Gantt là trợ lý lập kế hoạch của bạn. Biểu đồ Gantt là gì và làm thế nào để tạo một biểu đồ?

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Gantt Chart là một trong những công cụ phổ biến nhất để minh họa trực quan lịch trình trong quản lý dự án.

Đây là gì?

Biểu đồGantt được thiết kế để minh họa các giai đoạn khác nhau của công việc trong lĩnh vực kinh doanh vừa và nhỏ. Trực quan, nó là một tập hợp các dải đơn giản bao gồm hai trục chính: trường hợp và thời gian. Mỗi khoảng thời gian được giao một nhiệm vụ cụ thể phải hoàn thành.

Trên sơ đồ, ngoài các khối chính, có thể có một cột bổ sung đặc biệt hiển thị phần trăm công việc đã hoàn thành. Các dấu đặc biệt - các mốc quan trọng - được sử dụng để đánh dấu hai hoặc nhiều nhiệm vụ và thể hiện trình tự thực hiện chúng.

Biểu đồ Gantt là một loại tiêu chuẩn trong lĩnh vực quản lý dự án, bởi vì nó giúp thể hiện rõ ràng cấu trúc của việc thực hiện tất cả các giai đoạn của dự án.

Biểu đồ Gantt dùng để làm gì?

Vì hầu hết mọi người đều trực quan, sơ đồ cung cấp cơ hội để giải quyết một trong những nhiệm vụ chính và cho nhân viên biết phải làm gì, những nguồn lực nào cần áp dụng trong quá trình này và vớitốc độ thực hiện các tác vụ nhất định. Tất cả thông tin được trình bày dưới dạng nén, không sử dụng các bảng khó hiểu và một lượng lớn văn bản. Đồng thời, bản chất rõ ràng và dễ hiểu đối với tất cả, không có ngoại lệ, những người tham gia dự án.

Sử dụng biểu đồ giúp đơn giản hóa đáng kể việc quản lý các dự án quy mô nhỏ và giúp luôn kiểm soát được các hoạt động của nhân viên.

Lịch sử xuất hiện của biểu đồ đầu tiên

Định dạng biểu đồ đầu tiên được phát triển và thử nghiệm bởi Henry L. Gant vào đầu thế kỷ 20. Nhà khoa học đã được thuê để quản lý việc chế tạo các con tàu để sử dụng trong Chiến tranh thế giới thứ nhất. Một lịch trình đặc biệt cho phép anh ta điều phối công việc của một số kỹ sư, kiểm soát việc hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn. Gant bắt đầu trực tiếp bằng cách liệt kê tất cả các nhiệm vụ bắt buộc và lên lịch cho chúng theo các nguồn sẵn có.

Một giai đoạn quan trọng là chứng minh sự phụ thuộc của một số nhiệm vụ vào những nhiệm vụ khác. Ngoài ra, Gant đã phân bổ cho mỗi người một khoảng thời gian mà anh ta phải hoàn thành một loại hoạt động nhất định, cho biết ai và nhiệm vụ nào sẽ được thực hiện, có tính đến thời gian được phân bổ cho dự án.

Biểu đồ Gantt được thực hiện bằng cách sử dụng trục tung thể hiện các nhiệm vụ khác nhau và trục hoành thể hiện thời gian.

Biểu đồ Gantt trong thế giới hiện đại

Phương pháp lập kế hoạch này ngày nay không mất đi tính liên quan, vì nó cho phép bạn cung cấp màn hình đồ họa của kế hoạch sản xuất, đơn giản hóa việc giám sát tiến độ thực hiệnnhiệm vụ được giao. Biểu đồ Gantt đã trở thành một công cụ phân tích mạnh mẽ đến nỗi trong gần 100 năm qua, nó không có bất kỳ thay đổi nào. Chỉ trong những năm 90 của thế kỷ trước, để mô tả chi tiết hơn các mối quan hệ, các đường dây liên lạc giữa các nhiệm vụ khác nhau đã được đưa vào đó:

• "finish-start" - hoạt động B không thể bắt đầu cho đến khi hoạt động A hoàn thành;
• "start-finish" - hành động B không thể bắt đầu cho đến khi hành động A bắt đầu;
• "start-start" - hành động B sẽ bắt đầu không sớm hơn hành động A;
• "kết thúc-kết thúc" - hành động B không được kết thúc sớm hơn hành động A kết thúc.

Có bằng chứng cho thấy biểu đồ Gantt đã được sử dụng trong việc xây dựng các công trình kỹ thuật khổng lồ như Đập Hoover (Las Vegas, 1939) và hệ thống Đường cao tốc Eisenhower (kết nối hầu hết các thành phố lớn ở Hoa Kỳ).

