PDCA-cycle - triết lý cải tiến kinh doanh liên tục

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

PDCA-cycle (Deming cycle) là một trong những khái niệm cơ bản trong lý thuyết quản lý hiện đại. Nó cũng làm nền tảng cho loạt tiêu chuẩn ISO 9000, được sử dụng trên toàn thế giới để quản lý chất lượng trong các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và loại hình.

Định nghĩa

PDCA Deming cycle là công nghệ cải tiến quy trình liên tục trong kinh doanh và trong bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào khác. Tên của phương pháp này là viết tắt của 4 từ tiếng Anh, có nghĩa là một chuỗi các giai đoạn cải tiến hợp lý:

• P - Plan (kế hoạch);
• D - Do (làm);
• C - Kiểm tra (kiểm tra, phân tích);
• A - Act (hành động).

Mọi thứ đều logic và đơn giản: trước tiên bạn cần phải suy nghĩ về các hành động. Sau đó, chúng được thực hiện theo kế hoạch. Bước thứ ba là phân tích các kết quả thu được. Và cuối cùng, giai đoạn cuối cùng - Hành động - liên quan đến việc đưa ra các thay đổi cụ thể để cải thiện quy trình và / hoặc thiết lập các mục tiêu mới. Sau đó, giai đoạn lập kế hoạch bắt đầu lại, lúc đó mọi thứ đã được thực hiện trước đó sẽ được tính đến.

Theo sơ đồ, chu trình điều khiển PDCA được hiển thị nhưbánh xe, thể hiện tính liên tục của quá trình này.

Bây giờ chúng ta hãy xem xét chi tiết từng bước.

Plan (Kế hoạch)

Bước đầu tiên là lập kế hoạch. Cần phải hình thành rõ ràng vấn đề, sau đó xác định lĩnh vực chính cho công việc và đưa ra giải pháp tốt nhất.

Một sai lầm phổ biến là xây dựng kế hoạch dựa trên những phỏng đoán chủ quan và giả định của ban quản lý. Nếu không biết nguyên nhân cơ bản của vấn đề, tốt nhất có thể hóa giải hậu quả của nó, và sau đó chỉ là tạm thời. Những công cụ nào có thể được sử dụng để làm điều này?

Phương pháp "5 Tại sao"

Nó được phát triển từ những năm 40, nhưng đã trở nên phổ biến vào 30 năm sau, khi Toyota bắt đầu tích cực sử dụng nó. Phân tích như vậy được thực hiện như thế nào?

Đầu tiên bạn cần hình thành và viết ra vấn đề. Sau đó đặt câu hỏi: "Tại sao điều này lại xảy ra?" và viết ra tất cả các lý do. Sau đó, bạn cần làm tương tự cho mỗi câu trả lời. Sau đó, chúng tôi làm theo mô hình tương tự, cho đến khi câu hỏi "Tại sao?" sẽ không được hỏi 5 lần. Theo quy luật, câu trả lời thứ năm là lý do thực sự.

Sơ đồ Ishikawa

Phương pháp này cho phép bạn biểu diễn bằng đồ thị các mối quan hệ nguyên nhân và kết quả của bất kỳ hiện tượng nào trong kinh doanh. Được đặt theo tên người tạo ra nó, nhà hóa học Kaora Ishikawa, và được sử dụng rộng rãi trong quản lý.

Khi xây dựng một sơ đồ, có 5 nguồn gốc có thể gây ra vấn đề: con người, vật liệu, môi trường (môi trường), thiết bị và phương pháp. Mỗi người trong số họ, lần lượt, có thể chứa những lý do chi tiết hơn. Ví dụ,công việc của nhân viên phụ thuộc vào trình độ tay nghề, sức khỏe, các vấn đề cá nhân, v.v.

Trình tự xây dựng biểu đồ Ishikawa:

1. Vẽ một mũi tên nằm ngang sang bên phải và viết một vấn đề đã xác định rõ gần đầu của nó.
2. Xéo về phía mũi tên chính, mô tả 5 người có ảnh hưởng chính mà chúng ta đã nói ở trên.
3. Sử dụng các mũi tên nhỏ để hiển thị lý do chi tiết. Các nhánh nhỏ hơn có thể được thêm vào khi cần thiết. Điều này được thực hiện cho đến khi tất cả các nguyên nhân có thể xảy ra được viết ra.

