Thiết kế thư là một thời điểm quan trọng trong hoạt động của một người và một tổ chức

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Chữ viết được phát minh ra sau khi loài người học cách nói và hiểu nhau. Từ xa xưa, con người đã viết thư cho nhau, bày tỏ tâm tư, tình cảm, trải nghiệm trong đó hoặc đơn giản là kể về một sự kiện. Trước đây, đây là cách duy nhất để liên lạc qua một khoảng cách xa. Ngày nay, việc sử dụng văn bản viết tay đã ít hơn nhiều, nhưng định dạng chính xác của các chữ cái vẫn không thay đổi.

Thư có nhiều dạng. Nó có thể là một văn bản đơn giản được chuyển giữa người thân, bạn bè hoặc người quen. Trong trường hợp này, bạn có thể định dạng bức thư theo ý mình. Đồng thời, thậm chí sẽ không ai để ý đến thực tế là có thiếu sót gì đâu.

Thư kinh doanh là một tình huống hoàn toàn khác. Nó yêu cầu một phong cách đặc biệt với việc sử dụng các cụm từ lịch sự và các từ cần thiết. Các quy tắc viết thư thương mại ngụ ý sự hiện diện của phần mở đầu và phần kết luận, cũng như,phần chính. Sau này thường cung cấp một số giải thích hoặc bằng chứng. Một bức thư kinh doanh đòi hỏi sự nhất quán, ngắn gọn, đúng đắn và thuyết phục. Bài thuyết trình thường được thực hiện từ ngôi thứ nhất số nhiều, hoặc từ ngôi thứ nhất hoặc thứ ba số ít. Ví dụ, nếu lá thư được gửi đến người quản lý, thì bạn có thể sử dụng cụm từ "Kính gửi (các) …", sau đó trong phần kết luận, bạn phải ký: "Trân trọng …". Các chữ cái trong phong cách kinh doanh yêu cầu tuân thủ độ dài nhất định, nếu có thể, không được vượt quá một trang A4. Cần phải nêu mỗi câu hỏi trong các đoạn văn riêng biệt, vì ở dạng này, việc phân tích thông tin nhận được sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Như đã đề cập ở trên, việc thiết kế các thư kinh doanh diễn ra theo một phong cách chính thức nghiêm ngặt. Vì vậy, cần phải duy trì nó trong suốt quá trình thuyết trình. Điều quan trọng cần nhớ là việc trao đổi thư từ được thực hiện với các quan chức hoặc nhà quản lý, vì vậy thông tin phải được cung cấp mà không vượt quá những gì được phép (không lấy ý kiến cá nhân hoặc áp đặt ý kiến của bạn) và chủ đề thảo luận chính là các hoạt động của tổ chức.

Thư thiết kế này hoàn toàn có thể chấp nhận được cho tất cả các loại thư từ chính thức. Nó có thể là:

- Trả lời, yêu cầu, đề nghị, kháng cáo.

- Thông báo, thường là phản hồi cho một kháng nghị đã nhận. Ở đây bạn có thể sử dụng các cụm từ như “Chúng tôi thông báo”, “Thông báo”, v.v.

- Thư bảo lãnh. Định dạng của bức thư có nghĩa làxác nhận một số hành động hoặc yêu cầu.- Thư chỉ thị, đưa ra một số chỉ thị hoặc thông báo từ cấp trên cho cấp dưới.

Mọi thư công việc chỉ được chứa thông tin đáng tin cậy và cập nhật. Việc sử dụng các biểu thức hoặc cụm từ tục tĩu không được chấp nhận trong môi trường này bị loại trừ. Viết thư là một thời điểm rất nghiêm túc và có trách nhiệm, mà sự thành công của một giao dịch, việc làm hoặc những khoảnh khắc quan trọng khác trong cuộc đời của một người và các hoạt động của một tổ chức đôi khi phụ thuộc vào.