Hướng dẫn: làm thế nào để xây dựng biểu đồ Gantt trong 5 bước?

Tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét các quy tắc để tạo biểu đồ Gantt và cố gắng tự tạo biểu đồ đó trong bảng tính Microsoft Excel.

Bước 1. Thu thập dữ liệu

Để xây dựng biểu đồ, chúng ta cần dữ liệu sau:

• tọa độ của tất cả các tập dữ liệu (nơi bắt đầu của mỗi cột);
• tên của từng giai đoạn;
• thời lượng của từng giai đoạn.

Để thuận tiện, chúng ta nhập ngay chúng vào các trường tương ứng của bảng. Sau khi đã nhập tất cả các thông tin cần thiết, chúng tôi có thể tiến hành tạo biểu đồ.

Quan trọng: đảm bảo rằng tất cả các định dạng dữ liệuđều đúng: đặc biệt, điều này áp dụng cho các ngày.

Bước 2. Hình thành bố cục

Vì vậy, chúng tôi biết mục đích của việc lập kế hoạch và các dữ liệu quan trọng trên cơ sở đó chúng tôi sẽ xây dựng lịch trình. Bây giờ trong cửa sổ bảng tính, chúng ta cần vào phần "Chèn -> Biểu đồ", sau đó nhấp vào mục "Dòng". Chúng tôi không cần thông thường, nhưng có tích lũy, vì chỉ nó cung cấp cho hàng thứ hai của dữ liệu, trong trường hợp của chúng tôi sẽ là hàng chính.

Bước 3. Xóa mọi thứ khác

Để làm được điều này, chương trình cung cấp các công cụ đặc biệt. Trên biểu đồ xuất hiện trên màn hình, bạn cần di chuyển con trỏ chuột qua thanh màu xanh lam, nhấp chuột phải vào nó và chọn "Định dạng chuỗi dữ liệu" từ menu xuất hiện. Một cửa sổ hiện ra chúng ta vào mục "Điền" và chọn mục "Không điền". Sau đó, biểu đồ sẽ như sau:

Bước 4. Hoàn thiện các bước

Vì theo mặc định, tất cả dữ liệu trong biểu đồ của chúng tôi theo thứ tự từ dưới lên trên, chúng tôi sẽ phải sửa đổi một chút. Để làm điều này, chúng tôi nhấp chuột phải vào trục danh mục (trục danh mục bên cạnh chúng tôi có danh sách các nhiệm vụ), chuyển đến cửa sổ "Định dạng trục". Tab chúng ta cần mở ngay lập tức - “Thông số trục”. Chọn hộp bên cạnh Đảo ngược thứ tự danh mục. Trên thực tế, biểu đồ Gantt đã sẵn sàng, chỉ còn một số việc nhỏ hữu ích.

Bước 5. Định dạng

Vì vậy, chúng tôi tiếp tục làm việc trên biểu đồ. Như bạn có thể thấy, nó trông vẫn khó coi và bây giờ chúng tôi sẽ sửa nó bằng chính bảng tính:

1. Kéo biểu đồ đến kích thước mong muốn bằng cách sử dụng mũi tên ở góc trên bên phải.
2. Chọn tất cả các ngày trong bảng, nhấp chuột phải vào vùng chọn và đi tới "Định dạng Số->". Phần này giới thiệu các định dạng số chính mà chúng tôi làm việc. Để các chữ khắc không chồng lên nhau, chúng tôi khuyên bạn nên chọn phiên bản ngắn hơn của bài viết. Sau đó, một lần nữa, nhấp chuột phải vào trục có ngày tháng trên biểu đồ, chọn "Định dạng số trục ->" và chọn hộp bên cạnh "Liên kết đến nguồn".
3. Chọn chú giải (ký hiệu "Ngày" và "Thời lượng" ở bên phải) và nhấn nút Xóa trên bàn phím.
4. Mở "Tham số Trục định dạng ->" và đặt giá trị tối thiểu và tối đa (chúng tôi đặt ngày 15 tháng 12, vì đó là thứ Hai và ngày 3 tháng 1). Ở đây chúng ta có thể đặt giá của các bộ phận chính (điều này rất tiện lợi trong trường hợp, ví dụ, công việc trong một dự án sẽ kéo dài vài tuần hoặc vài tháng). Trong trường hợp của chúng tôi, sẽ thuận tiện hơn nếu để giá trị mặc định (2.0).

Thử nghiệm thêm một chút với định dạng - và đó là vẻ đẹp cuối cùng chúng tôi nhận được. Đây là một biểu đồ Gantt đã hoàn thành. Tất nhiên, ví dụ mà chúng tôi đưa ra rất đơn giản - nhưng cũng đủ để hiểu bản chất của phương pháp lập kế hoạch này vàminh họa trực quan về quá trình thực hiện một số nhiệm vụ.

