Tại sao bạn cần có kế hoạch kinh doanh. Nhiệm vụ, cấu trúc và mục tiêu của kế hoạch kinh doanh

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Tất cả những ai đã quyết định bắt đầu kinh doanh của riêng mình cần phải hiểu kế hoạch kinh doanh là gì. Nếu không hiểu tầm quan trọng của việc lập kế hoạch và các nguyên tắc của nó, bạn sẽ khó có thể lọt vào danh sách những doanh nhân thành đạt. Trước hết, bởi vì thị trường là một môi trường sôi động mà bạn cần phải có được chỗ đứng vững chắc để có thể nâng cao vị thế của mình sau này. Nếu không có sự phân tích và lập kế hoạch, bạn sẽ vô cùng khó khăn để làm được điều này. Ngoài ra, một tài liệu cực kỳ quan trọng trong quá trình thu hút các nhà đầu tư.

Tại sao bạn cần có kế hoạch kinh doanh

Nhiệm vụ chính của tài liệu này là chuyển một ý tưởng cụ thể thành các con số và điểm. Tức là lập kế hoạch chi tiết nhất cho các hoạt động kinh doanh trong tương lai.

Một kế hoạch kinh doanh chính thức có dạng văn bản - điện tử hoặc giấy. Nó cung cấp câu trả lời cho các câu hỏi như:

• là ý tưởng có giá trị tài nguyên cần thiết để thực hiện nó;
• doanh nghiệp sẽ thành công và mức độ sinh lời của nó.

Vì vậyxác định rủi ro và phần thưởng tiềm năng là điều đầu tiên mà một kế hoạch kinh doanh cần có.

Để việc lập kế hoạch có hiệu quả, cần tiến hành nghiên cứu marketing. Chúng tôi đang nói về việc nghiên cứu kỹ lưỡng hướng hoạt động, bản thân sản phẩm hoặc một dịch vụ cụ thể, đồng thời tính đến các mối quan hệ thị trường hiện tại.

Nếu chúng ta đang nói về một doanh nghiệp, thì lập kế hoạch kinh doanh trong trường hợp này sẽ bao gồm các lĩnh vực sau:

• Phân tích đầy đủ về khu vực sản xuất, thương mại và kinh tế. Mục tiêu chính của quá trình này là xác định các đặc điểm, tính năng khác biệt, ưu điểm và nhược điểm của những lĩnh vực này.
• Phát triển một dự án cụ thể của công ty. Đối với mỗi sản phẩm mới, bạn cần lập một kế hoạch riêng cho việc giới thiệu sản phẩm ra thị trường và quảng bá tiếp theo. Để làm được điều này, cần phải xác định các đặc điểm của thị trường và sản phẩm / dịch vụ.
• Kết quả của việc nghiên cứu các cơ chế thương mại, tài chính, kỹ thuật và tổ chức, việc sử dụng các cơ chế này có thể giúp đạt được các mục tiêu.

Mục tiêu bên trong và bên ngoài

Để hiểu tại sao doanh nghiệp cần có kế hoạch kinh doanh, bạn cần chú ý đến các tùy chọn như sau cho ứng dụng của doanh nghiệp đó như:

• Giải quyết các vấn đề nội bộ của công ty. Trong trường hợp này, mục đích của tài liệu là xác định triển vọng, điểm mạnh, cũng như điểm yếu, thiếu sót và các mối đe dọa khác nhau. Một kế hoạch như vậy được sử dụng như một công cụ quản lý để có thể đánh giá khách quan một sản phẩm cụ thể hoặc toàn bộ hoạt động của công ty.
• Cung cấp cho các tổ chức và bên thứ ba. Một kế hoạch kinh doanh bên ngoài được sử dụng để thu hút các cá nhân và công ty có lợi cho công ty. Đây có thể là các cơ quan chính phủ, các tổ chức ngân hàng, các quỹ khác nhau, các đối tác kinh doanh hoặc các nhà đầu tư.

Những phân tích như vậy mang lại hiệu quả lớn nhất khi ngay sau khi hình thành một kế hoạch kinh doanh nội bộ, một kế hoạch bên ngoài được tạo ra. Điều này được giải thích là do việc giám sát định tính tình trạng của tổ chức và việc sửa chữa các nhược điểm đã xác định sau đó tạo điều kiện rất nhiều cho việc hình thành một đề xuất thực sự thú vị.

