Thư ký tại trường: nhiệm vụ, mô tả công việc, điều kiện làm việc

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Làm việc ở một vị trí cụ thể liên quan đến việc thực hiện một hoạt động nhất định của một nhân viên được thuê. Nhiệm vụ của một thư ký trong trường học là một phần không thể thiếu trong bản mô tả công việc cho người giữ vị trí này. Với sự trợ giúp của tài liệu này, bạn có thể phác thảo rõ ràng không chỉ phạm vi nhiệm vụ mà còn các khía cạnh khác của hoạt động nghề nghiệp.

Quy định chung của tài liệu

Phần này của tài liệu thường chỉ ra quy trình tuyển dụng ứng viên cho một vị trí, sự phục tùng của thư ký trong việc thực hiện các nhiệm vụ trực tiếp của họ và các yêu cầu đối với ứng viên.

Để được tuyển dụng và sau đó làm thư ký trường, ứng viên bắt buộc phải có trình độ học vấn nghề nghiệp. Ngoài ra, người nộp đơn có thể đã hoàn thành giáo dục trung học và hoàn thành các khóa học dự bị nghề theo chương trình đã thiết lập. Đồng thời, yêu cầu về kinh nghiệm làm việc khôngtrình bày.

Tuyển dụng và sa thải do giám đốc cơ sở giáo dục trực tiếp thực hiện. Nhân viên báo cáo trong khi thực hiện nhiệm vụ chính thức của thư ký tại trường trực tiếp cho hiệu trưởng.

Điều gì hướng dẫn thư ký

Thông tin này cũng được viết trong phần quy định chung của bản mô tả công việc. Nó cho phép bạn hiểu rõ ràng tài liệu nào đóng vai trò là hướng dẫn cho một chuyên gia thực hiện nhiệm vụ của thư ký tại một trường học.

Tài liệu sau đây nên được sử dụng làm cơ sở:

1. Lệnh, chỉ thị, nghị quyết và các văn bản quy định khác.
2. Tiêu chuẩn cho một hệ thống tài liệu hành chính và tổ chức thống nhất.
3. Điều lệ và các quy định nội bộ của cơ sở giáo dục.
4. Mô tả công việc của thư ký.
5. Nội quy, quy định về bảo hộ lao động, an toàn, vệ sinh trong sản xuất, phòng cháy chữa cháy.
6. Quy tắc về dấu câu và chính tả.
7. Quy tắc cơ bản để làm việc với thiết bị văn phòng.

Ngoài ra, cần phải tính đến những hành vi quy phạm và lập pháp liên quan đến nhiệm vụ trực tiếp của thư ký hiệu trưởng nhà trường. Điều này sẽ cho phép bạn thực hiện công việc của mình một cách năng suất và hiệu quả nhất có thể.

Điều khoản tham chiếu

Nhiệm vụ trực tiếp của thư ký tại trường là phần quan trọng nhất của công việchướng dẫn. Nó xác định những hoạt động mà một người sẽ phải thực hiện tại vị trí của mình trong ngày làm việc.

Nhiệm vụ chuyên môn của Bí thư chi bộ giáo dục tại trường như sau:

1. Tiếp nhận thư từ của cơ sở giáo dục.
2. Thư từ theo chỉ định của hiệu trưởng.
3. Lưu trữ hồ sơ (cũng ở dạng điện tử).
4. Thực hiện các thao tác liên quan đến thu thập và xử lý thông tin (kể cả sử dụng công nghệ máy tính).
5. Giám sát việc chuẩn bị và xem xét tài liệu kịp thời.
6. Tổng hợp các bức thư, yêu cầu, tài liệu và phản hồi theo lệnh của giám đốc cơ sở giáo dục.

Thư ký liên hệ chặt chẽ với chuyên môn không chỉ với giám đốc, mà còn với các trưởng bộ phận cơ cấu của trường, các cán bộ giảng dạy và các phó giám đốc. Ngoài ra, người thực hiện ở vị trí này không chỉ độc lập thực hiện tất cả các quy tắc của tổ chức, mà còn giám sát việc thực hiện của các nhân viên khác. Điều đáng chú ý là nhiệm vụ của thư ký văn phòng ở trường không khác gì nhiệm vụ của bí thư đơn vị giáo dục.

Điều mà một chuyên gia nên biết

Khi đi xin việc, ban lãnh đạo yêu cầu ứng viên không chỉ có trình độ học vấn nhất định mà còn phải có hành trang là những kiến thức nhất định. Và người nộp đơn càng chuyên nghiệp sẽ được hướng dẫn những điều anh ta cần biết, thì càngkhả năng có một công việc tốt.

