Giám sát: nhiệm vụ và mô tả công việc. Kỹ năng giám sát

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Mức độ thương mại hiện đại khác đáng kể so với mối quan hệ trong quá khứ giữa người bán và người mua. Hiện tại, nhiều ngành nghề với những cái tên không bình thường đối với người tiêu dùng trong nước đã xuất hiện trên thị trường lao động và trong nền kinh tế toàn cầu. Về vấn đề này, người ta thường có thể nghe thấy câu hỏi: ai là người giám sát và anh ta làm gì?

Đây là tên một nghề phương Tây, đã trở thành một phần của ngành kinh tế hiện đại. Nói chung, nó thể hiện sự lãnh đạo của một nhóm nhân viên. Về cơ bản, các chuyên gia trong nghề này điều phối công việc của người thúc đẩy, người quản lý và đại diện bán hàng. Để hiểu chi tiết hơn ý nghĩa của người giám sát (ai là ai và làm công việc gì), bạn nên xem xét mô tả công việc của nhân viên này.

Quy định chung

Người được tuyển dụng cho vị trí này là quản lý cấp thấp hoặc cấp trung. Việc làm của anh ta phụ thuộc trực tiếp vào trưởng phòng kinh doanh và lãnh đạo cao nhất của công ty. Một khi người giám sát ở vị trí này, người đó báo cáo trực tiếp với những người giám sát này và được trao khả năng ra lệnh.cấp dưới của chính mình. Trong trường hợp không có một trong các cấp dưới, nhân viên này phải thay thế vị trí của họ, nhưng chỉ một người do giám đốc bổ nhiệm mới có thể đảm nhận vị trí của anh ta.

Để có được vị trí này trong công ty, ứng viên phải có trình độ học vấn chuyên môn cao hơn. Các nhà tuyển dụng hiếm khi để ý đến thâm niên. Nhưng nếu nhân viên chỉ có trình độ trung cấp chuyên ngành và có chứng chỉ đã hoàn thành các khóa học làm việc với cấp dưới thì kinh nghiệm làm việc ở vị trí quản lý phải từ một năm trở lên. Trong công việc của mình, anh ấy phải dựa vào các hành vi pháp lý và quy định, mệnh lệnh của ban quản lý, các quy định nội bộ, điều lệ công ty và các hướng dẫn.

Kiến thức

Mục đích chính của việc phỏng vấn một giám sát viên là để kiểm tra kiến thức và tính chuyên nghiệp của anh ta. Một nhân viên được nhận vào vị trí này bắt buộc phải biết luật lao động, những điều cơ bản về khởi nghiệp, kinh doanh và nền kinh tế thị trường. Trước khi bắt đầu thực hiện các chức năng của mình, anh ta phải tự làm quen với cơ cấu và đội ngũ nhân viên của công ty, tìm hiểu sơ lược về các hoạt động, chuyên môn hóa của công ty và suy nghĩ về con đường phát triển lâu dài. Ngoài ra, nhân viên phải tìm hiểu cách thức tiến hành chính sách nhân sự của tổ chức, theo chiến lược mà tổ chức phát triển và quy trình công nghệ nào diễn ra tại doanh nghiệp.

Để hoàn thành nhiệm vụ của mình với chất lượng cao, người quản lý phải hiểu biết chung, lao động và tâm lý học đặc biệt, xã hội học, các quy tắc và thời gian dành chohoạt động lao động của cấp dưới, phương pháp đánh giá chất lượng công việc của họ. Ngoài ra, kiến thức của anh ấy nên bao gồm đạo đức giao tiếp kinh doanh, các phương pháp giải quyết các công việc về nhân sự, tổ chức và quản lý cũng như mục đích và quy tắc sử dụng công nghệ máy tính hiện đại để xử lý thông tin.

