Chiến lược hiệu quả hoạt động: khái niệm, cách tiếp cận toàn diện, các giai đoạn phát triển và kết quả

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Hãy nhớ câu nổi tiếng "Nhanh chóng, chất lượng cao, không tốn kém: chọn hai." Về nguyên tắc, việc thực hiện ba mong muốn loại trừ lẫn nhau cùng một lúc được coi là bất khả thi. Bây giờ chúng ta cần phải thoát khỏi khuôn mẫu này.

Chiến lược hiệu quả hoạt động nhằm mục đích chính xác là nâng cao chất lượng sản phẩm mà không mất thời gian và với chi phí sản xuất tối thiểu. Đây là sự ra đi từ những công việc gấp gáp và bất khả kháng để chuyển sang một trạng thái mới của công ty, cái tên còn chưa được thành lập. Điều này đôi khi được gọi là "sự nhanh nhẹn" trong kinh doanh, đề cập đến tốc độ, sự nhanh nhẹn và lanh lợi.

Hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp là nâng cao chất lượng sản phẩm đồng thời tiết giảm chi phí. Đây không phải là một nhiệm vụ dễ dàng và để đạt được những mục tiêu đầy tham vọng như vậy sẽ đòi hỏi những chiến lược và những thay đổi lớn trong công ty.

Nhưng trò chơi rất đáng giá, bởi vì lợi thế chính của các công ty hiện đại tốt nhất là khả năng phản ứng nhanh chóng và đầy đủ với những thay đổi bên ngoài, giữđây là chi phí tối ưu. Cần phải hiểu rõ về công nghệ để đạt được mức hiệu quả hoạt động cao.

Đã xảy ra lỗi. Mọi thứ đã sai

Công ty đã hoạt động được vài năm với lợi nhuận tốt và thị phần ổn định. Không có gì thay đổi trong hệ thống quản lý, bởi vì “điều tốt nhất là kẻ thù của điều tốt”, và tại sao, khi các chỉ số của công ty đi đôi với biểu đồ lạm phát và thống kê thị trường khu vực. Tất cả đều tốt.

Tốt, nhưng không quá tốt. Bởi vì trong tình huống này, các triệu chứng đáng báo động chắc chắn sẽ xuất hiện:

• thủ tục bổ sung và các hành động quản lý đã lỗi thời, nhưng không ai loại bỏ chúng;
• trùng lặp công việc của các bộ phận khác nhau;
• thiếu thông tin hiện tại đáng tin cậy về tình trạng tài nguyên, bao gồm cả tài chính;
• thiếu kế hoạch tối ưu hóa chi phí và chi phí;
• thiết bị cũ, công nghệ lạc hậu;
• giảm hoạt động sáng tạo của nhân viên: đơn giản là họ không có thời gian.

Những triệu chứng như vậy không thể dẫn đến bất cứ điều gì tốt đẹp. Họ không.

Đây là kết quả:

• nhà nước bị thổi phồng, biên chế tăng thê thảm - bài báo về tiền lương;
• không ai kiểm soát chi phí;
• giấy tờ thừa xuất hiện - tài liệu báo cáo không cần thiết, các vị trí không có lợi trong báo cáo, v.v.;
• trong kho - tồn kho quá nhiều và trong báo cáo tài chính - đóng băng tiền trong kho;
• tâm trạng của nhân viên giống hội chứng trầm cảm chung của công ty,bất kỳ động lực nào đã không còn hoạt động, chỉ còn lại phương pháp "dưới gậy".

Chẩn đoán, như bạn có thể thấy, không quan trọng. Phương tiện xử lý hiện đại tốt nhất là tăng hiệu quả hoạt động. Hãy chuyển sang cách sử dụng, liều lượng và chống chỉ định.

Khái niệm, sắc thái và sự khác biệt

Sự khác biệt cơ bản giữa các phương pháp tiêu chuẩn nâng cao hiệu quả của công ty và sáng kiến dự án "Hiệu quả hoạt động" là gì?

