Mục đích chính của việc lập ngân sách. Khái niệm, bản chất của quy trình và nhiệm vụ lập ngân sách

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Mục đích chính của việc lập ngân sách là gì? Tại sao quá trình này lại diễn ra? Tại sao nó là cần thiết? Những công việc nào đang được thực hiện? Thực chất của quá trình này là gì? Hệ thống tổng thể được cấu trúc như thế nào? Những câu hỏi này cũng như một số câu hỏi khác sẽ được giải đáp trong khuôn khổ bài viết.

Giới thiệu

Ngân sách là một công cụ để thay đổi các hoạt động của doanh nghiệp. Quá trình này là gì? Ông chịu trách nhiệm quản lý tình hình kinh tế tài chính và các hoạt động của doanh nghiệp. Điều này được thực hiện thông qua hệ thống quản lý ngân sách, viết tắt là SBU. Tầm quan trọng của nó thường bị đánh giá thấp. Và vô ích. Nhưng hãy quay lại vấn đề này. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng, các mục tiêu về ngân sách sẽ đạt được. Các giai đoạn phát triển ngân sách bao gồm lập kế hoạch, kế toán, phân tích và kiểm soát tình trạng của doanh nghiệp. Đối tượng ảnh hưởng chính là hoạt động đang diễn ra. Nhờ lập ngân sách, các tính năng chính của nó đang thay đổi. Ví dụ: thông thường, giao trách nhiệm xử lý các đối tượng trong doanh nghiệp.

Mục tiêu và mục tiêu

Lập ngân sách phải có tác dụng tăng hiệu quả tái sản xuất mở rộng vốn trong doanh nghiệp. Cấu trúc thương mại được coi như một đối tượng của quá trình. Đây là mục tiêu chính. Lập ngân sách là một quá trình phức tạp đòi hỏi một số nhiệm vụ phải được hoàn thành thành công. Đây là:

1. Định nghĩa đối tượng và chủ thể.
2. Phát triển bộ phân loại các bài báo, mối quan hệ của chúng với các yếu tố tái sản xuất vốn, phân tích thành trực tiếp / tổng chi phí và hằng số / biến.
3. Xác định cấu trúc tài chính (nếu cần, cùng với dự án và quy trình).
4. Xây dựng các quy định để phê duyệt và các khoản thanh toán bằng tiền mặt tiếp theo.
5. Xác định các yếu tố tái sản xuất vốn và thiết lập mối quan hệ của chúng với các thành phần ngân sách.
6. Phát triển bộ phân loại bài báo theo bảng cân đối kế toán.
7. Xây dựng chính sách kế toán quản trị.
8. Xây dựng các quy định ảnh hưởng đến việc tạo, kiểm soát, điều chỉnh và phân tích ngân sách doanh nghiệp trong quá trình lập kế hoạch hàng năm, hàng quý, hàng tháng và hàng tuần.
9. Tự động hóa SBU.
10. Phát triển các hình thức ngân sách cho các đối tượng.

Tóm lại, việc chuẩn bị số dư ban đầu và sự ra mắt sau đó của SBU tiếp theo.

Khoảnh khắc tổ chức

Việc đạt được mục tiêu của quá trình lập ngân sách rất khó nếu không có đơn đặt hàng. Tổ chức giúp đỡ rất nhiều trong việc đạt được các điều kiện cần thiết. Tóm lại, sau đócác bước sau sẽ được đánh dấu:

1. Dàn. Các quy định của hệ thống quản lý ngân sách đang được phát triển.
2. Giới thiệu. Hoạt động của doanh nghiệp đang thay đổi thông qua việc thực hiện các điều khoản đã được xây dựng trước đây của SBU. Đồng thời, cần phải phân biệt giữa việc thực hiện chỉ thị chính thức và việc tạo ra thực tiễn, khi hệ thống trở thành một yếu tố không thể thiếu trong quá trình hoạt động của nhân viên.
3. Tự động hóa. Giai đoạn này được thực hiện song song với việc thực hiện. Nó đại diện cho việc cài đặt, cấu hình và bắt đầu hoạt động của hệ thống quản lý ngân sách tự động.

