2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44
Hiệu quả làm cho mọi người thành công, cạnh tranh. Một công cụ tuyệt vời để nghiên cứu cách bạn sử dụng thời gian làm việc hiệu quả là chụp ảnh thời gian làm việc, hay nói cách khác, nó còn được gọi là máy chấm công. Công cụ này là gì, cách sử dụng và kết quả nó mang lại - hãy đọc trong bài viết.
Chụp ảnh thời gian làm việc là gì?
Đây là một phương pháp nghiên cứu trong đó cả ngày làm việc hoặc một khoảng thời gian nhất định được đo liên tục. Nhờ sự quan sát này, bạn có thể nhận được thông tin về những gì một nhân viên, một nhóm nhân viên hoặc một đội đang làm trong ngày làm việc. Việc giám sát được thực hiện bởi một chuyên gia và một nghiên cứu như vậy cũng có thể được thực hiện một cách độc lập. Tất cả các hành động, cả liên quan đến công việc và sự phân tâm, nghỉ ngơi trong khói thuốc, giao tiếp không chính thức, v.v., đều được khắc phục hoàn toàn.
Trong số những nhân viên thích quản lý thời gianvà nhận ra tầm quan trọng của việc quản lý thời gian, nó là một công cụ phổ biến. Hơn nữa, nếu bạn quan tâm đến câu hỏi làm thế nào để tối ưu hóa thời gian làm việc, thì chụp ảnh thời gian làm việc sẽ là bước đầu tiên. Bạn chỉ có thể quản lý những gì được đo lường. Thông thường, chỉ cần quan sát, thậm chí không thay đổi ngày làm việc, đã giúp tăng hiệu quả.
Mục tiêu
Phương pháp này phục vụ một số mục đích. Một trong những điều quan trọng nhất là xác định các mất thời gian trong ngày làm việc. Tiếp theo là xác định lý do mất thời gian và phát triển một hệ thống các biện pháp cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn. Chụp ảnh thời gian làm việc cho phép bạn phát triển các tiêu chuẩn thời gian cho các quy trình làm việc, học hỏi kinh nghiệm tổ chức của những nhân viên thành công nhất và dạy nó cho những người khác để đạt được kết quả cao.
Loại nghiên cứu này trở nên đặc biệt có giá trị khi vấn đề mở rộng hoặc giảm nhân viên, phân bổ lại trách nhiệm đang được quyết định.
Nếu bạn muốn thảo luận với cấp trên về việc tăng lương hoặc tìm kiếm trợ lý, một bức ảnh cá nhân tự chụp về giờ làm việc sẽ là một cơ sở bằng chứng tuyệt vời. Bạn sẽ có lập luận chặt chẽ, người lãnh đạo sẽ xem xét các đề xuất của bạn nghiêm túc hơn nếu bạn chuẩn bị theo cách này.
Chụp ảnh thời gian làm việc
Mặc dù thực tế là tên của quy trình có chứa từ "chụp ảnh", nhưng không cần thiết bị chụp ảnh nào. Đủ giấy vàbút mực. Để đơn giản hóa công việc, các biểu mẫu làm sẵn với các mẫu điền đã được phát triển. Chúng có thể được tìm thấy trong các hệ thống pháp luật như "Nhà tư vấn". Bạn có thể tự phát triển biểu mẫu hoặc lấy bằng một bảng thông thường.
Một ngày không phải lúc nào cũng đủ, vì vậy việc giám sát có thể mất vài ngày.
Toàn bộ quá trình có thể được chia thành ba giai đoạn: chuẩn bị, quan sát, xử lý kết quả. Ở giai đoạn chuẩn bị, các biểu mẫu được biên soạn và điền vào, ở giai đoạn quan sát, hồ sơ được lưu giữ, ở giai đoạn xử lý kết quả, họ tính toán thời gian thực hiện của loại công việc này hoặc loại công việc đó, phân tích hiệu quả và đưa ra kết luận.
Kết quả đếm
Để thuận tiện hơn trong việc đếm, các phép toán cùng loại được kết hợp, thu thập theo nhóm. Các nhóm phổ biến nhất là:
- Công tác chuẩn bị và hoàn thiện (khởi động thiết bị, chuẩn bị các dụng cụ cần thiết, tắt thiết bị, vệ sinh nơi làm việc).
- Các vấn đề về tổ chức.
- Thời gian được sử dụng để trực tiếp thực hiện nhiệm vụ.
- Nghỉ ngơi và nghỉ trưa.
