KDP - là gì? Tiến hành KDP - nó là gì?

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Tầm quan trọng của tài liệu nhân sự được viết tốt rất khó để đánh giá quá cao. Các tài liệu nhân sự là sự hợp nhất các sự kiện pháp lý quan trọng trên giấy tờ. Và bất kỳ sai lầm nào của nhân viên nhân sự sẽ dẫn đến hậu quả tiêu cực cho cả nhân viên và người sử dụng lao động, đó là lý do tại sao việc tuân thủ các quy tắc của KDP trong nhân sự là rất quan trọng.

HR là gì?

KDP - là gì? Đây là một lĩnh vực hoạt động ghi lại tất cả các mối quan hệ lao động và nắm bắt thông tin về nhân sự và sự di chuyển của nhân sự, do đó tất cả các quy trình nhân sự đều được lập thành văn bản.

KDP theo quan điểm pháp lý là gì? Tất cả các tài liệu về nhân sự đều có giá trị pháp lý (hoặc thương mại). Sử dụng chúng làm bằng chứng bằng văn bản, bạn có thể bảo vệ quan điểm của mình trước tòa. Vì vậy, ví dụ: bố trí nhân sự, đơn đặt hàng nhân sự và bảng lương có thể là cơ sở để lấy hoặc xác nhận các lợi ích về thuế và thu nhập.

KDP - nó là gì và nó dùng để làm gìcần? Hầu hết các tài liệu nhân sự được thực thi đúng cách đều chứa đựng những thông tin cực kỳ quan trọng. Trên cơ sở tài liệu này, một số quyền của người lao động có thể được xác nhận, chẳng hạn như khi nộp đơn xin nghỉ hưu sớm do làm việc trong các ngành độc hại hoặc nguy hiểm.

KDP - nó dành cho lĩnh vực xã hội nào? Tài liệu về quan hệ lao động đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo lương hưu, các bảo đảm xã hội và các bảo đảm khác được cung cấp cho người lao động theo quy định của pháp luật hiện hành. Tất cả các hành vi quản lý và lập pháp liên quan đến luật lao động là cần thiết cho chất lượng công việc của bất kỳ chuyên gia nhân sự nào.

Quản lý KDP - nó là gì và nó bao gồm những gì?

Việc thực hiện sổ sách công việc và hợp đồng tất nhiên là một phần rất quan trọng trong công việc của bất kỳ nhân viên nào của bộ phận dịch vụ nhân sự, nhưng việc quản lý hồ sơ nhân sự không chỉ giới hạn ở những thời điểm này. Tất cả các tài liệu mà một nhân viên phải có trong tay có thể được chia thành hai khối chính.

Nhóm thứ nhất bao gồm cả lập pháp và văn bản giải thích các tiêu chuẩn về bảo hộ lao động và luật lao động. Tất cả các tài liệu có tính chất này là bắt buộc.

Nhóm thứ hai - tài liệu có tính chất khuyến nghị: các khuyến nghị phương pháp luận về quản lý hồ sơ nhân sự và công việc quản lý.

Điều quan trọng là nhân viên nhân sự phải biết tài liệu nào là bắt buộc thực hiện tại một doanh nghiệp cụ thể và chỉ có hiệu lực trong một số trường hợp nhất định. Điều này sẽ tránhkinh nghiệm tiêu cực khi giao dịch với thanh tra nhân sự.

Khi tạo tài liệu nhân sự, cần tuân thủ các quy tắc sau:

tài liệu nội bộ (quy trình xuất hiện, phát triển và phê duyệt) có thể thuận tiện và dễ hiểu cụ thể đối với một doanh nghiệp hoặc tổ chức nhất định;

tài liệu bên ngoài được soạn thảo theo các quy tắc được chấp nhận chung để những tài liệu này có hiệu lực pháp lý;

Lưu trữ tài liệu nhân sự được thực hiện có tính đến các quy tắc và yêu cầu của dịch vụ lưu trữ

Soạn thảo hướng dẫn quản lý hồ sơ nhân sự

Hướng dẫn KDP - đó là gì? Trên thực tế, đây là một hướng dẫn chi tiết để tổ chức một bộ phận hoặc dịch vụ nhân sự và hoạt động kinh doanh trong đó. Người đứng đầu tổ chức chỉ định một người chịu trách nhiệm về việc xây dựng tài liệu này. Theo quy định, việc này được thực hiện bởi trưởng phòng nhân sự, luật sư hoặc kế toán trưởng. Ngoài ra, bản thân người đứng đầu tổ chức có thể soạn thảo các hướng dẫn về KDP (điều này thường được thực hiện ở các công ty nhỏ). Khi hướng dẫn đã sẵn sàng, nó phải được phê duyệt theo lệnh của giám đốc hoặc người quản lý, và cũng có xác nhận bằng chữ ký của tất cả các quan chức quan tâm. Tất cả nhân viên làm quen với hướng dẫn dưới chữ ký cá nhân.

