Chứng từ tiền mặt: đăng ký, xác minh, lưu trữ. Thủ tục phát hành chứng từ tiền mặt chính

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Chứng từ tiền mặt là những giấy tờ được lập liên quan đến việc di chuyển tiền của một pháp nhân hoặc một doanh nhân cá nhân. Các biểu mẫu của họ được sự chấp thuận của Ủy ban Thống kê Nhà nước. Hãy để chúng tôi xem xét thêm những chứng từ tiền mặt mà doanh nghiệp có thể sử dụng.

Đơn hàng

Chúng hoạt động như chứng từ tiền mặt chính. Đơn đặt hàng có thể đến hoặc đi. Đầu tiên được áp dụng khi nhận tiền mặt. Lệnh nhận hàng do cán bộ kế toán lập thành một liên và có chữ ký của Ch. một kế toán hoặc một viên chức được ủy quyền làm như vậy. Trong trường hợp không có các quan chức có trách nhiệm, người đứng đầu pháp nhân hoặc cá nhân doanh nghiệp có thể xác nhận các chứng từ tiền mặt chính. Phiếu thu tín dụng phải có chữ ký của người có thẩm quyền (kế toán và thủ quỹ), đóng dấu xác nhận. Ngoài ra, nó được đăng ký trên tạp chí có liên quan. Biên lai được trao cho đối tượng đã gửi tiền. Lệnh nhận tiền tự vẫn ở quầy thu ngân. Giấy chi tiêu được điền khi phát hành tiền mặt. Phải nói rằng chứng từ tiền mặt được lập nếu doanh nghiệp sử dụng cả phương pháp xử lý thông tin truyền thống và công cụ BT. Một lệnh gửi đi, giống như lệnh đến, được phát hành thành 1 bản sao. Nó cũng phải được xác nhận bởi những người có thẩm quyền và được đăng ký trên tạp chí thích hợp.

Điền

Làm thế nào để phát hành các chứng từ tiền mặt nêu trên? Việc lấp đầy được thực hiện như sau:

1. Dòng "Cơ sở" đề cập đến một giao dịch kinh doanh.
2. Trong cột "Bao gồm" số thuế GTGT được nhập. Nó được viết bằng số. Nếu dịch vụ, hàng hóa hoặc công việc không bị đánh thuế thì dòng cho biết "không có VAT".
3. Trong dòng "Phụ lục", các giấy tờ kèm theo và các giấy tờ khác phải được liệt kê, cho biết ngày tháng biên soạn và số của chúng.
4. Trong cột "Tín dụng, mã phân khu", chỉ định tương ứng của bộ phận cơ cấu nơi nhận tiền sẽ được ghi xuống.

Đăng ký

Chứng từ tiền mặt phải được ghi vào sổ nhật ký đặc biệt. Nó đăng ký cả đơn đặt hàng đến / đi và các giấy tờ thay thế chúng. Ví dụ sau, bao gồm bảng lương, đơn xin cấp quỹ, hóa đơn và những thứ khác. Đồng thời, cần lưu ý rằng các lệnh chi được phát hành trên bảng lương và các khoản khác tương đương với nó, phải được đăng ký sau khi phát hành thanh toán.

Sổ quỹ

Nó được sử dụng để hạch toán việc phát hành và nhận tiền mặt. Cuốn sách được đánh số, đóng gáy và đóng dấu xác nhận, đóng ở trang cuối cùng. Một bản ghi cũng được thực hiện ở đây cho biết số lượng trang tính. Trang cuối cùng phải được ký. kế toán và quản lý doanh nghiệp. Mỗi tờ sách được chia thành 2 phần bằng nhau. Một (bằng thước ngang) nên được điền vào bản sao đầu tiên, bản còn lại là bản sao thứ hai. Cái sau được cấp từ mặt sau và mặt trước bằng giấy than. Cả hai phiên bản đều được đánh số bằng cùng một số. Cái trước vẫn còn trong sách, trong khi cái sau có thể tháo rời. Sau này hoạt động như báo cáo các chứng từ tiền mặt. Cho đến khi kết thúc tất cả các hoạt động cho ngày hiện tại, chúng không xuất hiện. Các mục nhập bắt đầu ở mặt trước của bản sao đầu tiên sau cột "Số dư đầu ngày". Trước khi điền, tờ giấy phải được gấp theo đường xé. Phần cắt bỏ được đặt dưới phần còn lại trong sách. Để nhập thông tin sau khi "Chuyển", mặt xé dán được chồng lên mặt trước của bản sao thứ hai. Các mục nhập tiếp tục dọc theo đường ngang ở mặt trái của phần không thể tách rời.

