Thư thương mại bằng tiếng Anh: soạn thảo mẫu, các cụm từ điển hình

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Thư thương mại là một văn bản chính thức ngắn với cấu trúc nhất định. Nó có một định dạng nhất định. Khả năng viết nó có thể hữu ích trong các trường hợp khác nhau. Từ việc xin việc cho đến việc viết thư cảm ơn hay gửi lời xin lỗi. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách viết thư thương mại + mẫu bằng tiếng Anh. Điều quan trọng là thiết kế và cấu trúc của một bức thư kinh doanh phụ thuộc vào loại của nó.

Các loại chữ kinh doanh chính

Thư bán hàng, thương mại (Sales Letters). Thư trực tiếp, được sử dụng để nói với khách hàng tiềm năng của bạn về những gì họ được cung cấp, những dịch vụ và điều kiện. Bức thư tiết lộ những lợi ích của việc hợp tác và được thiết kế để thu hút sự quan tâm của khách hàng

Thư đề xuất Doanh nghiệp. Đề xuất cho một thỏa thuận hoặc quan hệ đối tác. Thư cho biết cả hai bên sẽ nhận được gì từ giao dịch, lợi ích và quyền lợi là gì

Thực hiện Yêu cầu. Bức thư chứa một yêu cầu cung cấp thông tin bổ sung vềsản phẩm hoặc dịch vụ dưới dạng tài liệu quảng cáo, danh mục, danh bạ điện thoại, v.v

Trả lời Yêu cầu. Phản hồi thành công cho một câu hỏi có thể giúp bạn hoàn thành việc bán hàng hoặc dẫn đến việc bán hàng mới. Khách hàng đưa ra yêu cầu quan tâm thông tin cụ thể

Chúc mừng Doanh nghiệp. Nếu một trong những đồng nghiệp hoặc người quen cũ của bạn đã mở một cơ sở kinh doanh mới hoặc được thăng chức, thì việc viết thư là một cơ hội tuyệt vời để chúc mừng anh ấy

Email từ chức. Đôi khi, do tình cờ, bạn phải gửi một email thay vì một cuộc gọi hoặc một cuộc họp cá nhân. Một lá thư được viết chuyên nghiệp và lịch sự sẽ giúp bạn giữ mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng của mình

Thư cảm ơn. Nếu một đối tác kinh doanh đã giúp đỡ bạn hoặc một khách hàng đã giới thiệu dịch vụ của bạn cho ai đó, thì một bức thư như vậy là cơ hội tốt để nói lời cảm ơn. Một lời cảm ơn, ngoài việc thể hiện sự đánh giá cao của bạn, còn có thể thăng tiến sự nghiệp, giúp bạn nhận được lời mời làm việc và củng cố mối quan hệ của bạn với khách hàng hoặc nhà cung cấp

Thư xin lỗi. Xin lỗi có thể là một bước khó khăn, nhưng một khi bạn làm điều đó, bạn chắc chắn sẽ tạo được ấn tượng tốt. Có thể thay mặt công ty xin lỗi hoặc thay mặt công ty

Khiếu nại. Những bức thư này được sử dụng để nộp đơn khiếu nại về hiệu suất không đạt yêu cầu hoặc sản phẩm của công ty. Trong trường hợp khách hàngkhông hài lòng với công việc của nhà thầu, anh ta viết một lá thư yêu cầu hoàn thành công việc tốt hơn

Thư xin việc. Chúng cực kỳ quan trọng khi ứng tuyển vào một vị trí mới. Chúng nên bao gồm phần giới thiệu ngắn gọn, nêu bật thông tin quan trọng nhất trong sơ yếu lý lịch của bạn và trấn an nhà tuyển dụng tiềm năng rằng bạn là người phù hợp với công việc

Quy tắc viết thư kinh doanh

1. Nội dung của bức thư phải trực tiếp và ngắn gọn.
2. Thông tin trong văn bản phải đúng sự thật.
3. Việc sử dụng các từ viết tắt không được khuyến khích.
4. Không chỉnh sửa hoặc gạch ngang.
5. Ý nghĩa không nên được ghép đôi.
6. Không được phép sử dụng tiếng lóng.
7. Nói phải lịch sự.

