Thư từ gửi đi: nhật ký đăng ký, kế toán, mẫu, quy tắc điền

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Trong bất kỳ lĩnh vực nào của nền kinh tế quốc dân, có một thủ tục giấy tờ bao gồm nhiều chức năng. Trong đó, kế toán thư tín đến và đi là một trong những công việc chính. Không có một doanh nghiệp nào hoạt động tách biệt với các tổ chức khác. Giao tiếp và hợp tác với khách hàng, nhà cung cấp, tổ chức tài chính và các tổ chức khác là bắt buộc. Do đó, quá trình sản xuất không thể làm mà không có sự tương ứng. Ai xử lý việc đăng ký thư đến và thư đi? Làm thế nào để hạch toán đúng cách cho chúng? Ai cần nó và tại sao? Chúng tôi sẽ xem xét những vấn đề này trong bài viết.

Thể loại thư từ. Các tính năng của tài liệu gửi đi

Có rất nhiều hình thức và loại tài liệu, nhưng tất cả đều chỉ thuộc hai loại chính:

• Gửi (thư đi).
• Đã nhận (thư đến).

Hãy cùng xem ý nghĩa của từng loại.

Thư từ, được gọi là thư đi, có thể được gửi đến những người nhận sau:

• Cơ quan cấp cao hơn.
• Cấp dướitổ chức.
• Doanh nghiệp đối tác.
• Phòng ban, phân xưởng và các bộ phận cơ cấu khác của doanh nghiệp.

Văn bản nào được gửi lên cấp trên?

Trên thực tế, mọi doanh nghiệp đều trực thuộc bất kỳ tổ chức nào (cấp huyện, sở, khu vực, cũng như các bộ). Thư tín đi gửi đến các tổ chức này có thể là báo cáo, bản tường trình, kế hoạch tháng, quý, năm, phản hồi các yêu cầu. Theo quy định, nó được phát hành trên các mẫu tiêu chuẩn đã được phê duyệt hoặc trên các tờ giấy thông thường có logo của công ty.

Tài liệu cho các tổ chức tuyến dưới

Không phải tất cả, nhưng nhiều doanh nghiệp hợp tác với các tổ chức cấp dưới của họ. Nó có thể là cơ quan điều hành, chi nhánh, công ty nhỏ và những người khác. Thư từ do anh ta gửi đi có thể là chỉ thị, mệnh lệnh, thông báo, quy định, hướng dẫn, tài liệu đào tạo. Nó cũng được phát hành trên giấy viết thư hoặc tờ thông thường có logo của công ty. Ngoài ra, hướng dẫn và tài liệu đào tạo có thể ở dạng tờ rơi và sách hướng dẫn, nhưng phải kèm theo hướng dẫn về mẫu chuẩn hoặc thư xin việc có con dấu và chữ ký. Nếu không có thì bản thân sách hướng dẫn và tài liệu quảng cáo phải có dấu của doanh nghiệp gửi và chữ ký của người có trách nhiệm.

Tài liệu cho các hãng đối tác

Theo quy luật, trong trường hợp này chúng ta đang nói về nhà cung cấp, nhà phân phối và khách hàng. Thư từ mà anh ta gửi là đơn đặt hàng, thông báo vềnhận hàng, yêu cầu bồi thường, tài liệu quảng cáo, thông báo về những thay đổi trong bất kỳ điều khoản nào của thỏa thuận hoặc hợp đồng, đề xuất kinh doanh.

Cần lưu ý rằng các tài liệu quảng cáo, bảng giá, lời chúc mừng, lời mời, ví dụ, cho một bài thuyết trình không cần phải đăng ký.

Tài liệu trong cùng một tổ chức

Loại thư từ gửi đi này diễn ra tại các doanh nghiệp có từ 2 phòng ban, phân xưởng, bộ phận trở lên. Trong trường hợp đó, lãnh đạo ban hành mệnh lệnh, nghị quyết, chủ trương, chỉ thị và các văn bản tương tự, được gửi đến các phòng ban, phân xưởng. Sau đó, đối với các nhà quản lý và điều hành, các thư từ như vậy sẽ được gửi đi và đối với hội thảo hoặc bộ phận - đến.