Không bao giờ có chuyện lặt vặt trong khối vận hành các hoạt động của công ty. Một khiếm khuyết dường như không đáng kể ở phần đầu hoặc trong một nhánh phụ của chuỗi quy trình có thể dẫn đến những hậu quả tiêu cực nghiêm trọng. Loại bỏ những tình huống như vậy thường rất tốn kém từ mọi khía cạnh: tâm lý, tài chính, giao tiếp, v.v.

Ví dụ, bạn bắt đầu hành động theo cách truyền thống và bắt đầu giải quyết vấn đề tồn kho quá nhiều trong kho - để giảm mức tồn kho thành phẩm. Bạn đang tìm kiếm một giải pháp trong công ty. Và trong tình huống như vậy, có nguy cơ nhận được tác dụng phụ tiêu cực dưới dạng xung đột với nhà sản xuất, những người mà bạn đã đưa ra những yêu cầu bất khả thi để tăng tốc độ phát hành sản phẩm.

Thật không may, tác động của việc cố gắng giành chiến thắng trong một lĩnh vực này trong khi thua lỗ ở lĩnh vực khác là rất phổ biến: một chiến lược để cải thiện các chỉ số riêng lẻ thường dẫn đến việc giới thiệu một chương trình CNTT khác, làm phức tạp các quy trình kinh doanh hoặc đơn giản là tăng chi phí.

Chiến lược phòng điều hànhhiệu quả ngụ ý một cách tiếp cận cân bằng để tìm kiếm cơ hội cho dự trữ nội bộ và việc thực hiện chúng. Nó là sự tích hợp của tất cả các hoạt động trong công ty.

Hiệu quả hoạt động kinh doanh không có nghĩa là một chiến lược, điều này rất quan trọng. Chiến lược được phát triển với việc xác định các chỉ số mục tiêu, cách thức đạt được chúng, các vectơ chính của sự phát triển. Hiệu quả hoạt động về bản chất là một công cụ chiến thuật, nó là trạng thái hàng ngày của công ty với hiệu suất ổn định ở tất cả các vị trí.

Mọi thứ, ngay lập tức và nhanh chóng

Tỷ lệ tốt nhất giữa chi phí và kết quả cuối cùng của công việc là điều kiện chính để thực hiện khái niệm. Các công ty hoạt động theo định dạng này thực hiện các hành động tương tự nhanh hơn, tốt hơn và với một số lỗi tối thiểu. Chính sự kết hợp các tính chất này là một lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường. Vì sẽ không thể đạt được các chỉ số hiệu suất cao một cách nhanh chóng. Nó rất đắt. Để thực hiện khái niệm này, bạn cần kiên nhẫn, quyết tâm, kỹ năng giao tiếp cao, chương trình hiệu quả hoạt động và nhiều hơn thế nữa. Những chỉ số này không thể bị "đánh cắp" - nó sẽ không hoạt động theo bất kỳ cách nào để sử dụng của người khác. Do đó, hiệu quả hoạt động có hai đặc tính quý giá hơn - tính bền vững và tuổi thọ.

Hai trong một: cách tiếp cận tích hợp để thực hiện chiến lược

Không có sự phân loại rõ ràng về các cách tiếp cận chính để quản lý một tổ chức trong nền kinh tế. Không có nghi ngờ rằng nó phải là hệ thống. Nhưng sự lựa chọncủa các phương pháp quản lý hiện có có thể gây ra những khó khăn nhất định. Cách tiếp cận tốt nhất để tăng hoạt động vận hành là gì: cấu trúc, chức năng, tình huống, quy trình hoặc dự án?

Có vẻ như một giải pháp kết hợp sẽ phù hợp và hợp lý: kết hợp hai cách tiếp cận. Chúng ta đang nói về việc tích hợp các phương pháp tiếp cận dự án và quy trình. Để hài hòa chúng, cần phải phát triển cấu trúc của các hoạt động vận hành, tạo và thực hiện các quy trình sử dụng việc thực hiện thống nhất các dự án hiệu quả hoạt động. Tất cả những hành động này không mới và không cần thiết, chúng cần thiết trong mọi trường hợp. Do đó, việc lựa chọn quy trình và phương pháp tiếp cận dự án có vẻ khá dễ chấp nhận.

