Chuyến công tác là gì: khái niệm, định nghĩa, khuôn khổ pháp lý, các quy định về chuyến công tác và quy tắc đăng ký

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Đi công tác là những chuyến công tác trong đó các nhiệm vụ công việc quan trọng do các chuyên viên thuê của công ty giải quyết. Chúng có thể ngắn hoặc dài. Mỗi nhân viên nên biết chuyến đi công tác là gì, chuyến đi được xử lý và thanh toán như thế nào, cũng như những khó khăn mà chuyên gia có thể gặp phải.

Khái niệm

Để hiểu được thế nào là đi công tác, bạn cần tìm hiểu kỹ Bộ luật lao động. Nó chỉ ra rằng cô ấy được đại diện bởi một chuyến công tác dành cho những nhiệm vụ quan trọng.

Người đứng đầu công ty quyết định độc lập về sự cần thiết phải cử một nhân viên đến khu vực khác để thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Thông thường, thủ tục được thực hiện để đàm phán với đại diện của các công ty khác, mua thiết bị hoặc ký kết hợp đồng.

Nếu nhiệm vụ lao động của một người liên quan trực tiếp đến việc đi lại và di chuyển thường xuyên, thì những hành động đó không phải là chuyến công tác.

Sắc tháiđồ trang trí

Mỗi nhà tuyển dụng nên biết chuyến công tác là gì để sắp xếp chính xác. Các quy tắc cho quá trình này bao gồm:

• chuyến công tác được cấp dành riêng cho nhân viên được công ty tuyển dụng chính thức;
• một chuyên gia được thuê chỉ có thể từ chối đi du lịch nếu anh ta có lý do chính đáng hoặc một cơ hội như vậy được quy định trong hợp đồng lao động của anh ta;
• người sử dụng lao động có nghĩa vụ cảnh báo trước cho nhân viên về các chuyến đi có thể xảy ra;
• Không có gì lạ khi một hợp đồng lao động hoặc một thỏa thuận bổ sung quy định rằng một chuyên gia được thuê có thể từ chối đi du lịch mà không có hậu quả tiêu cực được thể hiện bằng trách nhiệm kỷ luật, ví dụ, nếu anh ta bị ốm hoặc phải chăm sóc người thân.

Nếu chuyến công tác không được thực hiện hoặc trả lương hợp lý, thì đây là cơ sở để gửi đơn khiếu nại lên cơ quan thanh tra lao động bởi một chuyên gia được thuê.

Ai không được đi công tác?

Ở Liên bang Nga, các chuyến công tác được các nhà quản lý của các công ty khác nhau sử dụng khá thường xuyên, điều này cho phép giải quyết các vấn đề công việc khác nhau. Tuy nhiên, không phải tất cả nhân viên đều đủ điều kiện đi công tác, vì vậy những nhân viên sau không đủ điều kiện để thực hiện thủ tục này:

• phụ nữ mang thai;
• nhân viên có con dưới ba tuổi;
• cha mẹ đang nuôi con tàn tật.

Theo luật, sự tồn tại của những lý do như đám cưới của một đứa trẻ hoặc cái chết của một người thân không thể là cơ sở chochính thức hủy bỏ chuyến đi. Nhưng nếu có một mối quan hệ tốt giữa nhân viên và người đứng đầu công ty, thì thường giám đốc sẽ quyết định hoãn chuyến đi hoặc chọn một chuyên gia khác cho việc đó.

Nếu, không có lý do chính đáng, một công dân từ chối đi du lịch, thì đây là cơ sở để phạt tiền hoặc thậm chí buộc sa thải một chuyên gia được thuê.

Ai có thể được gửi đi trong một chuyến đi?

Người sử dụng lao động có thể cử nhân viên đi công tác thường xuyên làm việc tại công ty và thực hiện cùng một loại nhiệm vụ. Thông thường, quy trình được thực hiện bởi các kỹ sư, quản lý bán hàng hoặc thậm chí là kế toán.

Nếu ban đầu tính chất công việc của một chuyên viên gắn liền với việc phải đi công tác liên tục thì anh ta không được phép đi công tác. Điều này bao gồm giao thông viên hoặc tài xế xe tải.

Nếu một nhân viên làm việc tại nhà, thì anh ta có thể đi công tác theo cách nói chung, như đã nêu trong Điều. TK 310. Thủ tục được thực hiện độc quyền liên quan đến nhân viên làm việc trong đội ngũ nhân viên của công ty. Không được phép đưa các chuyên gia đi công tác đã ký kết hợp đồng luật dân sự.

