Báo cáo thẻ công ty: ví dụ. Kế toán thẻ ngân hàng doanh nghiệp

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-01-17 19:12

Gần đây, thanh toán bằng thẻ công ty đã trở nên phổ biến đối với hầu hết các doanh nghiệp. Các công cụ thanh toán này rất dễ sử dụng.

Việc hạch toán thẻ doanh nghiệp khá đơn giản. Các kế toán viên có kinh nghiệm, theo quy định, không gặp bất kỳ vấn đề nào trong việc ghi chép các giao dịch. Khó khăn có thể nảy sinh khi lập báo cáo về thẻ công ty của một nhân viên đã được cấp thẻ. Tiếp theo, hãy xem xét các tính năng phản ánh giao dịch.

Thông tin chung

Thẻ công ty được gọi là thẻ ngân hàng, quỹ thuộc về tổ chức. Chúng được sử dụng để thanh toán các chi phí mà nhân viên phải chịu như một phần trong các hoạt động nghề nghiệp của họ.

Có thể thanh toán bằng thẻ công ty cho các chi phí đi lại, công tác, khách sạn. Công cụ thanh toán này không được sử dụng cho các mục đích cá nhân của nhân viên, ghi có vào thu nhập của cô ấy, cũng như các lợi ích xã hội.

Lượt xem

Có thẻ tín dụng và thẻ thanh toán (ghi nợ). Bằng cách sử dụngkhoản thanh toán cuối cùng được thực hiện bằng chi phí quỹ được giữ trong tài khoản của doanh nghiệp, hoặc thấu chi.

Đối với thẻ tín dụng, tương ứng, việc thanh toán được thực hiện với chi phí vay vốn do cơ cấu ngân hàng cung cấp.

Tính năng của hoạt động

Bồi hoàn bằng chuyển khoản. Để thực hiện việc này, một lệnh thanh toán sẽ được gửi đến tổ chức ngân hàng.

Tiền chỉ được sử dụng khi sử dụng thẻ. Đó có thể là cả giao dịch thông thường không dùng tiền mặt và rút tiền mặt.

Thẻ công ty không tuân theo giới hạn thanh toán do Ngân hàng Trung ương quy định đối với thanh toán bằng tiền mặt. Trong khi đó, các tổ chức ngân hàng, được hướng dẫn bởi các khuyến nghị của Ngân hàng Trung ương, có thể đặt giới hạn phát hành. Ví dụ: trên thẻ công ty Sberbank, số tiền tối đa là 100 nghìn rúp mỗi ngày.

Ưu điểm của các phương tiện thanh toán

Có thể ghi nhận những ưu điểm sau của việc sử dụng thẻ doanh nghiệp:

• Kiểm soát chi tiêu của nhân viên. Đầu tiên, tất cả các giao dịch sẽ được phản ánh trong tài khoản của công ty. Thứ hai, một báo cáo thẻ công ty được tạo, phản ánh tất cả các chi phí phát sinh trong một khoảng thời gian cụ thể.
• Khả năng sử dụng quỹ bất cứ lúc nào. Truy cập vào tiền trong tài khoản liên tục.
• Chặn thẻ nhanh chóng trong trường hợp có sự cố.
• Khả năng sử dụng kinh phí khi đi công tác nước ngoài. Không cần phải mua ngoại tệ khi rời Liên bang Nga. Đồng thời, từ Nga có thểbổ sung kịp thời vào tài khoản của nhân viên đang ở nước ngoài.
• Tiết kiệm thời gian đáng kể khi đặt và thanh toán vé, phòng khách sạn.

Thông báo về Quỹ và Dịch vụ Thuế Liên bang

Thông tin về tài khoản đã mở phải được gửi đến FIU, VSS và dịch vụ thuế. Hiện tại, thông báo do chính tổ chức ngân hàng gửi, phục vụ tài khoản.

Thông báo được thực hiện trong vòng 7 ngày (làm việc).

Sắc thái quan trọng

Thẻ công ty cho pháp nhân được cấp cho những nhân viên cụ thể của doanh nghiệp, tức là họ đã đăng ký.

Việc phản ánh các nghiệp vụ kế toán trên thẻ doanh nghiệp được thực hiện theo quy định trên một tài khoản riêng.

