Quản lý sự kiện là quản lý công việc tổ chức các sự kiện. Quản lý sự kiện và sự phát triển của nó ở Nga

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Quản lý sự kiện là một tập hợp các hoạt động được thực hiện để tạo ra các sự kiện tập thể và công ty. Đồng thời, các công ty trước được kêu gọi hỗ trợ đắc lực cho các công ty quảng cáo, còn công ty sau nhằm củng cố tinh thần trong các tập đoàn.

Quản lý sự kiện hay còn được gọi dưới một cái tên khác - “quản lý sự kiện”. Nhiệm vụ chính của nó là tổ chức một sự kiện quy mô lớn từ một sự kiện bình thường, sau khi hoàn thành sẽ được ghi nhớ rất lâu.

Một chút lịch sử

Nếu chúng ta coi khái niệm này trong bản dịch từ tiếng Anh, thì đây là một sự kiện, một sự kiện. Được biết từ các nguồn chính thống rằng các sự kiện giải trí đầu tiên xuất hiện vào đầu thế kỷ 19. Vào thời điểm đó, việc bán vé cho các cuộc thi khác nhau của các môn thể thao chuyên nghiệp bắt đầu. Đồng thời, Thế vận hội Olympic, chẳng hạn ở Hy Lạp cổ đại, hoặc các cuộc thi khác nhau ở La Mã cổ đại cũng có thể được coi là giải trí.

Người quản lý sự kiện của giáo phái Joe Goldblatt chứng minh rằng nghề tổ chức các sự kiện giải trí khác nhau đã có từ những năm 20thế kỷ (1955 - khai trương Disneyland). Người xuất sắc này có thể được tin cậy, vì anh ta là người sáng lập Cộng đồng Quốc tế về Quản lý Sự kiện. Ông cũng đã phát triển các khóa đào tạo đầu tiên trên thế giới và chương trình cấp chứng chỉ chuyên nghiệp trong lĩnh vực này.

Hiện trạng quản lý sự kiện

Như bạn đã biết, xã hội hiện đại có hai đặc điểm chính - sản xuất và tiêu dùng hàng loạt. Chính họ là người đã ảnh hưởng đến nhu cầu ngày càng tăng về tiếp thị sự kiện.

Như bạn đã biết, xã hội hiện đại có hai đặc điểm chính - sản xuất và tiêu dùng hàng loạt. Chính họ là người đã ảnh hưởng đến nhu cầu ngày càng tăng về tiếp thị sự kiện.

Ở Nga, quản lý sự kiện không bắt rễ ngay lập tức. Vì vậy, ở Liên Xô, loại hình dịch vụ này đã được nhà nước cung cấp từ lâu, và nó cũng chịu trách nhiệm tổ chức những ngày lễ lớn (ví dụ như Thế vận hội).

Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ở Nga chỉ bắt đầu hoạt động từ những năm 90 của thế kỷ 20. Do đặc thù của lĩnh vực hoạt động này, nên hóa ra hầu hết các chuyên gia đều đến từ kinh doanh biểu diễn. Vì vậy, một số sự kiện được tổ chức trong những năm đó không phải với mục đích mang lại lợi ích mà là để tổ chức một buổi biểu diễn thông thường.

Với sự phát triển của văn hóa doanh nghiệp, nhu cầu tiếp tục tăng không chỉ đối với tiếp thị sự kiện mà còn đối với các chuyên gia tổ chức sự kiện. Họ không chỉ phải sáng tạo mà còn phải sử dụng thành thạo các công cụ và kiến thức khác nhau trongcác lĩnh vực tâm lý học. Trong các cơ quan hiện đại theo hướng này, có những nhân viên có trình độ trong nhà nước có thể tổ chức bất kỳ sự kiện nào. Cũng có thể giả định rằng ngành dịch vụ này sẽ tiếp tục phát triển.

