Kế toán các giao dịch tiền mặt. Các khái niệm cơ bản

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Mọi tổ chức, bất kể quy mô, trong quá trình thực hiện hầu hết các hoạt động dưới bất kỳ hình thức nào, đều phải đối mặt với nhu cầu sử dụng tiền mặt. Và nếu theo quy định, các khoản thanh toán không dùng tiền mặt được sử dụng để thanh toán cho các vật liệu cần thiết hoặc các dịch vụ đã đặt hàng, thì việc thanh toán cho việc đi lại và một số chi phí khác sẽ xảy ra với sự trợ giúp của tiền mặt. Để làm được điều này, một quầy thu ngân được tạo ra tại doanh nghiệp và việc hạch toán các giao dịch tiền mặt phải được lưu giữ theo các đạo luật và văn bản quy định.

Việc tổ chức kiểm soát tiền mặt do bộ phận kế toán thực hiện, đồng thời nỗ lực của bộ phận này nhằm tăng cường kỷ luật thanh toán, cũng như đảm bảo việc sử dụng và phân phối các nguồn tài chính một cách chính xác. Đổi lại, việc hạch toán các giao dịch tiền mặt có nghĩa là phải có chứng từ chính xác, đầy đủ và kịp thời, cũng như tính hợp pháp của các giao dịch tiền mặt.

Kế toán tổng hợp, cũng như phân tích chuyên sâu hơn về các giao dịch tiền mặt và chứng từ tiền tệ bao gồm việc duy trì các tài khoản có liên quan. Ví dụ, trên một tài khoản số 50 nào đó (trong sơ đồ tài khoản gọi là “Thủ quỹ”), phản ánh số dư, số nhận và phát hành của tất cả các chứng từ tiền mặt liên quan đến toàn bộ quỹ tiền mặt chung của doanh nghiệp. Nếu cần, một tài khoản phụ có số 50-1 sẽ được mở, được gọi là "Thủ quỹ của tổ chức" và một tài khoản riêng phải được mở cho từng loại tiền.

Tài khoản 50-2 (tên - "Bàn thu tiền điều hành") là cần thiết nếu tổ chức thực hiện việc luân chuyển tiền tại các bàn thu tiền của các địa điểm hoạt động, văn phòng kinh doanh và các điểm dừng.

Tiểu khoản số 50-3, gọi là "Chứng từ tiền", phản ánh tem thư, vé máy bay đã thanh toán đầy đủ, kỳ phiếu, tem thuế nhà nước trên máy tính tiền với số chi phí thực (thực tế) phát sinh trong mua lại của họ. Phân tích trong trường hợp này liên quan đến việc hạch toán các chứng từ tiền tệ theo loại của chúng.

Kế toán giao dịch tiền mặt tại doanh nghiệp là điều không thể tưởng tượng nếu không thực hiện các chứng từ liên quan. Danh sách của họ bao gồm các đơn đặt hàng đến (KO-1) và theo đó, đơn đặt hàng đi (KO-2), nhật ký phản ánh (đăng ký) tất cả các loại chứng từ tiền mặt đến và đi (mẫu KO-3), cũng như sổ tiền mặt của biểu mẫu đã được phê duyệt KO-4.

Tất cả các tổ chức hoạt động thường nhận được tiền họ cần từcác tài khoản quyết toán. Điều này yêu cầu một tài liệu khác của hình thức đã lập - séc tiền mặt. Ngân hàng phục vụ phát hành séc đó cho các tổ chức dưới dạng sổ có 25 hoặc 50 séc.

Chứng quyền tiền mặt có thủ tục điền riêng, được quy định bởi các văn bản pháp quy có liên quan. Hơn nữa, những tài liệu như vậy có thể được soạn thảo cả thủ công và sử dụng máy tính.

Sổ tiền mặt là một loại sổ ghi chép. Trong đó, việc hạch toán các nghiệp vụ tiền mặt được thực hiện theo trình tự thời gian, tính đúng đắn của việc thực hiện do kế toán trưởng kiểm soát. Một tổ chức chỉ được có một cuốn sổ như vậy và nó phải được đánh số rõ ràng, đóng gáy cẩn thận và niêm phong không hỏng hóc. Việc tẩy xóa và sửa chữa trong các tài liệu hỗ trợ quá trình kế toán là không thể chấp nhận được. Trong một số trường hợp ngoại lệ, các sửa chữa được thực hiện phải có chữ ký của thủ quỹ và tất nhiên là của kế toán trưởng.

Các nhân viên sau đây của doanh nghiệp có thể xử lý các chứng từ tiền mặt: kế toán trưởng, nhân viên kế toán hoặc bất kỳ người nào khác do thủ trưởng xác định theo thỏa thuận với kế toán trưởng và phải được phản ánh trong các văn bản hành chính liên quan. Trong trường hợp vì lý do nào đó (công ty nhỏ) không có bộ phận kế toán và không có kế toán trưởng thì chứng từ tiền mặt do người đứng đầu tự xử lý. Cơ sở để lập chứng từ tiền mặt là các loại giấy tờ khác nhau: sao kê thanh toán, quyết toán, séc, đơn, hóa đơn.

Đối với hoạt động bình thường của doanh nghiệp, điều kiện tiên quyết là phải kiểm soát rõ ràng tất cả các lĩnh vực hoạt động. Đó là lý do tại sao việc hạch toán các giao dịch tiền mặt cần phải được quan tâm và hệ thống hoá đặc biệt. Đổi lại, các tài liệu chính xác và đảm bảo an toàn cho các quỹ và chứng từ tiền tệ sẽ đảm bảo đáp ứng mọi nhu cầu cấp thiết của doanh nghiệp liên quan đến tiền mặt.