2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44
Thời gian làm việc và kế toán của nó là những thành phần quan trọng của bất kỳ tổ chức nào, cho phép bạn kiểm soát các hoạt động của công ty và kỷ luật nhân viên. Để đơn giản hóa thủ tục này, một biểu mẫu đặc biệt đã được phát triển - bảng thời gian. Nó tồn tại ở cả phiên bản giấy và điện tử. Và mỗi loài đều có những sắc thái riêng trong việc lấp đầy.
Ai điền vào bảng chấm công
Mỗi tổ chức chỉ định một người chịu trách nhiệm duy trì bảng thời gian, tập trung vào các chi tiết cụ thể của hoạt động và số lượng nhân viên. Nếu tổ chức nhỏ và tất cả công việc được thực hiện trong văn phòng, thì thanh tra nhân sự, kế toán hoặc người được ủy quyền khác sẽ lên lịch cho nhân viên.
Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều cơ sở, việc lập bảng chấm công cho nhân viên trực tiếp tại nơi làm việc của họ sẽ dễ dàng hơn nhiều. Trong trường hợp này, trách nhiệm này thuộc về quản đốc hoặc trưởngchia nhỏ theo đơn đặt hàng riêng hoặc được quy định trong hợp đồng lao động.
Thuật toán làm việc với bảng chấm công
Trước hết, bạn cần biết rằng mọi doanh nghiệp đều phải có bảng thời gian định kỳ (nghĩa là phiên bản giấy). Mẫu có thể tự in hoặc đặt hàng từ nhà in.
Có hai hình thức được chấp thuận: T-12 và T-13. Sự khác biệt của họ là cái đầu tiên không chỉ tính đến giờ làm việc mà còn có các cột để tính lương hàng tháng. Chúng được điền theo cùng một sơ đồ, cụ thể là mỗi tháng vào ngày đầu tiên, một bảng thời gian mới được mở. Cần điền vào các cột:
- Tên công ty (theo tài liệu cấu thành), số sê-ri và ngày hoàn thành.
- Khoảng thời gian mở bảng chấm công.
- Số lượng nhân sự thứ tự và dữ liệu của họ từ thẻ cá nhân.
Phần còn lại của dữ liệu được nhập trong vòng một tháng và việc điền vào phần liên quan đến tiền lương vẫn thuộc về nhân viên kế toán.
Các ký hiệu trong bảng thời gian
Để điền bảng thời gian nhanh hơn và thuận tiện hơn, một hệ thống ký hiệu đã được phát triển và phê duyệt. Chúng phản ánh phương thức làm việc và nghỉ ngơi và các sắc thái khác. 36 chỉ định được cung cấp. Nhưng đôi khi con số này không đủ để hiển thị chính xác tất cả thông tin về một nhân viên.
| Tên | Ký hiệu chữ cái | Chỉ định số | |
| 1 | Giờ ban ngày và buổi tối | Tôi | 01 |
| 2 | Giờ mở cửa ban đêm | N | 02 |
| 3 | Làm việc cuối tuần và ngày lễ | RP | 03 |
| 4 | Tăng ca | c | 05 |
| 5 | Đi công tác | K | 10 |
| 6 | Nghỉ chính | từ | 14 |
| 7 | Nghỉ thêm | một | 15 |
| 8 | Nghỉ học | Ư | 16 |
| 9 | Thời gian làm việc ngắn cho sinh viên | UV | 17 |
| 10 | Nghỉ học bổ sung không lương | UD | 18 |
| 11 | Nghỉ thai sản | r | 19 |
| 12 | Nghỉ thai sản (trả một phần) | veh | 20 |
| 13 | Nghỉ thai sản (không lương) | oj | 21 |
| 14 | Nghỉ không lương | đến | 22 |
| 15 | Nghỉ không lương vì lý do pháp lý | OZ | 24 |
| 16 | Nghỉ ốm | B | 25 |
| 17 | Chưa thanh toánkhuyết tật | t | 26 |
| 18 | Giờ giảm làm | ch | 27 |
| 19 | Thời gian ngừng hoạt động (vì lý do không phải của nhân viên) | vp | 28 |
| 20 | Vắng mặt vì lý do pháp lý (có lương) | g | 29 |
| 21 | Vắng mặt không phép | CV | 31 |
| 22 | Giờ không làm việc (nếu nhà tuyển dụng đã đặt công việc bán thời gian) | NS | 32 |
| 23 | Cuối tuần | đến | 33 |
| 24 | Đình | ZB | 34 |
| 25 | Vắng mặt không rõ lý do | НН | 35 |
Bảng hiển thị các ký hiệu được sử dụng phổ biến nhất trong bảng thời gian. Mô tả chi tiết hơn và danh sách đầy đủ thường nằm ở trang đầu tiên của biểu mẫu. Điều này giúp dễ dàng điều hướng các ký hiệu và xác định xem nên đặt gì vào ô trong tình huống nào.