Các vấn đề chính được quy định bởi tài liệu này:

• danh sách nhân sự bắt buộc của tổ chức;
• thủ tục lập hồ sơ điều chỉnh quan hệ lao động;
• quy tắc xử lý tài liệu nhân sự;
• luồng tài liệu trong nhân sựdịch vụ;
• kiểm soát tài liệu;
• thủ tục chuyển các trường hợp từ OK sang lưu trữ.

Tổ chức của KDP

Căn cứ vào các hành vi pháp lý điều chỉnh, các khuyến nghị về phương pháp luận, có thể xây dựng sơ đồ tổ chức toàn bộ công tác nhân sự của công ty như sau:

1. Xây dựng các văn bản bắt buộc đối với công ty (các quy định, hướng dẫn, nội quy, quy định về an toàn lao động, phòng chống cháy nổ).

2. Điều chỉnh nhân sự. Theo quy định, tổ chức đã có một bảng biên chế nhân sự được phát triển và những nhân viên thực hiện một số nhiệm vụ nhất định, nhưng sổ sách công việc và hồ sơ việc làm không phải lúc nào cũng được lập một cách chính xác. Bạn có thể kiểm tra bảng nhân sự bằng cách yêu cầu thông tin về mức lương của nhân viên và tên các vị trí của họ trong bộ phận kế toán. Số nhân viên của nhân viên có thể được tìm thấy ở đó. Bạn cũng nên kiểm tra tính chính xác của hồ sơ cá nhân của nhân viên trong công ty và tìm xem những tài liệu nào còn thiếu.

3. Kiểm tra sự tuân thủ của thông tin trong bảng nhân sự và trong hợp đồng lao động.

4. Kiểm tra tính đúng đắn của việc thực hiện các lệnh OK. Tất cả các giao dịch về nhân sự (tuyển dụng, chuyển sang vị trí khác, tăng lương) phải được ghi vào các tài liệu theo mẫu thích hợp. Chúng phải có chữ ký của cả người đứng đầu tổ chức và nhân viên. Tất cả các thiếu sót cần được sửa chữa.

5. Kiểm tra tính chính xác của việc điền sổ làm việc.

6. Sắp xếp hồ sơ cá nhân của nhân viênnếu chúng chưa được tiến hành trước đây.

7. Phát hành sách và tạp chí cần thiết.

8. Lên lịch đi nghỉ.

9. Tệp nhân sự nhóm.

10. Phát hành một danh pháp của các trường hợp.

Kiểm tra KDP

Kiểm toán nhân sự là một phân tích toàn diện của tất cả các tài liệu về nhân sự, xác minh sự tuân thủ các yêu cầu của pháp luật hiện hành, các hành vi và giao thức địa phương. Tổ chức quản lý hồ sơ nhân sự đúng cách là vấn đề cấp thiết, bỏ qua điều này có thể dẫn đến những rủi ro nhất định.

Trong quá trình kiểm toán nhân sự, không chỉ kiểm tra tính đúng đắn của tài liệu mà còn kiểm tra sự tuân thủ luật hiện hành. Kiểm toán tài liệu nhân sự là một công cụ hữu hiệu để giải quyết các vấn đề nảy sinh trong hoạt động kinh tế tài chính của công ty.

Những sai lầm điển hình khi ứng tuyển KDP

Kiểm tra tài liệu nhân sự cho phép chúng tôi xác định một số sai lầm lớn lặp lại nhiều lần trong các công ty và tổ chức khác nhau. Trong các tổ chức nhỏ, có sự tạo ra nhiều giao thức cục bộ, mà trên thực tế, chỉ đơn giản là sao chép lẫn nhau, hoặc thậm chí tệ hơn là mâu thuẫn với nhau. Tất cả quy trình làm việc của nhân sự phải được thống nhất và giảm thiểu.

Những lỗi thường gặp nữa là:

• thiếu thông tin đã được phê duyệt về lịch trình làm việc và nghỉ ngơi trong cơ sở giáo dục hoặc không nhất quán với dữ liệu quy định trong hợp đồng lao động;
• vắngthủ tục tính và trả lương;
• lỗi về nhân sự;
• không tính lương;
• vi phạm quyền của nhân viên khi thiết lập các quy tắc làm việc với thông tin cá nhân và dữ liệu cá nhân;
• Lập hợp đồng lao động không chính xác.

Đây không phải là toàn bộ danh sách. Để tránh sai sót trong tài liệu nhân sự, cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định, hành vi lập pháp và các khuyến nghị về phương pháp luận.