Tài liệu bổ sung

Giao dịch tiền mặt có thể được đăng ký bằng nhiều loại giấy tờ khác nhau. Ví dụ, một trong số đó là báo cáo trước. Nó được sử dụng để hạch toán các quỹ được cấp cho những người chịu trách nhiệm về chi phí hành chính và kinh doanh. Những tài liệu đó được chuẩn bị như thế nào? Các giao dịch tiền mặt thuộc loại này được đơn vị báo cáo hạch toán trực tiếp vàĐồng thời là một nhân viên kế toán. Các báo cáo trước được lập trên giấy hoặc phương tiện máy tính. Việc đăng ký chứng từ tiền mặt được thực hiện nghiêm túc theo đúng thể lệ. Mỗi biểu mẫu được điền vào một bản sao. Mặt trái của nó, người có trách nhiệm chỉ ra một danh sách các giấy tờ xác nhận các chi phí phát sinh. Ví dụ, chúng bao gồm giấy chứng nhận du lịch, vận đơn, séc, biên lai, v.v. Ở đây, đối tượng chỉ ra số lượng chi phí. Các giấy tờ kèm theo báo cáo phải được đánh số theo thứ tự liệt kê. Việc kiểm tra chứng từ tiền mặt do nhân viên phòng kế toán thực hiện. Đặc biệt, nhân viên tiến hành kiểm toán việc chi tiêu ngân quỹ theo mục tiêu, tính đầy đủ của các giấy tờ chứng thực được cung cấp, tính đúng đắn của việc hoàn thành và tính toán số tiền của họ. Mặt trái cho biết các chi phí được chấp nhận cho kế toán, các tài khoản ghi nợ mà chúng được ghi nhận.

Sắc thái quan trọng

Các chi tiết liên quan đến ngoại tệ (trang 1a ở mặt trước và cột 6 và 8 ở mặt sau) chỉ phải được điền nếu người chịu trách nhiệm nhận tiền không phải bằng đồng rúp. Báo cáo tạm ứng sau khi thẩm tra phải được người đứng đầu doanh nghiệp hoặc người được người đứng đầu doanh nghiệp ủy quyền phê duyệt. Chỉ sau đó nó mới được tính đến. Nếu số tiền tạm ứng chưa được sử dụng hết, người có trách nhiệm trả lại số dư cho thủ quỹ. Đồng thời, lệnh nhận hàng được điền. Các quỹ được xóa theo thông tin của báo cáo đã được phê duyệt.

Bảng lương

Thanh toán chứng từ tiền mặt được thực hiện khi tính và trả lương cho người lao động của doanh nghiệp. Phòng kế toán lập bảng kê tương ứng thành 1 liên. Việc cộng dồn tiền lương được thực hiện theo thông tin có trên chứng từ sơ cấp để hạch toán thời gian thực tế làm việc, sản lượng, … Dòng "Đã cộng dồn" cho biết số tiền phù hợp với các loại hình chi trả từ bảng lương. Các khoản thu nhập khác (lợi ích vật chất và xã hội) cung cấp cho người lao động, được hoàn trả bằng lợi nhuận của doanh nghiệp và thuộc đối tượng chịu thuế cũng được ghi tại đây. Đồng thời tính các khoản trích theo lương và lập số tiền phải bàn giao cho người lao động. Trên trang bìa của bản sao kê, tổng số tiền phải trả cho nhân viên được dán. Người đứng đầu xí nghiệp phải ký giấy phép phát lương. Trong trường hợp vắng mặt, tài liệu này được cấp bởi một nhân viên được ủy quyền. Vào cuối bảng sao kê, số tiền lương đã ký gửi và đã phát hành được nhập. Sau kỳ lập quỹ cho người lao động, tên của người lao động chưa nhận tiền ở cột 23 được đánh dấu là "Đã nộp". Đối với số tiền đã phát hành, một lệnh chi phí sẽ được lập. Số và ngày hoàn thành của nó phải được ghi trong bảng lương ở tờ cuối cùng.