Giai đoạn phát triển và thực hiện

Tối ưu hóa quy trình kinh doanh của tổ chức. Nếu cách tiếp cận theo quy trình không được thực hiện trong công ty hoặc được thực hiện một cách chính thức, tình trạng này sẽ phải được thay đổi. Sẽ cần thiết phải tính toán và xây dựng các chuỗi hành động tối ưu dẫn đến cải thiện kết quả với chi phí tối thiểu về vật chất và nhân lực. Các nhân viên chịu trách nhiệm về "triết lý" quy trình trong công ty nên được phân công cụ thể với mô tả rõ ràng về trách nhiệm chức năng. Sự phục tùng trực tiếp phải rất cao - tốt nhất là người đứng đầu hoặc cấp phó thứ nhất

• Thành phần quan trọng nhất và rất hứa hẹn là sử dụng hợp lý nguồn nhân lực. Nguyên tắc này không có nghĩa là giới hạn ở nhữngcơ cấu tổ chức với các trách nhiệm chức năng được xác định rõ ràng của từng nhân viên. Chúng ta đang nói về các công nghệ tuyển dụng mới, quản lý nhân tài, các định dạng mới để đào tạo và phát triển nhân viên. Nói cách khác, việc tối ưu hóa nguồn nhân lực bao hàm trước hết là chất lượng cao của các nguồn lực này. Đây là những nhân viên có năng lực và có học thức.
• Nguyên tắc "Nguồn lực" - thái độ cẩn thận với các nguồn lực. Ngày nay, cụm từ “sản xuất tinh gọn” thường được sử dụng, có vẻ không chuyên nghiệp cho lắm. Thực tế là hệ thống "sản xuất tinh gọn" của Nhật Bản bao gồm các yêu cầu khá cụ thể và nghiêm ngặt mà nhiều người không biết. Bằng cách này hay cách khác, hiệu quả của hệ điều hành bao gồm cả vấn đề "tài nguyên". Một điểm quan trọng cần ghi nhớ là "thái độ cẩn thận" không có nghĩa là tiết kiệm tiền, mà là sử dụng tối ưu các loại tài nguyên.
• Giám sát các thay đổi thuộc bất kỳ bản chất nào - nội bộ và bên ngoài. Điều này không đơn giản như thoạt nhìn có vẻ như vậy. Thông tin về đối thủ cạnh tranh, công nghệ mới, thay đổi pháp luật, cãi vã giữa các trưởng bộ phận, tai nạn ở kho hàng xa - mọi thứ phải được xử lý và truyền qua các kênh đã thiết lập. Thành phần thông tin phải được viết tốt trong một quy trình kinh doanh chuyên dụng.
• Hệ thống kiểm soát và kế toán. Quy trình báo cáo có thẩm quyền tuân thủ các quy tắc của cơ chế quan liêu cổ điển. Khái niệm quan liêu là không đáng tin cậy, nó có nghĩa là quy trình làm việc chính xác: "mức tối thiểu cần thiết cho những người phù hợp." cách tiếp cận quy trình, cũng nhưnhững thay đổi khác nên được ghi lại vì một lý do: để theo dõi kết quả và những thay đổi trong KPI cho hoạt động.

