Kế toán ngoại bảng: mục đích, quy tắc duy trì

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Kế toán là một hệ thống thu thập, sửa chữa và tổng hợp theo thứ tự các thông tin tiền tệ về tình trạng tài sản, nguồn vốn và các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp và những thay đổi của chúng. Nó có thể được duy trì bởi một kế toán được chấp nhận vào tổ chức theo hợp đồng lao động hoặc bởi một công ty bên thứ ba.

Bổ nhiệm kế toán

Nhiệm vụ quan trọng của kế toán là hình thành thông tin đầy đủ và đáng tin cậy về hoạt động của doanh nghiệp, tình trạng tài sản của doanh nghiệp. Dựa trên thông tin này:

• kết quả kinh doanh tiêu cực được ngăn chặn;
• một nguồn dự trữ nông trại được tiết lộ, với chi phí là sự ổn định tài chính của tổ chức được đảm bảo.

Kiểm soát cho:

• tuân thủ pháp luật khi công ty thực hiện các hoạt động khác nhau;
• hiệu quả của công việc của tổ chức;
• sử dụng lao động, vật lực và nguồn lực tài chính;
• tuân thủ các hoạt động của công tycác tiêu chuẩn, định mức và quy định đã được thiết lập.

Ngoại bảng

Cần phải tóm tắt thông tin về sự hiện diện và di chuyển của tài sản không thuộc về doanh nghiệp, nhưng đang được xử lý hoặc sử dụng tạm thời, cũng như để đảm bảo kiểm soát các giao dịch kinh doanh nhất định. Trong thực tế, nó còn được gọi là "kế toán ngoại bảng". Tuy nhiên, khái niệm này được sử dụng, như một quy luật, liên quan đến các tổ chức tín dụng.

Theo thống kê cho thấy, nhiều kế toán không ghi chép các tài khoản ngoại bảng, hoặc phản ánh rất ít thông tin về chúng. Tất nhiên, việc chuẩn bị bất kỳ báo cáo nào là một quá trình rất tốn công sức, thời gian, các nguồn lực khác, kể cả tiền bạc. Lưu trữ hồ sơ không bao giờ được biến thành một hình thức. Xét cho cùng, nhiệm vụ chính của kế toán là đảm bảo kiểm soát sự sẵn có và sự di chuyển của tài sản và nghĩa vụ để sau đó chuyển thông tin đến người đứng đầu doanh nghiệp. Đồng thời, anh ta phải tuân thủ quy tắc quan trọng nhất - chi phí báo cáo không được vượt quá lợi ích từ nó. Nó cũng áp dụng cho các tài khoản ngoại bảng.

Sắc thái

Trước khi bắt đầu giải quyết mục đích và đặc điểm của việc hạch toán tài sản trên tài khoản ngoại bảng, chúng tôi lưu ý những điểm sau.

Kể từ cuối năm 2000, không có gì thay đổi đối với các tổ chức thương mại. Theo sơ đồ tài khoản kế toán chuẩn, có 11 khoản mục ngoại bảng, và nhiều khoản còn lại. Đối với các tổ chức ngân sách, họ cótình hình là khác nhau. Hàng năm, số lượng tài khoản ngoại bảng trong các tổ chức ngân sách thay đổi trở lên. Ngày nay họ sử dụng 01-42.

Tôi phải nói rằng chính trong kế toán ngân sách của các tài khoản ngoại bảng, người ta có thể tìm thấy một phương pháp luận cho một số lĩnh vực hoạt động của các công ty thương mại. Điều này đặc biệt đúng khi các quy tắc chưa được chính thức thiết lập và việc tổ chức quy trình báo cáo được giao cho kế toán trong quá trình hình thành chính sách tài chính.

Tại sao chúng ta cần báo cáo ngoại bảng?

Thoạt nhìn, những doanh nghiệp có công việc không bị ràng buộc bởi các quy tắc kế toán ngoại bảng nghiêm ngặt thì không cần. Tuy nhiên, điều này không hoàn toàn đúng. Hãy xem tại sao.

