Thẻ điểm cân bằng là một công cụ quản lý hiệu suất chiến lược

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Thẻ điểm cân bằng là công cụ cho phép bạn đánh giá chính xác điểm mạnh và điểm yếu của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp và toàn công ty. Để ban lãnh đạo sử dụng có hiệu quả, cần xây dựng các chỉ số phù hợp trong khuôn khổ chiến lược tổng thể của doanh nghiệp. Cũng cần thiết phải hình thành một hệ thống đánh giá cho các bộ phận cụ thể của công ty.

Nó ra đời như thế nào

Công nghệ quản lý này, còn được gọi là Thẻ điểm cân bằng, được sử dụng tương đối gần đây. Nó được phát triển trên cơ sở nghiên cứu được thực hiện vào đầu những năm 90.

Chúng được xử lý bởi chủ tịch công ty tư vấn, David Norton, và Giáo sư Robert Kaplan. Nhiệm vụ chính của họ là xác định những cách thức mới để đạt được các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả của công ty ở tất cả các cấp độ hoạt động của nó.

BKết quả là, BSC đã đạt được, một thẻ điểm cân bằng. Khám phá này dẫn đến sự hình thành của hai điều khoản chính:

• Chỉ các chỉ số tài chính sẽ không đủ để mô tả cân bằng (toàn diện) và đầy đủ về tình trạng của công ty. Chúng cần được bổ sung.
• BSC có thể được sử dụng như một hệ thống quản lý chứ không chỉ là một chỉ báo toàn diện về tình trạng của doanh nghiệp. Đồng thời, khái niệm được triển khai có thể đảm bảo mối quan hệ của chủ sở hữu công ty và các nhà quản lý cao nhất với các hoạt động vận hành của ban quản lý tổ chức.

Mục đích của hệ thống

Cải thiện bền vững các chỉ số hoạt động là điều quan trọng đối với bất kỳ công ty nào. Vì mục đích này mà thẻ điểm cân bằng được sử dụng. Nó là một công cụ cho phép bạn kết nối các ý tưởng và quyết định chiến lược với các quy trình hàng ngày. Do đó, mọi mặt hoạt động của công ty đều hướng đến việc thực hiện các nhiệm vụ chính.

Việc kiểm soát như vậy được thực hiện với sự trợ giúp của các chỉ số hoạt động chính. Chúng cho phép bạn nhận được một số cấp độ đánh giá:

• đặc điểm của hiệu quả quy trình kinh doanh;
• chỉ số đánh giá năng suất của từng nhân viên;
• đo lường khả năng đạt được của các mục tiêu.

Dựa trên thông tin này, có thể lập luận rằng thẻ điểm cân bằng là một công cụ không chỉ cho chiến lược mà còn cho quản lý hoạt động.

Giá trị chính của BSC là công ty sử dụng nó sẽ có thể đánh giá và kiểm soát quá trình đạt được các mục tiêu chiến lượccác cấp của tổ chức. Do đó, thẻ điểm cân bằng của doanh nghiệp không phải là một công cụ để làm việc với một khu vực chức năng riêng biệt, nó kết hợp tất cả chúng cùng một lúc.

Vì lý do này, sẽ rất khó để thực hiện một khái niệm như vậy theo một hướng và sẽ không thể đạt được kết quả mong muốn.

Lợi

Khi các nhà quản lý cấp cao phân tích hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, họ có thể bỏ sót các yếu tố thành công hay thất bại riêng lẻ, chỉ chú ý đến các chỉ số tài chính.

Một ví dụ là tình huống mở rộng dòng sản phẩm. Nếu bạn không tăng phạm vi hoạt động, thì bạn có thể tránh được các khoản đầu tư liên quan đến hiện đại hóa sản xuất, giới thiệu thiết bị bổ sung, v.v. Do đó, chi phí giảm và mọi thứ đều ổn từ phía phân tích điều kiện tài chính. Nhưng đồng thời, để đạt được các mục tiêu chiến lược, cần phải mở rộng phạm vi, điều này sẽ cho phép công ty có những vị trí mới trên thị trường. Và theo quan điểm của quy hoạch toàn cầu, việc từ chối hiện đại hóa là một quyết định sai lầm.

Với những khoảng trống như thế này trong phân tích, việc quản lý hiệu suất đôi khi sẽ gặp khó khăn. Rốt cuộc, nếu không có tất cả thông tin về các quá trình ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, thì không biết khi nào những thay đổi tích cực hay tiêu cực sẽ được lặp lại.