Sử dụng gói phần mềm

Mục tiêu và mục tiêu của việc lập ngân sách sẽ dễ đạt được hơn nhiều nếu sử dụng các công nghệ mới. Hãy cùng xem những tùy chọn phổ biến nhất cung cấp:

1. Chương trình 1C. Nhiệm vụ chính của họ là tự động hóa kế toán. Nhưng phức hợp cũng có thể được sử dụng để giải quyết các vấn đề về quản lý ngân sách. Mặc dù cần lưu ý rằng phải cài đặt để có thể sử dụng, ngoài ra, so với kế toán cũng có những khác biệt cụ thể. Mặc dù, thành thật mà nói, tốt hơn hết nên công nhận nền tảng 1C là tiêu chuẩn để tự động hóa ngân sách.
2. Các chương trìnhIntalev. Sự phát triển phổ biến thu hút không chỉ với một sản phẩm tốt, mà còn với các sách và hướng dẫn phương pháp được phát triển tốt cho phép bạn hiểu được lý thuyết về hệ thống và tạo điều kiện thuận lợi cho việc cấu hình của nó. Ngoài ra, bạn có thể khai thác các yếu tố liên quan đến kế toán quản trị trong việc lập ngân sách trong khuôn khổmột phức hợp. Đúng, cũng có nhược điểm. Ví dụ, không có thủ tục thuận tiện tiêu chuẩn để nhập dữ liệu và không có hệ thống con kinh tế và toán học tích hợp sẵn. Nói cách khác, không có công cụ nào để tối ưu hóa.
3. Chuyên giaLập phương. Chương trình này cung cấp các tùy chọn rất linh hoạt để thiết lập hệ thống ngân sách của doanh nghiệp. Đặc biệt lưu ý là thủ tục thuận tiện để nhập dữ liệu từ các hệ thống kế toán khác nhau, trong khi thiết lập chúng một cách nhanh chóng. Mặc dù vẫn chưa có hệ thống con của mô hình toán học và kinh tế.
4. MS Excel. Một món quà cổ điển trên hầu hết mọi máy tính. Với sự ra đời của các công cụ PowerView và PowerPivot trong phiên bản 2013, chương trình này có thể được sử dụng để tự động hóa ngoài cấp độ đầu vào.

Có các tùy chọn phần mềm khác được các tổ chức sử dụng.

Về các ví dụ

Mục đích của việc lập ngân sách là để tăng hiệu quả. Nó tự biểu hiện như thế nào? Xem xét tình huống với một tổ chức ngân hàng. Lập ngân sách trong trường hợp này trước hết có thể được đặc trưng bởi một chu kỳ tái sản xuất vốn cụ thể. Tình trạng này dẫn đến sự xuất hiện của các lĩnh vực hoạt động không bình thường theo quan điểm cổ điển. Do đó, giá trị được tạo ra và phân phối lại trong ngân hàng.

Quản lý rủi ro đóng một vai trò đặc biệt trong việc hoàn thành nhiệm vụ và đạt được mục tiêu. Do đó, việc tối ưu hóa ngân hàng không chỉ cần tính đến ngân sách, mà còn cả những thời điểm nguy hiểm tiềm tàng trong quá trìnhhoạt động (không trả nợ). Lập ngân sách cũng liên quan chặt chẽ đến chi phí. Rốt cuộc, quá trình này cho phép bạn tìm ra chi phí của một sản phẩm cụ thể, tùy thuộc vào các quyết định về tổ chức và công nghệ được thực hiện. Tính chi phí rất hữu ích cho các phòng ban ngân sách, dự án, sản phẩm và quy trình. Nhưng đừng quên lập kế hoạch tài chính. Nó cũng được SBU quan tâm. Hệ thống quản lý ngân sách có thể được coi là một công cụ lập kế hoạch tài chính.

Nhưng không nên nghĩ rằng đây là kết thúc của vấn đề. Quản lý ngân sách không chỉ giới hạn trong việc lập kế hoạch tài chính. Nó chính xác là công cụ mà bạn có thể tính toán trạng thái trong tương lai. Đồng thời, các hành động được đề xuất không liên quan nhiều đến tài chính cũng như nền kinh tế. SBU là một công cụ cho phép bạn thực hiện các kế hoạch được tính toán bằng cách tác động đến hoạt động của những người làm việc tại doanh nghiệp.

