Chuyên giaAHO - đây là ai? Phòng kinh tế hành chính: cơ cấu, nhân viên, quản lý

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Mọi người đã từng có kinh nghiệm làm việc đều hiểu tầm quan trọng của nó khi một công ty duy trì đúng cách các hoạt động quan trọng và đảm bảo sự an toàn của nhân viên. Hãy cùng tìm hiểu xem những nhân viên nào nên được đưa vào đội ngũ nhân viên của công ty để làm cho kỳ nghỉ được thoải mái.

Tại sao AXO được tạo ra

Đầu tiên, hãy làm rõ rằng AHO là một bộ phận hành chính và kinh tế. Thông thường, các đơn vị cơ cấu như vậy được tạo ra tại các doanh nghiệp lớn với cơ cấu hoạt động kinh tế phân nhánh. Trong các công ty nhỏ, các chức năng của toàn bộ bộ phận có thể được thực hiện bởi một người. Chức năng chính của các nhân viên của bộ phận này là tổ chức thành thạo các hoạt động hành chính và kinh tế, giảm thiểu chi phí của công ty để đảm bảo hoạt động quan trọng của công ty và tạo điều kiện thoải mái cho việc ở tại nơi làm việc.

Cơ cấu bộ phận

Như đã đề cập ở trên, nhân viên AHO là một vị trí đặc trưng hơn cho một tổ chức lớn, nơi họ tạo thành một đơn vị cấu trúc độc lập và tạo ra một vị trívề AXO.

Trong nhiều nghìn nắm giữ trong khuôn khổ AHO, các lô, nhóm có thể được phân bổ.

Vì vậy, trong bộ, các ngành có thể được phân biệt:

1. Lập kế hoạch và tính toán, nhiệm vụ chính là lập kế hoạch chi phí và xác định tính khả thi của chúng.

2. Vật liệu và tài nguyên - kiểm soát việc chấp nhận vật tư tiêu hao.

3. An sinh xã hội - tạo điều kiện cho sự tồn tại thoải mái của nhân viên công ty.

Nhiệm vụ chính của bộ phận

Đơn vị này được giao khá nhiều nhiệm vụ, trong một tổ chức lớn hiếm khi nghe thấy câu hỏi: “Chuyên gia AHO - đây là ai?”

Tất cả các thành viên trong nhóm đều hiểu rằng các nhân viên của bộ phận giải quyết các vấn đề quan trọng, giải pháp góp phần vào hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp:

• quản gia;
• bảo trì nội thất và tòa nhà;
• tạo điều kiện làm việc thoải mái.

Phòng kinh tế hành chính. Tính năng

Do các nhiệm vụ trước đơn vị cơ cấu này có thể rất đa dạng, nhưng bằng cách này hay cách khác liên quan đến việc cung cấp các dịch vụ kinh tế ở mức độ thích hợp, các chức năng sau có thể được xác định:

• đảm bảo duy trì tốt cơ sở của xí nghiệp;
• giám sát hoạt động thích hợp của thiết bị;
• lập kế hoạch tái thiết, sửa chữa các tòa nhà;
• thực hiện sửa chữa theo lịch trình,kiểm soát và chấp nhận;
• làm đẹp tòa nhà và mặt tiền, cảnh quan;
• ước tính chi phí;
• thực hiện tất cả các tài liệu cần thiết;
• cung cấp cho nhân viên văn phòng mọi thứ họ cần để làm việc hiệu quả.

Dựa trên điều này, chúng tôi có thể kết luận rằng công việc trong AHO đòi hỏi phải tuân thủ một số lượng lớn các quy tắc và quy định và gắn bó chặt chẽ với mức độ trách nhiệm cao đối với việc thực hiện công việc.

Trên quyền

Bây giờ chúng ta hãy nói về những quyền mà một chuyên gia AXO có (chúng tôi đã quyết định người đó là ai). Cũng trong đoạn này, nó sẽ được chỉ ra ai chịu trách nhiệm về việc thực hiện nhiệm vụ của các nhân viên trong bộ phận.

Theo dự kiến, đoạn này bao gồm mọi thứ liên quan đến việc kiểm soát việc tuân thủ các tiêu chuẩn, yêu cầu khác nhau để bảo quản tài sản của công ty đang được sử dụng trong hoạt động.

Ngoài ra, bộ phận có thể kiểm soát việc cất giữ tài sản trong kho một cách hợp lý, yêu cầu báo cáo về việc sử dụng các vật tư văn phòng.

Tất nhiên, quyền của đơn vị kết cấu này là đại diện cho lợi ích của công ty trong tương tác với các tổ chức khác nhau (tổ chức sửa chữa, xây dựng) nếu cần giải quyết các vấn đề trong phạm vi trách nhiệm của mình.

Dựa trên kết quả thanh tra, người đứng đầu ACS có thể thông qua việc quản lý, ban hành lệnh xử phạt kỷ luật đối với hành vi làm hư hỏng tài sản.

Về tương tác

Chuyên gia AHO (ngườiđó là một người quản lý hay một nhân viên bình thường, điều đó không quan trọng) trong quá trình làm việc của mình, anh ta xây dựng các mối quan hệ chính thức với các đồng nghiệp từ các bộ phận khác mà không thất bại. Điều này là cần thiết để thực hiện chất lượng của các chức năng.

Từ nhân viên của các bộ phận cơ cấu khác, nhân viên của phòng hành chính nhận được đơn yêu cầu mua những thứ cần thiết cho công việc (thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, v.v.), cũng như báo cáo về thiệt hại tài sản, văn bản giải trình về nguyên nhân của sự cố.