Có thể mở tài khoản ngân hàng bằng đồng rúp và ngoại tệ. Trong trường hợp này, trường hợp thứ nhất, không cần mở thêm tài khoản ngoại tệ. Theo Quy định của Ngân hàng Trung ương số 266-P, thanh toán bằng thẻ công ty cũng có thể được thực hiện bằng đơn vị tiền tệ khác với đơn vị tiền tệ của tài khoản. Ví dụ: khi nhận được đô la, hệ thống của ngân hàng sẽ chuyển đổi số tiền cần thiết (tự động chuyển đổi rúp thành đô la).

Mục đích chi tiêu

Các cơ quan quản lý thiết lập một danh sách các giao dịch có thể được thực hiện bằng ngoại tệ bằng thẻ công ty:

• Nhận ngoại tệ tiền mặt ở nước ngoài của Liên bang Nga để chi hiếu, hỷ, đi lại.
• Thanh toán chi phí (đại diện / đi lại) trong các tổ chức thương mại / dịch vụ bằng ngoại tệ bên ngoài nước Nga.

Các hoạt động khác được coi là bất hợp pháp. Việc giám sát tuân thủ danh sách được thực hiện bởi cấu trúc ngân hàng.

Tài liệu tổ chức địa phương

Doanh nghiệp nên xây dựng một đạo luật xác định các quy tắc cơ bản để sử dụng thẻ doanh nghiệp. Tài liệu này phải được cài đặt:

• Danh sách các giao dịch và chi phí mà một nhân viên được phép thực hiện.
• Giới hạn thanh toán.
• Thủ tục nộp báo cáo trên thẻ công ty.
• Thông tin về việc không được phép tiết lộ mã PIN cho bên thứ ba.
• Hạn cuối nhân viên nộp báo cáo tạm ứng thẻ doanh nghiệp. Trong cùng một đoạn, nên liệt kê các tài liệu sẽ xác nhận thông tin.

Còn:

• Vòng tròn nhân viên được nhận thẻ doanh nghiệp được xác định theo thứ tự của người đứng đầu.
• Ký kết các thỏa thuận trách nhiệm pháp lý với các nhân viên có liên quan.
• Nhân viên-chủ thẻ nên nắm rõ quy trình sử dụng thẻ chữ ký.

Việc trả lại và phát hành các phương tiện thanh toán được lưu giữ trong một sổ cái đặc biệt.

Tính năng phản chiếu

Hạch toán tài khoản vãng lai được duy trì tại doanh nghiệp trên tài khoản. 55. Một tài khoản phụ được mở cho anh ấy 55.4.

Nếu tài khoản có số dư tối thiểu, nên tạo các tài khoản phụ của thứ tự thứ hai: "Số dư tối thiểu" và "Hạn mức thanh toán".

Nếu một tổ chức đã mở nhiều tài khoản (cho mỗi thẻ), thì tài khoản phụ 55.4 được tạo bởicho mỗi người trong số họ. Nếu một số thẻ của các nhân viên khác nhau thực hiện thanh toán trong giới hạn chung được phát hành cho một tài khoản, thì doanh nghiệp cần phải duy trì hồ sơ phân tích trong bối cảnh của các chủ sở hữu sẽ được doanh nghiệp xác định một cách độc lập.

Trong trường hợp thẻ công ty được liên kết với một tài khoản vãng lai, bạn nên tạo một tài khoản phụ cho tài khoản. 51 hoặc 52.

Kế toán

Quy tắc ghi chép giao dịch được trình bày trong bảng để bạn tiện theo dõi:

db	cd	Điểm đến	Xác nhận
55.4	51	Chuyển số tiền trong hạn mức thanh toán và số dư tối thiểu (tính bằng đồng rúp) từ tài khoản của doanh nghiệp sang tài khoản thẻ (đồng rúp)	Ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng.
55.4	52	Chuyển hạn mức thanh toán và số dư tối thiểu bằng ngoại tệ từ tài khoản ngoại tệ sang tài khoản công ty.	Chứng từ thanh toán, sao kê ngân hàng.
55.4	67, 66	Nhận tiền tín dụng vào tài khoản thẻ vào ngày ghi có duy nhất, nếu thỏa thuận phù hợp đã được ký kết với cấu trúc ngân hàng	Lệnh ngân hàng, sao kê ngân hàng.
55.4	66	Nhận tiền vào thẻtài khoản vào ngày thanh toán bằng quỹ tín dụng của tổ chức ngân hàng trong trường hợp không có tiền của chính công ty, nếu thỏa thuận thấu chi đã được ký với ngân hàng	Sao kê ngân hàng, giấy bảo hành.
91.2	51, 52	Thanh toán phí ngân hàng cấp, phát hành, bảo trì thẻ	Sao kê ngân hàng, sao kê kế toán.
91.2	66	Tính lãi cho khoản vay được cung cấp bởi thẻ công ty	Sao kê ngân hàng, sao kê kế toán.
66	51, 52	Chuyển tiền để hoàn trả khoản vay hoặc lãi của khoản vay nhận được liên quan đến việc sử dụng thẻ	Ủy nhiệm chi (chứng từ), sao kê ngân hàng.