Hơn nữa, nó trở nên rõ ràng những loại đầu tư và đối tác mà công ty cần vào lúc này.

Công cụ quản lý

Hiểu tại sao doanh nghiệp cần có bản kế hoạch kinh doanh, thì việc xác định những lợi ích thiết thực mà người quản lý công ty có thể nhận được từ một văn bản như vậy là điều đáng làm. Các giám đốc sử dụng nó trong quy trình:

• bước vào một thị trường mới;
• tăng doanh thu;
• phát triển kế hoạch chiến thuật;
• tìm kiếm hướng đi đầy hứa hẹn;
• đánh giá về tình trạng tài chính của tổ chức;
• xây dựng chiến lược;
• xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn;
• phát triển chính sách tiếp thị nhằm thiết lập vị thế của công ty trên thị trường;
• ước tính chi phí sản xuất và bán hàng;
• xác định các tiêu chí về chất lượng hàng hoá và dịch vụ;
• hình thành cơ cấu nhân sự chính xác, cho phép tối đađạt được hiệu quả các mục tiêu đã đặt ra cho tương lai gần.

Với những gì cần thiết để lập kế hoạch kinh doanh (phân tích, chiến lược, đánh giá hiệu suất, rủi ro, v.v.), người quản lý sử dụng tài liệu như vậy có thể thấy điểm yếu của các quy trình hiện có và chú ý đến chúng.

Lợi ích cho doanh nghiệp nhỏ

Doanh nhân, đặc biệt là các công ty khởi nghiệp, thực hiện các hoạt động có nguy cơ thua lỗ đáng kể hoặc thậm chí đóng cửa doanh nghiệp. Để tránh những sai lầm kéo theo những chi phí đáng kể, cần lường trước những vấn đề có thể xảy ra, đồng thời ước tính hợp lý mức thu nhập trong thời gian sắp tới.

Đó là điều mà một doanh nhân cần có kế hoạch kinh doanh - với sự trợ giúp của các phân tích có thẩm quyền và lập kế hoạch chính xác, hãy chuẩn bị cho sự khởi đầu thành công của một doanh nghiệp mới.

Ngoài việc tính đến tất cả các rủi ro có thể xảy ra, tài liệu như vậy còn đơn giản hóa giải pháp của một số nhiệm vụ quan trọng:

1. Khắc phục những suy nghĩ chính. Đó là về việc đặt trọng tâm vào quá trình lập kế hoạch. Khi chuẩn bị cho một doanh nghiệp mới, bạn cần hiểu điều gì là quan trọng và những yếu tố nào trong quá trình khởi động sẽ là quan trọng thứ yếu. Khi tất cả những suy nghĩ chính được chi tiết hóa, có thể đánh giá tổng thể kế hoạch và thấy được những điểm yếu chưa được giải quyết của nó.
2. Chỉ định mục tiêu. Điều quan trọng là phải hiển thị trên giấy tất cả các nhiệm vụ cần đạt được. Trong trường hợp này, cần phải chỉ ra tất cả các ngày tháng và số liệu cần thiết để đánh giá kết quả. Có nghĩa là, một doanh nhân phải có một bức tranh rõ ràng về những gì, khối lượng bao nhiêu và số tiền mà anh ta nên nhận.
3. Đánh giá hiệu quả hoạt động của đội. Công việc của nhân viên và kết quả của họ dễ dàng đánh giá hơn bằng cách sử dụng một điểm chuẩn, đó là kế hoạch kinh doanh. Việc kiểm tra như vậy cho phép bạn thực hiện những thay đổi cần thiết trong chiến lược để thực hiện một ý tưởng cụ thể kịp thời.
4. Tìm kiếm nhà đầu tư. Trong một số trường hợp, chính nguồn tài chính từ bên ngoài có thể tạo động lực cần thiết cho sự phát triển của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhưng các nhà đầu tư, là những người chơi có kinh nghiệm, muốn hiểu chính xác những gì họ sẽ đầu tư vào. Cả chi tiết và bức tranh toàn cảnh đều quan trọng ở đây, với các con số, thời hạn, rủi ro đã xác định, các con đường phát triển thay thế, v.v. Kế hoạch càng chính xác và chu đáo, cơ hội kiếm được tiền càng cao.

Trong quá trình lập kế hoạch, sẽ không thừa nếu viết ra bất kỳ giả thuyết nào liên quan đến quy trình kinh doanh. Sau đó, chúng có thể được kiểm tra và thực hiện với kết quả khả quan.