Lý do cho những sự kiện như vậy

Vậy một sự kiện có thể bắt đầu như thế nào? Những lý do là “khúc dạo đầu”, sau đó việc tổ chức các sự kiện được thực hiện, có thể hoàn toàn khác. Tùy theo tính chất và mục tiêu, cần làm nổi bật các hoạt động sau: hội thảo, cuộc thi, các khóa bồi dưỡng, các cuộc họp và các buổi gặp mặt, cũng như các ngày kỷ niệm. Các sự kiện do ban quản lý sự kiện quản lý bao gồm: gây quỹ (gây quỹ cho các mục đích cụ thể), chúc mừng, buổi lễ, lễ kỷ niệm, cuộc thi thể thao, buổi hòa nhạc và biểu diễn âm nhạc, cũng như lễ kỷ niệm đại chúng. Điều chính trong quá trình này là sử dụng đúng từng dịp và tổ chức kỳ nghỉ với lợi ích tối đa.

Theo kinh nghiệm, việc tổ chức các sự kiện, dù quy mô nhỏ nhất, có thể đòi hỏi chi phí và nỗ lực đáng kể (vật chất và trí tuệ). Do đó, để đào tạo chất lượng cao, cần có một ý tưởng rõ ràng về các mục tiêu, mục đích cuối cùng và sự phản đối kịch liệt của công chúng. Chỉ sau khi nhận được câu trả lời đầy đủ cho những câu hỏi này, bạn mới có thể bắt đầu trực tiếp quản lý sự kiện. Tuy nhiên, một số điểm chính cần được xem xét trong quá trình lập kế hoạch, sẽ được thảo luận bên dưới.

Ngân sách

Thuật ngữ nàychi phí của các sự kiện trong tương lai được xác định. Ví dụ, một bữa tiệc của công ty được tổ chức tốt có chi phí lên đến 20 nghìn đơn vị thông thường. Và một sự kiện quy mô lớn khác (ví dụ: buổi hòa nhạc của một nghệ sĩ xuất sắc) là cách quản lý sự kiện hoàn toàn khác. Đây là ngày lễ cấp cao nhất với các sự kiện tổ chức bổ sung: họp báo, phỏng vấn báo chí và phát sóng trên truyền hình. Chi phí cho những sự kiện quy mô lớn như vậy thường rất lớn.

Kế hoạch hành động

Một khâu quan trọng không kém mà việc tổ chức sự kiện dựa vào đó là kế hoạch. Lập danh sách cụ thể các vấn đề cần giải quyết và xác định thời gian sẽ không chỉ cho phép tổ chức một kỳ nghỉ cụ thể một cách chính xác mà còn đưa ra ước tính chi phí cho nó một cách tối ưu.

Nhân sự

Giải quyết vấn đề nhân sự đơn giản là cần thiết để công việc tổ chức sự kiện được diễn ra chính xác. Vì vậy, ở giai đoạn đầu, cần xác định số lượng nghệ sĩ, kỹ sư âm thanh, chuyên gia ánh sáng làm việc tại một ngày lễ cụ thể. Cần phải hiểu rõ có bao nhiêu người sẽ tham gia vào việc giao thiết bị, chuẩn bị khu vực, cũng như đàm phán với nhà thầu.

Thu hút nhà tài trợ

Việc tổ chức và tổ chức các sự kiện thường được thực hiện với sự tài trợ. Tuy nhiên, đôi khi một kỳ nghỉ của công ty tại doanh nghiệp được tổ chức riêng. Tất cả phụ thuộc vào quy mô của một bữa tiệc cụ thể.

Thu hút sự chú ý của công chúng

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất màđể giải quyết vấn đề quản lý sự kiện là để có được sự phản đối kịch liệt cần thiết của công chúng. Do đó, khi lập kế hoạch cho một hành động, cần phải hình dung chính xác khối lượng và loại phản ứng nào đối với một sự kiện cụ thể mà nó mong muốn nhận được.

Gia công

Trong mọi trường hợp, câu hỏi này đối với người quản lý sự kiện mới vào nghề hoặc người đứng đầu bộ phận tiếp thị. Việc tổ chức các sự kiện với quy mô lớn hơn được giao cho các nhà chuyên môn. Mặc dù những ngày nghỉ như vậy có thể khiến chi phí kinh doanh cao hơn một chút, nhưng một cơ quan chuyên trách sẽ tránh được hầu hết những rắc rối bằng cách gánh vác toàn bộ gánh nặng của mọi công việc.