Nhiệm vụ cho các công ty Nga

Trong bối cảnh thị trường điều tiết chặt chẽ, người tiêu dùng kỹ tính hơn, tốc độ tăng trưởng GDP chậm lại và nhiều sự kiện khác không giúp công ty dễ dàng phát triển, phạm vi cần phải được xác định rõ ràng. Họ thậm chí có thể được gọi là chiến đấu, và việc thực hiện khẩn cấp của họ - các hoạt động tiền tuyến. Bạn có thể làm mà không cần nói đùa, nhưng các chi tiết cụ thể nên rõ ràng:

• Cung cấp sự minh bạch với đối tác, tối ưu hóa chi phí, tăng độ phủ, cập nhật chiến lược kênh phân phối.
• Xây dựng liên minh chiến lược với các đối tác quan trọng kiểu mới: tích hợp và thay đổi các điều kiện hợp đồng.
• Dịch vụ cao cấp vô điều kiện: cách duy nhất để giữ khách hàng và có lợi thế cạnh tranh.
• Phát triển và thực hiện các tiêu chuẩn mới về bán hàng trực tiếp và gián tiếp.

Các công ty của Nga có mọi cơ hội để cải thiện các chức năng kinh doanh và nâng cao hiệu quả hoạt động. Chiến lược nên bao gồm ít nhất bốn lĩnh vực:

1. nâng cao năng suất lao động;
2. hiệu quả của quản lý nhân sự;
3. quản lý vốn hợp lý;
4. quan hệ khách hàng hiệu quả.

Quản lý hiệu quả hoạt động

Tất nhiên, đây là công việc kinh doanh của người lãnh đạo đầu tiên. Trong số các công cụ kiểm soátthực hiện các nhiệm vụ đã đặt ra, thẻ điểm cân bằng cũng được bao gồm, thực hiện công việc xuất sắc với việc phân tích và tính toán hiệu quả hoạt động.

Có ba lĩnh vực cần tập trung:

1. Xây dựng và duy trì một hệ điều hành tinh gọn và ổn định.
2. Hình thành cơ cấu tổ chức mới.
3. Tích hợp văn hóa doanh nghiệp và sự tham gia của nhân viên vào tất cả các hoạt động cải tiến.

Khi lập kế hoạch cho bất kỳ hành động hiệu quả nào, có bốn câu hỏi để tự hỏi bản thân:

• Làm thế nào để tối ưu hóa các điều kiện và nguồn lực cần thiết cho hành động này?
• Nhân sự nào nên tham gia? Mọi người sẽ được liên hệ như thế nào?
• Động lực của họ là gì và nên làm gì để tăng động lực đó?
• Những người có đủ năng lực hay họ cần được đào tạo?

Tất cả các loại hoạt động và hoạt động hoàn toàn phù hợp với các khối của quy trình kinh doanh. Nếu chúng chưa tồn tại, chúng sẽ cần được mô tả để sau đó được tối ưu hóa theo tất cả các quy tắc của khoa học quản lý doanh nghiệp hiện đại. Phương pháp tiếp cận theo quy trình về cơ bản khác với phương pháp chức năng và trên hết là ở khả năng thay đổi nhanh chóng và tập trung vào kết quả cuối cùng.

Nếu, với cách tiếp cận chức năng truyền thống, một công ty là một tập hợp các phòng ban, thì với cách tiếp cận quy trình, nó là một tập hợp các hoạt động dưới dạng quy trình. Đơn vị hoạt động chính của toàn bộ chiến lược cải tiến sẽ là hoạt động - viên gạch chính của thành công.

Người

Bây giờ họ gọi nó là thời trangThuật ngữ nhân sự "sự tham gia của nhân viên", đây thực sự là thành phần quan trọng nhất của sự thành công. Điều quan trọng là không thay thế sự tham gia này bằng nhiều cuộc khảo sát nhân viên nội bộ, vì điều đáng tiếc là thường xuyên xảy ra. Một cuộc khảo sát là một công cụ tuyệt vời mà bạn chắc chắn sẽ cần trong quá trình làm việc. Nhưng trước khi thực hiện một cuộc khảo sát, bạn cần phải làm việc chăm chỉ để hoàn toàn mọi nhân viên hiểu được vị trí và lý do tại sao toàn bộ công ty nói chung và bộ phận của nó nói riêng đang di chuyển. Và điều quan trọng nhất sẽ là hiểu được vai trò của chính anh ấy trong phong trào này. Động lực như vậy chưa bao giờ làm ai thất vọng, nó đáng giá rất nhiều.