Về giao tiếp với các hệ thống khác

Không thể nói về mục tiêu ngân sách đạt được thành công tại doanh nghiệp nếu công việc chỉ được thực hiện với một hướng đi riêng biệt. Bạn nên chú ý điều gì? Bản chất và mục tiêu của việc lập ngân sách đòi hỏi sự quan tâm hàng đầu đến hệ thống tạo động lực và phát triển nhân sự. Nó là cần thiết để đạt được trách nhiệm của những người tham gia trong quá trình. Cách tốt nhất để làm điều này là thông qua một hệ thống tạo động lực và phát triển nhân viên.

Thứ hai, cần chú ý đến khả năng tự động hóa. Điều này là do thực tế rằnglập ngân sách đầy đủ là rất cồng kềnh. Và việc triển khai nó mà không có tự động hóa sẽ trở thành một công việc kinh doanh rất tốn kém.

Thứ ba, cần phải nhớ rằng việc tăng cường trách nhiệm phải đi kèm với việc ủy quyền. Cần vạch rõ toàn bộ hệ thống, phấn đấu gắn kết giữa các vị trí và con người. Tất cả điều này nên được thực hiện trong hệ thống quản lý quá trình. Và thứ tư, cần phải nhớ rằng doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến việc tạo ngân sách. Chúng không nên tồn tại đơn giản để tồn tại và vì lợi ích của chúng. Ngân sách có một mục đích cụ thể - để tối ưu hóa hiệu suất. Để có được thông tin hữu ích, không chỉ là giấy tờ chuyển đổi, cần phải sử dụng dữ liệu đáng tin cậy trong các mô hình kinh tế và toán học, sau đó đưa ra các quyết định quản lý cần thiết.

Cũng nên nhớ rằng các mục tiêu của hệ thống ngân sách sẽ đạt được tốt hơn nếu các nhiệm vụ vận hành-chiến thuật được kết nối với sự lãnh đạo chiến lược. Nếu có thể nhận ra mối quan hệ chặt chẽ giữa các yếu tố khác nhau, thì để phát triển tối ưu chỉ còn một bước nữa - tạo ra một hệ thống quản lý phát triển doanh nghiệp thống nhất.

Thay đổi tự thể hiện như thế nào?

SBU đang tích cực sử dụng cơ chế phân quyền trách nhiệm. Đó chỉ là câu hỏi đặt ra - cho ai? Sự quan tâm không chỉ và thậm chí không quá nhiều đối với lãnh đạo cấp trên mà còn đối với các cấp trưởng phòng và cấp dưới. Ngay cả những người lao động cá nhân cũng không cần phải bỏ quachú ý. Nó được thực hiện như thế nào? Các thay đổi về tổ chức ở cấp giám đốc thường được thực hiện dưới hình thức trả thưởng, trả công ty hợp danh, tham gia sở hữu doanh nghiệp thông qua cổ phiếu / quyền chọn. Đối với những người lao động bình thường, cách tiếp cận khác hẳn. Trong trường hợp này, việc phát triển và triển khai hệ thống tạo động lực, phát hành tiền thưởng, và trong một số trường hợp, dự kiến sẽ tham gia vào lợi nhuận. SBU trực tiếp bắt đầu hành động tại thời điểm ký đơn đặt hàng tương ứng. Nhưng việc chuẩn bị, tự động hóa và những khoảnh khắc quan liêu khác trước khi sử dụng cần rất nhiều thời gian.

Thực hiện

Chỉ cần biết bản chất, mục đích và mục tiêu của việc lập ngân sách là chưa đủ. Trên thực tế, có thể nói về việc thực hiện khi phương pháp này đi vào thực tiễn cuộc sống và sẽ ảnh hưởng đến các hoạt động của tổ chức hàng ngày. Điều này có thể thực hiện được khi thay đổi văn hóa làm việc và quản lý của tổ chức. Trên thực tế, các yếu tố của chính phủ tự thân đang được giới thiệu. Đó là lý do tại sao cần phải giao quyền và trách nhiệm.