Thứ nhất, kế toán được kiểm toán hoàn toàn biết rằng nếu không có kế toán ngoại bảng phù hợp, họ sẽ không thể nhận được ý kiến tích cực từ các chuyên gia. Trách nhiệm trực tiếp về sự vắng mặt của anh ta đã không được xác định. Tuy nhiên, Bộ luật xử phạt vi phạm hành chính quy định việc xử phạt hành chính vì thiếu thông tin về các chỉ số phản ánh ít nhất 10% dữ liệu về các giao dịch kinh doanh.

Thứ hai, gần đây, việc kiểm tra kế toán ngoại bảng của cán bộ thuế trở nên thường xuyên và kỹ lưỡng hơn. Điều này có thể hiểu được: dịch vụ thuế được nhà nước kiểm tra liên tục và yêu cầu kết quả công việc. Thanh tra hỏi các nhân viên kế toán nhiều câu hỏi khác nhau. Ví dụ, đâu là phòng mà nhân viên của doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ của họ được phản ánh trong bảng cân đối kế toán? Nếu nó không được phản ánh trong các tài liệu, thì ngườiở nhà hay làm việc bên ngoài? Nếu kế toán không thể hiện mặt bằng thì làm sao lấy chi phí thuê được vào chi phí thuế thu nhập? Không có tài sản nào trên bảng cân đối, có nghĩa là không có chi phí. Cơ quan thanh tra có thể đưa vụ việc ra tòa. Và hoạt động tư pháp không phải lúc nào cũng có lợi cho người trả tiền.

Thứ ba, việc lập ngoại bảng góp phần tạo nên sự hội tụ giữa kế toán quản trị và kế toán. Các nhà quản lý thích hỏi các nhà tài chính những câu hỏi khác nhau. Ví dụ, một máy tính xách tay với giá 40 nghìn rúp. không được phản ánh trong kế toán, vì nó được ghi giảm vào nguyên vật liệu và sau đó là chi phí. Điều này có nghĩa là nó không còn thuộc về công ty và bất kỳ nhân viên nào cũng có thể tự nhận nó? Hoặc, ví dụ, một gói phần mềm đã được mua vài năm trước. Sau khi hoạt động đã để lại khoản mục chi phí của các kỳ sắp tới, phần mềm này không có trong kế toán. Người quản lý muốn xem số lượng chương trình và điều khoản giấy phép của họ trong số dư.

Bắt đầu từ đâu?

Trước hết, cần xác định danh mục tài sản sẽ được tính đến trên bảng cân đối kế toán. Tiếp theo, bạn cần sửa các quy tắc soạn thảo văn bản trong chính sách tài chính của doanh nghiệp. Tốt nhất, cần phải đưa ra các nguyên tắc của công ty, bao gồm cả việc hạch toán tài sản ngoại bảng. Chúng được phê duyệt bởi kế toán trưởng.

Ví dụ, nguyên tắc doanh nghiệp "Kế toán ngoại bảng của một tổ chức ngân sách" đang được hợp nhất. Nó chứa các hướng dẫn chi tiết để hiển thị thông tin.

Điểm khởi đầu cho kế toán tài sản cố định ngoại bảng vànghĩa vụ là việc kiểm kê tài sản và thi hành các giấy tờ cần thiết. Nhóm trưởng ra lệnh. Trên cơ sở đó, kiểm kê các khoản nợ phải trả và tài sản sẽ được phản ánh trong kế toán ngoại bảng. Một tài liệu được hình thành dựa trên kết quả của việc kiểm tra - một tờ đối chiếu. Thông tin từ nó được chuyển sang kế toán.

Điểm quan trọng

Xin lưu ý rằng thông tin bảng cân đối kế toán được phản ánh ngoài hệ thống. Biên lai được hiển thị dưới dạng ghi nợ, xóa bỏ được hiển thị dưới dạng tín dụng. Với kế toán TSCĐ ngoại bảng không nên có số dư bên Có. Thông tin về các khoản mục ngoại bảng không ảnh hưởng đến bảng cân đối kế toán.