Chức năng

Điều đầu tiên mà người giám sát làm là thông báo cho cấp dưới của mình về những nhiệm vụ mà họ phải thực hiện. Chính nhân viên này sẽ kiểm tra xem họ đã sẵn sàng bắt tay vào công việc hay chưa, và phân phối tổng khối lượng công việc cho họ. Anh ấy chịu trách nhiệm điều phối công việc và trong trường hợp không lường trước được hoặc thất bại trong quy trình công việc chung, anh ấy chỉ định một người thực hiện mới để đảm bảo thực hiện trơn tru các nhiệm vụ được giao. Trong trường hợp cần thiết, nhân viên tổ chức thay thế cho các nhân viên trong công ty, phải xác định ưu tiên thực hiện những công việc nào, đảm bảo tất cả nhân viên tuân thủ đúng tiến độ công việc, phân bổ nhân sự, phân công theo ca để đảm bảo hoàn thành khối lượng công việc dự kiến. thời gian và ở cấp độ cao.

Trách nhiệm

Nhiệm vụ của người giám sát bao gồm kiểm tra xem cấp dưới của anh ta có tất cả các vật liệu, công nghệ và thông tin cần thiết hay không, nếu không có những thứ đó họ sẽ không thể thực hiện các nhiệm vụ được giao. Nó sẽ ngăn chặn thời gian chết trong công việc, kiểm soát để không có trường hợp khẩn cấp và ngừng trệ của quy trình làm việc.

Nhân viên có nghĩa vụ thanh lý vàngăn ngừa xung đột giữa các cấp dưới, đánh giá chất lượng công việc của từng cá nhân cấp dưới để xác định tính hợp lý của việc giao phó những nhiệm vụ này cho anh ta và liệu có thể tăng số lượng nhiệm vụ của anh ta hay không. Nhờ kiến thức về tâm lý học, ông kiểm tra sự trung thành, đĩnh đạc và mức độ đáng tin cậy của người lao động. Người giám sát cũng có trách nhiệm phân tích hành vi của nhân viên khi làm việc với khách hàng, kiểm tra tác phong chuyên nghiệp và báo cáo với cấp dưới về những sai lầm mà họ đã mắc phải và sự cần thiết phải sửa chữa.

Chức năng khác

Trong số các chức năng của người quản lý này, cần nhấn mạnh việc cung cấp các hướng dẫn cho cấp dưới về các nhiệm vụ bắt buộc, kiểm tra sự sẵn sàng thực hiện các loại công việc, cũng như theo dõi tình trạng của nhân viên, phân tích khả năng thực hiện của họ làm việc mà không gây hại cho công ty và trong trường hợp loại bỏ hoặc thay thế một nhân viên, anh ta có nghĩa vụ thông báo cho cấp quản lý cao hơn.

Đảm bảo rằng hệ thống khen thưởng và phạt cho nhân viên được áp dụng kịp thời và hiệu quả, đồng thời thực hiện các cuộc trò chuyện với họ, tìm ra lý do không hài lòng trong công việc và giúp giải quyết các vấn đề cá nhân và công ty. Nếu một trong các nhân viên không thể hoàn thành nhiệm vụ được giao, hãy tổ chức các sự kiện đặc biệt để nâng cao kỹ năng chuyên môn của họ và nếu điều này không giúp ích được gì, hãy gửi yêu cầu đến cấp quản lý để sa thải nhân viên chậm trễ.

Nhiệm vụ khác

Nhiệm vụ của người giám sát bao gồmđịnh nghĩa các tiêu chí và yêu cầu đối với ứng viên để có được một công việc trong công ty và lựa chọn ứng viên cho vị trí này. Anh ta phải giới thiệu nhân viên mới vào nhóm, cung cấp cho họ mọi thứ họ cần để điều hướng đến nơi làm việc mới, giải thích các nguyên tắc về nhân sự và chính sách lao động của công ty.

Ngoài ra, anh ta phải đảm bảo công việc liên thông giữa bộ phận của mình với các bộ phận khác của tổ chức, lưu giữ hồ sơ về việc làm của cấp dưới và công việc họ đã làm. Người lao động phải ghi lại chất lượng công việc, tính kịp thời của việc thực hiện, lý do vi phạm tiến độ công việc để báo cáo cấp trên. Nếu cần, anh ấy tự giải quyết một số công việc của nhân viên.