Ngoài ra nếu bạn viết email:

1. Chú ý đến việc lựa chọn kích thước, màu chữ. Đảm bảo rằng lá thư của bạn được viết bằng một phông chữ đơn giản và chuyên nghiệp. Nếu không, người nhận thậm chí có thể không dành thời gian để đọc một bức thư như vậy. Phông chữ quá nhỏ hoặc không đọc được có thể khiến email của bạn không được đọc.
2. Các phông chữ tốt nhất là Times New Roman, Cambria, Calibri, Arial, Courier New.
3. Kích thước phông chữ được đề xuất là 10-12. Kích thước phụ thuộc vào độ dài tin nhắn của bạn. Cố gắng đặt chữ cái trên một trang.
4. Tránh in đậm, gạch chân và in nghiêng. Những chữ cái như vậy có thể khó đọc.

Trướcgửi thư, kiểm tra lỗi đọc viết và chính tả, vì sự hiện diện của họ có thể khiến người nhận thất vọng. Đảm bảo tất cả tên cá nhân và tên công ty được viết đúng chính tả. Để dễ đọc và nhận thức thông tin, hãy chia văn bản thành các đoạn văn.

Cấu trúc chữ

1. Bắt đầu lá thư của bạn bằng một lời chào trang trọng.
2. Bạn có thể sử dụng liên kết đến một liên hệ hoặc cuộc trò chuyện trước đó.
3. Tiếp theo, nêu lý do cho lá thư của bạn.
4. Trong phần chính, nêu thực chất của vấn đề với các lập luận cần thiết.
5. Trong đoạn cuối, hãy tóm tắt ý nghĩa của những gì đã viết và hoàn thành bức thư.
6. Cảm ơn người nhận đã đọc email.
7. Vui lòng ký tên và ghi ngày bên dưới.

Làm thế nào để xưng hô với người nhận trong một bức thư thương mại bằng tiếng Anh? Mẫu

Sự hấp dẫn của bạn đối với người nhận trực tiếp phụ thuộc vào mối quan hệ của bạn với anh ấy. Nếu bạn đã biết cá nhân một người trong nhiều năm, thì sẽ thích hợp nếu chỉ sử dụng tên của người đó. Nếu không, hãy sử dụng Mr., Ms. hoặc Tiến sĩ

Không nên sử dụng các cụm từ chào thân mật như Hello hoặc Hi (xin chào), Greetings (lời chào), Good Morning (chào buổi sáng), Good Evening (chào buổi tối). Sử dụng lời chào cá nhân bao gồm họ, tên hoặc chức danh của người nhận. Ví dụ: Dear Mr. Dawson (Kính gửi ông Dawson), Kính gửi người quản lý (Kính gửi người quản lý).

Nếu đây không phải là lần đầu tiên bạn viết thư cho người liên hệ này, bạn nên thêmbất kỳ cụm từ nào cho phép lịch sự. Ví dụ, tôi hy vọng bạn đang làm tốt.

Ví dụ về địa chỉ chính thức

1. Gửi tên Họ - ví dụ: Josh Dawson thân mến.
2. Kính gửi Mr. hoặc Ms. Họ (họ thân mến Mr./Ms.) - ví dụ: Dear Mr. Dawson hoặc Dear Ms. Dawson.
3. Kính gửi Mr. hoặc Ms. First name Họ (tên và họ của Ông / Bà thân mến). Ví dụ, Dear Mr. Josh Dawson hoặc Dear Ms. Jane Dawson.
4. Kính gửi Quản lý
5. Dear Sir or Madam (Thưa Ngài hoặc Bà). Viết như thế này nếu bạn không biết tên người nhận.
6. Đối với Ai Có thể Quan tâm (cho người có liên quan). Trong trường hợp bạn không có thông tin về người mà lá thư này được giải quyết cụ thể.

Làm thế nào để ký một bức thư thương mại bằng tiếng Anh? Mẫu

Nếu bạn không biết cá nhân người đó, bạn nên bắt đầu bức thư bằng Dear Sir hoặc Dear Madam, và kết thúc bằng cách ký tên thật trung thực Họ và tên

Cụm từ Trân trọng hoặc Trân trọng, được dịch là "Trân trọng", được sử dụng trong các trường hợp trước đây bạn đã xưng hô với người nhận bằng tên hoặc họ.