Quy tắc thiết kế tạp chí

Bất kể tài liệu được gửi đi đâu, tài liệu đó phải được hạch toán. Để làm điều này, có các bản ghi để đăng ký thư từ đi. Vào thời kỳ mà máy tính và Internet chưa tồn tại, những tạp chí như vậy được lưu giữ bằng tay. Họ có thể là tùy ý. Có thể sử dụng sổ ghi chép, sổ kế toán, sổ ghi chép chung. Quan trọng nhất, tạp chí phải có các tấm được khâu lại để chúng không thể bị xé ra ngoài. Ngoài ra, chúng cần được đánh số. Trang tiêu đề của tạp chí cho biết ngày bắt đầu. Trước đây, người ta yêu cầu phải khâu các trang bằng các sợi chỉ, dán các đầu của chúng bằng một tờ giấy, trên đó cần phải đóng dấu và chữ ký của người có trách nhiệm. Ngoài ra, trên trang tính này đã đưa xuống tổng số trang được đánh số. Không được phép sửa chữa.

Giờ đây, đường khâu của tạp chí với các sợi chỉ được lưu khiđăng ký các tài liệu đặc biệt quan trọng có giá trị tài chính hoặc pháp lý.

Các trang trong tạp chí được đánh số ở hầu hết các doanh nghiệp.

Khi dòng cuối cùng của tạp chí được điền đầy đủ, ngày kết thúc của tạp chí sẽ được ghi xuống. Nó được lưu trữ từ 3 đến 5 năm. Nó phụ thuộc vào loại thư tín được đăng ký trong đó. Lệnh tòa, tài khoản tài chính, hợp đồng dài hạn, và những thứ tương tự được coi là đặc biệt quan trọng. Bạn chỉ có thể vứt bỏ tạp chí nếu từng tài liệu được ghi trong tạp chí đã mất hiệu lực pháp lý.

Máy tính trợ giúp

Trong thời đại công nghệ máy tính, rất khó để tìm được một nhân viên theo dõi nhật ký thư từ đến và đi bằng tay. Bây giờ có một chương trình nhất định cho phép bạn in biểu mẫu hoặc lưu giữ hồ sơ trên máy tính. Để sử dụng nó, bạn cần có:

• Máy tính có chương trình MS Office, MS Excel.
• Máy in.
• Máy quét.
• Email máy tính.
• Một con tem như thế này: “Lối vào. Không. _, "_" _20_ " Nó có thể được đánh theo cách thủ công hoặc mua sẵn.

Tiếp theo, bạn cần vào chương trình, tải xuống biểu mẫu yêu cầu và bắt đầu làm việc với nó. Bạn có thể in biểu mẫu, photocopy nhiều, may chúng. Bạn sẽ nhận được một cuốn nhật ký mà bạn cần phải ghi chú bằng tay. Bạn không thể in, đăng ký trực tiếp trên máy tính của mình. Theo quy định, đây là cách tài liệu được lưu giữ mà bạn không cần phải ký.

Bạn cần bao nhiêu tạp chí?

Thường xuyên hơntổng cộng, các doanh nghiệp duy trì một nhật ký thư từ gửi đi. Tuy nhiên, một số tổ chức có nhiều đối tác và những người nhận khác có thể có một số tạp chí này, chẳng hạn như:

• Để đăng ký thư từ gửi cho bên thứ ba và các tài liệu trong doanh nghiệp.
• Đối với thư gửi các công ty trong và ngoài nước.
• Đối với các tài liệu dành cho các tổ chức nhất định (ví dụ: văn phòng trung ương, bộ, v.v.) và mọi người khác. Điều này được thực hiện để thuận tiện cho việc quản lý tài liệu, nhưng bất kỳ tạp chí nào cũng được soạn thảo theo một tiêu chuẩn duy nhất.

Ngoài ra, một số tổ chức có các tạp chí riêng cho từng loại tài liệu. Ví dụ: để đăng ký đơn đặt hàng gửi đi, đơn đặt hàng kế toán, thông báo, hướng dẫn sử dụng, khiếu nại của khách hàng, giao thức, v.v. Để giải thích cho các tài liệu như vậy, có thể sử dụng các biểu mẫu có các cột khác.

Cách giữ các mục nhật ký

Nên nói rằng các hình thức biểu mẫu gần giống nhau để hạch toán cho tất cả các loại thư tín gửi đi. Bài viết của chúng tôi sẽ đưa ra một mẫu thể hiện thiết kế trông như thế nào.

