Ma trận RACI như một công cụ quản lý nợ. RACI: bảng điểm

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất của các dự án không thành công là việc phân bổ chức năng giữa các thành viên trong nhóm không chính xác. Chắc chắn bạn đã gặp phải điều này: ở một khó khăn nhỏ nhất, những người tham gia bắt đầu tìm kiếm người có lỗi và đổ trách nhiệm cho nhau thay vì giải quyết vấn đề. Và để tránh những tình huống như vậy, ma trận RACI đã được phát minh - một công cụ đơn giản và hiệu quả để lập kế hoạch nguồn nhân lực.

"Dưới kính hiển vi": 4 vai trò quan trọng trong mọi dự án

Việc phân phối nhiệm vụ là một trong những trách nhiệm chính của người quản lý. Nhưng trên thực tế, mọi thứ thường có vẻ khác: người quản lý chỉ cần bổ nhiệm các thành viên trong nhóm với kỳ vọng rằng chính các chuyên gia sẽ quyết định xem ai nên làm gì. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu không đúng thời hạn hoặc một sản phẩm chất lượng thấp được phát hành? "Tôi không làm điều này", "Tôi không được nói" … Và không có hành động hữu ích nào.

Ma trận Trách nhiệm RACI được thiết kế tốt sẽ giải quyết được nhiều vấn đề. Theo phương pháp luận này, bất kể mức độ phức tạp và phạm vi công việc như thế nào, một thành viên trong nhóm của bất kỳ dự án nào cũng thực hiện một trong bốn vai trò.

R - Có trách nhiệm

Dịch bởi Trách nhiệmnghĩa là "người biểu diễn". Đây là nhân viên chịu trách nhiệm trực tiếp thực hiện một lĩnh vực công việc cụ thể. Đồng thời, trong hầu hết các trường hợp, anh ta không chọn giải pháp và báo cáo cho người quản lý dự án.

Công nhân và chuyên gia có năng lực được bổ nhiệm vào vai trò này - những người biết cách làm. Trong RACI, người biểu diễn thực hiện các chức năng sau:

• xác định những gì cụ thể cần phải làm để thực hiện dự án và thời gian thực hiện (trong các điều kiện đặt "từ trên cao");
• lập danh sách các tài nguyên cần thiết;
• tham gia vào việc điều phối và phê duyệt tài liệu kỹ thuật;
• phân tích tiến độ dự án và kết quả trung gian;
• cung cấp báo cáo tiến độ cho người quản lý.

Có thể có vài người như vậy trong đội. Ngoài ra, vai trò này có thể được kết hợp với những người khác. Sự kết hợp phổ biến nhất là Accountable + Resbonsible (được dịch là "có trách nhiệm + người thực thi").

A - Có trách nhiệm

"Chịu trách nhiệm" hoặc "chịu trách nhiệm" là người quản lý dự án chính. Chính anh ta là người chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn, với chất lượng yêu cầu và trong phạm vi ngân sách được phân bổ. Ngoài ra, A:

• chọn người thực hiện và đội quản lý dự án;
• giao nhiệm vụ cho tất cả những người tham gia;
• kiểm soát tiến độ công việc;
• phân phối tài nguyên giữa những người biểu diễn;
• lưu giữ hồ sơ về việc sử dụng tài nguyên vàcũng sẽ biện minh cho người quản lý về sự cần thiết phải phân bổ thêm kinh phí;
• xem xét các ý tưởng và đề xuất từ các thành viên khác trong nhóm và có thể chấp thuận hoặc từ chối chúng.

Thông thường, người quản lý dự án đóng vai trò là "liên kết" giữa khách hàng hoặc quản lý cấp trên và nhóm.

C - Đã tư vấn

Vai trò thứ ba trong ma trận RACI là "nhà tư vấn" (đôi khi còn được gọi là "người điều phối"). Cùng với người quản lý, anh ấy tham gia quản lý dự án, nhưng chủ yếu giải quyết các vấn đề chiến lược:

• chấp thuận bất kỳ thay đổi nào trong phạm vi và thời gian làm việc;
• phân bổ các nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án;
• nếu cần, thỏa thuận với khách hàng về nhu cầu tăng ngân sách;
• nhận báo cáo tiến độ từ người quản lý;
• đưa ra quyết định trong mọi tình huống không lường trước được, trong trường hợp có những thay đổi quan trọng có thể ảnh hưởng đến thời gian và chi phí của dự án.

Vai trò của các nhà tư vấn thường được giao cho các nhà quản lý cấp cao. Chính họ là người xác định các mục tiêu toàn cầu, sau đó bổ nhiệm người quản lý dự án, người đã phân phối nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm.