Thời gian chuyến đi

Một chuyến đi công tác của nhân viên có thể kéo dài trong một khoảng thời gian khác nhau, vì vậy người đứng đầu công ty có thể ấn định thời gian bất kỳ cho chuyến đi như vậy. Để làm được điều này, cần tính đến mức độ công việc sẽ được thực hiện cũng như những khó khăn mà chuyên gia có thể gặp phải.

Không có thông tin trong luật pháp về những gìthời gian di chuyển tối đa. Vì vậy, nó được phép gửi một công dân đến một thành phố khác để giải quyết các vấn đề khác nhau trong vài năm. Một chuyến công tác được thể hiện bằng một chuyến đi kéo dài hơn một ngày, vì vậy nếu tất cả các vấn đề công việc được giải quyết trong vòng một ngày, thì một chuyến đi như vậy không được coi là một chuyến công tác.

Soạn thảo quy chế du lịch

Khi cử một chuyên gia cụ thể đi công tác, điều quan trọng là người đứng đầu công ty phải soạn thảo một số văn bản chính thức. Để làm được điều này, trước tiên công ty phải soạn thảo một điều khoản đặc biệt, trong đó dữ liệu sau được nhập:

• mục đích của chuyến công tác;
• nơi thực hiện nhiệm vụ công việc của nhân viên được chọn;
• thời gian đi công tác;
• tài liệu kèm theo được cấp cho nhân viên của tổ chức;
• lương, trợ cấp hàng ngày và các khoản khác;
• thông tin khác bắt buộc đối với nhân viên.

Đó là với sự trợ giúp của thông tin có trong vị trí mà người ta có thể giải quyết nhiều vấn đề nảy sinh trong quá trình thực thi nhiệm vụ. Tài liệu do nhân viên nhân sự chuẩn bị.

Trong chuyến đi, điều quan trọng là phải giải quyết các vấn đề tài chính, trong đó các khoản tiền cần thiết được phân bổ bởi bộ phận kế toán, sau đó thông tin thanh toán được nhập vào vị trí. Nó được ký bởi người đứng đầu công ty. Vị trí trong mỗi công ty có thể được đưa ra dưới mọi hình thức.

Đang chuẩn bị những giấy tờ gì?

Đối vớicử nhân viên đi công tác thì cần phải chuẩn bị một số giấy tờ nhất định cho người đứng đầu công ty. Nó bao gồm các giấy tờ sau:

• Nhiệm vụ dịch vụ. Đầu tiên, người đứng đầu bộ phận mà chuyên gia được thuê làm việc lập một bản ghi nhớ gửi cho người đứng đầu công ty. Nó chỉ ra sự cần thiết phải cử một nhân viên đi công tác. Ngoài ra, mục đích của thủ tục này và thời gian của chuyến đi được nêu rõ.
• Đặt hàng cho chuyến công tác. Căn cứ vào sự phân công, mệnh lệnh của người đứng đầu công ty. Nó cho biết nhân viên nào của tổ chức nên đi công tác để giải quyết các vấn đề cụ thể.
• Giấy chứng nhận du lịch. Nó được chuyển cho chuyên gia được thuê đã chọn. Tài liệu này được đánh dấu sau khi hoàn thành mỗi nhiệm vụ được giao, cũng như khi đến hoặc rời khỏi nơi ở. Không bắt buộc phải tạo tài liệu này nếu một công dân được đưa ra nước ngoài.

Ngay sau khi kết thúc chuyến công tác, công dân tham vấn báo cáo tương ứng. Nó cho biết liệu chuyên gia có hoàn thành tất cả các nhiệm vụ do người đứng đầu công ty đặt ra hay không.

Quy tắc chỉ đường

Bản phân công công việc là một tài liệu quan trọng chỉ định chính xác những công việc mà một chuyên gia phải thực hiện, ai sẽ được cử đi trong một chuyến đi và chuyến đi sẽ kéo dài trong bao lâu.

Phương hướng trong chuyến công tác được chuyển sang chữ ký cho nhân viên đã chọn. Anh ấy nên nghiên cứu kỹ tài liệu này để xác định xem mình có thểvới nhiệm vụ được giao. Hồ sơ do người đứng đầu công ty ký, sau đó bắt đầu chuẩn bị cho chuyến công tác. Dưới đây là một bản phân công công việc mẫu.

Làm thế nào để gia hạn?

