vào năm 2013, loạt sách bài tập mới nhất - TK - IV.

Điều này có ý nghĩa thực tế gì? Thực tế là việc một sổ làm việc thuộc một loạt cụ thể có thể ảnh hưởng đến việc xác định tính xác thực của nó. Nếu một tài liệu của loạt bài 2012 chứa dữ liệu, ngay cả khi tất cả các quy tắc để duy trì một sổ công việc, 2010, được tuân theo, thì tài liệu đó sẽ không hợp lệ. Có lẽ đơn giản là nhà tuyển dụng không thể truy ra năm phát hành của cuốn sách cho đến thời điểm nó được điền vào, nhưng nhà lập pháp có thể giải thích đây là hành vi giả mạo tài liệu. Bạn cũng có thể lưu ý rằng người sử dụng lao động phải đảm bảo rằng sổ làm việc của nhân viên từ các doanh nghiệp trước đó là chính hãng - và không chỉ bằng cách kiểm tra xem thông tin phản ánh trong tài liệu có tương ứng với năm phát hành của bộ sách hay không.