Chuyên gia, hành động theo các quy tắc được chấp nhận, trước tiên hãy phát triển một khái niệm chung. Và chỉ sau đó, bằng cách sử dụng tiềm năng sáng tạo của mình, họ đưa ra ý tưởng thể hiện tối đa tính cá nhân và bản chất của sự kiện trong tương lai.

Bước tiếp theo là lựa chọn thiết bị và mặt bằng phù hợp. Một điểm khá quan trọng trong quá trình này là việc tạo ra một tập lệnh hoàn thiện. Các chuyên gia của các cơ quan như vậy sẽ tổ chức đàm phán với các nhà thầu, tìm kiếm các kỹ sư âm thanh và người thuyết trình chuyên nghiệp. Ngoài ra, các chuyên gia sẽ tìm cách tiết kiệm một số thứ nhỏ nhặt, nhưng đồng thời họ sẽ không bỏ lỡ bất cứ điều gì trong không khí lễ hội nhộn nhịp.

Việc tổ chức các sự kiện sẽ hiệu quả hơn khi có sự tham gia của các chuyên gia từ các cơ quan liên quan, đặc biệt là trong lĩnh vực quan hệ công chúng. Ví dụ: các cơ quan truyền thông có liên hệ lâu dài với giới truyền thông có thể đạt đượccộng hưởng nhanh hơn nhiều. Để đạt được mục tiêu, các chuyên gia sử dụng nhiều cách khác nhau để phổ biến thông tin: thư trực tiếp, quảng cáo ngoài trời và truyền tải thông tin đến đối tượng mục tiêu bằng cách sử dụng các nguồn đặc biệt. Do đó, các công ty lớn hiện đại của Nga đang phải đối mặt với nhu cầu tổ chức một kỳ nghỉ với sự tham gia của các chuyên gia.

So sánh với cách làm của phương Tây

Ở phương Tây, quản lý sự kiện là một loại hình kinh doanh khá mới, nó có thể tồn tại không quá hai mươi năm. Sự chú ý của các doanh nhân Nga chỉ tập trung vào loại hình kinh doanh này vào giữa những năm 1990. Trong thời kỳ này, nền kinh tế trong nước đã có bước phát triển mới và nhiều công việc khác nhau bắt đầu được hoàn thiện theo một cách nào đó. Người quản lý sự kiện đã trở thành một trong những chuyên gia được săn đón nhiều nhất trên thị trường truyền thông. Số lượng các đại lý cung cấp các loại hình dịch vụ này không ngừng tăng lên và các sự kiện đại chúng đang bắt đầu mang hơi hướng châu Âu không chỉ ở Moscow mà còn ở các trung tâm lớn.

Tuy nhiên, việc tổ chức một sự kiện ở quy mô nào cũng cần tính đến đặc thù của tâm lý trong nước: nếu một bữa tiệc - thì cho đến sáng. Bề rộng tâm hồn Nga như vậy đôi khi tạo ra một số khó khăn, nhưng điều này không ảnh hưởng đến kết quả theo bất kỳ cách nào.

Cũng cần lưu ý rằng lĩnh vực hoạt động này có triển vọng rộng lớn. Đồng thời, cũng còn quá sớm để nói rằng một thị trường dịch vụ như vậy đã hình thành đầy đủ. Thường có sự hiện diện của giá thấp với chất lượng ở các công ty có loạihoạt động này là do thiếu văn hóa tổ chức sự kiện ở các công ty khác nhau. Vì vậy, nhiều người nhớ rằng họ cần tổ chức lễ mừng năm mới hoặc lễ kỷ niệm thành lập công ty một vài ngày trước khi sự kiện diễn ra. Nhưng trên thực tế, các chi phí tương ứng nên được tính vào dự toán cho ít nhất sáu tháng nữa của lễ kỷ niệm như vậy.