Việc một nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ được giao trong một khoảng thời gian giới hạn không phải là chuyện hiếm. Trong trường hợp này, bằng điện thoại hoặc sử dụng các hình thức liên lạc khác, việc gia hạn thời gian chuyến đi phải được Thủ trưởng đồng ý. Trong trường hợp này, nhà tuyển dụng làm như sau:

• một quy định du lịch mới được đưa ra, cho biết lý do kéo dài chuyến đi;
• một đơn đặt hàng được phát hành ghi rõ ngày chính xác khi người lao động có thể về nước.

Đơn hàng mẫu cho chuyến công tác có thể được nghiên cứu bên dưới.

Làm thế nào để hủy?

Thường xảy ra tình trạng không cần đi công tác. Nếu đồng thời đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ thì cần phải chính thức hủy chuyến đi. Để làm điều này, nhân viên sẽ được thông báo bằng văn bản về việc hủy bỏ.

Tiếp theo, một đơn đặt hàng được đưa ra hủy bỏ đơn đặt hàng trước đó và lý do đưa ra quyết định như vậy được viết trong đó. Nếu số tiền đại diện cho chi phí đi lại đã được chuyển cho công dân, thì số tiền này sẽ được công dân trả lại.

Như đã ghi trong phiếu báo cáo?

Bất kỳ tổ chức nào cũng được yêu cầu giữ một bảng thời gian. Thủ tục thường được thực hiện bởi những người đứng đầu các bộ phận khác nhau. Riêng biệt, phiếu báo cáo ghi nhận rằng một chuyên gia cụ thể đãđược cử đi công tác. Dựa trên thông tin này, một tính toán có thẩm quyền về tiền lương của nhân viên được thực hiện.

Trong phiếu điểm, sự hiện diện của một người đang đi công tác được đánh dấu bằng chữ "K". Ngoài ra, tất cả các ngày vắng mặt của công dân tại nơi làm việc đều được đính kèm.

Quy tắc thanh toán

Được người quản lý thanh toán khi đi công tác, khách sạn, ăn uống và các chi phí khác của chuyên gia được thuê. Do đó, một nhân viên có thể tin tưởng vào các loại thanh toán sau:

• lương cho tất cả những ngày công dân đi công tác;
• công tác phí, mục đích chính là trả tiền ăn và ở;
• thanh toán các chi phí khác của người lao động khi làm việc ở khu vực khác.

Người đứng đầu công ty tại thời điểm phát lệnh, trên cơ sở thuê chuyên gia đi công tác, nhất định phải viết một tờ trình đặc biệt. Theo tài liệu này, một khoản tạm ứng được cấp cho nhân viên. Số tiền thanh toán này phải xấp xỉ bằng chi phí ăn ở và thực phẩm hàng ngày của công dân. Thanh toán trước có thể được cung cấp bằng tiền mặt hoặc không dùng tiền mặt.

Không được phép tạm ứng, người lao động tự bỏ tiền túi trong chuyến đi. Sau đó, họ thu thập tất cả các chứng từ thanh toán, trên cơ sở đó, người đứng đầu sẽ bồi thường tiền ăn, ở khi đi công tác.

Mục đích thanh toán

Khi tính toán một chuyến công tác, tất cả các chi phí mà một nhân viên sẽ phải chịu trong một chuyến công tác đều được tính đến. Do đó, mỗi khoản thanh toán có sắc thái riêng:

• Phụ cấp đi lại. Họ được đại diện bằng tiền lương của công dân cho tất cả các ngày của chuyến đi. Việc tính toán có tính đến ngày khởi hành chuyến đi, cũng như ngày trở về. Để xác định số tiền thanh toán tối ưu, thu nhập trung bình hàng ngày của một chuyên gia trong công ty được tính toán sơ bộ. Đi công tác vào ngày cuối tuần không được trả lương, vì vậy điều quan trọng là phải tính toán số ngày làm việc của một công dân trong một chuyến đi. Nếu anh ta bị buộc phải làm việc ngay cả vào cuối tuần và anh ta cũng có bằng chứng liên quan, thì anh ta có thể yêu cầu thanh toán ngay cả vào cuối tuần.
• Công tác phí. Họ được đại diện bằng việc bồi thường cho các chi phí mà nhân viên phải chịu trong quá trình ăn và ở tại khu vực khác. Người sử dụng lao động xác định một cách độc lập số tiền thanh toán này. Để làm được điều này, cần tính đến khu vực hoặc quốc gia mà nhân viên được cử đến. Thông thường phụ cấp hàng ngày thay đổi từ 1 đến 2 nghìn rúp. Nếu số tiền khi đi du lịch ở Nga không vượt quá 750 rúp. hoặc khi đi du lịch đến một quốc gia khác với giá 2,5 nghìn rúp, thì nó không phải chịu thuế.
• Chi phí chuyến đi. Từ ngân sách của tổ chức, người lao động được hoàn trả mọi chi phí mà anh ta buộc phải chịu trong quá trình thi hành công vụ ở một khu vực khác. Chi phí này bao gồm mua vé đi phương tiện công cộng, thuê chỗ ở hoặc các chi phí khác. Trong mỗi trường hợp, số tiền thanh toán sẽ khác nhau, vì nó được tính toán trên cơ sở cá nhân.

