Mẫu điền phiếu gửi hàng. Quy tắc điền phiếu gửi hàng

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Hoạt động của các tổ chức trong nhiều vấn đề phải chịu sự kiểm soát cẩn thận và được điều chỉnh bởi nhiều quy tắc. Một trong số đó là các mẫu điền vào phiếu gửi hàng, hóa đơn và các tài liệu chính khác. Để các hoạt động của công ty tuân thủ đầy đủ các yêu cầu của pháp luật, khi điền các giấy tờ này, bạn phải tuân theo các hướng dẫn đã lập. Bài viết này thảo luận về các mẫu điền phiếu gửi hàng và các tài liệu kèm theo khác, mục đích, cấu trúc và ý nghĩa của chúng trong hoạt động của các tổ chức.

Tài liệu chính và mục đích của nó

Tất cả các hoạt động trong hoạt động của công ty phải được lập thành văn bản và phản ánh trong hồ sơ thuế, kế toán và quản lý. Trong tương lai, tất cả dữ liệu này được hệ thống hóa, tóm tắt, phân tích và sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Điều quan trọng nhất trong số này là báo cáokết quả hoạt động kinh tế tài chính trước các cơ quan quản lý.

Loại tài liệu chính bao gồm một số tài liệu dùng để đăng ký các sự kiện nhất định trong hoạt động thương mại của công ty. Đặc điểm phân biệt của họ là điền vào thời điểm giao dịch hoặc ngay sau đó. Tài liệu chính là bằng chứng cho thấy hoạt động đã thực sự được thực hiện. Các tài liệu đó bao gồm một phiếu gửi hàng, vận đơn (TTN), hóa đơn, thông số kỹ thuật, đơn hàng chuyển tiền đến và gửi đi và một số tài liệu khác.

Giao phiếu ký gửi

Phiếu gửi hàng - chứng từ chuyển giao chính, được nhà cung cấp lập tại thời điểm vận chuyển hàng hóa cho người mua. Bằng chứng rằng mặt hàng đã được bán. Nó phải được phát hành thành hai hoặc nhiều bản sao. Các giấy tờ bổ sung được lập nếu hàng hoá được mua theo hình thức tín dụng hoặc cho thuê, với sự tham gia của đại lý hoa hồng, đại lý, cũng như sử dụng trợ cấp của nhà nước hoặc ngân sách. Một bản phải được để lại cho nhà cung cấp, bản thứ hai dành cho người mua, bản thứ ba - dành cho ngân hàng, một tổ chức tài chính, tổ chức trung gian, ngân sách khác.

Mọi hoạt động thương mại của các tổ chức và doanh nhân hợp pháp đều phải có vận đơn. Hình thức, cách điền mẫu và các đặc điểm về hình thức của tài liệu có thể thay đổi một chút. Luật pháp quy định một số lựa chọn để đăng ký. Nhưng màcũng có những yêu cầu mà tất cả các mẫu hóa đơn bán hàng phải đáp ứng.

Tùy chọn thiết kế ghi chú gửi hàng

Các tổ chức có thể lập khung các sự kiện trong các hoạt động hàng ngày của họ theo nhiều cách khác nhau. Điều này cũng áp dụng cho các mẫu điền vào phiếu gửi hàng. Dưới đây là danh sách các lựa chọn mà một công ty có thể thực hiện:

