Trách nhiệm của lễ tân: mô tả công việc, quyền và nghĩa vụ

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Một trong những nghề được tìm kiếm nhiều nhất trong lĩnh vực bảo dưỡng xe là nhân viên kiểm tra dịch vụ ô tô. Nhiệm vụ của người chuyên viên này khá rộng, nhưng trước hết, anh ta là bộ mặt của công ty: anh ta gặp gỡ khách hàng của dịch vụ xe, tổ chức tiếp nhận đơn đặt hàng và tính giá thành của dịch vụ cung cấp. Đối với những công việc như vậy, những người hòa đồng và có mục đích sẽ được thuê, những người có thể giao tiếp vui vẻ với khách hàng, những người có khả năng chống căng thẳng và hành động tốt.

Đối với nhân viên lễ tân, ngoại hình gọn gàng và thiện chí là rất quan trọng, để sau khi gặp gỡ, khách hàng tin tưởng công ty và chắc chắn rằng họ đang chuyển sang một dịch vụ đáng tin cậy. Nó phụ thuộc vào cách người nhận xe hoàn thành nhiệm vụ của mình, liệu khách hàng có sử dụng dịch vụ của công ty trong tương lai hay không. Rất quan trọngđể thu hút khách hàng mới và coi trọng những khách hàng hiện có, bởi vì sự thành công và tăng trưởng lợi nhuận của công ty phụ thuộc vào nó.

Quy định chung

Nhân viên được thuê cho vị trí này là một chuyên gia trong lĩnh vực của anh ta và có thể được thuê hoặc bị sa thải bởi Giám đốc điều hành. Trong trường hợp không có nhân viên vì lý do chính đáng, anh ta sẽ được thay thế bằng một người khác được bổ nhiệm vào vị trí này và đảm nhận không chỉ nhiệm vụ của người nhận chủ mà còn cả quyền và trách nhiệm của anh ta.

Cũng cần lưu ý rằng chuyên viên này thuộc về những nhân viên chịu trách nhiệm về tài chính, điều này được thể hiện trong thỏa thuận tương ứng với giám đốc công ty mà nhân viên đó phải ký. Nhân viên trực tiếp cấp dưới cho trưởng bộ phận phục vụ. Để có được vị trí này, bạn phải có trình độ học vấn chuyên môn cao hơn về chuyên môn của kỹ sư-kỹ thuật viên. Ngoài ra, các nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên phải có ít nhất một năm kinh nghiệm trong ngành dịch vụ ô tô.

Kiến thức

Trước khi bắt đầu thực hiện nhiệm vụ của một quản đốc, nhân viên phải có được những kiến thức nhất định. Nhân viên được yêu cầu nghiên cứu các mục tiêu của công ty, tiêu chuẩn công ty và kế hoạch kinh doanh. Anh ta có nghĩa vụ làm quen với cơ cấu tổ chức của trung tâm dịch vụ, nghiên cứu các quy định về hệ thống hành chính thống nhất. Nhân viên phải biết tất cả các tiêu chuẩn và quy tắc tương tác với các đối tác và khách hàng đã được thiết lập trong công ty.

Kháckiến thức

Để thực hiện có chất lượng nhiệm vụ của nhân viên kiểm tra dịch vụ ô tô, nhân viên phải có khả năng quản lý tốt máy tính cá nhân, bao gồm cả khả năng sử dụng Microsoft Word, Excel và hệ thống tệp. Cần phải có các kỹ năng PC như sao chép, di chuyển, xóa tệp, tạo thư mục và các kiến thức khác để quản lý đơn đặt hàng. Kiến thức về ô tô, thiết kế và nguyên lý hoạt động của chúng cũng rất quan trọng.

Người chủ nghiệm phải có hiểu biết về dữ liệu kỹ thuật và vận hành của ô tô, cũng như các tính năng thiết kế của chúng. Nhân viên sẽ không thể thực hiện nhiệm vụ của một quản đốc nếu anh ta không biết các loại sự cố và hạng mục sửa chữa, cũng như giá cả cho các dịch vụ do công ty cung cấp. Anh ta phải biết làm thế nào các khiếu nại về công việc của công ty được đưa ra và làm thế nào để trả lời chúng. Ngoài ra, nhiều nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên cho vị trí này phải có kiến thức về các kỹ thuật hiện đại để bán sản phẩm thành công.

Đánh giá hiệu suất

Nhân viên nhận được vị trí này phải được chuẩn bị cho thực tế rằng hiệu suất của họ sẽ được đánh giá. Thông thường, các yếu tố ảnh hưởng đến bức tranh tổng thể về cách một nhân viên thực hiện tốt nhiệm vụ của một quản đốc là:

• Nhân viên có hoàn thành nhiệm vụ được giao một cách đầy đủ và kịp thời hay không.
• Dịch vụ xe hơi có quản lý để tuân theo các điểm của kế hoạch kinh doanh không.
• Nhân viên có báo cáo công việc đã hoàn thành kịp thời không,và độ tin cậy của dữ liệu mà cấp trên nhận được từ anh ấy.
• Nhân viên đang nâng cao tay nghề và nghiên cứu các phương pháp bán hàng mới.
• Mức độ kỷ luật của nhân viên.
• Anh ấy ngăn chặn xung đột tốt như thế nào và liệu anh ấy có giao tiếp tử tế với khách hàng và đối tác của công ty hay không.

