Ví dụ về báo cáo tiến độ. Cách viết báo cáo

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Không có người lãnh đạo nào như vậy mà ít nhất mỗi năm một lần không yêu cầu cấp dưới báo cáo những việc đã làm. Và vấn đề là với việc làm thường xuyên, việc phát triển một tài liệu như vậy dường như là một nhiệm vụ khá khó khăn. Và vì một lý do nào đó, chúng tôi cảm thấy lúng túng khi yêu cầu các ví dụ về báo cáo về công việc đã thực hiện từ các cơ quan chức năng. Điều gì sẽ xảy ra nếu anh ấy quyết định rằng chúng tôi không tương ứng với vị trí chúng tôi đang nắm giữ?

Ai cần thì

Câu hỏi này là do người thực hiện đã nhận nhiệm vụ báo cáo. Thông thường, nhân viên của các công ty gần như cảm thấy bị xúc phạm bởi những yêu cầu như vậy. Nhưng mọi thứ đều có ý nghĩa.

Thứ nhất, người thực hiện cần có bản báo cáo về công việc đã hoàn thành. Không phải là một hình thức chính thức, nhưng một thái độ quan tâm đến quá trình này sẽ cho phép bạn tìm thấy những điểm nghẽn và điểm yếu trong trình độ của bạn. Vì vậy, các hướng có thể (và cần thiết) để phát triển đã được xác định. Sau tất cả, tất cả chúng ta đều học được từ những sai lầm của mình.

Thứ hai, người lãnh đạo cần. Báo cáo về công việc đã thực hiện cho phép bạn đánh giá khách quan về chất lượng vàtốc độ giải quyết nhiệm vụ. Nhờ tài liệu này, nhiều câu hỏi sẽ biến mất - từ câu hỏi sơ khai nhất "bạn làm gì mọi lúc" cho đến phức tạp "tại sao tôi nên thay đổi máy tính của bạn cho một máy tính hiện đại hơn". Vì báo cáo sẽ chỉ ra rằng phải mất nhiều thời gian để lưu các thay đổi vào tài liệu. Và nó không phụ thuộc vào người biểu diễn - thiết bị văn phòng lỗi thời không thể hoạt động nhanh hơn. Trên thực tế, đây là lý do tại sao có vẻ như nhân viên này đang uống trà mọi lúc - anh ta chỉ đang chờ thao tác hoàn thành.

Và câu hỏi: "Tại sao tôi cần viết báo cáo công việc đã làm trong tháng?" chính nó là không chính xác. Bởi vì việc tích lũy thông tin thống kê và lấp đầy cơ sở dữ liệu có ý nghĩa đối với các nhà chiến lược, chứ không phải đối với các nhân viên vận hành. Họ chỉ giải quyết một vấn đề dễ dàng hơn là nói về các phương pháp giải quyết vấn đề đó.

Viết gì

Ví dụ về báo cáo tiến độ cho thấy bạn cần phải viết rất chi tiết. Bất cứ điều gì dường như là một việc nhỏ hoặc một cử chỉ nhỏ có thể là yếu tố quan trọng trong việc thực hiện các chức năng cụ thể. Nhưng sự hiểu biết về điều này sẽ chỉ đến sau khi nghiên cứu một số báo cáo bằng văn bản.

Nếu công việc có tính chất thường xuyên, chẳng hạn như đối chiếu các tài liệu và xác định các điểm không nhất quán, thì việc phát triển một dạng bảng là rất hợp lý. Trong trường hợp này, một lần nữa, lúc đầu bảng phải rất chi tiết và chứa nhiều cột; theo thời gian, nhu cầu về một số cột sẽ biến mất và biểu mẫu của báo cáo sẽ có giao diện bình thường (đọc - hợp lý).

BTrong một số trường hợp, khi biên soạn báo cáo về công việc đã làm (ví dụ như giáo viên), không thể tiếp cận một cách chính thức vấn đề nội quan. Thật vậy, ngoài khối lượng giáo dục và phương pháp luận theo kế hoạch và việc nghiên cứu các tài liệu cần thiết, nhà trường còn tham gia vào các hoạt động giáo dục. Điều này đòi hỏi một cách tiếp cận đặc biệt đối với việc soạn thảo tài liệu: cần tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến tình trạng tụt hậu của một số học sinh, tìm cách gây hứng thú cho các em trong môn học của mình. Đồng thời, chúng ta cũng không nên quên những học sinh thành công (và thậm chí có năng khiếu).