Để kiểm soát đầy đủ, chính xác các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp, các chương trình kinh doanh như BSC đang được giới thiệu. Vìnó cho phép bạn phân tích bất kỳ thành phần nào của hoạt động sản xuất và quản lý, cũng như dịch vụ của công ty. Người quản lý có thể xác định tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.

Với thông tin này, họ sẽ có thể phát triển một chiến lược quản lý doanh nghiệp có năng lực có thể làm tăng đáng kể mức độ hiệu quả của tất cả các hoạt động nói chung.

Nhân sự

Có những tổ chức mà chất lượng dịch vụ phần lớn phụ thuộc vào tính chuyên nghiệp của nhân viên, vì trình độ của họ chính là sản phẩm. Ví dụ sẽ là một công ty tư vấn hoặc luật.

Với hình thức kinh doanh này, việc nâng cao trình độ kiến thức và kỹ năng của chuyên viên là điều quan trọng hàng đầu. Điều này là cần thiết để duy trì các vị trí trên thị trường hoặc chinh phục một thị trường ngách mới.

Dựa trên nền tảng của phân tích mù chữ, ban lãnh đạo của công ty có thể cho rằng không cần phải trả tiền cho các khóa đào tạo quản lý và các chuyên gia chuyên ngành có thể thực hiện nhiệm vụ mà không cần đào tạo thêm. Kết quả là, từ quan điểm của các chỉ số tài chính, quyết định đã được đưa ra một cách chính xác, vì có thể tránh được các chi phí phát sinh thêm.

Nhưng thị trường dịch vụ không ngừng phát triển, các công cụ mới để giải quyết vấn đề đang xuất hiện. Với cùng một trình độ tay nghề, sẽ không thể thu hút được nhiều khách hàng như trước. Họ sẽ tìm đến các chuyên gia được đào tạo chuyên sâu hơn. Kết quả là công ty thua lỗ.

Vì vậy, để phát triển kinh doanh thành công, bạn cần phân tích có tính đến tất cảcác yếu tố.

Chiến lược

Bất kỳ công ty nghiêm túc nào cũng có một kế hoạch phát triển được xây dựng, trong đó bao gồm một số mục tiêu chính. Thường không có nhiều hơn 5-7. Nhưng đôi khi xảy ra trường hợp các mục tiêu mâu thuẫn với nhau hoặc không liên kết với nhau.

Quản lý chiến lược là một kỹ thuật để tránh những sai lầm như vậy. Khi hệ thống được cân bằng và dựa trên các quy tắc rõ ràng để đặt mục tiêu, thì có thể thực hiện các nhiệm vụ chính ở một cấp độ mới về cơ bản.

Với một BSC được thực hiện tốt cho tất cả các khía cạnh hoạt động của công ty, các mục tiêu liên kết sẽ được phát triển. Để quản lý đánh dấu các điểm tương tác chính, một bản đồ chiến lược đặc biệt được hình thành. Trên đó, mối quan hệ giữa các mục tiêu chính được lưu ý.

Sử dụng một hệ thống như vậy, các nhà quản lý hàng đầu có thể liên tục giám sát công việc của các chuyên gia trong các khu vực nhất định và xem liệu họ có giúp thực hiện các nhiệm vụ chính hay không.

Ý tưởng cấu trúc

Tính năng chính của Thẻ điểm Cân bằng là chia hệ thống thành 4 nhóm để đưa hệ thống vào trạng thái cân bằng. Đây là những hướng dẫn sau:

• Nhóm đầu tiên. Điều này bao gồm các tỷ lệ tài chính tiêu chuẩn. Chủ sở hữu của công ty chắc chắn sẽ quan tâm đến mức độ hoàn vốn của các quỹ đã đầu tư vào doanh nghiệp. Do đó, mặc dù tầm quan trọng của các quy trình nội bộ được thiết lập tốt và định hướng thị trường của một công ty, hệ thống nên bắt đầu với dữ liệu tài chính và kết thúc bằnghọ (lớp cuối cấp).
• Nhóm thứ hai. Ở đây chú ý đến việc mô tả môi trường bên ngoài - khách hàng và thái độ đối với họ từ tổ chức. Trọng tâm là khả năng của công ty để làm hài lòng khách hàng, giữ chân anh ta và tìm kiếm khách hàng mới. Khối lượng thị trường và thị phần của công ty trong phân khúc mục tiêu cũng được tính đến.
• Nhóm thứ ba. Được sử dụng để mô tả khả năng phát triển và học hỏi của một công ty. Phần này của hệ thống quản lý chiến lược của tổ chức tập trung vào các hệ thống thông tin cung cấp thông tin quan trọng cho các hệ thống hoạt động nhằm mang lại sự tương tác giữa những người tham gia quá trình, cũng như con người, khả năng, kỹ năng và động lực của họ.
• Nhóm thứ tư. Nó nhằm mô tả các quy trình nội bộ. Đó là về phát triển sản phẩm, đổi mới, tiền sản xuất, nguồn lực cốt lõi, sản xuất, bán hàng và dịch vụ sau bán hàng.

