Xây dựng biểu đồ Pareto. Biểu đồ Pareto trong thực tế

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Không ai muốn lãng phí năng lượng. Cuối cùng, chúng tôi cố gắng hết sức để cải thiện hiệu quả của chính chúng tôi, cấp dưới, doanh nghiệp, thiết bị. Và chúng ta đạt được nó bằng giá nào không quan trọng. Một trong những phương pháp đơn giản và dễ hiểu nhất để đánh giá hiệu quả là xây dựng biểu đồ Pareto.

Lịch sử của tỷ lệ "ma thuật"

Vào cuối thế kỷ 19, một Wilfredo Pareto, người học kinh tế, đã quyết định điều tra cơ cấu phân phối của cải vật chất giữa người Anh. Kết quả khiến anh choáng váng: hóa ra 20% dân số nước Anh sở hữu 80% của cải của cả nước. Các nghiên cứu chuyên sâu hơn đã chỉ ra rằng nguyên tắc “số ít sở hữu nhiều hơn” áp dụng cho 20% của cải còn lại: 5% sở hữu 50% vốn, và 10% - 65% tất cả của cải vật chất. Nhà khoa học kinh ngạc bắt đầu thử nghiệm lý thuyết của mình trên cư dân của các quốc gia châu Âu khác, và đi đến kết quả tương tự - việc xây dựng biểu đồ Pareto cho cùng phân bố tần số.

Tuy nhiên, anh ta không thể tổng quát hóa dữ liệu thu được và xây dựng một quy tắc nhất định.được quản lý. Do đó, lý thuyết vẫn chưa được chú ý. Họ quay lại với cô vào năm 1949. George C. Zipf, một giáo sư tại Harvard, đã phát hiện ra một mô hình mà khoảng 80% kết quả chỉ đến từ 20% nỗ lực. Đồng thời, Iosif Yuran của Mỹ, xử lý vấn đề sản phẩm bị lỗi, lại nhận được tỷ lệ 80/20. Sau khi công bố kết quả nghiên cứu của mình, Juran đã xây dựng quy luật "điều nhỏ nhặt mà quan trọng". Do đó, định luật Pareto đã được khám phá lại và nhận được một công thức rõ ràng.

Tuy nhiên, ở Mỹ, các nhà công nghiệp vẫn chưa sẵn sàng chấp nhận quy tắc Pareto, và Juran rời đi thuyết trình ở Nhật Bản. Ở đó, những người đứng đầu doanh nghiệp đồng tình với kết luận của nhà khoa học, và xuất hiện khái niệm “Sơ đồ Pareto trong quản lý chất lượng”. Cần lưu ý rằng cho đến những năm 1970, kỹ thuật này chỉ được sử dụng ở Nhật Bản. Và chỉ sau gần 20 năm, khi các sản phẩm sản xuất tại Nhật Bản trở thành mối đe dọa cạnh tranh nghiêm trọng đối với hàng hóa Mỹ, Juran được mời đến Mỹ để làm quen với lý thuyết Pareto.

Quy luật và cuộc sống của Pareto

Sau khi chấp nhận tuyên bố rằng 20% nỗ lực mang lại 80% kết quả, một người hoàn toàn có thể suy nghĩ lại về những gì đang xảy ra. Hầu hết chúng ta đều nghĩ rằng càng thực hiện nhiều chuyển động (nỗ lực), chúng ta càng đạt được nhiều thành công trong cuộc sống. Chúng tôi tin rằng tất cả những người quen của chúng tôi đều quan trọng như nhau (và cần thiết) đối với chúng tôi, rằng tất cả khách hàng đều mang lại thu nhập như nhau và do đó, cần phải nỗ lực bình đẳng trong việc tiếp xúc với mọi người.

Tuy nhiên, sau khi suy nghĩ và nghiên cứu dữ liệu của biểu đồ Pareto, chúng tôi đưa ra kết luận khác nhau. chúng tôichúng tôi phân phối lại các nỗ lực và thực sự trở nên tự do hơn và hạnh phúc hơn. Công việc dường như không còn quá mệt mỏi, và giao tiếp với bạn bè là điều khó khăn. Bằng cách nghiên cứu các mối quan hệ nguyên nhân và kết quả của các hành động của chúng tôi, chúng tôi đi đến kết luận rằng một phần rất nhỏ của hoạt động đã mang lại một kết quả thực sự quan trọng. Và mọi thứ khác đều hời hợt và không cần thiết.

Luật Pareto trong tiếp thị

Vào đầu những năm 60 của thế kỷ XX, các nhân viên của IBM đã phát hiện ra rằng máy tính dành thời gian tối đa để xử lý một số hoạt động tối thiểu. Việc xác định các nhiệm vụ tốn thời gian này có thể làm tăng đáng kể tốc độ của kỹ thuật. Và điều này có nghĩa là biểu đồ Pareto, một ví dụ được các kỹ thuật viên của IBM lấy làm cơ sở, giúp bạn có thể bỏ qua các đối thủ cạnh tranh và tăng doanh số bán hàng.