Các khóa học quản lý sự kiện

Thật không may, không có cơ sở giáo dục nào đào tạo những chuyên gia như vậy. Nghề này thường được làm chủ bởi các nghệ sĩ, nhà tâm lý học, nhà quảng cáo và giáo viên. Trong hầu hết các trường hợp, những người không có trình độ học vấn đặc biệt có được nghề "quản lý sự kiện". Các khóa học chỉ phù hợp với những người có chủ đề phù hợp với những kiến thức cơ bản về quản lý sự kiện. Thật không may, ngày nay cũng có rất ít trong số chúng.

Thường thì bản thân các công ty tổ chức sự kiện cũng tham gia vào việc chuẩn bị cho nhân viên của họ. Đối với điều này, sinh viên thực tập được thuê. Và những người giỏi nhất trong số họ đã được ghi danh vào tiểu bang.

Yêu cầu ứng viên

Thật an toàn khi nói rằng công việc của một người quản lý hạng mục này chính là cách sống của anh ta. Đó là lý do tại sao một người đã chọn nghề này phải có những phẩm chất cộng hưởng trực tiếp đến hoạt động nghề nghiệp của mình.

Những phẩm chất cá nhân cần có của một người quản lý sự kiện:

- tính cách cởi mở và vui vẻ, hòa đồng, cũng như ngoại hình chuẩn bị trước;

- khả năng sáng tạo và nghệ thuật;

- tư duy phân tích và sáng tạo;

- hiệu suất cao và khả năng chống căng thẳng;

-phẩm chất lãnh đạo;

- kỹ năng tổ chức;

- sẵn sàng hoàn thiện bản thân.

Dựa trên danh sách những phẩm chất ở trên, chúng ta có thể kết luận rằng những người mắc bệnh sa lông và người mắc bệnh hen suyễn không nên áp dụng cho khu vực này.

Người làm nghề này nên có năng khiếu nghệ thuật và sáng tạo. Tuy nhiên, kỹ năng tổ chức cũng đóng một vai trò quan trọng trong trường hợp này. Người quản lý phải sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách chính xác và đạt được mục tiêu bằng mọi giá. Anh ta cũng phải có khả năng làm việc với một lượng lớn thông tin và tài năng thuyết phục.

Vì vậy, có vẻ như quản lý sự kiện này là một việc rất phức tạp. Học ở đâu trong trường hợp này cũng không hoàn toàn rõ ràng. Có một điều chắc chắn là - nếu một người có ít nhất một nửa các phẩm chất được nêu trong bài viết này, thì anh ta đã có thể cố gắng giúp tổ chức một sự kiện, chẳng hạn như tại doanh nghiệp nơi anh ta làm việc. Và nếu anh ấy làm tốt và anh ấy thích làm điều đó, thì bạn đã có thể cung cấp dịch vụ của mình cho các công ty khác.

Các hướng chính của quản lý sự kiện

Ngày nay, các chuyên gia kinh doanh PR đã chỉ ra các lĩnh vực quản lý sự kiện sau: tổ chức các sự kiện nội bộ công ty nhằm mục đích củng cố tinh thần của doanh nghiệp; khuyến mãi quy mô lớn.

Tuy nhiên, trong từng trường hợp riêng biệt, các chuyên gia sẽ tiến hành các công việc mà họ cần giải quyết. Một tuyên bố chính xác về mục tiêu sẽ giúp bạn chọn từ nhiều loạicác công cụ ở dạng phù hợp trong một trường hợp cụ thể. Hãy xem xét một ví dụ.

Ví dụ, một công ty dược phẩm đã đặt hàng một công ty tổ chức sự kiện để kỷ niệm năm năm thành lập. Một lễ kỷ niệm tầm cỡ này, trước hết, giúp củng cố tinh thần doanh nghiệp. Vì vậy, phương án tốt nhất, việc rời đội bóng của đội bóng xứ sở sương mù đã được cân nhắc. Các cuộc thi đồng đội và các cuộc đua tiếp sức thể thao được chọn làm phương tiện giao tiếp khá phù hợp và điểm nổi bật của ngày lễ là tạo cơ hội cho mọi người có thể ngắm nhìn thành phố từ giỏ bóng.