Khi báo cáo, dữ liệu về thuộc tính được phản ánh trong Phần giải thích. Mỗi giao dịch trên các tài khoản ngoại bảng phải được lập thành văn bản. Các quy tắc kiểm kê đối với nợ phải trả và tài sản cũng áp dụng cho các khoản mục ngoại bảng.

Hệ điều hành đã thuê

Có một danh sách các khoản nợ và tài sản thường được tính đến ngoài bảng cân đối kế toán. Tất nhiên, danh sách này không nên được coi là chính thức. Chúng tôi chỉ đề cập đến những tình huống phổ biến nhất.

Hãy bắt đầu với tài khoản 001 "Hệ điều hành được thuê". Nó phản ánh thông tin về:

1. Cho thuê mặt bằng. Hành vi nghiệm thu và chuyển giao của đối tượng sẽ là cơ sở để phản ánh số liệu. Nó được ký vào thời điểm ký kết hợp đồng thuê nhà. Theo quy định, thông tin về chi phí mặt bằng được chuyển nhượng không được quy định trong hợp đồng (chỉ ghi phí của người thuê). Thông tin này có thể được yêu cầu từchủ sở hữu, nhưng anh ta có thể từ chối cung cấp chúng. Tham gia vào một thẩm định viên trong những tình huống như vậy là không thực tế. Để phản ánh dữ liệu, kế toán có thể sử dụng chi phí có điều kiện, ví dụ: 1 rúp cho mỗi mét. Điều quan trọng là phải quy định thứ tự áp dụng trong chính sách tài chính của doanh nghiệp hoặc các nguyên tắc của công ty.
2. Vật có giá trị nhận được cùng với mặt bằng đã thuê. Nó cũng sử dụng hành động chấp nhận chuyển nhượng. Ví dụ, chúng ta đang nói về rèm, điều hòa không khí, tủ quần áo, v.v.
3. Máy làm mát ngoài trời nhận phí hoặc tặng kèm nước uống. Đối với các TSCĐ này, việc hạch toán trên tài khoản ngoại bảng 001 cũng được thực hiện theo nghiệp vụ nghiệm thu, bàn giao thiết bị được lập khi nhận bàn giao máy lạnh. Tài liệu này thường phản ánh giá trị tài sản thế chấp. Chính cô ấy là người bị mất cân bằng.

Hàng tồn kho đang tạm giữ

Đối với họ, tài khoản được sử dụng. 002. Theo quy định, nó phản ánh dữ liệu trên các chai làm mát. Vào ngày nhận nước, nhà cung cấp cùng với hóa đơn chuẩn sẽ chuyển chứng từ thu chi (hoặc một bản hóa đơn tổng hợp). Giá trị đặt cọc của các chai có thể được lấy từ các giấy tờ này hoặc từ hợp đồng.

Trên tài khoản 002 cũng có thể bao gồm thảm trải sàn do công ty vệ sinh cung cấp. Chúng được thay đổi định kỳ theo chứng chỉ chấp nhận.

Từ tính đầy đủ của thông tin được phản ánh trên tài khoản. 002, tính đúng đắn của việc tính thuế tài sản sẽ phụ thuộc. Nếu có thông tin cho thấy rằng công ty đã mua tài sản cố định và không có lý do phản ánh chúng trong kế toán ngoại bảng,sau đó anh ta sẽ phải trả một khoản tiền phạt, cũng như một khoản thuế bổ sung. Trong những tình huống như vậy, quyền sở hữu sẽ có ý nghĩa quyết định. Nếu tài sản được nhận để cho thuê hoặc sử dụng vô cớ và được vốn hóa tài khoản. 01 thay vì 001, hậu quả sẽ không khiến bạn phải chờ đợi.