Tôi - Đã thông báo

Ngoài các vai trò được liệt kê, "thông báo" ("quan sát viên") được chỉ ra trong ma trận RACI. Anh ta thực hiện các chức năng của một nhà quản trị và chủ yếu tham gia vào việc tổ chức quản lý tài liệu. Người quan sát báo cáo cho người quản lý dự án, tuy nhiên, không giống nhưnhững người tham gia khác, không chịu trách nhiệm về kết quả của nó. Thay vào đó anh ấy:

• thu thập và sắp xếp tất cả thông tin về dự án, nguồn lực và kế hoạch;
• mất vài phút cuộc họp;
• chấp nhận tài liệu từ những người tham gia dự án để sau đó chuyển chúng sang cấu trúc thích hợp;
• giám sát thời hạn gửi và tính đúng đắn của việc điền báo cáo.

Lưu ý rằng giao tiếp với quan sát viên chủ yếu là một chiều. Chức năng chính của nó là giúp người quản lý không cần phải lãng phí thời gian vào các thủ tục quan liêu và "giải phóng gánh nặng" cho anh ta.

Học cách xây dựng ma trận RACI bằng ví dụ

Hãy nói về khía cạnh thực tế của vấn đề. Làm thế nào để vẽ sơ đồ phân bổ quyền hạn và trách nhiệm?

1. Biên dịch vào danh sách làm

Trước hết, bạn cần viết ra mọi thứ cần phải làm. Mức độ chi tiết phụ thuộc vào từng dự án cụ thể. Đôi khi, để dễ kiểm soát và quản lý, một số ma trận được phát triển. Đầu tiên, hãy liệt kê các khối công việc chính, sau đó chia từng khối thành các chức năng và nhiệm vụ riêng biệt. Danh sách các tác phẩm được biểu thị trong bảng theo chiều dọc.

Bước
Điều khoản tham chiếu
Nguyên mẫu
Thiết kế
Mã chương trình
Báo cáo thử nghiệm
Trình bày trang web

2. Chọn thành viên trong nhóm

Ở đây bạn cần trả lời câu hỏi: "Ai sẽ tham gia vào dự án này?". Theo chiều ngang, cần phải liệt kê tất cả các nhân viên và / hoặc bộ phận có liên quan đến việc thực hiện ở tất cả các giai đoạn - từ lập kế hoạch đến trình bày kết quả và gửi báo cáo.

Bước	Chuyên viên phân tích	Nhà thiết kế	Sys. kiến trúc sư	Nhà phát triển	Tester	Sys. quản trị viên	Quản lý dự án
Điều khoản tham chiếu
Nguyên mẫu
Thiết kế
Mã chương trình
Báo cáo thử nghiệm
Trình bày trang web

3. Điền vào bảng

Sauthì bạn có thể bắt đầu phân phối các chức năng. Để làm được điều này, bạn cần hiểu rõ về từng giai đoạn công việc và cách làm việc theo nhóm.

Hãy lấy ví dụ của chúng tôi làm cơ sở và dừng lại ở giai đoạn "Thiết kế". Trong trường hợp này, R - người biểu diễn - chỉ một. Trong quá trình làm việc, anh ấy tập trung vào một bản mẫu đã được chuẩn bị trước của trang web. Do đó, kiến trúc sư hệ thống đã phát triển nó, ở giai đoạn này, đóng vai trò như một nhà tư vấn C. Ngoài ra, nhà phân tích và nhà phát triển có thể bày tỏ mong muốn của họ. Thiết kế hoàn thiện được phê duyệt với người quản lý dự án (A). Nhưng người kiểm tra và quản trị viên hệ thống ở giai đoạn này không đưa ra bất kỳ quyết định nào, mà chỉ nhận thông tin về cách thức công việc diễn ra, và do đó họ được giao vai trò của người được thông báo - I.

Bước	Chuyên viên phân tích	Nhà thiết kế	Sys. kiến trúc sư	Nhà phát triển	Tester	Sys. quản trị viên	Quản lý dự án
Điều khoản tham chiếu	R	Tôi	C	C	Tôi	C	A
Nguyên mẫu	C	Tôi	R	C	Tôi	Tôi	A
Thiết kế	C	R	C	C	Tôi	Tôi	A
Mã chương trình	C	Tôi	C	AR	Tôi	Tôi	Tôi
Báo cáo thử nghiệm	C	C	C	C	AR	Tôi	Tôi
Trình bày trang web	C	Tôi	C	C	Tôi	AR	Tôi

Biến thể mô hình

Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể sử dụng ma trận chuẩn. Tuy nhiên, khi làm việc trên các dự án phức tạp hơn, đôi khi cần phải có các vai trò bổ sung. Do đó, trong những năm gần đây, 2 phiên bản mở rộng của sơ đồ trách nhiệm đã xuất hiện.

RACI-VS

Ở đây có thêm hai vai trò nữa được thêm vào các vai trò tiêu chuẩn:

• Verifies (V) - một nhân viên hoặc một nhóm đặc biệt kiểm tra xem kết quả của việc thực hiện một nhiệm vụ cụ thể có đáp ứng các tiêu chí đã được phê duyệt hay không.
• Signs off (S) điều phối việc bàn giao dự án với khách hàng, tiến hành thuyết trình và cung cấp báo cáo. Thông thường, chức năng này do Người có trách nhiệm thực hiện, nhưng RACI-VS thuê một chuyên gia riêng cho việc này.