Các yếu tố của thẻ điểm cân bằng

Hiện tại, các yêu cầu cơ bản đối với phần mềm hỗ trợ SSP đã được phát triển và thử nghiệm trên thực tế.

Dựa trên nghiên cứu, sáu yếu tố cần có trong thiết kế hệ thống để cho phép phân tích và kiểm soát đầy đủ:

1. Mục tiêu chiến lược. Chúng cần thiết để xác định các hướng mà chiến lược sẽ được thực hiện.
2. Triển vọng. Các thành phần được sử dụng để phân tách chiến lược. họ đangcải tiến quy trình thực hiện. Trong hầu hết các trường hợp, bốn quan điểm là đủ: quy trình, khách hàng, con người và tài chính. Nhưng nếu các chi tiết cụ thể của chiến lược doanh nghiệp yêu cầu như vậy, danh sách có thể được mở rộng.
3. Giá trị mục tiêu. Chúng cần thiết để định lượng mức độ hiệu suất mà một chỉ số cụ thể phải tương ứng.
4. Sáng kiến chiến lược. Điều này bao gồm cả các chương trình và dự án góp phần đạt được các mục tiêu chính.
5. Mối quan hệ nhân quả. Chúng được sử dụng để kết hợp các mục tiêu chiến lược để việc đạt được mục tiêu này dẫn đến tiến bộ đối với mục tiêu khác.
6. Chỉ số. Đó là về số liệu thành tích. Nó phản ánh mức độ tiến triển đối với một mục tiêu chiến lược cụ thể.

Thẻ điểm cân bằng là một công cụ quản lý có thể dễ dàng điều chỉnh cho phù hợp với các nhiệm vụ của một doanh nghiệp cụ thể, nhưng với điều kiện là khái niệm này được cấu trúc và phát triển tốt.

Động lực

Ban đầu, cần lưu ý rằng các chương trình kinh doanh kiểu BSC không bao gồm tương tác trực tiếp với từng nhân viên một cách riêng biệt. Vì lý do này, mức thù lao của một nhân viên không gắn với kết quả cá nhân của anh ta, mà với mức độ hiệu quả của toàn bộ bộ phận mà anh ta trực thuộc.

Nếu bạn thực hiện đúng kế hoạch tạo động lực như vậy, thì nhân viên sẽ làm việc tích cực và có mức độ tham gia cao để đạt được hiệu suất cao trong bộ phận của mình.

Kết quả là, sơ đồ tổ chức lao động như vậy dẫn đến việc hình thành mối liên hệ giữa động lực nhân sự và quá trình thực hiện các mục tiêu chiến lược.

Ngoài ra, tầm quan trọng của sự đóng góp của nhân viên cho sự nghiệp chung ngày càng lớn. Điều này xảy ra do sự hình dung về tác động của nó đối với các hoạt động của đơn vị và công ty.

Như vậy, bằng cách đưa ra động lực có thẩm quyền và có được các chỉ số hoạt động rõ ràng, chính xác cho tất cả các bộ phận, các nhà quản lý có thể thực hiện toàn quyền kiểm soát hoạt động của tổ chức. Đây là hiện thân của khái niệm quản lý chiến lược.

Tất nhiên, luôn có nguy cơ xảy ra các sai lệch khác nhau ngăn cản việc đạt được các chỉ số kế hoạch. Trong trường hợp này, ban lãnh đạo, nhờ có BSC được triển khai, có thể thực hiện phân tích đầy đủ và chính xác các lý do làm giảm kết quả và điều chỉnh các giá trị mục tiêu.