Quyền

Bản mô tả công việc của người giám sát cho thấy nhân viên này có quyền truy cập vào tất cả các hồ sơ cá nhân của cấp dưới, tham gia vào việc phát triển và phê duyệt các kế hoạch của công ty, bao gồm cả việc thay đổi các bộ phận của công ty. Nếu có những thay đổi trong chính sách sản xuất, anh ta có quyền triệu tập một cuộc họp tự do để giải thích những dữ liệu mới cho cấp dưới. Ngoài ra, các quyền của anh ấy bao gồm khả năng yêu cầu ban quản lý cung cấp cho bộ phận của anh ấy tất cả các vật liệu, nguồn lực và thông tin cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ được giao.

Người giám sát giao dịch có thể lấy bất kỳ thông tin tài chính nào liên quan đến nhân viên của mình từ bộ phận kế toán, cũng như đưa ra các khuyến khích tài chính hoặckhiển trách những người lao động cụ thể về mức độ họ thực hiện tốt và kịp thời các nhiệm vụ của mình và tuân thủ các quy tắc của công ty.

Một nhân viên có quyền đóng vai trò trung gian giữa cấp dưới và quản lý cấp cao trong quá trình giải quyết các vấn đề và xung đột sản xuất. Anh ta có thể nâng cao kiến thức, làm quen với các tài liệu cần thiết và cũng yêu cầu anh ta và cấp dưới của mình được cung cấp các điều kiện làm việc tối ưu phù hợp với luật pháp hiện hành của đất nước.

Trách nhiệm

Nghề nghiệp của một người giám sát giả định rằng một nhân viên, sau khi nhận một công việc, chịu trách nhiệm về chất lượng và tính kịp thời của việc thực hiện nhiệm vụ của mình, và cũng phải chịu trách nhiệm về công việc của nhân viên cấp dưới, việc thực hiện không đúng cách của họ. chức năng và tất cả các tội. Ngoài ra, anh phải chịu trách nhiệm về những vi phạm pháp luật lao động, hành chính, hình sự hiện hành trong quá trình làm việc. Anh ta cũng có thể phải chịu trách nhiệm nếu hành động của anh ta hoặc sai lầm của cấp dưới dẫn đến thiệt hại vật chất cho công ty.

Kỹ năng giám sát

Ứng viên cho vị trí này phải có những kỹ năng và phẩm chất nhất định. Những nhân viên có tư duy hệ thống được đánh giá cao, họ không chỉ có thể nhìn tình hình từ bên ngoài mà còn có thể đưa ra dự báo tình hình sẽ phát triển theo hướng nào. Điều rất quan trọng là phải hiểu cấu trúc của một doanh nghiệp kinh doanh, biết chi tiết cụ thể về lĩnh vực mà công ty hoạt động, cũng như có bài phát biểu kinh doanh và có thể thương lượng.

Về phẩm chất cá nhân, nhà tuyển dụng đánh giá cao khả năng chống chọi với các tình huống căng thẳng, tính chính xác, khả năng quan sát và phân tích những gì đang xảy ra, cũng như khả năng không bị mất hiệu quả ngay cả trong điều kiện căng thẳng. Nhưng, quan trọng nhất, điều mà người đứng đầu các doanh nghiệp nhìn vào là tố chất lãnh đạo của ứng viên và khả năng tổ chức công việc tập thể của họ. Chà, vì những người đại diện cho nghề này là những nhà quản lý cấp thấp hơn, nên khả năng lắng nghe và thực hiện các chỉ đạo của lãnh đạo được đánh giá cao không kém những người còn lại.

Kết

Giám sát là những người quản lý cấp thấp hơn, hầu hết họ có một lượng nhỏ nhân viên kinh doanh cấp dưới. Người ta tin rằng vị trí này là sự khởi đầu của con đường sự nghiệp trong công ty và mở ra triển vọng tuyệt vời cho một người. Bằng cách chiếm giữ vị trí này trong công ty, nhân viên bắt đầu hành trình của họ đến các vị trí quản lý cấp cao và trau dồi kỹ năng quản lý, lập kế hoạch và thăng tiến.