AHO không chỉ giám sát các bộ phận khác trong việc thực hiện một loạt các vấn đề được giao phó mà còn lập kế hoạch thực hiện sửa chữa trong cơ sở dựa trên các tiêu chuẩn được cung cấp bởi các dịch vụ tài chính và kế toán.

Ngoài ra, đơn vị cơ cấu tương tác với bộ phận quản trị nhân sự (yêu cầu bố trí nhân sự, lấy thông tin về các chuyến công tác của nhân viên) và bộ phận pháp chế (yêu cầu hỗ trợ tư vấn soạn thảo hợp đồng).

Về trách nhiệm

Bây giờ cần phải xác định phạm vi trách nhiệm của chuyên gia AHO. Ai quyết định kiểm soát việc này cần biết rằng trưởng phòng kinh tế hành chính chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc thực hiện các chức năng.

Nhiệm vụ của anh ấy bao gồm, trong số những việc khác, tổ chức công việc của các nhân viên của đơn vị kết cấu được giao phó cho anh ấy. Người quản lý đảm bảo việc chuẩn bị tài liệu, quản lý tài liệu có chất lượng cao và kịp thời. Người đứng đầu AHO chịu trách nhiệm về việc thực hiện của nhân viênkỷ luật công nghiệp. Lĩnh vực trách nhiệm của các nhân viên khác trong phòng kinh tế được xác định bằng mô tả công việc, sẽ được thảo luận ngắn gọn trong bài viết này.

Mô tả công việc của người đứng đầu AHO

Những nhân viên không tham gia vào việc quản lý các tài liệu nhân sự sẽ không nghĩ rằng hướng dẫn được chỉ định phải đáp ứng các yêu cầu nhất định.

Tuy nhiên, nó là. Không có lỗi, tài liệu phải có chỉ dẫn về trình độ của trưởng bộ phận và các yêu cầu về kinh nghiệm làm việc. Theo quy định, các chuyên gia có trình độ học vấn cao hơn (trong trường hợp của chúng tôi, giáo dục có thể là kỹ thuật hoặc kinh tế), kinh nghiệm làm việc (ít nhất ba năm với tư cách là chuyên gia, 1-2 năm với tư cách là nhà quản lý) được chấp nhận cho vị trí quản lý.

Trưởng bộ phận cần biết tất cả các quy định của địa phương, các mệnh lệnh đối với tổ chức điều chỉnh các hoạt động của tổ chức đó và cũng là người dẫn dắt văn hóa doanh nghiệp được áp dụng trong công ty.

Trong bất kỳ bản mô tả công việc nào, dù là trưởng phòng, kỹ sư ACS hay nhân viên khác, cần phải đưa ra yêu cầu về kiến thức về các tiêu chuẩn và quy tắc của OHS, an toàn cháy nổ.

Tài liệu cũng phải có thông tin về ai là người giám sát trực tiếp của nhân viên, người thay thế anh ta trong thời gian ốm đau.

Trách nhiệm đối với vị trí “Trưởng phòng AHO” xét về nhiều khía cạnh có điểm chung với các chức năng của phòng, điều này không có gì đáng ngạc nhiên. Tuy nhiên, hãy biểu thị chúng:

• đảm bảo chất lượng dịch vụ và tuân thủvà các quy tắc của SNiP đối với tình trạng của tòa nhà và cơ sở bên trong;
• lập kế hoạch ngân sách, cải tạo;
• cung cấp cho nhân viên của công ty những đồ đạc, vật dụng cần thiết, hàng tồn kho, duy trì kế toán của họ cho xí nghiệp, tổ chức sử dụng hợp lý nguyên vật liệu;
• thực hiện quản lý các công trình cải thiện lãnh thổ;
• tổ chức dịch vụ ở mức độ thích hợp của các cuộc họp, hội nghị và các sự kiện khác;
• quản lý nhân viên của đơn vị đã giao phó cho anh ấy.

Thông tin về quyền cũng cần có trong bản mô tả công việc. Ở đây chúng ta nên nói về việc đệ trình các dự án nhằm cải thiện dịch vụ quản lý, làm quen với các văn bản quy định về hoạt động của công ty, thông báo cho ban lãnh đạo về những bất cập trong hoạt động kinh tế. Là một phần của việc quản lý nhân viên, một quan chức có thể đưa ra đề xuất về việc thăng chức / trừng phạt các chuyên gia của họ.

Phần trách nhiệm bao gồm thông tin về sự cần thiết phải thực hiện đúng nghĩa vụ của bạn và chăm sóc tốt tài sản của chủ nhân của bạn.

Các vị trí khác trong bộ phận

Cấu trúc của AHO ngụ ý sự tồn tại của một số lượng đủ lớn nhân viên trong đó: họ có thể là kỹ sư, chuyên gia, trợ lý.

Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của tổ chức, có thể có các chuyên gia hàng đầu, cấp cao, cấp dưới, trợ lý. Tất nhiên, bản mô tả công việc trong trường hợp này được quy định trực tiếp cho một vị trí và tổ chức cụ thể,ngụ ý phân chia trách nhiệm rõ ràng.

Riêng biệt, cần nói về nhiệm vụ của những nhân viên như người gác cổng, người dọn dẹp, những người tham gia vào việc đưa lãnh thổ và cơ sở vào tình trạng thích hợp. Công việc của họ không đặc biệt khó khăn, nhưng cũng đòi hỏi một mức độ trách nhiệm nhất định.

Từ những điều trên, chúng ta có thể kết luận rằng công việc của nhân viên AHO bao gồm việc lập kế hoạch có năng lực và cung cấp cho nhân viên các nguồn lực. Đồng thời, các chuyên gia không nên để bội chi và các trường hợp khẩn cấp.

Vì vậy, làm việc trong AHO có trách nhiệm không kém các vị trí khác.