Mẫu

Theo quy tắc, giá trị có điều kiện được sử dụng cho các biểu mẫu báo cáo nghiêm ngặt và số lượng của chúng được xác định bằng cách chuyển đổi trực tiếp. Thông tin này được phản ánh trong 006. Các hình thức trách nhiệm giải trình nghiêm ngặt bao gồm:

1. Sổ séc do ngân hàng cung cấp.
2. Sách việc làm và phụ trang cho họ.
3. Đăng ký phát hành cho nhân viên.
4. Hình thức chứng chỉ và văn bằng.

Ngoài ra, trên số lượng. 006 phản ánh thông tin về:

1. Công lao thực hiện đối với nhân viên trả tiền cấp dưỡng nuôi con.
2. Nghỉ ốm.
3. Tài liệu thành lập.

Dựa trên dữ liệu, có thể kiểm soát những người chịu trách nhiệm lưu trữ biểu mẫu.

Đảm bảo nghĩa vụ và thanh toán chưa thanh toán

Thông tin về các hoạt động này được phản ánh trong tài khoản. 009.

Nếu công ty đóng vai trò là người bảo lãnh, thông tin về số tiền bảo lãnh tương ứng được ghi trên bảng cân đối kế toán. Cơ sở cho điều này là hợp đồng.

Doanh nghiệp nào cũng có thể bổ sung các khoản mục của mình vào hạch toán ngoại bảng. Tất nhiên, tất cả các đổi mới phải được cố định trong chính sách tài chính.

Khó khăn khi thực hành

Theo quy định, khi đăng các đối tượng lớn, kế toán không có kinh nghiệm đặc biệtcác vấn đề. Khó khăn, đặc biệt là trong các tổ chức ngân sách, bắt đầu khi cần tính đến tài sản, chi phí dưới 3 nghìn rúp. Các chuyên gia khuyên bạn nên soạn thảo một bản báo cáo về việc ban hành các giá trị cho nhu cầu của doanh nghiệp. Tất cả thiệt hại sau đó được phản ánh vào tài khoản ngoại bảng 21.

Việc hạch toán tài sản có giá trị vượt quá 3 nghìn rúp được thực hiện cho đến thời điểm xử lý. Việc xóa sổ được phản ánh trong phần ghi có của tài khoản. Không cần phải thực hiện các mục bổ sung.

Giá trị số dư của tài sản lên đến 40 nghìn rúp. phải bằng 0 sau khi đưa chúng vào hoạt động. Đối với những đồ vật có giá từ 3 - 40 nghìn rúp, thì chúng nên được khôi phục về nguyên giá và khấu hao.

Việc xóa sổ tài sản khỏi tài khoản ngoại bảng được thực hiện theo quyết định của một khoản hoa hồng đặc biệt. Cơ sở là hành vi do chủ sở hữu tài sản và người đứng đầu doanh nghiệp ký. Việc hình thành một mục trong báo cáo được thực hiện cho giá trị của chi phí ban đầu.

Cung cấp các vật có giá trị để sử dụng được cấp trên tài khoản. 21 trên cơ sở của các hành vi liên quan. Đồng thời, người chịu trách nhiệm được thay đổi.

Tài sản trị giá dưới 3 nghìn rúp. trên các tài khoản ngoại bảng của một tổ chức sử dụng ngân sách được phản ánh theo nguyên giá. Các trường hợp ngoại lệ là quỹ thư viện, cũng như bất động sản. Việc niêm yết tài sản cố định được thực hiện theo tài liệu chính xác nhận việc đưa chúng vào sử dụng. Sự chuyển động trong doanh nghiệp được phản ánh thông qua việc thay đổi địa điểm lưu trữ hoặc người chịu trách nhiệm.