Hãy xem ví dụ về dịch vụ tài chính. Nó thực hiện kế hoạch chỉ đạo và thực hiện nhiều chức năng. Nhưng khi doanh nghiệp phát triển và khối lượng công việc nhiều hơn, người ta quyết định chuyển sang quản lý ngân sách. Trong trường hợp này, các chức năng điều phối, hợp nhất, đào tạo, phân tích và kiểm soát các chỉ số vẫn thuộc về dịch vụ tài chính. Nhưng việc lập kế hoạch thuộc về các nhân viên. Đồng thời, nguyên tắc làm việc của mọi người trong công ty ngày càng thay đổi. Trách nhiệm theo chiều ngang sẽ được tăng cường, mối quan hệ giữa các nhân viên sẽ được cải thiện do nhu cầutương tác và phối hợp lẫn nhau.

Việc triển khai thực tế liên quan đến việc lập kế hoạch từng bước, bắt đầu từ chủ sở hữu. Họ thách thức ban lãnh đạo cao nhất. Sau đó đến lượt các trung tâm trách nhiệm quy trình (bán hàng, sản xuất, quảng cáo, v.v.). Điều này tạo cơ hội cho sự thể hiện tính chủ động của cả người quản lý và nhân viên. Cần lưu ý rằng việc triển khai thực tế thường bị trì hoãn trong vài tháng, và thậm chí có thể trong một năm.

Hạn chế trong trường hợp này là gì?

Than ôi, bạn không thể làm mà không có tiêu cực. Điều thú vị là điểm mạnh cũng đồng thời là điểm yếu. Do đó, việc phân cấp trách nhiệm là điển hình cho SBU. Điều này giả định sự tồn tại của năng lực và thẩm quyền cần thiết. Và bởi vì điều này, các vấn đề thường phát sinh. Rốt cuộc, khi giao quyền với sự trợ giúp của mệnh lệnh, không thể chuyển giao hoặc bắt người có thẩm quyền. Tài sản này không đạt được hoặc bị mất theo cách này. Đối tượng có năng lực hoặc không.

Nếu bạn trao cơ hội cho một người không hoàn thành trách nhiệm, thì điều này sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả hoạt động. Người được giao trách nhiệm phải là người có năng lực. Điều này ngụ ý sự hiện diện của kiến thức kinh tế, sáng kiến, trách nhiệm. Nếu thiếu ít nhất một trong các thành phần được liệt kê, thì việc tạo cơ hội bổ sung cho đối tượng trong khuôn khổ hệ thống quản lý ngân sách là vô nghĩa. Do đó, không có gì lạ khi SBU được thực hiện không đầy đủ hoặc không với mức tối đa có thểhiệu quả.

Đang đóng

Vì vậy, khái niệm, mục tiêu và mục tiêu của ngân sách được xem xét. Và cuối cùng, bạn có thể chạm vào tất cả các loại thao tác có thể được thực hiện với anh ta. Đầu tiên là một cuộc đại tu ngân sách. Làm điều gì đó từ đầu thường dễ dàng hơn là thay đổi những phát triển hiện có. Điều này hoàn toàn áp dụng cho SBU. Nhưng đây là những biện pháp cực đoan nhất. Ngân sách tốt hơn là mong muốn hơn. Điều này đề cập đến những thay đổi cần thiết để tăng khả năng của SBU. Sự cải tiến được đặc trưng bởi việc loại bỏ những thiếu sót và sai lầm đã mắc phải trước đó khi thành lập tổ chức. Các chức năng mới cũng có thể được giới thiệu, nhu cầu phát sinh do sự thay đổi nhất định trong hoạt động của doanh nghiệp. Các cải tiến cũng bao gồm các bản cập nhật phần mềm. Nhìn chung, các khía cạnh hoàn toàn mới đang được giới thiệu. Nhưng bản thân SBU không được thiết kế lại. Và cuối cùng là hiện đại hóa ngân sách. Điều này được thực hiện để tăng khả năng của hệ thống. Nhìn chung, nó có vẻ như là một sự cải tiến. Chỉ khi thay đổi được thực hiện, các khía cạnh mới hoàn toàn không xuất hiện.