Ở đầu mỗi trang có một "tiêu đề" với các cột:

• Số thứ tự của mục nhập, nó cũng được dán vào tài liệu.
• Ngày khởi hành.
• Tiêu đề tài liệu (ví dụ: "Báo cáo Tiến độ").
• Tóm tắt (theo nghĩa đen là một vài câu, bạn cũng có thể ghi số tài liệu xuống).
• Tên của tổ chức nơi thư từ được gửi.
• Chữ ký của người đăng ký có trách nhiệm.
• Phương thức khởi hành (thông thường hoặc e-mail, fax). Mặt hàng này đã được thêm vào với sự ra đời của công nghệ mới. Trước đây, nó không có trong nhật ký thư từ.
• Nếu phản hồi cho một yêu cầu hoặc một báo cáo thực hiện được gửi đi, nhật ký phải chỉ ra số của tài liệu trên cơ sở mà thư đã gửi được tạo ra. Cũng cần chỉ ra dữ liệu về người biểu diễn (tên, chức vụ).
• Số lượng bản sao. Đôi khi một cột được phân bổ riêng biệt, trong đó số trang trong một bản sao được chỉ định.
• Lưu ý. Thông tin không có trong các cột trước đó được chỉ ra ở đây.

Nếu tài liệu gửi đi không phải là phản hồi cho một yêu cầu hoặc một báo cáo, dấu gạch ngang sẽ được đặt trong các cột khi thực thi và người chịu trách nhiệm.

Trong thời đại của chúng ta, nội dung và cách điền nhật ký thư đi không thay đổi. Mẫu được hiển thị ở trên.

Thư đến

Doanh nghiệp có thể nhận thư và tài liệu từ các nguồn sau:

1. Cơ quan cấp cao hơn.
2. Cấp dưới.
3. Công ty đối tác.
4. Các tổ chức khác không được liệt kê ở trên (cảnh sát, ngân hàng, tòa án, công dân tư nhân, v.v.).
5. Trong một doanh nghiệp, thư từ gửi đến có thể đến từ cơ quan quản lý hoặc đơn vị cơ cấu khác, ví dụ, từ bộ phận kế toán.

Ở trên chúng tôiđã xem xét những giấy tờ nào có thể cấu thành thư từ các tổ chức được nêu trong ba đoạn đầu.

Các tài liệu từ các tổ chức khác có thể là trát đòi hầu tòa đối với nhân viên, lệnh thi hành án, quyết định của tòa án, đơn kiện, khiếu nại hoặc tuyên bố từ một cá nhân, v.v.

Các giấy tờ đại diện cho quy trình làm việc trong doanh nghiệp có thể rất khác nhau: lệnh quản lý, mệnh lệnh, hướng dẫn, quy định, tiêu chuẩn, quy định an toàn, thông báo, v.v.

Làm việc với các tài liệu đến

Cần phải lưu giữ hồ sơ không chỉ thư đi, mà còn cả thư đến. Nhật ký, nơi các thư doanh nghiệp nhận được đăng ký, được soạn thảo theo các quy tắc tương tự như đối với các tài liệu đã gửi.

Sự khác biệt là ở "nắp" trên các biểu mẫu. Nó phải chứa các cột sau:

• Số thứ tự. Nó cũng được dán vào tài liệu.
• Ngày nhận.
• Tổ chức đã gửi tài liệu.
• Cách nhận (qua fax, e-mail hoặc thư thường).
• Tên tài liệu.
• Số lượng bản sao.
• Nơi gửi tài liệu (tên xưởng, phòng ban hoặc thư mục).

Mẫu của một trong các dạng nhật ký về thư từ được trình bày dưới đây.

Nếu văn bản đến là đơn đặt hàng hoặc chỉ dẫn phương pháp luận của cấp quản lý được phân xưởng (bộ phận) tiếp nhận để thực hiện thì nhật ký đăng ký phải ghi rõ ai là người chịu trách nhiệm, đồng thời đóng dấughi chú biểu diễn, ngày tháng và chữ ký của nghệ sĩ.

Ai giữ hồ sơ?

Bất kỳ người có trách nhiệm nào do người đứng đầu bổ nhiệm đều có thể đăng ký thư từ đến và đi. Trong trường hợp này, loại hình hoạt động lao động này phải có trong bản mô tả công việc của người đó hoặc theo lệnh của người đứng đầu doanh nghiệp. Theo quy định, công việc văn phòng trong các tổ chức do một thư ký phụ trách. Ngoài ra, một nhân viên của văn phòng hoặc một quản trị viên (trong các công ty nhỏ) có thể thực hiện việc đăng ký thư từ. Trong một số tổ chức, thư từ được xử lý bởi hai nhân viên - người biên dịch và thư ký.