Để phản ánh việc bổ sung thẻ công ty trong "1C", tài liệu "Xóa sổ khỏi tài khoản" được sử dụng. Nó nằm trong phần "Ngân hàng và quầy thu tiền".

Kế toán định cư

Có hai tùy chọn để ghi lại các giao dịch: đơn giản hóa và học thuật. Các tính năng của chúng được hiển thị trong bảng.

Phương pháp đơn giản hóa

db	cd	Điểm đến	Xác nhận
71	55.4	Phản ánh số lượng công việc được trả bằng thẻ,dịch vụ, hàng hóa, cũng như tiền mặt được rút từ thẻ trong bối cảnh chủ sở hữu (nhân viên báo cáo) vào ngày được ghi trong bảng sao kê ngân hàng	Bảng sao kê ngân hàng với ứng dụng giải mã cho thẻ công ty.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40, v.v.	71	Phản ánh các tài liệu, công trình, dịch vụ đã thanh toán, phù hợp với báo cáo tạm ứng do nhân viên gửi kèm theo các tài liệu hỗ trợ, kể từ ngày báo cáo.	Hóa đơn, vé, biên lai, séc, phiếu gốc, séc ATM, v.v.

Phiên bản học thuật

db	cd	Điểm đến	Xác nhận
10, 20, 26, 44, v.v.	71	Phản ánh các tư liệu, công trình, dịch vụ được thanh toán bằng thẻ công ty, phù hợp với báo cáo kèm theo tài liệu hỗ trợ tính đến ngày nộp báo cáo	Vé, biên lai, phiếu gốc, biên lai đầu cuối, v.v.
71	57	Phản ánh giao dịch được thực hiện trên thẻ, nhưng không được hạch toán trong tài khoản ngân hàng	Tài liệu tham khảo kế toán.
57	55.4	Phản ánh số lượng hàng hóa, công trình, dịch vụ đã thanh toán, tiền mặt được rút từ thẻ, trong bối cảnh của người có trách nhiệm vào ngày họ được phản ánh trên bảng sao kê ngân hàng	Trích xuấtngân hàng giải mã bằng thẻ.

Nếu ngày báo cáo trên thẻ công ty trùng với ngày giao dịch được phản ánh trong bảng sao kê ngân hàng, thì giao dịch được thực hiện theo tùy chọn đầu tiên.

Ngoài ra, đối với cả hai tùy chọn, lượng thiệt hại cần được tính đến:

db	cd	Điểm đến	Xác nhận
73.2	55.4	Phản ánh số thiệt hại vật chất do nhân viên không cung cấp tài liệu chứng minh hoặc liên quan đến việc sử dụng quỹ thẻ cho nhu cầu cá nhân	Sao kê ngân hàng, sao kê kế toán.
50, 70	73.2	Bồi thường thiệt hại cho nhân viên thông qua quầy thu ngân của doanh nghiệp hoặc bằng cách khấu trừ vào thu nhập	Báo cáo kế toán, phiếu thu.

Báo cáo thẻ công ty: ví dụ

Nhân viên nhận được tiền cho báo cáo phải cung cấp một tài liệu mô tả tất cả các chi phí phát sinh. Các giấy tờ hỗ trợ được đính kèm với nó. Các hướng dẫn liên quan được thiết lập theo trình tự đã được Ngân hàng Trung ương chấp thuận.

Lệnh của Ủy ban Thống kê Bang năm 2001 đã phê duyệt mẫu báo cáo tiêu chuẩn AO-1.

Tuy nhiên, trong biểu mẫu, không có dòng nào để bạn có thể phản ánh các giao dịch trên thẻ công ty. Có hai cách để khắc phục tình trạng:

• Bổ sung form chuẩn. Như được thành lập trong Order, tổ chứccó quyền thêm các dòng bổ sung vào biểu mẫu thống nhất.
• Tự phát triển biểu mẫu. Các biểu mẫu thống nhất từ ngày 2013-01-01 không được coi là bắt buộc đối với doanh nghiệp. Điều khoản tương ứng tuân theo Luật Liên bang số 402.