Điền mẫu thông thường
Điền vào bảng thời gian là một công việc nặng nhọc đòi hỏi sự chú ý. Nó có thể được thực hiện, chẳng hạn như phương pháp tham dự liên tục và vắng mặt.
Trong trường hợp này, dữ liệu được nhập vào từng cột. Các biểu tượng cho biết cả sự hiện diện của nhân viên tại nơi làm việc và sự vắng mặt của họ, cho biết lý do. Nó cũng cho biết số giờchi tiêu tại nơi làm việc.
Trong chính bảng chấm công, nó sẽ như thế này: vào một ngày nghỉ, hãy đặt ký tự "B", dưới nó là 0, vào một ngày làm việc, chẳng hạn như "I" và số giờ. 8. Tương tự như cuối tuần, nhiều lý do vắng mặt khác nhau được ghi nhận, từ đi công tác đến vắng mặt không rõ lý do.
Tính toán bảng thời gian trong trường hợp này dễ dàng hơn một chút, bởi vì tất cả các con số và chỉ định cần thiết đã ở ngay trước mắt bạn. Điều này đặc biệt đúng đối với các chuyên gia có ít kinh nghiệm làm việc - vì vậy họ sẽ ít có khả năng nhầm lẫn và mắc lỗi.
Điền vào bảng chấm công một cách khôn ngoan
Ngoài ra còn có một phương pháp để đăng ký độ lệch. Nó được áp dụng khi ngày làm việc có cùng thời gian trong suốt thời gian. Trong trường hợp này, chỉ các tình huống không chuẩn mới được lưu ý, đó là nghỉ học, làm thêm giờ, đi công tác, v.v. Khi sử dụng phương pháp này, thời gian tiêu tốn ít hơn nhiều và kết quả cuối cùng là như nhau trong cả hai trường hợp.
Trên tờ giấy có dạng như sau: dòng trên cùng chứa thông tin về sự vắng mặt của nhân viên tại nơi làm việc - V, K, FROM, HH, PR, B và các dòng khác. Dòng dưới cùng để trống. Thật vậy, trong phép tính cuối cùng về số giờ làm việc, số không không quan trọng và với cùng độ dài của ngày làm việc, nó vẫn chỉ để thực hiện các hành động đơn giản nhất: đếm số ô trống ở dòng trên cùng (đây là những người tham dự) và nhân với số giờ.
Phương pháp này thuận tiện hơn cho người có kinh nghiệmcán bộ nhân sự và kế toán. Nó cũng rất phù hợp cho các tổ chức nhỏ, nơi số lượng nhân viên ít. Nếu ban quản lý của bạn không biết về một hệ thống theo dõi thời gian đơn giản hơn, thì đã đến lúc đề xuất hệ thống đó cho họ.
Duy trì bảng thời gian trên máy tính
Ngoài phiên bản giấy, còn có một số phiên bản điện tử. Như đã đề cập ở trên, các bảng chấm công phải được sao chép mà không bị lỗi. Điều này là cần thiết để dữ liệu về công việc của nhân viên không bị mất và độ tin cậy của họ được khẳng định (xét cho cùng, không thể sử dụng máy tính ở mọi nơi).
Một trong những lựa chọn hợp lý hơn là bảng chấm công được tạo trong các chương trình văn phòng. Excel là hoàn hảo cho mục đích này. Bảng tính cho phép bạn tạo bất kỳ loại và kích thước tài liệu nào. Ngoài ra, nhờ khả năng thiết lập công thức, việc tổng hợp và tính toán dữ liệu trung gian trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Sử dụng phần mềm chuyên dụng
Trong trường hợp không đủ kỹ năng về bảng tính, nhân viên hoặc ban quản lý có thể chọn một chương trình tương tự khác. Bảng thời gian trong trường hợp này sẽ giống với phiên bản giấy. Điều này sẽ giúp giảm thời gian xử lý tài liệu.
Cũng cần lưu ý rằng mỗi chương trình liên quan đến việc sử dụng các phiên bản được cấp phép. Tất nhiên, tại các nhà cung cấp khác nhau, họ có chi phí riêng. Ví dụ: chương trình Bảng thời gian sẽ khiến người dùng mất phí từ1000 chà. trở lên - tùy thuộc vào số lượng nhân sự.
Một điểm cộng nữa của những tiện ích đó là bạn không cần phải điền vào tờ giấy chấm công. Biểu mẫu có tất cả các dấu rất dễ in bất cứ lúc nào. Chức năng này chắc chắn có trong mọi chương trình tương tự.