Báo cáo mục tiêu

Để biên soạn chính xác và có chi phí thời gian tối thiểu, ngay từ đầu cần phải quyết định cho mục đích gì và tại sao phải viết báo cáo về công việc đã thực hiện trong năm. Hãy đặt tên phổ biến nhất:

- biện minh về lợi ích thực sự của một vị trí cụ thể trong tổ chức;

- xác nhận trình độ của nhân viên;

- minh chứng về công việc hiệu quả cho cấp quản lý;

- nhận tài trợ cho kỳ báo cáo tiếp theo;

- đạt được sự đồng ý để phát triển một hướng (ý tưởng);

- cơ sở hợp lý để chi tiêu các nguồn lực và tài chính được phân bổ, v.v.

Công thức nổi tiếng - phát biểu đúng của bài toán cung cấp 50% lời giải - cũng có tác dụng trong trường hợp này. Chúng ta càng hiểu rõ lý do tại sao cần phải có một báo cáo, thì chúng ta càng dễ dàng viết nó. Thực tế là tài liệu “để trưng bày” hoàn toàn không yêu cầu một cách tiếp cận sáng tạo nào từ chúng tôi. Và tốn thời gian.

Cấu trúc tài liệu

Nếu công ty không cóđã phát triển biểu mẫu báo cáo, sau đó bạn phải tự phát triển nó. Biết được mục đích của tài liệu, cần phải suy nghĩ về cấu trúc của nó. Báo cáo tiến độ mẫu đề xuất rằng cần có một dàn ý rõ ràng và đơn giản.

Ngay từ đầu, mục đích và logic của việc trình bày thông tin cần được giải thích. Giải thích trình tự trình bày và lập mục lục. Đối với bảng, cần giải thích ngắn gọn lý do tại sao lại chọn hình thức như vậy.

Trong các phần và tiểu mục, người ta cũng nên tuân thủ sự thống nhất của cách trình bày. Vì vậy, tài liệu sẽ dễ hiểu hơn, do đó, nó dễ dàng cảm nhận hơn. Trong một báo cáo trong thời gian dài, các hình ảnh minh họa dưới dạng sơ đồ và đồ thị là khá phù hợp, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhận thức. Nhưng ở đây, bạn cần phải tuân thủ quy tắc "ý nghĩa vàng": văn bản chắc chắn, cũng như các tài liệu trực quan độc quyền, sẽ rất nhanh hỏng.

Tạo kiểu

Đối với một nhân viên bình thường, có lẽ điều khó viết nhất là thuật ngữ và cách diễn đạt. Một báo cáo khoa trương sẽ trông không tự nhiên và sẽ gây ra phản ứng tiêu cực từ cấp quản lý. Từ ngữ quá đơn giản (ví dụ như 25 tài liệu bị loại bỏ) cũng sẽ khiến người đọc không hài lòng.

Nhưng nên tránh các khuôn mẫu. Ngoại lệ duy nhất là tài liệu mà không ai sẽ đọc. Đôi khi chúng tôi gặp phải những vấn đề như vậy, nhưng trong bài viết này, chúng tôi quan tâm đến các báo cáo thực (không phải theo quy trình).

Trong mọi trường hợp, bạn không nên chỉ nói về thành tích. Để làm nổi bật chúngcần phải nói về những khó khăn gặp phải trong quá trình làm việc. Trong số những thứ khác, phân tích độ phức tạp là thức ăn để suy nghĩ về việc tối ưu hóa công việc cho các giám đốc điều hành. Ví dụ về báo cáo tiến độ chỉ ra rằng bạn không nên sử dụng các cụm từ mơ hồ như “tình trạng không đạt yêu cầu”, “khó khăn gặp phải”, v.v. Tốt hơn nên gọi mọi thứ bằng tên riêng của nó: “máy photocopy bị hỏng”, “thiếu khả năng truy cập Internet”, “Nhận thiếu hoặc không kịp thời thông tin từ các bộ phận liên quan. Tất cả điều này cho phép chúng tôi đánh giá đầy đủ và khách quan về tình hình hiện tại của công ty.