Danh sách kiến thức bắt buộc bao gồm những điều sau:

1. Lập pháp. Các hành vi quy phạm và pháp luật liên quan đến quy định các hoạt động giáo dục.
2. Quy tắc đối với tài liệu kinh doanh và thư từ, những điều cơ bản về đạo đức và nghi thức.
3. Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ.
4. Quy tắc làm việc với máy tính và thiết bị tổ chức, sử dụng hệ thống liên lạc nội bộ.
5. Các quy tắc quản lý việc tạo, xử lý, chuyển và lưu trữ tài liệu.
6. Cấu trúc của một cơ sở giáo dục.

Với kiến thức này, công việc của một thư ký tại một trường học và các nhiệm vụ của vị trí đó sẽ không gây ra bất kỳ khó khăn cụ thể nào. Và điều này sẽ làm tăng khả năng phát triển nghề nghiệp.

Quyền của thư ký

Ngoài nhiệm vụ của Bí thư chi bộ giáo dục tại trường, mỗi vị trí đều quy định một số quyền chuyên viên nhất định. Chúng cũng được viết trong mô tả công việc.

Danh sách các quyền cơ bản của người giữ chức vụ thư ký trường học bao gồm yêu cầu các tài liệu và thông tin cần thiết từ nhân viên (nếu cần, từ ban quản trị), tìm hiểu lý do chậm trễ trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao. hướng dẫn, yêu cầu hoàn thiện hồ sơ đã phát hiện vi phạm. Thư ký cũng có quyền lôi kéo các nhân viên của trường thực hiện các mệnh lệnh do ban quản lý chuyển đến, để chứng thựcsoạn thảo tài liệu liên quan đến các hoạt động quản lý của tổ chức, cũng như đưa ra các đề xuất để cải thiện các hoạt động quản lý và cải tiến quy trình làm việc với tài liệu.

Trách nhiệm với vị trí

Thư ký tại trường chịu trách nhiệm kỷ luật về việc thực hiện không phù hợp hoặc không hoàn thành nhiệm vụ trước mắt, các quy định nội bộ của cơ sở giáo dục, không sử dụng các quyền được quy định trong bản mô tả công việc. Giới hạn trách nhiệm được xác định theo luật lao động hiện hành của đất nước.

Trách nhiệm pháp lý được quy định nếu gây ra thiệt hại cho nhà trường hoặc những người tham gia quá trình giáo dục trong quá trình hoạt động nghề nghiệp hoặc không hoàn thành nhiệm vụ trực tiếp của một thư ký tại trường, theo mô tả công việc hiện tại và tài liệu địa phương quy định công việc của một chuyên gia. Thủ tục trách nhiệm pháp lý được xác định bởi luật lao động và dân sự có hiệu lực tại quốc gia vào thời điểm xảy ra thiệt hại.

Tương tác Công việc và Điều kiện Làm việc

Đầu tiên cần lưu ý là Bí thư đoàn trường làm việc theo thời khóa biểu được biên soạn trên cơ sở 40 giờ làm việc trong tuần. Tuy nhiên, đồng thời, bản mô tả công việc chỉ ra rằng ngày làm việc không được chuẩn hóa. Khi ứng tuyển vào vị trí bí thư chi bộ giáo dục, bạn nhất định phải lưu ý những điều kiện này.

Trong quá trình triển khai công việc, thư ký cơ sở giáo dục tiếp xúc với cán bộ giảng dạy của trường, nhân viên hành chính, phục vụ. Tương tác được thực hiện để cung cấp tiếp theo các thông tin cần thiết nhận được tại các cuộc họp của hội đồng trường, các cuộc họp của học sinh và sư phạm. Ngoài ra, nhiệm vụ chuyên môn của thư ký bao gồm kiểm tra việc thực hiện các mệnh lệnh, chỉ thị và mệnh lệnh được chuyển giao. Các hoạt động nhân sự, tài chính và kinh tế do một tổ chức giáo dục thực hiện cũng phải tuân theo quy định đó.

Kết

Với sự trợ giúp của bản mô tả công việc, ban lãnh đạo của một trường học hoặc bất kỳ cơ sở giáo dục nào khác cung cấp rõ ràng và rõ ràng phạm vi nhiệm vụ chuyên môn cơ bản của một chuyên gia, đặt ra các giới hạn của sự phụ thuộc, tương tác chuyên nghiệp, vạch ra ranh giới của trách nhiệm của một nhân viên. Khi biên soạn tài liệu này, các quy định pháp luật điều chỉnh công việc của các chuyên gia khác nhau, các sách tham khảo thông tin và trình độ chuyên môn cũng như các tài liệu phương pháp luận khác được tính đến.