Nhiệm vụ chính của người nhận chủ

Một nhân viên được thuê cho vị trí này bắt buộc phải thực hiện một số công việc nhất định. Anh ta phải gặp các khách hàng của bộ phận, và từ lời nói của họ, thực hiện công việc chẩn đoán sơ bộ nhằm xác định lỗi. Sau đó, anh ước tính sơ bộ chi phí dịch vụ mà khách hàng cần đặt để sửa xe.

Sau đó, nếu khách hàng đồng ý hợp tác, sẽ tiến hành kiểm tra toàn bộ xe, nhân viên xác định chi phí cung cấp dịch vụ chính xác hơn và thông báo cho khách hàng biết. Sau đó, anh ta đồng ý với quản đốc các điều khoản mà đơn đặt hàng sẽ được hoàn thành, và thông báo cho khách hàng về công việc của họ. Chỉ sau đó, nhân viên lấy xe của khách và vận chuyển đến trạm dịch vụ, bàn giao xe cho chủ để sửa chữa tiếp.

Chức năng chính

Nhiệm vụ của người chủ tiếp nhận bao gồm phát hành đơn đặt hàng theo yêu cầu của khách hàng của tổ chức, duy trì nhật ký đăng ký các yêu cầu sửa chữa đã nhận, giám sát việc phân phối máy móc theo từng bộ phận, kiểm soát chất lượng và thời gian sửa chữa làm việc.

Ngoài ra, khi giao tiếp với khách hàng của công ty, nhân viên lễ tân phải duy trì các tiêu chuẩn và công nghệ dịch vụ, ngăn ngừa các tình huống xung đột giữa nhân viên phục vụ và khách hàng, đáp ứng nhu cầu của họ và cố gắng duy trì thái độ tích cực đối với tổ chức trong đó anh ta làm việc. Nếu phương tiện bị trục trặc có thể ảnh hưởng đến sự an toàn khi nó tiếp tục hoạt động, nhân viên phải thông báo cho chủ phương tiện.

Nhiệm vụ khác

Nhiệm vụ của bộ thu chính của trạm dịch vụ bao gồm giám sát công việc của các chủ cấp dưới. Người lao động phải đảm bảo mọi người thực hiện nhiệm vụ có chất lượng và đúng thời hạn, chấp hành kỷ luật lao động và các nội quy khác của tổ chức. Anh ấy phải tạo ra bầu không khí thân thiện trong đội, phát triển sự tương trợ và giúp đỡ lẫn nhau.

Nhân viên có nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ của tất cả các xe đã sửa chữa và các dịch vụ được thực hiện, để kiểm soát tính chính xác của việc chuẩn bị các đơn đặt hàng, để đảm bảo an toàn cho những chiếc xe được cung cấp cho công ty để sửa chữa.

Một trong những nhiệm vụ của thạc sĩ là cung cấp cho các cơ quan chức năng tài liệu báo cáo về công việc đã thực hiện, cũng như thông báo về các vấn đề mà thạc sĩ không thể tự giải quyết. Ngoài ra, anh ta phải đảm bảo rằng bí mật thương mại được tôn trọng và thông tin mật không bị rò rỉ.thông tin, đạo đức kinh doanh và văn hóa tương tác với khách hàng của công ty.

Quyền

Một nhân viên được chấp nhận cho vị trí này có quyền làm quen với các quyết định quản lý liên quan trực tiếp đến hoạt động của anh ta, yêu cầu tất cả các thông tin cần thiết mà anh ta cần cho công việc, một cách độc lập hoặc thay mặt cho quản lý, và cũng có thể đề xuất quản lý cách để nâng cao hiệu quả của bộ phận của mình. Ngoài ra, anh ta có quyền hợp tác với khách hàng, tổ chức và các dịch vụ khác, nếu cần thiết để giải quyết các vấn đề hoạt động và không vượt quá khả năng của mình.

Trách nhiệm

Nhân viên có thể phải chịu trách nhiệm nếu không cung cấp kịp thời các tài liệu cần thiết để tạo báo cáo kế toán hoặc cung cấp thông tin sai lệch về các nhiệm vụ đã thực hiện. Anh ta phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện nhiệm vụ kém, không chấp hành mệnh lệnh và chỉ đạo của lãnh đạo. Anh ta cũng có thể phải chịu trách nhiệm về những sai phạm trong quá trình làm việc và gây thiệt hại về vật chất cho công ty, theo luật lao động của đất nước.

Kết

Tất cả các mục trong mô tả công việc có thể thay đổi tùy theo quy mô và nhu cầu của công ty, nhưng nó phải được soạn thảo phù hợp với luật pháp hiện hành. Việc trùng lặp nhiệm vụ của người nhận đơn đặt hàng chỉ có thể thực hiện được nếu nhu cầu của công ty, điều lệ của họ và các yếu tố khác ảnh hưởng đến công việc của tổ chức trùng khớp.

Nhân viên không cóquyền bắt đầu công việc cho đến khi hướng dẫn này được thống nhất với ban quản lý. Vị trí này chỉ có thể được thực hiện bởi một chuyên gia có trình độ và kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ xe hơi.