Các nhóm nhỏ hơn có thể được xác định nếu thích hợp cho một nghiên cứu cụ thể. Sau đó, một hệ số được tính toán cho thấy hiệu quả hoặc không hiệu quả trong ngày làm việc của nhân viên.
Bảng thời gian
Biểu mẫu phải có “tiêu đề” để nhập thông tin về tên đầy đủ và chuyên ngànhnhân viên, cơ sở nơi nghiên cứu đang được tiến hành, ngày và giờ phân tích.
Vậy thì nên có một cái bàn. Cột đầu tiên là số thứ tự, sau đó là cột tên công việc đã thực hiện. Cột thứ ba cho biết khoảng thời gian từ khi nào và trong bao lâu công việc được thực hiện. Cột thứ tư tính lượng thời gian dành cho công việc. Bạn có thể thêm một cột nhận xét.
Các loại hình nghiên cứu chính
Một nhân viên có thể được quan sát, sau đó sẽ là một bức ảnh cá nhân. Họ có thể xem một nhóm hoặc lữ đoàn, sau đó đó sẽ là ảnh nhóm hoặc lữ đoàn.
Nếu việc quan sát được thực hiện trong suốt cả ngày làm việc, thì một bức ảnh như vậy được gọi là một bức ảnh cổ điển. Bạn không thể sửa chữa cả ngày mà chỉ những khoảnh khắc riêng lẻ.
Một bộ phận nữa đã được đề cập ở trên. Một chuyên gia có thể quan sát, hoặc bạn có thể tự chụp ảnh ngày làm việc. Khi sử dụng người quan sát bên ngoài, bạn có thể gặp phải phản ứng tiêu cực từ nhân viên. Họ có thể từ chối làm việc dưới sự giám sát, hoặc ngược lại, bắt đầu làm việc nhanh hơn và nhiều hơn bình thường, dẫn đến dữ liệu không chính xác về chi phí thời gian.
Nghiên cứu có thể được thực hiện với sự trợ giúp của thiết bị video. Một mặt, điều này cho phép bạn có được thông tin khách quan, mặt khác, không phải mọi hành động đều có thể được phân biệt rõ ràng bằng cách chỉ quan sát nó từ một phía mà không có nhận xét từ người thực hiện công việc đó.
Tâm lýchuẩn bị
Nghiên cứu cách nhân viên sử dụng thời gian làm việc - chụp ảnh thời gian làm việc, một cách đơn giản về mặt kỹ thuật nhưng khó về mặt tâm lý. Nhân viên coi những nghiên cứu như vậy là một nỗ lực để giám sát chúng, làm xấu đi điều kiện làm việc, xác định những thiếu sót và trừng phạt.
Vì vậy, điều quan trọng là phải chú ý đến những giải thích sơ bộ về tầm quan trọng của một nghiên cứu như vậy. Môi trường tâm lý trong đội có ảnh hưởng nghiêm trọng. Nếu mọi người làm việc trong bầu không khí tin cậy và thiện chí, họ sẽ sẵn sàng làm bất cứ điều gì có thể giúp tổ chức hoạt động hiệu quả và cạnh tranh hơn. Ngược lại, nếu đội có đặc điểm là không tin tưởng, thường xuyên bị trừng phạt, thì sẽ rất khó để có được thông tin đáng tin cậy thực sự mang lại kết quả.
Điều quan trọng là phải xây dựng một hệ thống động lực để nhân viên có thể làm việc hiệu quả nhất.
Mổ xẻ một ví dụ
Không phải nhân viên nào cũng có thể đưa ra thời gian chính xác của ngày làm việc. Cái khó nhất là ứng xử với những nhân viên ở vị trí quản lý, việc chụp ảnh thời gian làm việc của một kế toán là đặc biệt khó. Sẽ dễ dàng hơn với những chuyên gia có hoạt động của họ có ranh giới rõ ràng và các tính năng đặc biệt. Theo quy định, đây là những chuyên ngành làm việc.
Hãy xem một ví dụ. Một nhân viên là một người quản lý trong một bộ phận của công ty. Đây là hình ảnh thời gian làm việc (mẫu):
- Bắt đầu ngày làm việc - 9:00.
- Chuẩn bị nơi làm việc(khởi động máy tính, chuẩn bị tài liệu) - 9-10.
- Planerka - 9-15.
- Trò chuyện qua điện thoại với khách hàng chính - 9-30.
- Kiểm tra email - 9-42.
- Chuẩn bị hợp đồng cho khách hàng - 9-53.
- Phá khói - 10-37.
- Chuẩn bị giới thiệu sản phẩm mới cho khách hàng - 10-57.