Sau đó, tất cả các tùy chọn nhận được đều được viết thành một cột, từ thực tế nhất đến kém nhất.

"Động não"

Một cuộc thảo luận nhóm với các chuyên gia và nhân sự chủ chốt, trong đó nhiệm vụ của mỗi người tham gia là nêu ra càng nhiều nguyên nhân tiềm ẩn và giải pháp cho vấn đề càng tốt, bao gồm cả những nguyên nhân tuyệt vời nhất.

Sau khi phân tích lý thuyết, cần tìm dữ liệu thực tế xác nhận rằng nguyên nhân của vấn đề đã được xác định chính xác. Bạn không thể hành động theo linh cảm ("rất có thể là …").

Đối với bản thân việc lập kế hoạch, các chi tiết cụ thể cũng rất quan trọng ở đây. Điều quan trọng là đặt ra các thời hạn, vạch ra một chuỗi hành động rõ ràng và các kết quả có thể đo lường được (bao gồm cả các kết quả trung gian) mà họ nên dẫn đến.

Do (Làm)

Giai đoạn thứ hai của chu trình PDCA là thực hiện kế hoạch, thực hiện các thay đổi. Thông thường, việc thực hiện trước các quyết định được đưa ra trongquy mô nhỏ, tiến hành "thử nghiệm hiện trường" và kiểm tra xem nó hoạt động như thế nào trên một khu vực hoặc đối tượng nhỏ. Nếu có sự chậm trễ, trì hoãn, cần phải hiểu lý do là gì (lập kế hoạch không thực tế hoặc thiếu kỷ luật từ phía nhân viên). Ngoài ra, một hệ thống kiểm soát trung gian đang được giới thiệu, cho phép không chỉ đợi kết quả mà còn liên tục theo dõi những gì đã được thực hiện.

Kiểm tra

Nói một cách dễ hiểu, bây giờ chúng ta cần trả lời một câu hỏi duy nhất: "Chúng ta đã học được gì?". Chu trình PDCA ngụ ý đánh giá liên tục các kết quả đạt được. Cần phải đánh giá sự tiến bộ so với các mục tiêu đã đặt ra, xác định những gì hoạt động tốt và những gì cần phải cải thiện. Nó chủ yếu được thực hiện bằng cách kiểm tra các báo cáo và tài liệu khác của doanh nghiệp.

Để thực hiện thành công chu trình Shewhart-Deming (PDCA) trong kinh doanh, cần thiết lập báo cáo thường xuyên về công việc đã hoàn thành và thảo luận kết quả với nhân viên. Công cụ lý tưởng cho việc này là giới thiệu các chỉ số hiệu suất chính KPI, trên cơ sở đó xây dựng hệ thống tạo động lực và phần thưởng cho những nhân viên làm việc hiệu quả nhất.

Act

Bước cuối cùng thực sự là hành động. Có thể có một số tùy chọn ở đây:

• thực hiện thay đổi;
• từ chối quyết định nếu nó không hiệu quả;
• lặp lại tất cả các giai đoạn của chu trình PDCA một lần nữa, nhưng giới thiệu một sốđiều chỉnh.

Nếu điều gì đó hoạt động tốt và có thể được nhân rộng, giải pháp cần được tiêu chuẩn hóa. Để làm được điều này, các thay đổi thích hợp được thực hiện đối với tài liệu của doanh nghiệp: quy chế làm việc, hướng dẫn, danh sách kiểm tra để kiểm tra hiệu suất công việc, chương trình đào tạo nhân viên, v.v..

Nếu kế hoạch hành động đã phát triển không mang lại kết quả như mong đợi, bạn cần phân tích nguyên nhân dẫn đến thất bại, sau đó quay lại giai đoạn đầu tiên (Kế hoạch) và thử một chiến lược khác.