Phân công dịch vụ đi công tác

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Tổ chức cử nhân viên đi công tác, phân công công việc cụ thể cho mỗi người. Nó có thể là cá nhân cũng như nhóm. Mọi thứ được xác định bởi các nhiệm vụ cụ thể mà các nhân viên biệt phái phải đối mặt.

Một tổ chức cử nhân viên đi công tác đưa ra mệnh lệnh hoặc chỉ dẫn cho biết mục đích của chuyến đi, địa phương nơi nhân viên được cử đi, thời gian và danh sách những người được cử đi. Nhân viên đi du lịch phải được cấp giấy chứng nhận du lịch kèm theo phân công công việc. Đây là những giấy tờ bắt buộc xác nhận tính hợp lệ của việc xuất cảnh đến nơi làm việc bên ngoài tổ chức. Giấy khởi hành được ghi trên giấy chứng nhận du lịch. Khi đến địa điểm, nhân viên trong giấy chứng nhận du lịch phải nhận được đánh dấu đã đến, và sau khi hoàn thành - khởi hành. Khi bạn trở lại tổ chức của mình, hãy nhớ đánh dấu sự trở lại của bạn sau một chuyến công tác.

Các chuyên gia đang phục vụ ở một khu vực khác để giải quyết các vấn đề nhất định sẽ nhận được một phân công công việc cá nhân. Ví dụ, công nhân chuỗi cung ứngđược gửi đến các cơ sở mà doanh nghiệp của họ có quan hệ thương mại để cung cấp các vật liệu, bộ phận linh kiện và cụm lắp ráp cụ thể. Đôi khi liên lạc qua điện thoại là không đủ để thảo luận về các điều khoản giao hàng hoặc bất kỳ tính năng nào của sản phẩm được cung cấp: sự phối hợp của các thông số kỹ thuật, định nghĩa các thông số, lựa chọn các đặc tính tối ưu.

Nhân viên của bộ phận tiếp thị, cũng như các dịch vụ kỹ thuật và kỹ thuật, cũng nhận được một nhiệm vụ. Ví dụ, tham gia vào các cuộc triển lãm đòi hỏi sự hiện diện của không chỉ các giám đốc bán hàng, những người có thể trình bày sản phẩm của họ và xác định giá. Các nhà thiết kế, nhà công nghệ và công nhân sản xuất cũng có thể hữu ích, những người làm rõ các yêu cầu và mong muốn đặc biệt từ người tiêu dùng tiềm năng. Trong những chuyến công tác như vậy, các chuyên gia sẽ trao đổi kinh nghiệm, vạch ra triển vọng phát triển các cơ sở sản xuất của họ.

Một số tổ chức hướng toàn bộ nhóm người đến các đối tượng nhất định, giao cho họ một nhiệm vụ phục vụ, ví dụ về nhiệm vụ này được đưa ra dưới dạng hướng dẫn hoặc bảng lộ trình. Để nhóm biệt phái có thể hoàn thành nhiệm vụ chính thức một cách rõ ràng, người đứng đầu nhóm chịu trách nhiệm thực hiện phải được chỉ định theo lệnh. Đặc biệt, nhu cầu về các chuyến công tác như vậy thường phát sinh trong trường hợp giới thiệu thiết bị hoặc toàn bộ khu phức hợp tại doanh nghiệp của khách hàng. Để nhóm tại địa điểm mới có thể làm việc hiệu quả hơn, các vấn đề về tạm trú đang được giải quyết: đặt phòng khách sạn hoặc căn hộ. Những nơi mà nhân viên sẽ ởthực phẩm, cũng như các điều kiện để đưa người lao động đến nơi làm việc. Vé đi lại do doanh nghiệp cử nhân viên đi trả. Trong những trường hợp như vậy, các điều khoản bị giới hạn nghiêm ngặt. Công tác phí cũng được thanh toán. Tiền lương được giữ trong toàn bộ thời gian nhân viên vắng mặt.

Khi cử chuyên gia, các tài liệu du lịch sẽ được soạn thảo, bao gồm giấy chứng nhận du lịch, cũng như danh sách các nhiệm vụ. Tùy thuộc vào tính năng và loại nhiệm vụ, các chuyên gia biệt phái hoàn thiện các công cụ và thiết bị cần thiết. Trong trường hợp này, nhiệm vụ phục vụ là tiêu chí chính để lựa chọn các nguồn cung cấp cần thiết.

Theo dõi kết quả công việc trong chuyến công tác, các nhân viên đã trở về doanh nghiệp lập báo cáo công việc đã hoàn thành. Các báo cáo này được phê duyệt bởi người đứng đầu hoặc cấp phó của người đó. Đối với báo cáo chi phí, các báo cáo tạm ứng được chuẩn bị, trong đó các tài liệu sẵn có xác nhận các khoản chi phí được đính kèm.

Một chuyến công tác được coi là hoàn thành xuất sắc với điều kiện hoàn thành đầy đủ nhiệm vụ phục vụ. Trường hợp không hoàn thành (có thể phát sinh tình huống hoàn thành một phần nhiệm vụ hoặc không thể hoàn thành) phải nêu rõ lý do. Thường thì những lý do khá chính đáng nhưng đôi khi vẫn có sự sơ suất của nhân viên. Ban lãnh đạo của tổ chức đưa ra quyết định dựa trên kết quả xem xét tất cả các lý do ngăn cản việc đưa ra quyết định tích cực từ những người lao động biệt phái.