• Sử dụng mẫu thống nhất chính thức TORG-12. Tại sao phải tạo lại bánh xe nếu nó đã được phát minh từ lâu? TORG-12 phù hợp với các tổ chức với bất kỳ hình thức pháp lý nào, hoạt động trong mọi lĩnh vực và với bất kỳ loại hàng hóa nào. Đồng thời, biểu mẫu chính thức được phát triển có tính đến tất cả các yêu cầu của cơ quan quản lý, với mong muốn của các công ty là thuận tiện và đơn giản. Tất cả các phiên bản của cơ sở dữ liệu điện tử 1C được kế toán sử dụng để làm việc với hồ sơ công ty đều được trang bị biểu mẫu TORG-12 tiêu chuẩn.
• Phát triển và phê duyệt biểu mẫu của riêng bạn, có tính đến nhu cầu của tổ chức và tất cả các yêu cầu pháp lý. Một số tổ chức, để thuận tiện cho người sử dụng nội bộ, thực hiện điều chỉnh TN, bổ sung các cột, bảng và thông tin chi tiết cần thiết. Điều này không bị pháp luật cấm nếu các sửa đổi không làm thay đổi bản chất của tài liệu và nó vẫn làm hài lòng người dùng với thông tin họ đang tìm kiếm.
• Việc sử dụng biểu mẫu UPD thống nhất (Chứng từ chuyển nhượng chung), đồng thời đóng vai trò của một phiếu gửi hàng và một hóa đơn, phù hợp với các tổ chức là người nộp thuế GTGT. Sự tiện lợi nằm trong sự biến mấtnhu cầu in hóa đơn riêng lẻ, giúp tiết kiệm thời gian, không gian văn phòng để lưu trữ giấy tờ, tài sản vật chất (giấy và mực in), giảm rủi ro sai sót và khác biệt trong gói tài liệu phục vụ cho một hoạt động kinh doanh cũng như rủi ro thất lạc các thành phần của nó trong quá trình lưu trữ.
• Sử dụng phiên bản điện tử của tài liệu. Một số công ty hiện đại từ lâu đã chuyển sang quản lý tài liệu điện tử. Yêu cầu đối với hóa đơn điện tử cũng giống như đối với hóa đơn giấy. Để sử dụng biểu mẫu quy trình làm việc này, bạn sẽ phải có chữ ký điện tử.
• Sử dụng tạp chí-sách tiêu chuẩn. Các nhà in sản xuất một số lượng lớn sách với các dạng tài liệu sơ cấp, bao gồm cả phiếu gửi hàng. Các doanh nhân cá nhân thích mô hình điền này, vì nó không yêu cầu kiến thức đặc biệt về kế toán và sử dụng công nghệ máy tính. Điều này áp dụng cho các doanh nhân mà quá trình làm việc của họ không liên quan nhiều đến các hoạt động văn phòng - người kinh doanh gian hàng chợ, doanh nhân đi du lịch và những người khác.

Phiếu gửi hàng: hướng dẫn điền

TN nhất thiết phải tuân thủ các yêu cầu của dịch vụ thuế. Quá trình đăng ký của nó được điều chỉnh bởi các quy định về kế toán và các hành vi pháp lý theo quy định của cơ quan kiểm soát. Tài liệu này phải chứa một số chi tiết bắt buộc:

• số và ngày của tài liệu;
• tên và địa chỉ (thực tế và hợp pháp) của người gửi hàng và người nhận hàng;
• TIN,tài khoản hiện tại, thông tin trên cơ sở giao dịch đang diễn ra (thỏa thuận, đặc điểm kỹ thuật, số và ngày của chúng);
• danh sách các mặt hàng đã vận chuyển, số lượng từng mặt hàng, đơn vị đo lường, giá mỗi đơn vị, tổng số tiền cho mỗi mặt hàng, tổng số tiền cho toàn bộ danh sách, phần trăm VAT và giá trị tiền tệ của nó;
• họ và tên viết tắt của những người chịu trách nhiệm cho hoạt động đang diễn ra: người vận chuyển từ kho, người đã đặt hàng cho việc này, người đã nhận nó;
• In các mặt nếu được sử dụng trong hoạt động (một số PI hoạt động mà không cần in).

Phiếu gửi hàng

Một tài liệu khác của gói tiêu chuẩn cho một giao dịch là vận đơn. Nó được sử dụng trong trường hợp tham gia vào quá trình mua bán các mặt hàng tồn kho của vận tải cơ giới của chính mình hoặc các hãng vận tải của bên thứ ba. Cần hoàn trả chi phí xăng dầu nhớt, xác nhận tính hợp pháp của hàng hóa trong quá trình vận chuyển của chiến sĩ cảnh sát giao thông và chứng minh tính hợp pháp của việc cung cấp dịch vụ vận tải.

Các tổ chức hiện sử dụng song song hai hình thức vận đơn. Hình thức và mô hình điền chúng hoàn toàn khác nhau. Thành phần của các chi tiết gần như giống hệt nhau, nhưng được phản ánh khác nhau trong tài liệu. Sự khác biệt quan trọng nhất giữa hình thức TTN và 1-T là không có phần có danh sách hàng hóa trong phần thứ hai.