Báo cáo trợ giúp

Tài liệu này chứa các chỉ số KKM và doanh thu mỗi ca (ngày làm việc). Báo cáo trợ giúp được điền vào 1 bản hàng ngày. Nhân viên thu ngân phải ký tên và giao cho trưởng phòng.(Người đứng đầu công ty). Đồng thời, lệnh nhận hàng được điền. Trong các công ty nhỏ, tiền được giao trực tiếp cho người thu gom. Khi chuyển tiền mặt phải điền đầy đủ các chứng từ tiền mặt liên quan của ngân hàng. Doanh thu mỗi ca (ngày làm việc) được quy định phù hợp với các chỉ tiêu của quầy tổng hợp đầu ngày và cuối ngày. Đồng thời, số tiền trả lại cho khách hàng trên séc chưa sử dụng sẽ được khấu trừ. Doanh thu lập được xác nhận bởi các trưởng bộ phận. Khi niêm yết quỹ trong báo cáo, thủ quỹ cấp cao cũng như người đứng đầu doanh nghiệp ký tên. Báo cáo tham chiếu đóng vai trò là cơ sở để biên soạn "Thông tin tổng hợp về chỉ số của máy đo KKM và doanh thu của công ty".

Tạp chí giao dịch viên

Chứng từ này bắt buộc phải có để hạch toán thu chi và thu chi tiền mặt cho từng KKM của doanh nghiệp. Tạp chí cũng hoạt động như một báo cáo kiểm soát và đăng ký các chỉ số công tơ. Văn bản này được đóng dấu giáp lai, đánh số và đóng dấu với chữ ký của Ch. kế toán, người đứng đầu công ty, đồng thời là thanh tra thuế. Tạp chí còn được xác nhận bằng con dấu của doanh nghiệp. Tất cả các mục được thực hiện bởi giao dịch viên mỗi ngày. Thủ tục phát hành chứng từ tiền mặt không được tẩy xóa, tẩy xóa trên sổ nhật ký. Mọi nội dung sửa chữa phải được sự đồng ý và chứng thực chữ ký của những người có thẩm quyền. Nếu các kết quả đọc khớp với nhau, chúng sẽ được ghi lại cho ca hiện tại khi bắt đầu làm việc. Các dữ liệu này phải được xác nhận bằng chữ ký của quản trị viên trực và thủ quỹ. Dòng 15 cho biết số tiền được nhập vàoséc do khách hàng trả lại. Thông tin cho điều này được lấy từ hành động có liên quan. Cột tương tự cho biết số lượng séc bằng không được in trong ca làm việc. Vào cuối ngày làm việc, người điều hành tạo báo cáo cuối cùng cho ca làm việc và bàn giao doanh thu nhận được cùng với nó. Điều này tạo ra một đơn đặt hàng đến. Sau khi lấy chỉ số công tơ, kiểm tra số lượng thực thu, ghi sổ tương ứng. Nó được xác nhận bởi chữ ký của người đứng đầu (quản trị viên), thủ quỹ cấp cao và giao dịch viên. Trong trường hợp có sự chênh lệch giữa số tiền ghi trên băng kiểm soát và số tiền doanh thu, lý do của sự chênh lệch sẽ được xác định. Các khoản dư thừa hoặc thiếu hụt được tìm thấy được ghi lại trong các dòng tương ứng của tạp chí.

Dữ liệu về số đo KKM và doanh thu

Chúng được sử dụng để tạo báo cáo tóm tắt cho ca làm việc hiện tại. Những dữ liệu này đóng vai trò như một phụ lục cho báo cáo của giao dịch viên, được tổng hợp hàng ngày. Dữ liệu về chỉ định và doanh thu được hình thành trong một bản sao. Cùng với các lệnh chi, phiếu thu, phiếu chi của giao dịch viên được chuyển cho phòng kế toán của doanh nghiệp cho đến ca sau. Mẫu chứng từ tiền mặt phù hợp với chỉ số đồng hồ tính tiền vào đầu và cuối ngày làm việc của từng máy tính tiền bao gồm cả việc tính toán doanh thu. Đồng thời, trong số những thứ khác, sự phân bổ của nó theo các phòng ban được chỉ ra. Sau đó phải được xác nhận bằng chữ ký của những người quản lý. Ở cuối bảng đã hoàn thành, kết quả được hiển thị theo số đọc trên bộ đếm của tất cả các máy tính tiền, vàdoanh thu của công ty cũng được tổng hợp với việc phân phối quỹ của các bộ phận. Phù hợp với các hành vi, tổng số tiền đã được phát hành cho khách hàng trên séc mà họ trả lại được chỉ ra. Số tiền này làm giảm tổng doanh thu của công ty. Thông tin phải có chữ ký của thủ quỹ cấp cao và người đứng đầu doanh nghiệp.