- Trưa - 14-05.
- Thực tập cho nhân viên mới - 14-58.
- Phá khói - 16-15.
- Gọi cho khách hàng - 16-30.
- Cuối ngày (lau màn hình, tắt máy tính) - 17-55.
- Rời khỏi nhà - 18-00.
Bây giờ bạn cần tính toán thời gian thực hiện mỗi hành động, phân bổ các loại công việc thành các nhóm, tính toán tỷ lệ hiệu quả của người quản lý. Ảnh thời gian làm việc (ví dụ) này sẽ giúp bạn tự làm.
Ai cần thông tin này?
Trước hết, các bên liên quan là các nhà quản lý và chủ sở hữu của công ty, những người muốn hiểu mức độ tối ưu của đội ngũ nhân viên, liệu nguồn lao động của công ty có được sử dụng hiệu quả hay không.
Nhân viên của bộ phận nhân sự, các bộ phận nhân sự cũng cần có những nghiên cứu tương tự để đưa ra mô tả công việc khả thi, lựa chọn chính xác số lượng nhân viên mà tổ chức cần và tiến hành công việc nghiên cứu.
Bản thân các nhân viên có trách nhiệm quan tâm đến thực tế là ngày làm việc được sử dụng hiệu quả, không có thời gian chết và công việc khẩn cấp, không có tình huống tăng ca hoặc làm việcnhà.
Bây giờ bạn đã làm quen với một kỹ thuật cho phép bạn đánh giá xem thời gian làm việc có đang được sử dụng hiệu quả hay không (ảnh chụp thời gian làm việc). Hãy thử đưa phương pháp vào thực tế, bạn sẽ tìm thấy một số lượng lớn dự trữ, bạn sẽ thấy cách làm việc tối ưu. Nhờ cách tiếp cận này, bạn có thể trở thành một trong những nhân viên năng suất nhất của công ty và điều này chắc chắn sẽ được mọi người nhìn thấy và đánh giá cao.
Đề xuất:
Hạn sử dụng của đồng hồ nước: thời gian sử dụng và vận hành, thời hạn kiểm định, quy tắc vận hành và thời gian sử dụng đồng hồ nước nóng lạnh
Thời hạn sử dụng của đồng hồ nước khác nhau. Nó phụ thuộc vào chất lượng của nó, tình trạng của đường ống, kết nối với nước lạnh hoặc nước nóng, nhà sản xuất. Trung bình các nhà sản xuất công bố khoảng 8 - 10 năm hoạt động của các thiết bị. Trong trường hợp này, chủ sở hữu có nghĩa vụ thực hiện việc xác minh của họ trong thời hạn do luật định. Chúng tôi sẽ cho bạn biết thêm về điều này và một số điểm khác trong bài báo
Ký hiệu trong bảng thời gian. Cách điền vào bảng thời gian (mẫu)
Thời gian làm việc và kế toán của nó là những thành phần quan trọng của bất kỳ tổ chức nào, cho phép bạn kiểm soát các hoạt động của công ty và kỷ luật nhân viên. Để đơn giản hóa thủ tục này, một biểu mẫu đặc biệt đã được phát triển - bảng thời gian
Mẫu điền thời gian làm việc. Bảng thời gian quan sát
Điền chính xác biểu mẫu chấm công, cũng như ấn định giờ làm việc, là một quá trình khó khăn cần được chú ý đặc biệt. Điều chính là phải tính đến tất cả thời gian đã sử dụng, cũng như mô tả chính xác tất cả các giai đoạn và giai đoạn làm việc
Hạch toán giờ làm việc trong kế toán tổng hợp. Hạch toán tổng hợp thời gian làm việc của lái xe với lịch trực ca. Giờ làm thêm với kế toán tóm tắt về thời gian làm việc
Bộ luật Lao động quy định về công việc có cách tính tổng thời gian làm việc. Trên thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng sử dụng giả định này. Theo quy định, điều này là do những khó khăn nhất định trong tính toán
Sberbank làm việc vào những ngày nào: cuối tuần và ngày lễ, giờ làm việc, thời gian nghỉ kỹ thuật và phản hồi từ khách hàng của ngân hàng
Sberbank có mạng lưới chi nhánh rộng nhất ở Nga. Mặc dù thực tế là nhiều khách hàng chỉ sử dụng các sản phẩm trực tuyến, thậm chí chủ thẻ có nhu cầu đến chi nhánh, chẳng hạn để thay thế thẻ vào cuối kỳ hạn. Để làm được điều này, khách hàng nên biết Sberbank hoạt động vào những ngày nào