Tôi nên ký một lá thư thương mại bằng tiếng Anh như thế nào? Một mẫu được hiển thị bên dưới.

Thiết kế địa chỉ

Địa chỉ và danh bạ của bạn phải được ghi ở góc trên bên phải. Ở cùng một nơi, nếu muốn, hãy cho biết tên công ty, địa chỉ, số điện thoại của bạn. Nếu bạn đang gửi thư thay mặt cho một công ty, bạn không nên sử dụng tên riêng của mình.

Từ bên tráicác bên, cho biết địa chỉ của người nhận. Nó phải ở dưới địa chỉ của bạn.

Một bức thư thương mại mẫu bằng tiếng Anh (địa chỉ) như sau.

Trang trí ngày

Không có quy tắc nghiêm ngặt nào chỉ ra nơi đặt ngày tháng. Thông thường, nó được chỉ ra ở trên hoặc bên dưới địa chỉ của người nhận.

Điều quan trọng cần biết là không phải tất cả các quốc gia đều viết ngày tháng giống nhau. Ví dụ: ở Anh, con số đứng trước, sau đó đến tháng - ngày 26 tháng 7 năm 2019. Ở Mỹ, điều ngược lại là đúng. Ví dụ: ngày 26 tháng 7 năm 2019.

Chúng tôi khuyên bạn nên viết tên của tháng bằng chữ cái, vì điều này sẽ giúp tránh những hiểu lầm có thể xảy ra.

Nội dung thư

Mọi công văn phải được viết đơn giản và rõ ràng. Bạn không nên vẽ mọi thứ trên nhiều trang (tối đa 2-3 đoạn văn). Như chúng ta đã biết, ngắn gọn là em gái của tài năng.

Đầu tiên, hãy hiểu mục đích của lá thư của bạn: cảm ơn, than phiền, lời mời làm việc, v.v.

Có một cụm từ thuận tiện khi bắt đầu câu đầu tiên bằng: Tôi đang viết…, sau đó bạn có thể viết mục đích của lá thư.

Ví dụ:

• để thông báo cho bạn về - để thông báo cho bạn về;
• ipso facto - chỉ vì lý do này;
• để giới thiệu - giới thiệu;
• để giải thích - để giải thích;
• to request - yêu cầu;
• trong kết nối này - liên quan đến điều này;
• trong tham chiếu - tương đối;
• để nhắc nhở bạn - nhắc nhở;
• để chúc mừng - xin chúc mừng.

Trong đoạn tiếp theo, hãy mô tả bản chất và mục đích củabức thư. Tránh sử dụng các từ và cụm từ không cần thiết. Hãy bày tỏ suy nghĩ của bạn một cách rõ ràng.

Và trong đoạn cuối cùng, bạn có thể viết về những gì bạn mong đợi từ người nhận. Tùy thuộc vào mục đích viết, đây có thể là yêu cầu thực hiện lại công việc, đề nghị mua sản phẩm hoặc dịch vụ, gửi thêm thông tin, v.v.

Hoàn thành chữ cái

Đảm bảo cảm ơn người nhận đã đọc và cho họ biết rằng bạn hy vọng sẽ sớm nhận được phản hồi.

Cụm từ hữu ích:

1. Cảm ơn bạn đã thú vị - cảm ơn bạn đã quan tâm.
2. Làm ơn cho tôi biết bạn nghĩ gì - hãy cho tôi biết bạn nghĩ gì.

Mẫu thư

Làm thế nào để viết một lá thư yêu cầu? Một mẫu theo kiểu tiếng Anh thương mại trông như thế này.

Đây là mẫu thư thương mại bằng tiếng Anh trong mẫu yêu cầu. Nó được gửi đến các công ty có thể không tích cực tìm kiếm nhân viên mới vào lúc này. Bằng cách này, bạn có cơ hội trình bày sơ yếu lý lịch của mình cho người quản lý tuyển dụng. Thông qua lá thư, nhà tuyển dụng sẽ nhận thấy rằng bạn quan tâm đến công ty và ở một vị trí nhất định.

Trong trường hợp họ không có kế hoạch tuyển dụng nhân viên mới, lá thư sẽ giúp bạn nằm trong tầm ngắm. Khi tình hình thay đổi, bạn sẽ được coi là ứng cử viên.