Quy tắc điền phiếu gửi hàng

Hàng-Vận đơn gồm hai phần. Đầu tiên chứa thông tin sau về giao dịch:

• ngày và số tài liệu;
• người gửi hàng và người nhận hàng, địa chỉ thực của họ, chi tiết ngân hàng, thông tin về cơ sở giao dịch;
• tận nơi nhận hàng;
• phần bảng với danh sách hàng hóa, giá thành, số lượng địa điểm, tính sẵn có và loại bao bì, đơn vị đo lường, trọng lượng;
• họ và tên viết tắt của các quan chức có thẩm quyền và thực hiện việc xuất hàng, chữ ký của họ và con dấu của công ty gửi hàng;
• chức vụ, họ và tên viết tắt, chữ ký của người vận chuyển;
• chức vụ, họ và tên viết tắt, chữ ký của người nhận hàng và đóng dấu của người nhận.

Phần thứ hai của TTN chứa thông tin về chiếc xe thực hiện việc vận chuyển và tài xế của nó. Phần này của biểu mẫu phải bao gồm:

• sản xuất, kiểu xe, số đăng ký xe;
• Họ và tên tài xế, chữ ký của người đó trong cột nhận hàng để vận chuyển, ghi rõ số chỗ và ngày giao hàng cho người nhận;
• thông tin khác thông báo về các đặc tính của hàng hóa - độc tính, dễ nổ, phóng xạ, v.v.

Sự khác biệt của hình thức mới 1-T

Khi tự vận chuyển, các tổ chức sử dụng mẫu điền TTN được mô tả ở trên. Vận đơn mẫu 1-T được sử dụng trong trường hợp hàng hóa được vận chuyển bởi tổ chức bên thứ ba hoặc lái xe tư nhân. Không có nó, không thể chứng minh sự tồn tạitương ứng với quan hệ hợp đồng với lái xe hoặc công ty vận tải, không thể ghi giảm chi phí thanh toán cho các dịch vụ của họ trong kế toán và kế toán thuế.

Sự khác biệt chính giữa hai hình thức này là biểu mẫu 1-T không có phần hàng hóa và thông tin chi tiết về hàng hóa được vận chuyển. Bạn chỉ có thể chỉ định trong đó số lượng địa điểm, đặc điểm của hàng hóa và bao bì, cũng như giá trị đã khai báo.

Những gì cần tuân theo khi điền vào?

Sau đây là danh sách các quyết định lập pháp liên quan đến việc thi hành các văn bản trên:

• Nghị định của Chính phủ số 272 ngày 15 tháng 4 năm 2011 - phê duyệt Mẫu 1-T.
• Thư của Bộ Tài chính ngày 6 tháng 11 năm 2014 - về việc thừa nhận mối quan hệ hợp đồng giữa người vận chuyển và khách hàng;
• Thư từ Sở Thuế Liên bang ngày 21 tháng 3 năm 2013 - về việc sử dụng biểu mẫu TTN khi tính thuế thu nhập;
• Nghị định của Ủy ban Thống kê Nhà nước số 132 ngày 28 tháng 12 năm 1998 - phê duyệt biểu mẫu TORG-12.

Tại sao cần điền chính xác các tài liệu chính?

Bất kỳ tổ chức thương mại nào đều hoạt động vì lợi nhuận. Từ số tiền của nó, nó có nghĩa vụ nộp thuế và các khoản đóng góp khác cho nhà nước. Việc tính toán số tiền của chúng hoàn toàn phụ thuộc vào tính đúng đắn của tài liệu chính. Nếu sai sót được thực hiện hoặc vi phạm được thiết lập, tổ chức sau đó có thể phải chịuthuế hơn dự kiến. Ví dụ: nếu các tài liệu xác nhận các khoản chi phí mà tổ chức có quyền khấu trừ khỏi cơ sở tính thuế được thực thi không chính xác, thì Sở Thuế Liên bang có thể không nhận ra chúng. Trong trường hợp này, tổ chức sẽ phải tự chịu chi phí và không tính chi phí đó vào chi phí sản xuất cuối cùng.

Xử phạt đối với trường hợp vắng mặt hoặc điền sai tài liệu

Việc thiếu các bản sao của các tài liệu chính có thể gây ra làn sóng thanh tra đột xuất của Sở Thuế Liên bang. Mỗi vi phạm được xác định có thể bị phạt. Nếu dịch vụ thuế nhận thấy gian lận, ý định phạm tội hoặc cố gắng trốn thuế do nhầm lẫn hoặc thiếu tài liệu, tổ chức sẽ phải đối mặt với hậu quả khó chịu hơn - tiền phạt, lệnh trừng phạt thuế, trách nhiệm hành chính và hình sự được quy định trong các điều khoản của bộ luật liên quan.