Ngoài việc nhân viên hiểu sâu sắc mọi thay đổi của công ty, cần thực hiện nghiêm túc hệ thống chỉ tiêu KPI chính. Xét cho cùng, nếu bạn nhìn vào nó, thì các chỉ số quan trọng cổ điển cũng là các chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động.

Kết quả: cần có thành công ngay hôm nay

Rất có thể, các công ty ngày nay cần xem xét lại quan điểm của họ về cải tiến công nghệ: họ không thể tránh các hoạt động dự án nhằm cải tiến quy trình và hoạt động. Một vài năm trước, lợi thế cạnh tranh được hình thành bằng cách tập trung cải tiến theo một hướng - ví dụ: giảm chi phí sản xuất hoặc sửa đổi chương trình khách hàng thân thiết. Tác động của những thay đổi được thực hiện thường không đến ngay lập tức mà trong vài tháng hoặc thậm chí vài năm.

Hôm naytỷ lệ như vậy là không thể chấp nhận được. Tình hình đang thay đổi với tốc độ vũ trụ trên tất cả các mặt, hiện tại, cài đặt “thành công ngày hôm nay” đang hoạt động. Nhưng nó không chỉ là về tốc độ. Đạt được sự gia tăng các chỉ số chất lượng sản xuất trên nền tảng tối ưu hóa chi phí, dừng lại ở điều này giống như cái chết. Đã ở chu kỳ thứ hai hoặc thứ ba của quy trình, bạn cần bắt đầu đạt được lợi nhuận cao hơn. Đừng đợi các triệu chứng tiêu cực bắt đầu một dự án mới để loại bỏ chúng - phương pháp này không hoạt động nữa.

Ngày nay, không có và không thể có bất kỳ bí mật công ty hoặc bí mật nào gắn liền với những lợi ích cụ thể. Sự phát triển thành công và lợi thế tạm thời của bất kỳ hướng nào trong hoạt động của công ty đều là số lượng có giá trị rất đáng ngờ.

Việc duy trì lợi thế cạnh tranh sẽ không thể xảy ra với các sản phẩm hoặc lĩnh vực hoạt động cụ thể, mà với khả năng thích ứng nhanh chóng và hiệu quả của công ty. Khả năng thay đổi toàn diện cùng một lúc - nguồn nhân lực, quản lý hàng tồn kho, quy trình làm việc, dòng sản phẩm, khách hàng chính, quản lý rủi ro, v.v. - đó là điều mà quản lý hiệu suất hoạt động phải giống như một công ty cố định.

Thay cho lời kết: lối sống lành mạnh

Hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp là một quá trình thường xuyên, liên tục, không bao giờ có điểm dừng. Hình thức làm việc này nên trở thành một “lối sống lành mạnh” cho công ty - một cách tồn tại. Nói một cách ẩn dụ, không cần phải ăn kiêng nghiêm ngặt để giảm cân khẩn cấp vào mùa hè. Hoặc bắn hạtăng huyết áp khi dùng thuốc cứng.

Nói với nhân viên vào sáng thứ Hai, “Từ bây giờ, chúng tôi sẽ làm việc hiệu quả hơn” không phải là một lựa chọn, các nhà lãnh đạo có kinh nghiệm hiểu rõ điều này. Thu hút mọi người tham gia, giải thích càng nhiều càng tốt và cung cấp các công cụ cần thiết - đây là nhiệm vụ của những người lãnh đạo đầu tiên, để mọi người làm theo anh ta.

Không xảy ra hỏa hoạn hoặc các trường hợp bất khả kháng. Luôn luôn giữ được phong độ tốt, theo dõi bất kỳ thay đổi nào xung quanh, tìm ra các giải pháp thông minh và đẹp mắt, chủ động hành động … Cứ như vậy. Không còn cách nào khác.