Cấu trúc

Lập kế hoạch phải thông minh, nếu không sẽ không mang lại hiệu quả tốt. Đây là những gì bạn cần để viết một kế hoạch kinh doanh:

• trang tiêu đề;
• mục lục;
• tóm tắt dự án;
• mô tả về dịch vụ hoặc sản phẩm;
• phân tích marketing;
• phân tích rủi ro;
• dự báo và hiệu suất tài chính;
• ứng dụng.

Với cấu trúc này, kế hoạch nên được lập trên 30-40 trang, bao gồm cả các ứng dụng. Khối lượng này là đủ. Có thể có ngoại lệ nếu tài liệu được soạn thảo cho một tổ chức có các yêu cầu đặc biệt riêng. Ví dụ, các ngân hàngcác tập đoàn nhà nước và cơ cấu chính phủ (RUSNANO, SEZ, v.v.).

Cách viết sơ yếu lý lịch

Phần này của tài liệu phác thảo bản chất của ý tưởng và thông tin chính liên quan đến nó. Tốt hơn hết là viết sơ yếu lý lịch. Khuyến nghị này được giải thích là sau tất cả các nghiên cứu và tính toán, người ta sẽ hiểu chính xác hơn và sâu sắc hơn về một ý tưởng cụ thể.

Bản tóm tắt của dự án nên phản ánh:

• Ngày bắt đầu kinh doanh.
• Sứ mệnh của dự án. Nó là về việc xác định rõ ràng những lợi ích mà chủ sở hữu và khách hàng sẽ có thể nhận được. Cũng sẽ không thừa nếu xây dựng tầm nhìn kinh doanh trong các khoảng thời gian khác nhau: 6 tháng, một năm, 5 năm.
• Ý tưởng chính. Trong phần này, bạn cần mô tả chính xác tiền sẽ được kiếm bằng cách nào và bằng cách nào.
• Nhân viên chủ chốt của dự án.
• Vị trí đặt trụ sở chính của công ty và các chi nhánh (nếu có).
• Mô tả ngắn gọn về sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Kết quả bán hàng.
• Lịch sử tài trợ.
• Triển vọng cho sự phát triển của công ty.

Tất nhiên, không phải doanh nhân nào cũng có đủ kinh nghiệm để điền đầy đủ vào từng đoạn trong sơ yếu lý lịch. Công ty chỉ có thể bắt đầu hoạt động của mình. Trong trường hợp này, cần tập trung sự chú ý của các nhà đầu tư vào lý do của nhu cầu đối với một sản phẩm hoặc dịch vụ. Cũng cần nêu rõ những yếu tố chắc chắn sẽ góp phần vào quá trình gia nhập thị trường thành công.

Bất kỳ mô tả văn bản quá lố nào cũng làm phức tạp thêm nhận thứcý tưởng.

Vì vậy, để thông tin được tiếp nhận một cách dễ dàng và nhanh chóng, tốt hơn là nên trình bày thông tin dưới dạng đồ họa thông tin, sơ đồ và bảng biểu.

Mô tả

Chi tiết hóa ý tưởng và hình thành cấu trúc của nó là điều đầu tiên bạn cần để viết một kế hoạch kinh doanh. Phần mô tả chỉ chứa thông tin như vậy. Nó phải chứa:

• mô tả ngắn gọn và phạm vi của ngành mục tiêu;
• đánh dấu mục tiêu của công ty;
• một câu chuyện ngắn về quá trình thành lập công ty;
• mô hình kinh doanh chi tiết;
• các yếu tố chỉ ra và thành phần công nghệ dự kiến của dự án;
• thông tin đầy đủ về đội ngũ và các kỹ năng chính của từng nhân viên.

Vì vậy, nhiệm vụ chính của phần lập kế hoạch này là hình thành một bức tranh chi tiết về dịch vụ hoặc sản phẩm. Càng cụ thể càng tốt.

Điều quan trọng nữa là phải chú ý đến lợi thế cạnh tranh và các nguồn lực cần thiết để phát triển kinh doanh.

Rủi ro

Khi chuẩn bị cho một bài thuyết trình, bạn cần phải rõ ràng về những dữ liệu bạn cần. Một kế hoạch kinh doanh không có những con số cụ thể và những dự báo chi tiết, kỹ càng sẽ không thể thực hiện được chức năng của nó.

Một trong những mục tiêu của việc lập kế hoạch đó là đánh giá rủi ro càng chính xác càng tốt và xác định cách khắc phục.

