Tài liệu báo cáo: loại, biểu mẫu, mẫu và thiết kế

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Tài liệu thích hợp rất quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào, vì nó cho phép bạn tham gia thành thạo vào hoạt động kinh doanh cốt lõi và không sợ thuế và các cuộc kiểm toán khác. Các tài liệu báo cáo được lập dưới nhiều hình thức và thể loại. Các loại tài liệu khác nhau tùy thuộc vào loại hình công ty, ngành nghề kinh doanh và nhiều yếu tố khác.

Khái niệm chung

Tài liệu báo cáo phản ánh một tập hợp các chỉ số với kết quả công việc của công ty trong giai đoạn đã chọn. Báo cáo có thể chứa các bảng với dữ liệu kế toán, thống kê và các dữ liệu khác. Báo cáo là kết quả của công việc về kế toán thông tin.

Báo cáo được tổng hợp theo mẫu do Bộ Tài chính và Cục Thống kê Nhà nước khuyến nghị. Chúng có thể là bản tóm tắt cho các ngành cụ thể, cũng như cho các khu vực lãnh thổ - huyện, khu vực, trong toàn bộ nền kinh tế.

Các tài liệu báo cáo có thể được phân loại theo loại, thời kỳ, lượng dữ liệu, mức độ tổng quát.

Giống

Theo loại, báo cáo được chia thành:

• kế toán;
• thống kê;
• hoạt động.

Kế toán là dữ liệu tài sản được hệ thống hóatổ chức, tài chính của nó, kết quả của công việc. Các tài liệu kế toán báo cáo được lập theo thông tin kế toán.

Dữ liệu thống kê được lập theo hồ sơ thống kê, kế toán và hoạt động.

Báo cáo hoạt động được lập dựa trên các tài liệu hoạt động trong những khoảng thời gian nhất định - một tuần, một tháng, một thập kỷ, v.v. Thông tin này giúp bạn duy trì quyền kiểm soát hoạt động đối với các quy trình làm việc trong tổ chức của bạn.

Tần suất chuẩn bị các tài liệu báo cáo có thể là:

• trong năm - mỗi ngày, năm ngày, mười ngày, tháng, quý, nửa năm.
• hàng năm là bản tổng kết của năm.

Báo cáo thống kê nội bộ hàng năm là hiện tại và kế toán là trung gian.

Mức độ tổng quát của thông tin trong báo cáo có thể khác nhau. Tùy thuộc vào chỉ số này, các báo cáo là:

• chính - chúng được biên soạn trực tiếp bởi tổ chức;
• hợp nhất - được chuẩn bị bởi các tổ chức cấp cao hơn.

Bất kỳ báo cáo nào cũng phải cung cấp dữ liệu đáng tin cậy về các hoạt động của tổ chức, tình hình tài chính, kết quả công việc, bất kỳ thay đổi nào trong thông tin này.

Hình thức và nội dung

Hình thức văn bản báo cáo được phê duyệt theo quy định của nhà nước.

Mỗi công ty duy trì báo cáo nội bộ, cung cấp thông tin về việc thực hiện các kế hoạch, hướng dẫn từ ban lãnh đạo. Các báo cáo này được lập bởi các chuyên gia từ các bộ phận khác nhau của công ty và trình lên ban giám đốc. Tài liệu như vậy có thểđược gọi là báo cáo hoặc trợ giúp.

Báo cáo trong tổ chức được thực hiện dưới dạng miễn phí. Chúng được gửi trên các tờ giấy hoặc trên giấy tiêu đề của tổ chức.

Dữ liệu sau là bắt buộc trong báo cáo:

• tên tổ chức;
• tên của đơn vị cơ cấu hoặc bộ phận của công ty;
• tên tài liệu;
• ngày và số của nó;
• tiêu đề;
• văn bản trực tiếp với kết quả của công việc;
• chữ ký;
• phê duyệt hoặc giải quyết.

Nội dung của báo cáo có thông tin đầy đủ về công việc đã thực hiện, phân tích kết quả của hoạt động. Các kết luận được rút ra, nếu cần thiết, các đề xuất được đưa ra. Các bản giải trình thường được đính kèm với các báo cáo. Ngày báo cáo phải phù hợp với sự chấp thuận của người quản lý.

Đi công tác

Một loại báo cáo riêng biệt là các tài liệu báo cáo về chỗ ở trong khách sạn trong trường hợp các chuyên gia đi công tác.