Khuyến nghị làm đầy

Khi lập các chứng từ tiền mặt, bạn phải tuân thủ quy trình được thiết lập bởi các cơ quan lập pháp và quản lý khác. Ngoài ra, có một số quy tắc khá đơn giản, việc tuân thủ sẽ tránh được những sai sót khi điền giấy tờ:

1. Số lượng trong từ phải luôn được viết hoa. Trong trường hợp này, các đồng xu được phép viết bằng số. Ví dụ: Mười tám nghìn rúp 10 kopecks.
2. Công việc giấy tờ có thể được hoàn thành bằng tay hoặc sử dụng phương tiện kỹ thuật (ví dụ như máy tính).
3. Các hành vi điều chỉnh cho phép điều chỉnh thông tin trong các chứng từ tiền mặt. Tuy nhiên, một số yêu cầu phải được đáp ứng. Một mục nhập sai phải được gạch bỏ cẩn thận bằng một dòng. Thông tin chính xác được chỉ ra bên cạnh hoặc (nếu có thể) phía trên nó. Ở đây bạn cũng nên viết tái bút: "Tin đã sửa", "Gạch bỏ là không hợp lệ" hoặc "Đúng". Bên cạnh mục này nên được ký tên ch. kế toán và người đứng đầu tổ chức (hoặc doanh nhân cá nhân).
4. Nếu có các vết lốm đốm, tẩy xóa, bôi bẩn bằng "nét vẽ" và các phương pháp sửa chữa tương tự khác, tài liệu được coi là không hợp lệ.

Quy tắc bổ sung

Lưu trữ chứng từ tiền mặt, theo quy định của pháp luật hiện hành, được thực hiện trong 5 năm. Việc tính thời gian này bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 của năm sau thời gian hoàn thành công việc văn phòng. Quy tắc này được coi là chung. Một thủ tục đặc biệt đã được thiết lập để sao kê bảng lương. Nếu nhân viên không có tài khoản cá nhân thì các giấy tờ này được lưu giữ tại doanh nghiệp trong 75 năm. Vào cuối giai đoạn này, tất cả tài liệu có thể được chuyển vào kho lưu trữ hoặc bị tiêu hủy nếu không có vụ kiện, bất đồng hoặc tranh chấp nào về tài liệu đó. Khi làm việc với giấy tờ, phải tuân thủ các quy tắc sau:

1. Việc định hình tài liệu thành mặt hàng ghim cần được thực hiện hàng ngày không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo hoặc ngày nghỉ đầu tiên.
2. Trước khi chuyển giấy tờ vào kho lưu trữ, phải kiểm kê tài liệu của chúng.
3. Việc kiểm soát việc hình thành các vụ án do thủ quỹ hoặc người quản lý trực tiếp của doanh nghiệp thực hiện.
4. Trong quá trình tạo mặt hàng chủ lực, các giấy tờ được thu thập theo thứ tự tăng dần của số tài khoản (đầu tiên là ghi nợ, sau đó là ghi có).

Trách nhiệm về sự an toàn của chứng từ tiền mặt thuộc về người đứng đầu doanh nghiệp. Trong trường hợp không tuân thủ các quy định trên, người vi phạm có thể bị phạt hành chính bằng hình thức phạt tiền. Số tiền phạt được quy định theo quy định của pháp luật.

Kết

Giữchứng từ tiền mặt được coi là một công việc khá có trách nhiệm. Việc điền các thủ tục giấy tờ phải được tiếp cận với tất cả trách nhiệm. Chứng từ tiền mặt được sử dụng khi tổng hợp các số liệu, báo cáo, kế toán khác nhau. Về vấn đề này, các sai sót được thực hiện ở giai đoạn đầu của việc sửa chữa các giao dịch có thể dẫn đến sự sai lệch nghiêm trọng trong các giấy tờ cuối cùng. Một nhân viên được bổ nhiệm vào vị trí chịu trách nhiệm xử lý chứng từ tiền mặt phải có kiến thức và kinh nghiệm liên quan. Cần phải nhớ rằng tất cả các giấy tờ mà nhà điều hành điền vào đều được các quan chức cấp cao xem xét và người đứng đầu công ty phê duyệt. Đặc biệt cần chú ý đến việc đăng ký tài liệu. Các mục nhập vào tạp chí và sách phải được thực hiện đúng thời gian theo quy định. Vì các chứng từ tiền mặt được sử dụng để lập báo cáo, nên tất cả các chỉnh sửa trong chúng được thực hiện nghiêm ngặt theo một trình tự nhất định. Nếu các quy tắc đã thiết lập không được tuân thủ, các giấy tờ sẽ mất giá trị và công ty không thể sử dụng thông tin trong đó vào công việc quản lý tiếp theo.