Về lưu trữ tài liệu
Bảng chấm công dùng để làm gì? Đây là căn cứ để hạch toán tính lương bằng khoản này hay khoản khác, đồng thời là bằng chứng chính cho thấy người lao động đã ở nơi làm việc và thực hiện nhiệm vụ của mình. Không nghi ngờ gì nữa, tài liệu này rất quan trọng đối với mọi tổ chức.
Vậy thì hình thức này được giữ trong bao lâu? Bảng thời gian phải được lưu giữ trong một năm. Điều này được thiết lập bởi luật pháp và các tiêu chuẩn đó phải được tuân thủ.
Nếu bạn làm mất tờ thời gian đã đóng, đừng hoảng sợ. Nó luôn có thể được khôi phục bằng cách sử dụng các tài liệu khác. Đối với điều này, thông tin giải thích, nghỉ ốm, thông tin về chuyến công tác, lịch nghỉ, v.v. được sử dụng. Mọi thứ xác nhận và giải thích sự vắng mặt của một người tại nơi làm việc của anh ta đều có thể được sử dụng để khôi phục dữ liệu.
Ai có thể cần phiếu điểm?
Tài liệu này thường được yêu cầu cho nhiều lần kiểm tra khác nhau. Ví dụ: dịch vụ thuế kiểm tra sự hiện diện của mình trong tổ chức và tính chính xác của việc điền.
Việc không có bảng thời gian ngay cả ở công ty nhỏ nhất có thể là lý do cho một khoản tiền phạt khá lớn. Tương tựxảy ra khi có lỗi trong việc điền vào các biểu mẫu. Điều này áp dụng cho cả việc tính toán và sử dụng sai ký hiệu.
Sự hiện diện của bảng thời gian là bắt buộc. Chúng cần thiết cho chính công ty (kế toán, xử lý kỷ luật nhân viên) và cho các tổ chức kiểm toán. Và quan trọng nhất - áp dụng chính xác các ký hiệu trong bảng thời gian. Sau đó, bạn có thể tránh một số vấn đề với nhân viên và cơ quan quản lý.
Đề xuất:
Hạn sử dụng của đồng hồ nước: thời gian sử dụng và vận hành, thời hạn kiểm định, quy tắc vận hành và thời gian sử dụng đồng hồ nước nóng lạnh
Thời hạn sử dụng của đồng hồ nước khác nhau. Nó phụ thuộc vào chất lượng của nó, tình trạng của đường ống, kết nối với nước lạnh hoặc nước nóng, nhà sản xuất. Trung bình các nhà sản xuất công bố khoảng 8 - 10 năm hoạt động của các thiết bị. Trong trường hợp này, chủ sở hữu có nghĩa vụ thực hiện việc xác minh của họ trong thời hạn do luật định. Chúng tôi sẽ cho bạn biết thêm về điều này và một số điểm khác trong bài báo
Mẫu điền thời gian làm việc. Bảng thời gian quan sát
Điền chính xác biểu mẫu chấm công, cũng như ấn định giờ làm việc, là một quá trình khó khăn cần được chú ý đặc biệt. Điều chính là phải tính đến tất cả thời gian đã sử dụng, cũng như mô tả chính xác tất cả các giai đoạn và giai đoạn làm việc
Làm cách nào để nhập trình điều khiển vào chính sách OSAGO điện tử? Cách thực hiện các thay đổi đối với chính sách OSAGO điện tử
Làm thế nào để tính toán chi phí của chính sách nếu bạn cần nhập tài xế hoặc thực hiện các thay đổi khác đối với nó? Nguyên tắc tính toán chi phí của chính sách OSAGO với trình điều khiển mới
Bảng cân đối thanh lý là Định nghĩa khái niệm, phê duyệt, biểu mẫu và mẫu điền bảng cân đối thanh lý
Bảng cân đối thanh lý là một hoạt động tài chính quan trọng được lập trong quá trình kết thúc hoạt động của một tổ chức. Nó có thể là trung gian hoặc cuối cùng. Bài báo cho biết mục đích của những tài liệu này là gì, thông tin nào được nhập vào chúng, cũng như cách thức và thời điểm chúng được chấp thuận và nộp cho Sở Thuế Liên bang
Hạch toán giờ làm việc trong kế toán tổng hợp. Hạch toán tổng hợp thời gian làm việc của lái xe với lịch trực ca. Giờ làm thêm với kế toán tóm tắt về thời gian làm việc
Bộ luật Lao động quy định về công việc có cách tính tổng thời gian làm việc. Trên thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng sử dụng giả định này. Theo quy định, điều này là do những khó khăn nhất định trong tính toán
