Công tác phí là gì? Quy tắc tính và thanh toán công tác phí

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Đi công tác là những chuyến công tác có thể được thực hiện trong phạm vi nước Nga hoặc các nước khác. Nhiệm kỳ của họ có thể khác nhau đáng kể, vì nó phụ thuộc vào các nhiệm vụ được giao cho nhân viên được cử đến thành phố hoặc quốc gia khác để giải quyết các vấn đề công việc quan trọng. Đồng thời, anh ta có thể nhận được một số tiền nhất định từ người sử dụng lao động. Trợ cấp hàng ngày là gì? Họ được đại diện bằng một khoản tiền được sử dụng để sống ở một thành phố khác, và tiền cũng có thể được phát hành cho các mục đích khác. Để làm được điều này, người ta ước tính số tiền nhân viên sẽ phải chi cho một chuyến đi trong vòng một ngày. Chúng có thể được cung cấp trước hoặc dựa trên báo cáo do nhân viên chuẩn bị sau chuyến công tác.

Các loại chi phí đi lại

Trước khi cử công nhân đi bất kỳ chuyến nào, phải ứng trước một khoản kinh phí nhất định để giải quyết các vấn đề công việc. Nó được sử dụng để trả tiền đi đường, thuê nhà ở, nhận các dịch vụ liên lạc và các mục đích khác. Các chi phí bổ sung phát sinh do một người buộc phải sống bên ngoài nhà của mình.

Ban quản lý của mỗi công ty thiết lập một cách độc lập danh sách các khoản chi phí được chi trả bởi quỹ của công ty. Thông thường những thông tin như vậy được cố định trong các tài liệu cấu thành nội bộ của công ty.

Chi phí đi công tác phổ biến nhất như sau:

• du lịch đến địa điểm đã hẹn và quay lại;
• ở trong khách sạn hoặc căn hộ thuê;
• ăn trong ngày làm việc, mặc dù các công ty thường không trả tiền ăn;
• chi phí khác được người đứng đầu doanh nghiệp cho phép, ví dụ như họ có thể chi trả cho các dịch vụ liên lạc gia tăng hoặc giám đốc có thể cấp kinh phí để cấp hộ chiếu.

Nếu bắt buộc phải có chuyến đi đến một quốc gia khác, thì nhân viên sẽ được bồi thường thêm để có được thị thực, hộ chiếu và giấy chứng nhận y tế. Anh ta có thể dựa vào thực tế rằng chính người sử dụng lao động sẽ trả các khoản phí khác nhau được yêu cầu khi nhập cảnh vào một quốc gia.

Công tác phí là gì? Đây là những phương tiện mà một nhân viên được trả để sống ở một thành phố hoặc quốc gia khác. Ngoài ra, các chi phí khác trong vòng một ngày có thể được bao gồm. Thông tin về quy mô, thứ tự cung cấp và các thông số khác của chúng được ghi vào một vị trí đặc biệt của công ty liên quan đến các chuyến công tác. Được phép sử dụng một phương pháp khác biệt để tính toán các khoản thanh toán này, trong đó tính đến vị trí của nhân viên được cử đi công tác.

Công tác phí là gìđi công tác?

Họ được đại diện bằng số tiền cần thiết để thuê một ngôi nhà trong khi đi công tác và số tiền có thể được chuyển cho các mục đích quan trọng khác. Thông thường, tiền được thanh toán ngay trước chuyến đi, và cũng có thể chuyển khoản bồi thường sau chuyến đi.

Mỗi nhân viên nên hiểu trợ cấp đi lại và trợ cấp hàng ngày là gì. Khoản tiền mặt đầu tiên được thể hiện bằng khoản thanh toán đầy đủ mà nhân viên có thể tính vào sau chuyến đi hoặc trước chuyến đi. Điều này bao gồm bồi thường cho nhiều chi phí liên quan đến việc thực hiện các nhiệm vụ công việc bên ngoài văn phòng của công ty. Công tác phí là gì? Chúng được liên kết với nơi cư trú của một công dân ở một thành phố hoặc quốc gia khác. Đôi khi chủ trả tiền thực phẩm hoặc các chi phí khác.

Các khoản phụ cấp hàng ngày phổ biến nhất bao gồm các chi phí sau:

• nơi cư trú của công dân ở khu vực hoặc quốc gia khác, nơi có thể thuê căn hộ hoặc phòng khách sạn;
• thực phẩm sử dụng dịch vụ của các cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống;
• trả phí cầu đường thành phố;
• cơm trưa công việc với nhà thầu;
• tham dự các sự kiện có trả tiền do người đứng đầu công ty lên kế hoạch;
• chi khác liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ công việc.