Hoa hồngthỏa thuận

Khi chuyển nhượng hàng bán, cam kết không mất quyền sở hữu. Do đó, tài sản đó được tính đến trên tài khoản ngoại bảng. 004 theo chi phí được phản ánh trong chứng chỉ nghiệm thu. Khi chuyển nhượng đối tượng phải ghi nợ đầy đủ. Các vấn đề cho doanh nghiệp có thể phát sinh nếu một sản phẩm như vậy được tính đến trên bảng cân đối kế toán. Trong trường hợp này, thanh tra thuế xác định giao dịch đó là một giao dịch mua bán. Nếu một bên thứ ba trả tiền cho đối tượng thay vì người cam kết, sẽ rất khó để chứng minh tính hợp pháp của hành động đó ngay cả trước tòa.

Vi phạm

Như thực tế cho thấy, kế toán ngoại bảng không gây ra bất kỳ vấn đề cụ thể nào cho kế toán. Việc phản ánh thông tin được thực hiện khá đơn giản: việc nhận, nhận hoặc cung cấp bảo lãnh chỉ được ghi nợ và hoàn trả nghĩa vụ đối với một khoản vay. Trong khi đó, ngay cả với một kế hoạch đơn giản như vậy, một số chuyên gia không quan tâm đúng mức đến việc duy trì các tài khoản ngoại bảng. Do đó, nhân viên kiểm tra của dịch vụ thuế phát hiện ra sai sót trong chứng từ và phạt tiền.

Điều 15 của Bộ luật Xử lý vi phạm hành chính quy định các biện pháp hành chính đối với các hành vi vi phạm các quy tắc kế toán. Đặc biệt, chúng ta đang nói về việc thông tin của bất kỳ mục báo cáo nào bị bóp méo hơn 10%. Ngoài ra, điều 120 của Bộ luật thuế quy định trách nhiệm pháp lý đối với việc cố tình đánh giá thấp giá trị của các đối tượng đánh thuế hoặc các chỉ số của các khoản thu nhập.

Kết

Trong bài viết, chúng tôi đã xem xét các đặc điểm chính của kế toán ngoại bảng. Tóm lại.

Thật đặc biệtCác khoản mục ngoại bảng được doanh nghiệp sử dụng để hạch toán các tài sản vật chất đang sử dụng tạm thời, tức là không thuộc về nó. Các hoạt động liên quan đến việc đăng tin luôn được phản ánh trong ghi nợ, và xóa sổ tài sản - ghi có. Nếu cần, kế toán có thể hạch toán ngoại bảng ở "1C". Để thực hiện việc này, bạn cần thêm các tài khoản thích hợp vào hệ thống. Phiên bản cơ bản đã chứa các khoản mục chi phí và tài khoản phụ cần thiết. Việc hình thành các hoạt động điển hình và báo cáo được thực hiện trong các tài liệu tiêu chuẩn.

Các khoản xuất hiện trên tài khoản ngoại bảng không được tính vào số dư. Đó là lý do tại sao giá trị tài sản ròng của các công ty cho thuê và doanh nghiệp chấp nhận một lượng lớn nguyên vật liệu để lưu kho bị đánh giá thấp.

Ngoại bảng rất quan trọng đối với một tổ chức. Kết quả của nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các quyết định của nhà quản lý. Ngoài ra, thông tin về tài khoản ngoại bảng luôn được người dùng báo cáo quan tâm. Thông tin này cho phép các bên quan tâm hình thành bức tranh toàn cảnh hơn về các hoạt động kinh tế tài chính của tổ chức.

Chuyênkhông khuyên bỏ qua việc hạch toán ngoại bảng. Thời gian gần đây, thanh tra thuế đặc biệt thận trọng kiểm tra các thông tin phản ánh ngoài bảng cân đối kế toán. Cần nhớ rằng pháp luật quy định trách nhiệm pháp lý đối với việc cung cấp dữ liệu không đầy đủ về các giao dịch tài chính và kinh doanh. Các quy tắc phản ánh thông tin rất đơn giản đến mức ngay cả một kế toán viên mới vào nghề cũng có thể thực hiện được nhiệm vụ.