Các cửa hàng và bộ phận cũng lưu giữ hồ sơ tài liệu đến và đi. Việc này được thực hiện bởi một nhân viên chịu trách nhiệm về loại hoạt động này theo lệnh của ban quản lý.

Tôi nên ghi lại các tài liệu đến một cách chính xác như thế nào?

Đăng ký thư từ đến và đi không phải là một việc khó, mà là một việc có trách nhiệm. Tất cả các chứng từ doanh nghiệp nhận được đều phải thực hiện kế toán. Nếu đến từ các tổ chức thì phải có đóng dấu và chữ ký của người đứng đầu. Đôi khi cũng cần phải có chữ ký của những người có trách nhiệm, ví dụ như kế toán trưởng, nếu đây là hóa đơn xuất cho doanh nghiệp. Thư từ các cá nhân, chẳng hạn như giải thích hoặc yêu cầu, chỉ có thể có chữ ký của người đã biên soạn tài liệu này.

Trong hầu hết các doanh nghiệp, tất cả các thư từ gửi đến phải được người quản lý xem xét để bám sát quy trình sản xuất. Bản thân anh ấyquyết định phải làm gì với các tài liệu nhận được - chấp nhận để thực hiện, để những người có liên quan làm quen với thông tin, hoặc đơn giản là nộp tài liệu vào một tập hồ sơ. Vì vậy, thư ký, sau khi đăng ký thư đến trong nhật ký, cung cấp cho thủ trưởng. Anh ấy đánh dấu trên mỗi tài liệu sẽ được gửi đến bộ phận nào.

Dựa trên "phán quyết" này, thư ký trong sổ đăng ký của thư đến ghi chú trong cột thích hợp "số phận" hơn nữa của mỗi lá thư. Ví dụ, một quy định mới về cách tính phí bảo hiểm có thể được gửi cho bộ phận kế toán, hướng dẫn an toàn cho bộ phận kỹ thuật và một công dân Ivanov yêu cầu bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm. Điều này hoàn thành công việc của thư ký với tài liệu đến.

Làm cách nào để theo dõi thư đi?

Ở trên, chúng tôi đã kiểm tra những giấy tờ nào có thể liên quan đến loại tài liệu này. Trong một số tổ chức, các yêu cầu cá nhân phải được trả lời bởi một trợ lý thư ký hoặc trình biên dịch. Theo GOST R 6.30-2003.12, một tài liệu như vậy được soạn thảo trên một mẫu đặc biệt hoặc trên một tờ giấy trắng có logo của công ty. Mọi công văn gửi đến tổ chức, cá nhân đều phải đóng dấu và ký tên của người quản lý. Theo quy định, thư ký phải sao chụp tài liệu, tài liệu này phải được nộp vào đúng thư mục.

Thư từ gửi đi được đăng ký trên tạp chí tương ứng. Thư ký phải kiểm tra xem tất cả các con dấu và chữ ký cần thiết, thông tin chi tiết về công ty của mình vàtổ chức mà tài liệu được soạn thảo, ghi trên đó số tương ứng với mục mà nó được nhập vào nhật ký, ngày đi, tên của thư mục chứa bản sao. Nếu thư từ đang được gửi đi là thư trả lời cho một bức thư đến, bạn cũng phải ghi lại số mà nó đã được đăng ký. Tài liệu phải được gửi vào ngày ghi trong nhật ký đăng ký.

Tại sao chúng ta cần kế toán tương ứng?

Một số người ở xa nơi sản xuất tin rằng việc đăng ký cẩn thận các thư từ đến và đi là công việc phụ, được gọi là thủ tục giấy tờ. Trên thực tế, kế toán tương ứng thực hiện các chức năng sau:

• Tổ chức quy trình làm việc.
• Đảm bảo phản ứng kịp thời với các tín hiệu đến.
• Hợp lý hóa việc trao đổi thông tin trong quá trình sản xuất.
• Đảm bảo sự tham gia hiệu quả của công ty vào đời sống kinh tế đối ngoại.
• Giúp bạn nhanh chóng tìm thấy tài liệu bạn cần.

Tầm quan trọng của công việc này là rõ ràng, vì vậy bạn cần tiếp cận việc thực hiện nó một cách có trách nhiệm.