Tất cả các chi phí đó thường được ghi vào hồ sơ nội bộ của công ty.

Quy tắc chuyển

Kế toán công ty phải biết công tác phí khi đi công tác và khi nào được chuyển cho nhân viêndoanh nghiệp. Các quy tắc chính để thanh toán tiền bao gồm những điều sau:

• không có thông tin chính xác trong luật về thời điểm chính xác số tiền sẽ được chuyển, vì vậy chúng có thể được cấp trước hoặc sau chuyến đi;
• nếu thanh toán trước được sử dụng, thì tiền chỉ được cấp bằng tiền mặt, do đó không được phép chuyển chúng vào thẻ ngân hàng của nhân viên;
• tốt nhất là phương thức nộp tiền nên được cố định trong quy chế nội bộ của công ty;
• Mục đích chính của khoản trợ cấp hàng ngày là để chi trả cho việc cư trú của công dân ở khu vực hoặc quốc gia khác;
• thông thường các công ty phát tiền trước chuyến đi để làm báo cáo;
• tiền được thanh toán bằng lệnh tiền mặt đặc biệt được lập theo mẫu số KO-2;
• tiền được cấp cho mỗi ngày của chuyến công tác, bao gồm cả cuối tuần và ngày lễ, cũng như những ngày nhân viên nghỉ ốm.

Nếu vi phạm các yêu cầu trên, nhân viên có thể gặp khó khăn nhất định về tài chính trong chuyến đi. Do đó, điều quan trọng là phải biết chi phí công tác phí trong một chuyến công tác là bao nhiêu, số tiền tối ưu của chúng là bao nhiêu và khi nào thì nên thanh toán chúng cho một chuyên gia được thuê.

Tiền được phát hành trong bao lâu?

Trợ cấp hàng ngày bao gồm cả chi phí sinh hoạt, vì vậy quy mô của chúng phụ thuộc vào khoảng thời gian chuyên gia đi công tác. Thường không được bao gồm trong công tác phí đi lại hoặc phí liên lạc, vì chi phí này có thể thay đổi đáng kể tùy thuộc vàocác tình huống khác nhau.

Khi tính toán mức trợ cấp hàng ngày, thời gian khởi hành và đến vùng bản địa được tính đến. Nếu không có vé xác nhận những ngày này, thì thông tin từ biên lai thu tiền do ban quản lý khách sạn nơi nhân viên sinh sống sẽ được sử dụng. Ngoài ra, có thể áp dụng một ghi chú đặc biệt từ bên tiếp nhận, bao gồm thông tin về ngày đến và đi của nhân viên.

Nếu vì nhiều lý do khác nhau mà chuyến đi bị kéo dài, chuyên gia sẽ có thể tính vào số tiền nhận được từ nhà tuyển dụng tăng lên. Kinh phí không được thanh toán nếu chuyến công tác kéo dài một ngày và cũng được thực hiện trong nước. Nếu bắt buộc phải có chuyến đi một ngày đến một quốc gia khác, công tác phí sẽ được thanh toán nhưng có giới hạn.

Làm gì sau chuyến công tác?

Nhân viên phải hiểu công tác phí cho một chuyến công tác là bao nhiêu, số tiền tối ưu là bao nhiêu, và cách lấy. Sau khi kết thúc chuyến đi, nhân viên thực hiện các thao tác sau:

• trong vòng ba ngày sau khi về nước, một báo cáo tạm ứng đặc biệt sẽ được nộp cho kế toán của doanh nghiệp;
• nó được biên soạn bởi một nhân viên và để làm điều này, bạn có thể sử dụng biểu mẫu miễn phí;
• tài liệu này chứa thông tin về những chi phí mà nhân viên phải chịu trong chuyến đi;
• nếu vì nhiều lý do khác nhau mà một công dân đã tiêu nhiều tiền hơn số tiền mà một công dân nhận được dưới dạng tạm ứng, thì anh ta có thể tính vào một khoản thanh toán bổ sung;
• nếu có tiền chưa sử dụng, họtrở lại công ty.

Nếu một nhân viên vì nhiều lý do khác nhau mà không trả lại số tiền còn lại cho thủ quỹ, thì người sử dụng lao động có quyền, trên cơ sở Điều khoản. 137 của Bộ luật Lao động để giữ lại các khoản tiền này từ tiền lương của một chuyên gia được thuê.

Thanh toán có bắt buộc không?

Chi phí đi lại và phụ cấp hàng ngày phải được thanh toán cho mỗi công nhân được cử đi công tác. Chúng là bắt buộc và không thể bị từ chối.