Với khả năng kiểm soát được tăng cường và liên hệ chặt chẽ hơn với khách hàng, mô hình này lý tưởng cho các dự án quy mô lớn hoặc phức tạp về mặt kỹ thuật có sự tham gia của hàng chục (hoặc thậm chí hàng trăm) người.

RASCI

Trong biến thể này, một vai trò mới xuất hiện trong ma trận - Hỗ trợ (S). Các chức năng chính của nó là cung cấp cho dự án các nguồn lực bổ sung, tức là hỗ trợ cho người quản lý và người thực hiện.

Sự cân bằng hoàn hảo của các vai trò

Ma trận RACI được biên soạn không chỉ để biết ai để "đàn áp" trong trường hợp có bất kỳ vấn đề nào. Ngay cả ở giai đoạn lập kế hoạch, sử dụng bảng này, bạn có thể thấyđiểm yếu trong tổ chức quy trình làm việc.

Phân tích theo chiều dọc cho phép bạn thấy được trách nhiệm và quyền hạn của từng người tham gia dự án, để đánh giá khách quan mức độ khối lượng công việc:

• nhiều R - rất có thể, một người sẽ phải đan xen giữa nhiều nhiệm vụ, điều này sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến tốc độ và kết quả công việc;
• nhiều A - nhân viên “mắc cổ” mọi người; nên phân bổ trách nhiệm đồng đều hơn;
• không có ô R và A - lý do để suy nghĩ về sự phù hợp của vị trí này như vậy (trên thực tế, bạn trả tiền cho một chuyên gia không làm gì cả);
• không có ô trống - một lần nữa, vấn đề quá tải, không phải ai cũng có thể thực hiện nhiều tác vụ cùng lúc.

Phân tích theo chiều ngang, đến lượt nó, thể hiện chất lượng tổ chức công việc ở từng giai đoạn. Ở đây cũng vậy, các vấn đề thường phát sinh:

• rất nhiều R - có lẽ có sự trùng lặp các chức năng và một trong những thành viên trong nhóm đang làm công việc không cần thiết;
• rất nhiều A - có sự "mờ mịt" về trách nhiệm và nhầm lẫn trong việc bàn giao các dự án;
• rất nhiều C - các cuộc thảo luận làm chậm lại quy trình làm việc đáng kể (bạn cần đợi cho đến khi mọi người thực hiện chỉnh sửa và nhận xét của họ, tìm ra các thỏa hiệp, v.v.);
• không Tôi - có thể là một tín hiệu cho thấy có quá nhiều người biểu diễn đang làm việc trong một nhiệm vụ, điều này cũng làm chậm dự án.

Với RACI, người quản lý có thể nhanh chóng xác định những công nhân làm việc quá sức hoặc thiếu việc làm, những công việc vô ích và những lĩnh vực công việc không ai chịu trách nhiệm. Một ma trận được thiết kế tốt có thể cải thiện đáng kể chất lượng tổ chức và kiểm soát việc thực hiện các dự án, cũng như giảm thiểu số lượng xung đột giữa những người thực hiện (“Tôi hoàn toàn không làm điều này…”, “Anh ấy nên làm cái này …”, v.v.).

Mẹo hữu ích

Có một số điều quan trọng cần ghi nhớ để ma trận RACI thực hiện các chức năng của nó và đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục hiệu quả trong công ty.

1. Khi điền vào bảng, hãy xem xét trình độ của nhân viên. Vì vậy, một kế toán viên không nên được bổ nhiệm làm cố vấn (C) ở giai đoạn bố trí địa điểm, ít nhất là vì anh ta không hiểu lĩnh vực này.
2. Chỉ được có một Khoản phải trả (A) cho mỗi lô. Nếu có nhiều hơn một, vui lòng ghi rõ các điều kiện. Ví dụ: A1 chịu trách nhiệm kiểm tra phiên bản dành cho máy tính để bàn của trang web và A2 chịu trách nhiệm kiểm tra phiên bản dành cho thiết bị di động.
3. Bất kỳ nhiệm vụ nào cũng phải có Trách nhiệm và Trách nhiệm (trong bản dịch - "Chịu trách nhiệm" và "Người thừa hành").
4. Cố gắng hình thành từng nhiệm vụ càng cụ thể càng tốt. Sử dụng các động từ - "xuất bản", "chuẩn bị", "viết", "kiểm tra", "cập nhật", v.v. Nên chỉ ra ngay kết quả cần thiết - không chỉ "Kiểm tra tốc độ tải trang", mà "Đảm bảo tốc độ tải trang web không quá 0,8 giây ".
5. Hành động không nên áp dụng cho một nhân viên cụ thể mà cho toàn bộ vị trí.
6. Tốt hơn là nên biên dịch ma trận RACI trong một nhóm, dựa trên phân tíchtình huống công việc thực tế. Điều quan trọng là mỗi người tham gia phải nhận thức được vai trò của họ và các nhiệm vụ mà họ phải đối mặt.