Điều này có nghĩa là tài liệu cần mô tả các vấn đề tiềm ẩn cụ thể có thể có tác động đáng kể đến việc thực hiện ý tưởng. Với tất cả các dữ liệu liên quan đến rủi ro, doanh nhân phảiđể phát triển một chương trình có thẩm quyền để giảm bớt chúng. Hơn nữa, các phương pháp phản tác dụng phải đủ thuyết phục để khiến nhà đầu tư quyết định đầu tư vào dự án, bất chấp những vấn đề có thể xảy ra.

Đánh giá rủi ro tỉnh táo là kế hoạch kinh doanh dành cho một doanh nhân cá nhân mở một dự án mà không có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực khởi nghiệp. Những người bỏ qua phần tính toán này thường thất bại, mất hết tiền.

Tài chính

Nếu không có dữ liệu chi tiết, cập nhật, rất khó để hình dung một kế hoạch kinh doanh chính thức. Những tài liệu nào cần thiết cho bài thuyết trình quyết định phần lớn đến hình thức của doanh nghiệp.

Nếu chúng ta đang nói về một công ty đã có mặt trên thị trường trong một thời gian nhất định và đã có số liệu thống kê, thì nhà đầu tư nên cung cấp các thông tin sau:

• báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho năm trước;
• dữ liệu lỗ và lãi;
• bảng cân đối.

Những tài liệu này sẽ giúp bài thuyết trình của bạn thuyết phục hơn.

Cả một doanh nhân và một công ty bình thường đều có thể đưa vào kế hoạch kinh doanh dự báo cho tất cả các hạng mục chi phí và lợi nhuận trong 3 năm tới.

Việc phân tích lợi tức đầu tư theo kế hoạch cũng rất quan trọng.

Phân tích Tiếp thị

Đây là phần thông tin chuyên sâu và phức tạp. Bất kỳ doanh nhân nào hiểu lý do tại sao cần phải có một kế hoạch kinh doanh sẽ không tiết kiệm tiền và thời gian cho việc nghiên cứu như vậy.

Nhiệm vụ chính của khối lập kế hoạch này là xác địnhchiến lược đưa sản phẩm ra thị trường và sau đó củng cố vị thế của nó.

Đó là, cần phải suy nghĩ xem chính xác bằng cách nào nó sẽ đạt được mức doanh số cần thiết để duy trì các hoạt động của công ty hoặc bộ phận cụ thể của nó. Điều quan trọng nữa là phải xây dựng một chiến lược rõ ràng để tăng lòng trung thành của khách hàng đối với sản phẩm hoặc dự án.

Những hành động sau đây rất quan trọng để thực hiện một nghiên cứu thị trường chính thức:

• xác định môi trường cạnh tranh;
• lựa chọn và phân tích tiếp theo về phần mục tiêu của thị trường;
• xác định khả năng của công ty trong phân khúc của nó;
• hình thành dự báo bán hàng;
• xây dựng chiến lược phát triển.

Tất cả các dự báo và giả định phải dựa trên thông tin đã được xác minh.

Ứng dụng

Sau khi đã xác định được kế hoạch kinh doanh là gì, bạn cần quyết định cách làm cho nó thuyết phục nhất có thể. Và đây là nơi mà các tài liệu đóng một vai trò nào đó. Sự hiện diện của họ là mong muốn ở mọi thời điểm, vì họ đóng vai trò xác nhận các yếu tố lập kế hoạch.

Điều đó nói rằng, có rất nhiều tài liệu nên có mặt, nhưng trong một phần riêng biệt được gọi là "ứng dụng". Phần này có thể chứa dữ liệu nghiên cứu thị trường đầy đủ và chi tiết, thông tin công nghệ phức tạp và thông tin đăng ký công ty.

Nếu bản thân một doanh nhân không biết cách vẽ chính xác phần như vậy, anh ta có thể thu hút các chuyên gia bên thứ ba.

Kết quả

Cần có kế hoạch kinh doanh để xác định điểm mạnh và điểm yếu của sản phẩm / dịch vụ. Điều quan trọng là nó cho phép bạn vạch ra một chiến lược đầy đủ và có thẩm quyền cho sự phát triển của dự án, có tính đến các đặc điểm của thị trường. Ngoài ra, nếu không có tài liệu như vậy, nhà đầu tư sẽ không xem xét một ý tưởng cụ thể.