Các khoản phải thu là gì và cách xử lý

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Các tổ chức hoặc doanh nhân cá nhân sử dụng hệ thống thanh toán không dùng tiền mặt thường bối rối: “Điều gì là: các khoản phải thu mỗi tháng ngày một nhiều hơn, lớn như một quả bóng tuyết?” Ai đó sẽ nói rằng điều này là tốt - sản phẩm (dịch vụ) đang có nhu cầu, và với sự tính toán, bạn có thể đợi một lúc. Nhưng đừng tự tâng bốc mình - về cơ bản, mức tăng như vậy là một tín hiệu cho thấy công ty sẽ thua lỗ trong tương lai gần. Bạn đã bao giờ nghĩ rằng một số con nợ vĩnh viễn sử dụng bạn như một ngân hàng? Những khoản tiền không được trả cho bạn đúng hạn là tiền miễn phí cho khách hàng của bạn. Họ gửi chúng cho các nhu cầu khác, họ nói, bạn có thể đợi với các khoản thanh toán (không ai đòi hỏi điều đó). Và các tổ chức tín dụng phải làm gì trong trường hợp này? Đương nhiên, bị phạt do trả chậm hoặc lãi cộng dồn. Vì vậy, đã đến lúc hiểu những gìcác khoản phải thu và cách giảm chúng bằng cách kiểm soát chặt chẽ!

Mẹo giúp giảm các khoản phải thu

Về nguyên tắc, toàn bộ "khoản phải thu" được chia thành các loại sau: thông thường (khoảng thời gian từ khi giao hàng (cung cấp dịch vụ) và thời gian quyết toán theo hợp đồng); quá hạn (số tiền không được nhận vào ngày quy định trong hợp đồng) và vô vọng (khi không có cách nào để trả lại tiền). Và để không rơi vào trường hợp thứ hai, thứ ba, bạn phải tuân thủ những mẹo sau. Công việc liên tục với các khoản phải thu có nhiều giai đoạn.

1. Theo dõi khách nợ hàng tuần bằng phần mềm. May mắn thay, các chương trình máy tính hiện đã được phát triển để tạo báo cáo chỉ trong vài giây. Điều này cho phép bạn theo dõi tình hình tài chính một cách có hệ thống.
2. Thanh toán càng sớm, tiền về càng sớm. Ngoài ra, khách hàng cần được nhắc nhở về các điều khoản thanh toán. Ví dụ: đính kèm một lá thư trân trọng về điều này vào hóa đơn hoặc bạn có thể thêm thông tin này trên tờ hóa đơn bên dưới, tô đậm. Ý tưởng về việc trả tiền đúng hạn cần được ghi sâu vào trí nhớ của con nợ.



3. Hệ thống chiết khấu khi thanh toán sớm là một cách tuyệt vời để khuyến khích khách hàng thanh toán càng sớm càng tốt. Điều này có nghĩa là bạn có thể nhận được chiết khấu, chẳng hạn như 2%, nếu thanh toán được thực hiện trong vòng 10 ngày, trong khi hợp đồng chỉ định khoảng thời gian 30 ngày kể từ ngày phát hànhtài khoản (và xem Mẹo số 2 bên dưới).
4. Làm việc liên tục với con nợ làm tăng đáng kể cơ hội nhận được tiền. Thư từ phải đi kèm với cuộc điện thoại. Tất nhiên, ngay từ đầu không nên xem những lời nhắc nhở là hành vi quấy rối. Tin nhắn phải luôn lịch sự nhưng chắc chắn, hỏi người mua khi nào họ có thể trả tiền.
5. Một cách hiệu quả khác là đưa ra các hình phạt như phạt, tiền phạt, tiền lãi. Ví dụ, chỉ cần nhìn vào hóa đơn tiện ích hoặc điện thoại di động để hiểu các khoản phải thu trong lĩnh vực nhà ở và tiện ích và thông tin liên lạc là gì, và cũng để xem các điều kiện tích lũy và thu thập được đặt ra ở đó. Các công ty này cực kỳ hiệu quả trong việc thu các khoản không phải thanh toán.
6. Gửi khoản nợ đến cơ quan đòi nợ nếu dù đã cố gắng hết sức, con nợ vẫn không trả hết cho bạn. Nó không phải là lý tưởng, nhưng các công ty thu nợ biết khoản phải thu là gì, cách xử lý và rất ngoan cố trong việc "hạ gục" tiền mặt.

Tại sao chúng ta cần kiểm toán nợ?

Với sự quản lý phù hợp, việc giám sát công nợ liên tục hoạt động hiệu quả. Hầu hết khách hàng có xu hướng thanh toán đúng hạn. Ngoài ra, nên kiểm tra tình trạng của các tài khoản bằng cách thực hiện kiểm toán các khoản phải thu và phải trả. Dựa trên kết quả đạt được, các điểm mạnh và điểm yếu trong các hoạt động của công ty được xác định và đưa ra các biện pháp thích hợp để cải thiện tình trạng tài chính của công ty. Các bước kiểm tra chính như sau:

1. Nghiên cứu các tài liệu cấu thành, các chính sách kế toán của tổ chức.
2. Phân tích tài liệu chính, liên kết tài liệu tài chính với các điều khoản hợp đồng và giá cả có hiệu lực tại thời điểm đó.
3. Thẩm định hồ sơ quyết toán, đối chiếu với biểu mẫu báo cáo.
4. Xác định độ tin cậy của dữ liệu trong bảng cân đối kế toán và các ứng dụng của nó.
5. Phát triển các đề xuất.

Về nguyên tắc, lĩnh vực công việc có các khoản phải thu và phải trả chỉ cần một hệ thống tổ chức và kiểm soát hoạt động tốt. Đặt ra các quy tắc của riêng bạn, sau đó tuân theo chúng.