Hệ thống như vậy giúp chúng ta có thể liên tục có định dạng phù hợp nhất cho hoạt động của hệ thống quản lý vận hành. Hơn nữa, chiến lược của doanh nghiệp sẽ không mất đi tính linh hoạt, luôn thay đổi để phù hợp với hoàn cảnh mới.

MTP thực sự hoạt động như một bảng điều khiển kinh doanh. Nó được thiết kế với kỳ vọng rằng ban quản lý nhà máy sẽ xử lý một số lượng nhỏ các thông số được kiểm soát. Đồng thời, quản lý cao nhất và chủ sở hữu của tổ chức sẽ có thể nhanh chóng nhận được tất cả dữ liệu liên quan đến bất kỳ thay đổi nào quan trọng trong các hoạt động của công ty hoặc các bộ phận riêng lẻ của công ty.

Cách sử dụng hệ thống đúng cách

Nếu chúng ta xem xét thẻ điểm cân bằng trên ví dụ về các tổ chức,hoạt động trên thị trường Nga, có thể lưu ý ba tính năng của nó:

• BSC không thay thế việc lập kế hoạch;
• hệ thống không thể được sử dụng hiệu quả nếu không có chiến lược phát triển doanh nghiệp được thiết kế tốt;
• Mục đích chính của BSC là quản lý công ty một cách có hệ thống, có tính đến mối quan hệ của các chỉ số, cũng như giá trị của chúng.

Vì vậy, hệ thống không nên được sử dụng để xác định các mục tiêu và phương hướng chính của công ty nói chung. BSC bắt đầu hoạt động khi chiến lược đã được vạch ra và cần phải kiểm soát nhanh chóng và chính xác quá trình thực hiện chiến lược đó.

Ví dụ, mục tiêu là tăng lợi nhuận hàng năm của doanh nghiệp nông nghiệp. Sau khi phân tích tất cả các khía cạnh hoạt động của công ty với sự trợ giúp của BSC, các nhà quản lý, dựa trên dữ liệu thu được, có thể thấy nhu cầu rõ ràng về những thay đổi kinh tế, kỹ thuật, tổ chức và công nghệ. Do đó, họ sẽ thực hiện các chỉnh sửa cần thiết và nhận được kết quả mới.

Quản trị chiến lược là hệ thống hoạt động tốt nhất trong quá trình đạt được các mục tiêu 4-5 năm. Đồng thời, các chỉ số và giá trị cụ thể nên được hình thành cho từng người trong số họ. Chính họ sẽ là người hướng dẫn trong quá trình triển khai phân tích.

Đầu tiên, bạn cần xác định các chỉ số cho toàn bộ giai đoạn lập kế hoạch, sau đó phát triển chúng cho các giai đoạn riêng lẻ (từ sáu tháng). Tiếp theo, bạn cần tìm ra chính xác những hành động nào sẽ giúp đạt được sự cân bằng về kết quả của tất cảsự chia rẽ. Sau đó, cần phải đưa ra các chỉ số cụ thể để đánh giá.

Điều đáng xem là đôi khi một số bộ phận chịu trách nhiệm đạt được cùng một kết quả. Đây có thể là doanh thu mà 2-3 chi nhánh cùng khu vực cùng cho nhau. Và số lượng như vậy là một chỉ số đánh giá hiệu quả của doanh nghiệp, và nó cần được xem xét theo cách này.

Nếu bạn nghiên cứu thẻ điểm cân bằng trên ví dụ về một tổ chức có văn phòng khu vực, thì sẽ cần sử dụng phân tầng dữ liệu. Chúng ta đang nói đến việc hình thành các chỉ số cho các đơn vị riêng lẻ, có tính đến các mục tiêu hàng năm của cả doanh nghiệp. Vì thành tích của họ, các chi nhánh sẽ phải chịu trách nhiệm.

Nhờ đó, hoạt động của từng bộ phận giúp công ty đạt được các mục tiêu chiến lược.

Kết quả

BSC là công cụ quản lý hoạt động của công ty, cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp hiện đại nào đang phấn đấu phát triển. Một hệ thống như vậy cho phép bạn xác định nhanh chóng và chính xác những điểm mạnh và điểm yếu của quá trình sản xuất và quản lý. Sử dụng nó, ban lãnh đạo của công ty sẽ có thể liên tục điều chỉnh chiến lược của tổ chức và thực hiện những thay đổi cần thiết trong công việc của các bộ phận cụ thể.