Các chương trình biểu đồ khác

Tất nhiên, có nhiều chương trình khác tốt hơn giúp quản lý dự án dễ dàng hơn. Biểu đồ Gantt về bất kỳ độ phức tạp nào có thể dễ dàng được xây dựng bằng các ứng dụng như:

• SchedRoll;
• Gantt Designer;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project và nhiều dự án khác.

Ngoài ra, có một số dịch vụ trực tuyến cung cấp cho người dùng cơ hội không chỉ để lập kế hoạch công việc của họ mà còn nhận được các báo cáo thường xuyên, thông báo về tình trạng hiện tại của nhiệm vụ qua e-mail. Tuy nhiên, không thể phủ nhận một thực tế là tính bảo mật của dữ liệu được lưu trữ trên mạng đang bị đe dọa và phần mềm cố định được cài đặt trực tiếp trên máy tính của người dùng, theo quy luật, có chức năng rộng hơn nhiều và hoạt động đáng tin cậy hơn.

Ưu nhược điểm của phương pháp

Cuối cùng, cần xem xét chi tiết những ưu và nhược điểm chính của phương pháp lập kế hoạch và quản lý đã mô tả.

Ưu điểm chính, không nghi ngờ gì nữa, là sự trình bày đồ họa của tài liệu. Theo quy luật, sẽ rất thuận tiện cho các nhà kinh doanh khi làm việc với biểu đồ Gantt - họ thích khả năng xác định và chỉ định rõ ràng các giai đoạn công việc trong một dự án. Bằng cách trình bày các nhiệm vụ dưới dạng các thanh màu khác nhau, tất cả các thành viên trong nhóm đều có thể xác định được nhiệm vụ của họ trong nháy mắt.

Cũng cần lưu ý rằng biểu đồ Gantt làmột công cụ trình bày tuyệt vời có thể chứng minh các ưu tiên chính của dự án. Có nghĩa là, ngay sau khi các nhà lãnh đạo phân bổ và phân phối từng nguồn lực sẵn có, nhóm sẽ ngay lập tức tìm hiểu về nó và thực hiện theo các hướng dẫn thêm. Tính năng này của biểu đồ Gantt cực kỳ hữu ích đối với các nhà quản lý cấp cao - sử dụng nó, việc chuẩn bị một báo cáo chi tiết, có năng lực về tình trạng của các dự án khác nhau sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Tuy nhiên, giống như bất kỳ phương pháp lập kế hoạch nào khác, biểu đồ Gantt có nhược điểm của nó. Một trong số đó là sự phụ thuộc vào nhiệm vụ. Thông thường, trong quá trình trình bày dự án, các nhà quản lý cần chỉ ra những nhiệm vụ nào trong số những nhiệm vụ này có liên quan đến nhau. Nhưng, thật không may, bản thân định dạng biểu đồ không cho phép điều này. Để khắc phục hạn chế này, các nhà quản lý sử dụng nhiều thủ thuật khác nhau: ví dụ: họ thêm các đường thẳng đứng đặc biệt vào biểu đồ thể hiện các yếu tố phụ thuộc chính. Tuy nhiên, đây chỉ là giải pháp tạm thời, không thể truyền tải thông tin một cách đầy đủ.

Một nhược điểm khác của biểu đồ Gantt là tính không linh hoạt. Ngày nay, các dự án không phải là tĩnh - chúng liên tục trải qua một số thay đổi, thay đổi, mà đơn giản là không thể tính đến trong sơ đồ. Trước khi bắt tay vào xây dựng biểu đồ, người quản lý phải tính toán mọi thứ đến từng chi tiết nhỏ nhất, bởi với một sự thay đổi nhỏ nhất trong ước tính, toàn bộ sơ đồ phải được vẽ lại từ đầu. Và đó là chưa kể đến việc có thể minh họa nhiều cách lập kế hoạch khác nhau cùng một lúccũng bị thiếu.

Bất kể lý do tại sao bạn cần biểu đồ Gantt, một chương trình (ngay cả "tiên tiến" nhất) sẽ không thể hiển thị ý nghĩa và cường độ tài nguyên của một số tác phẩm nhất định, bản chất của chúng. Do đó, nó hiếm khi được sử dụng cho các dự án quy mô đặc biệt lớn.

Tuy nhiên, không thể phủ nhận rằng phương pháp này cực kỳ phổ biến trong thực tiễn quản lý dự án - trong hơn một thế kỷ sử dụng, mọi người đã có cơ hội kiểm chứng tính hiệu quả và hiệu quả cao của nó.