Để nhận được tất cả các khoản thanh toán, nhân viên phải rút ra một khoản tiền đặc biệtbáo cáo. Nó chỉ ra tất cả các chi phí phát sinh, phải được xác nhận bằng séc chính thức, hóa đơn hoặc các chứng từ thanh toán khác. Nếu một người làm việc vào Thứ Bảy hoặc Chủ Nhật và cũng có thể chứng minh điều này, thì một ngày nghỉ đi công tác được trả dựa trên mức lương trung bình hàng ngày của một chuyên gia.

Tính năng đi công tác nước ngoài

Giải pháp của các nhiệm vụ khác nhau có thể được thực hiện không chỉ ở các khu vực của Nga, mà còn ở các quốc gia khác. Đưa một nhân viên đi công tác nước ngoài có một số sắc thái. Chúng bao gồm:

• Trợ cấp hàng ngày được phát hành bằng đơn vị tiền tệ được chấp nhận ở tiểu bang đã chọn, nhưng chúng phải được chuyển đổi thành rúp theo tỷ giá có hiệu lực tại thời điểm phát hành quỹ;
• để phụ cấp hàng ngày không phải chịu thuế thu nhập cá nhân, số tiền mỗi ngày của họ không được vượt quá 2,5 nghìn rúp;
• ngày biên giới Nga được vượt qua được bao gồm trong thời gian đi công tác;
• tiền lương trả cho một công dân đang ở quốc gia khác để làm việc là thu nhập nhận được từ một nguồn của Nga.

Nếu thời gian của một chuyến đi ngắn, do đó người đó vẫn là đối tượng cư trú chịu thuế, thì tỷ lệ chuẩn là 13% được sử dụng để tính thuế thu nhập cá nhân. Nếu tình trạng của một cư dân đã bị mất, thì tỷ lệ 30% được áp dụng trong quá trình tính toán.

Sắc thái cử nhân viên đi công tác

Tất cả người sử dụng lao động và nhân viên trực tiếp nên hiểu những gìnhư một chuyến đi công tác, nó được cấp và thanh toán như thế nào. Các tính năng chính của quy trình này bao gồm:

• nếu một công dân bị buộc phải đi công tác vào ngày lễ hoặc cuối tuần, thì khoản thanh toán gấp đôi sẽ được giao cho anh ta;
• với các khoản thanh toán được chuyển cho nhân viên, thuế thu nhập cá nhân và phí bảo hiểm phải được trả, nhưng điều này không áp dụng cho các khoản phụ cấp hàng ngày nếu số tiền của họ không vượt quá 750 rúp. khi đi du lịch ở Nga;
• không bắt buộc phải chuyển công tác phí cho một chuyên gia được thuê được cử đi công tác một ngày, nhưng chỉ khi anh ta đến một thành phố khác trong nước chứ không phải đến một tiểu bang khác;
• nếu chuyến đi nước ngoài, thì ngay cả khi chỉ dành một ngày cho chuyến đi đó, 50% tiền trợ cấp hàng ngày được trả;
• ngày thường và làm việc vào cuối tuần được thương lượng riêng giữa hai người tham gia vào mối quan hệ việc làm.

Thông thường, việc đi công tác dẫn đến thăng tiến nghề nghiệp và những trải nghiệm thú vị cho nhân viên.

Kết

Đi công tác là những chuyến công tác ý nghĩa nhằm giải quyết những vấn đề quan trọng đối với bất kỳ công ty nào. Nhà tuyển dụng nên biết cách sắp xếp và chi trả cho một chuyến đi như vậy.

Nhân viên có thể yêu cầu người quản lý công ty bồi thường mọi chi phí phát sinh. Để làm điều này, họ lập một báo cáo đặc biệt, cũng như chuẩn bị các chứng từ thanh toán hỗ trợ.