Hãy xem xét một ví dụ. Nhân viên này đã được cấp một thẻ công ty của Sberbank, trên đó có sẵn 50 nghìn rúp. Anh ta được hướng dẫn mua một thiết bị đa chức năng, giá của nó là 110 nghìn rúp. Theo lệnh thanh toán, 65 nghìn rúp đã được chuyển vào thẻ. Sau khi mua thiết bị, số dư hóa ra là 5.000 rúp.

Kế toán doanh nghiệp bổ sung mẫu báo cáo chuẩn gồm một số dòng. Trước hết, các cột được cung cấp để phản ánh số tiền tính đến ngày thẻ được sử dụng:

• "Số dư trong thẻ". Dòng này được điền nếu nhân viên không giao phương tiện thanh toán.
• "Thẻ phát hành …". Dòng này chứa thông tin nếu công cụ thanh toán được phát hành trước khi thực hiện nhiệm vụ.

Số dư trên thẻ được ghi nhận bằng 0 theo các điều kiện của ví dụ, vì thẻ được cấp cho nhân viên trước khi hoàn thành nhiệm vụ. Dòng "Đã phát hành thẻ" cho biết số thẻ và số tiền hiện có.

Để phản ánh việc bổ sung vốn, cột "Lệnh thanh toán" đã được thêm vào báo cáo. Ngày, số tài liệu được ghi ở đây.

Dòng "Tổng cộng" phải chứa số dư trên thẻ đã phát hành và số tiền chuyển thêm. Theo các điều kiện của ví dụ, tổng số là 115Ngàn RUB

Ở mặt trái của báo cáo, các tài liệu mà nhân viên xác nhận các chi phí phát sinh phải được liệt kê. Nhân viên phải cho biết ngày chi phí và số tiền.

Rút tiền mặt

Khi xây dựng biểu mẫu báo cáo, cần đưa ra tình huống nhân viên không thể thanh toán dịch vụ, hàng hóa bằng chuyển khoản. Theo đó, nhân viên sẽ phải rút ra số tiền cần thiết.

Để phản ánh các giao dịch như vậy, các dòng sau được thêm vào:

• "Rút tiền từ thẻ".
• "Tiền mặt chi tiêu".
• "Đã thêm vào thẻ qua thiết bị đầu cuối".
• "Số dư tiền mặt".

Tất cả các giao dịch bằng tiền đều được phản ánh trên mặt trước của báo cáo.

Biên bản nhận tài liệu

Nhân viên có trách nhiệm phải nộp báo cáo cho kế toán hoặc người đứng đầu doanh nghiệp. Sau đó, tài liệu được kiểm tra, rồi được giám đốc tổ chức phê duyệt.

Hàng hóa, dịch vụ do nhân viên mua được ghi có. Nhân viên nhận biên bản nghiệm thu báo cáo - phần cuối của biểu mẫu. Nếu nó không được cung cấp trong biểu mẫu do doanh nghiệp phát triển, biên lai sẽ được lập theo một biểu mẫu tùy ý.

Phê duyệt Mẫu

Theo quy định chung, người đứng đầu phải phê duyệt biểu mẫu do doanh nghiệp độc lập xây dựng. Yêu cầu như vậy được thiết lập trong Luật Liên bang số 402. Yêu cầu tương tự cũng được áp dụng nếu tổ chức sử dụng một hình thức thống nhất.

Thường là các mẫucác mẫu tài liệu chính được đưa ra trong các phụ lục của trình tự phê duyệt chính sách kế toán.

Mở tài khoản

Để tạo tài khoản bằng thẻ công ty, trước tiên công ty sẽ cần các giấy tờ cần thiết để mở tài khoản thông thường. Ngoài ra, bạn phải viết đơn đăng ký theo mẫu do ngân hàng cung cấp. Nó được viết cho mỗi nhân viên-chủ thẻ. Các tài liệu mà các nhân viên có liên quan được xác định cũng được đính kèm. Đặc biệt, đây là về hộ chiếu, cũng như các giấy tờ xác nhận quan hệ lao động với doanh nghiệp (bản sao hợp đồng). Ngân hàng có thể yêu cầu các giấy tờ khác nếu cần.