Một số tiền tiêu chuẩn được đưa ra trước, được xác định bởi luật pháp, nhưng có thể được chủ nhân tăng thêm. Chính việc chuyển tiền phụ cấp hàng ngày chứng tỏ người đứng đầu công ty quan tâm đến nhân viên của mình. Chúng được tính toán dựa trên đơn đặt hàng, vì nó chứa thông tin về thời gian của chuyến công tác, tỷ lệ chi phí và các yếu tố quan trọng khác.

Bạn đã bị hủy chưa?

Đầu năm 2018, xuất hiện thông tin Bộ Tài chính có kế hoạch hủy bỏ công tác phí. Mục đích chính của quá trình này là tăng thuế thu nhập. Nhưng nhân viên trực tiếp của các công ty khác nhau, cũng như các giám đốc điều hành của công ty, đã nói một cách tiêu cực về những thay đổi đó. Vấn đề này đã được thảo luận liên tục trên các phương tiện truyền thông.

Do phản ứng tiêu cực của người dân, các kế hoạch của Bộ Tài chính đã bị hủy bỏ, vì vậy không có thay đổi nào về luật pháp.

Họ chi tiêu vào việc gì?

Tất cả nhân viên của các công ty khác nhau nên hiểu công tác phí là gì và chúng được trả như thế nào. Chính của họmục đích là để trả tiền cho việc cư trú của một công dân ở một thành phố hoặc quốc gia khác. Ngoài ra, điều này có thể bao gồm các chi phí bắt buộc khác mà nhân viên phải trả hàng ngày.

Khi tính chỉ tiêu này phải tính đến các yêu cầu của pháp luật và thông tin trong thỏa ước lao động tập thể. Thường thì tiền trợ cấp hàng ngày được cố định trong các tài liệu thành lập của công ty.

Nhân viên đã nhận được tiền có thể chi tiêu vào bất kỳ mục đích nào tùy ý. Thông thường, chúng được sử dụng để thanh toán chi phí lưu trú tại khách sạn, mua đồ ăn và tiền vé phương tiện công cộng.

Khi ban hành?

Thanh toán trước cung cấp. Thủ tục được thực hiện ngay sau khi người đứng đầu công ty ký đơn đặt hàng tương ứng.

Nếu chuyến công tác bị hủy trong vòng ba ngày, số tiền người lao động nhận được sẽ được trả lại cho người sử dụng lao động. Không có thông tin trong luật về việc bao lâu sau khi ban hành lệnh, số tiền phải được thanh toán.

Thủ tục đóng tiền

Mọi công nhân đi công tác phải hiểu công tác phí là gì, quy mô và cách phân công. Thủ tục chuyển tiền được chia thành các giai đoạn:

• ngay trước chuyến đi, người sử dụng lao động thông báo cho người lao động về các giới hạn đã đặt ra;
• tạm ứng được phát hành dựa trên các giới hạn này và số ngày di chuyển;
• nhân viên trực tiếp đến chuyến đi, nơi anh ta sử dụng số tiền nhận được, có tính đến các giới hạn hiện có;
• sau khi đi làm trở lại, anh ấy nộp báo cáo kèm theo chứng từ thanh toán cho kế toán, xác nhận tất cả các chi phí phát sinh.

Tất cả những ngày nhân viên đi công tác được trả lương dựa trên lương của anh ấy.

Phụ cấp hàng ngày

Cần phải hiểu không chỉ công tác phí là gì, mà còn cả quy mô tối đa của chúng, được thiết lập ở cấp lập pháp. Cụ thể:

• khi đi du lịch ở Nga, giới hạn là 700 rúp. mỗi ngày;
• nếu phải đi công tác nước ngoài thì số tiền này sẽ tăng lên 2,5 nghìn rúp.

Người sử dụng lao động có thể tăng các khoản thanh toán này theo quyết định của riêng mình. Nhưng phần vượt quá sẽ phải chịu thuế. Do đó, nếu một nhân viên chi tiêu 1.100 rúp mỗi ngày ở Nga, thì từ 400 rúp. người sử dụng lao động trả thuế. Do vậy, nhiều công ty sử dụng hạn mức trên nên công tác phí không tăng theo sự chủ động của ban lãnh đạo.

Kết

Tất cả người lao động được cử đi công tác phải hiểu công tác phí là gì, mức lương là bao nhiêu và được trả như thế nào. Luật pháp thiết lập các tiêu chuẩn không đánh thuế. Nếu vượt quá, chủ lao động sẽ phải trả thuế thu nhập cá nhân và phí bảo hiểm.

Sau chuyến đi, nhân viên phải xác nhận rằng mình đã sử dụng hết số tiền nhận được từ giám đốc để lập báo cáo và lập hồ sơ thanh toán. Nếu anh ấy đã rời đitiền, chúng được trả lại cho kế toán của công ty.