Đánh giá kết quả

Mỗi kết quả phải được sao lưu bằng số. Việc cụ thể hóa như vậy mang lại sự hiểu biết về động lực của sự phát triển.

Ngoài ra, cần đưa ra các tiêu chí đánh giá kết quả. Đó sẽ là kỳ báo cáo trước (ví dụ: nếu là báo cáo hàng quý) hay ngược lại, phần trăm đạt được các mục tiêu đã đặt ra, tùy thuộc vào tác giả của tài liệu.

Nhìn chung, các chỉ số gián tiếp có thể nói lên rất nhiều điều về quá trình giải quyết công việc. Ngoài ra còn có rất nhiều thông tin ở đây để phân tích thêm. Từ việc xác định chi phí lao động để hiểu được tính đúng đắn của việc đặt ra các mục tiêu.

Từ vấn đề đến giải pháp

Hầu hết các báo cáo được viết trên cơ sở từng bước tiến bộ. Một tài liệu thể hiện rõ ràng mối quan hệ vấn đề-giải pháp sẽ có lợi hơn. Người đọc hiểu ngay các phương pháp và kỹ thuật (nếu cần)người thực hiện đã tận dụng lợi thế của việc hoàn thành nhiệm vụ kịp thời và chất lượng cao.

Chuỗi thậm chí chi tiết hơn "một vấn đề cụ thể - nguyên nhân của nó - đặt mục tiêu - giải pháp" ngay lập tức cho thấy sự cần thiết phải trình bày báo cáo hàng ngày dưới dạng bảng. Hơn nữa, tên của các đồ thị đã được biết trước. Thông tin được trình bày theo cách này rất dễ đọc và dễ phân tích.

Trình bày các chỉ tiêu định lượng

Trong trường hợp báo cáo chủ yếu bao gồm dữ liệu số, biểu mẫu bảng có thể rất khó hiểu. Một dòng số liên tục thực sự làm người đọc bị mệt mỏi sau vài phút. Một điều khác - biểu đồ và đồ thị đầy màu sắc. Chúng rõ ràng, dễ hiểu, dễ đọc.

Mỗi sơ đồ phải được nhận xét. Ngoài ra, nó là cần thiết để chỉ ra cách các đồ thị khác nhau được liên kết với nhau; giải thích các mối quan hệ nguyên nhân và kết quả sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn nữa cho việc phân tích báo cáo.

Nếu tài nguyên vật chất đã được sử dụng trong quá trình làm việc, bạn không nên chỉ liệt kê tất cả. Thay vào đó, những lợi ích thu được nên được liệt kê. Một cụm từ khô khan: “Thiết bị văn phòng đã mua” sẽ nghe hoàn toàn khác nếu bạn viết: “2 công việc đã được tạo để có thể tăng sản lượng của bộ phận.”

Cách phát hành tài liệu

Mặc dù thực tế là không có một hình thức tổng hợp duy nhất, một báo cáo về công việc đã hoàn thành có thể được lập theo GOST, định nghĩa chínhtiêu chí khoa học. Nó giải thích các yêu cầu về định dạng, loại phông chữ và kích thước, v.v.

Về khả năng đọc của tài liệu, đây là một số mẹo:

- cố gắng có không quá 5 câu trong một đoạn văn;

- các chỉ báo chính có thể được đánh dấu bằng phông chữ hoặc màu sắc;

- ngắt văn bản để bảng hoặc biểu đồ không chiếm toàn bộ trang; nhớ để lại không gian cho nhận xét về chúng;

- viết một bản tóm tắt rõ ràng và ngắn gọn của báo cáo.

Những mẹo này sẽ giúp giảm bớt nhận thức về báo cáo của bạn, có nghĩa là chúng sẽ tạo cho người đọc một thái độ trung thành đối với tác giả của tài liệu ban đầu. Hãy tưởng tượng rằng bạn là ông chủ. Và tạo báo cáo theo cách hữu ích và thú vị cho bạn đọc.