Cách viết email doanh nghiệp?

Đầu tiên bạn cần biết một vài quy tắc:

1. Địa chỉ email của bạn phải trông chuyên nghiệp và đơn giản. Ví dụ: [email protected] hoặc [email protected]. Đảm bảo rằng địa chỉ email của bạn không phải là địa chỉ như thế này - [email protected].
2. Giữ các chữ cái ngắn gọn cũng rất quan trọng. Trung bình, mọi người không dành hơn một phút để đọc một email. Để tin nhắn của bạn khiến người nhận quan tâm và anh ta đọc nó đến cuối, hãy chỉ viết khi đang đi công tác.
3. Sử dụng dòng tiêu đề để thuyết phục người đọc mở email của bạn. Đừng làm cho nó quá dài, nhưng hãy bao gồm nhiều từ khóa hơn. Ví dụ: nếu bạn đang viết thư yêu cầu một công việc, chỉ cần bao gồm vị trí và họ và tên của bạn.
4. Hoàn thành bức thư của bạn một cách chuyên nghiệp. Hãy dành thời gian để ký nó một cách chính xác. Chữ ký của bạn phải bao gồm tên và địa chỉ email của bạn. Bạn cũng có thể bao gồm số điện thoại, chức danh công việc hoặc trang web cá nhân của mình.
5. Và quy tắc cuối cùng - chỉnh sửa. Kiểm tra nhiều lần để đảm bảo email được viết và chỉnh sửa rõ ràng. Trước khi gửi tin nhắn, hãy đọc lại và sửa bất kỳ lỗi chính tả và ngữ pháp nào.

Điều gì nên được loại trừ khỏi bức thư?

• biểu tượng cảm xúc;
• lỗi và lỗi chính tả;
• phông chữ lạ mắt hoặc có màu;
• thông tin bổ sung và không cần thiết;
• hình ảnh;
• từ lóng hoặc từ viết tắt.

Ví dụ về cách viết các loại email khác nhau

Làm thế nào để viết một bức thư thương mại bằng tiếng Anh? Mẫu và mẫu giúp bạn định dạng và sắp xếp thông tin trong email của mình. Nhưng trong khi các mẫu có thể là một điểm khởi đầu tốt, đừng quên tạo email của bạnđược cá nhân hóa.

Đây là email doanh nghiệp bằng tiếng Anh (hình ảnh mẫu):

Loại thư này là lời chúc mừng bạn đã bắt đầu một công việc kinh doanh mới. Những lời ủng hộ và ghi nhận của bạn sẽ được người nhận ghi nhớ và cũng có thể hữu ích trong tương lai.

Đây là cách viết một bức thư thương mại bằng tiếng Anh. Ảnh mẫu.

Khi bạn cảm ơn một người, hãy nói chính xác những gì. Hãy cho người nhận biết rằng đây không phải là một lời cảm ơn. Liệt kê những cách mà bạn đã được giúp đỡ. Ví dụ, Suzanne đã rất hữu ích trong việc tổ chức hội nghị. Đáp lại, Mary cung cấp dịch vụ của mình nếu cần. Điều này cho thấy rằng lời nói của cô ấy không hề trống rỗng và cô ấy thực sự đánh giá cao công việc đã hoàn thành, rằng cô ấy sẵn sàng cống hiến một điều gì đó để đáp lại.

Hợp tác

Để bắt đầu hợp tác và phát triển hơn nữa mối quan hệ đối tác, bạn cần viết lá thư đầu tiên chứa lời đề nghị hoặc thông tin của bạn về giao dịch. Một lá thư chuyên nghiệp sẽ khiến công ty hoặc khách hàng quan tâm và khuyến khích mối quan hệ hợp tác.

Đây là cách một lá thư hợp tác kinh doanh bằng tiếng Anh (mẫu).

Trong thư đừng quên ghi các số liên lạc của bạn: điện thoại, mail và địa chỉ để người nhận có thể liên lạc với bạn bằng mọi cách thuận tiện cho họ.

Sử dụng mẫu email doanh nghiệp bằng tiếng Anh, bạn có thể dễ dàng viết thư của riêng mình.