Chi phí đi lại bao gồm chi phí thuê phòng khách sạn. Theo quy định của pháp luật, công ty phải hoàn trả cho nhân viên tất cả các chi phí phòng khách sạn.

Nhân viên đi công tác về cung cấp một trong các giấy tờ sau:

• tài khoản;
• kiểm tra;
• biên nhận.

Tài liệu nào trong số các tài liệu này sẽ chính xác nhất và không gây thắc mắc từ cơ quan thuế?

Nếu khách sạn không sử dụng thiết bị tính tiền thì nhân viên khách sạnphải điền vào một biểu mẫu đặc biệt. Bạn có thể gọi nó theo nhiều cách khác nhau: biên lai, séc, chứng từ.

Yêu cầu về hình thức

Mỗi khách sạn có mẫu riêng, nhưng được phát hành theo yêu cầu đã được phê duyệt. Các tài liệu báo cáo về chỗ ở đáp ứng các yêu cầu sau:

• báo cáo chứa thông tin chi tiết (tên của tổ chức, số, loạt, địa chỉ, TIN, con dấu);
• biểu mẫu được làm trong nhà in hoặc sử dụng các hệ thống tự động được bảo vệ khỏi sự truy cập trái phép và lưu trữ thông tin trong năm năm;
• số và sê-ri tài liệu được chỉ định.

Nếu nhân viên xuất trình tài liệu không đáp ứng các yêu cầu đã được phê duyệt và công ty đã chấp nhận và thực hiện tài liệu đó, trong trường hợp có khiếu nại từ nhân viên thuế, tổ chức sẽ có thể bảo vệ chi phí của mình trước tòa.

Nếu khách sạn có phòng vé

Thông thường các khách sạn đều có máy tính tiền. Sau đó, các tài liệu báo cáo về chỗ ở không được điền vào, và nhân viên được cấp một biên lai tiền mặt. Chính anh ấy là người nói về thực tế của việc đăng ký và thanh toán tiền phòng khách sạn.

Séc có thể kèm theo hóa đơn hoặc tài liệu khác cung cấp thông tin về việc đăng ký của một nhân viên nhất định.

Nếu một nhân viên được cấp biên lai và phiếu chuyển tiền thay vì séc, thì trong tình huống như vậy, các chuyên gia thuế có thể gặp vấn đề khi lập báo cáo. Tất nhiên, công ty có thể bảo vệ quyền lợi của mình trước tòa, nhưng thủ tục này không quá đơn giản.

Biên lai cho PKO cũng được cung cấp làm tài liệu báo cáo cho việc lưu trú tại khách sạn. Chúng cũng được chấp nhận và thường không gây ra những câu hỏi không cần thiết. Biên lai được coi là chứng từ chính thức xác nhận việc ban quản lý khách sạn chấp nhận tiền.

Trong trường hợp thiếu tài liệu

Cũng có trường hợp nhân viên không cung cấp một tài liệu nào. Sau đó, kế toán yêu cầu từ khách sạn một giấy chứng nhận cư trú của một người cụ thể. Và bản thân công ty phải có thông tin về thời gian đi du lịch của nhân viên này.

Những sắc thái như vậy có thể dẫn đến tranh chấp với các quan chức thuế, những tranh chấp này thường được giải quyết tại tòa án có lợi cho tổ chức.

Tình huống không cung cấp giấy tờ có thể được giải thích là do nhân viên không ở khách sạn mà ở căn hộ thuê. Trong trường hợp này, công ty thanh toán chi phí thuê nhà ở, người lao động không chịu bất kỳ khoản chi phí nào, đồng nghĩa với việc họ không được bồi thường cho anh ta.

Thông thường, kế toán đặt câu hỏi - sau đó làm thế nào để tính đến chi phí thuế? Một công ty có thể báo cáo, khi đánh thuế lợi nhuận của mình, các chi phí phát sinh khi thuê một ngôi nhà, nhưng chỉ cho khoảng thời gian mà nhân viên của họ thực sự sống trong đó. Các khoản chi trong tất cả các thời kỳ khác sẽ được coi là chi phí không hợp lý và sẽ không được cơ quan thuế chấp nhận.

Chuẩn bị tài liệu báo cáo là một thời điểm quan trọng và cốt yếu trong hoạt động của bất kỳ tổ chức nào. Theo quy định, việc này được thực hiện bởi nhân viên kế toán hoặc người đứng đầu các bộ phận cơ cấu.các công ty. Trong trường hợp gặp khó khăn, bạn có thể sử dụng dịch vụ của các công ty bên thứ ba.