Nói chung, khi các nhà quản lý chấp nhận thực tế rằng một số lượng nhỏ khách hàng mang lại lợi nhuận tối đa, công ty bắt đầu tiến bộ rõ rệt - cả về tăng trưởng doanh số và tăng lòng trung thành của nhân viên (xét cho cùng, công nhận thực tế rằng không phải mọi khách hàng đều giống nhau, giải phóng rất nhiều năng lượng quản lý). Ngoài ra, việc nghiên cứu biểu đồ Pareto cho phép bạn tập trung vào những sản phẩm và ngành sẽ giúp tăng thu nhập tối đa và cho phép công ty giành chiến thắng trong mọi cuộc chiến cạnh tranh.

Từ bỏ và chấp nhận

Như chúng ta đã lưu ý, điều khó khăn nhất là chấp nhận sự thật rằng 80% hành động của chúng ta không mang lại kết quả như mong đợi. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thường yêu cầu các nhà quản lý của họ phải có thái độ hoàn toàn giống nhau đối với tất cả người mua, nhưng phân tích biểu đồ Pareto sẽ cho kết quả thông thường về doanh số bán hàng: phần lớn khách hàng cung cấp cho công việc tích cực của các nhà quản lý, nhưng không phải thu nhập của doanh nghiệp.

Đó là lý do tại sao họ nói rằng các nhà lãnh đạo cần phải chấp nhận ý tưởng về "thời gian rảnh" của cấp dưới. Cần phải thống nhất công việc với đa số khách hàng, phát triển các nguyên tắc chung để giao tiếp với họ và phục vụ các đơn đặt hàng của họ. Điều này sẽ cho phép bạn tập trung vào những khách hàng lớn và tăng doanh thu đáng kể.

Phân tích chất lượng sản xuất

Năm 1979, Liên minh các kỹ sư và nhà khoa học Nhật Bản đã bổ sung danh sách các phương pháp được khuyến nghị để kiểm soát chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp với việc phân tích biểu đồ Pareto. Các học viên đã phát triển hai loại phân tích: dựa trên kết quả của các hoạt động và dựa trên nguyên nhân của các vấn đề.

Cách đầu tiên được sử dụng khi nhiệm vụ là xác định các vấn đề chính dẫn đến kết quả không mong muốn. Thứ hai được thiết kế để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của hoạt động kém hiệu quả của một công ty. Trong cả hai trường hợp, cần phải xây dựng sơ đồ Pareto để hiểu trực quan về bản chất của các quá trình diễn ra trong doanh nghiệp và việc phân bổ nguồn lực hiệu quả.

Trên thực tế, việc phân tích đòi hỏi rất ít: phải hình thành rõ ràng vấn đề, xác định càng nhiều càng tốt tất cả các yếu tố ảnh hưởng và, đã thu thập được một số tài liệu thống kê, để chỉ ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đã nảy sinh. Để rõ ràng, tất cả dữ liệu thống kê được hiển thị trongdạng biểu đồ. Tiếp theo, cần có biện pháp loại bỏ (thay đổi) các yếu tố tiêu cực của hoạt động.

Từ lý thuyết đến thực hành

Nói thì dễ - sử dụng phương pháp Pareto. Nhưng cần phải thực hiện những bước nào, bắt đầu từ đâu, để thực sự phân tích tình hình một cách hiệu quả? Cách xây dựng biểu đồ Pareto? Ở đây bạn không thể làm nếu không có kinh nghiệm và trực giác, nhưng một người mới bắt đầu không nên ngại phân tích. Ở giai đoạn đầu, cần hiểu rõ câu hỏi (vấn đề, nguyên nhân) cần điều tra là gì; cách phân loại chúng và thông tin nào cần thu thập.

Chính ở giai đoạn này, các nhà phân tích thiếu kinh nghiệm có nỗi sợ hãi: tôi đã tính đến mọi thứ chưa, và thông tin thu thập được sẽ tiết lộ như thế nào, v.v. Tuy nhiên, khi áp dụng luật Pareto vào các hoạt động của chúng ta, hãy nhớ: 80% hoạt động sẽ chỉ cho kết quả 20%. Vì vậy, bạn không nên sợ hãi, và trước tiên bạn nên ghi lại càng chi tiết càng tốt tất cả các lý do cho những gì đang xảy ra. Theo thời gian, bạn sẽ học cách xác định một cách trực quan các nguồn thực sự quan trọng của vấn đề.

Sau khi quyết định thu thập thông tin, cần xây dựng các thẻ ghi dữ liệu thống kê. Thông thường đây là những bảng câu hỏi hoặc bảng trong đó dữ liệu được nhập vào được ghi lại trong những khoảng thời gian nhất định. Sau đó, những dữ liệu này được tổng hợp và áp dụng cho mặt phẳng dưới dạng điểm. Để tăng tốc, cần phải phóng to (kết hợp) các chỉ số giống nhau nhất ngay cả ở giai đoạn xử lý thông tin nhận được.

Đưa thông tin lên giấy

Để xây dựng biểu đồ Pareto, bạn cần chuẩn bị một bảng để nhập các kết quả nghiên cứu được xếp hạng. Tạitính đến tần suất xuất hiện của đối tượng địa lý. Dữ liệu trong bảng phải được nhập theo thứ tự giảm dần (một lần nữa, để tăng tốc quá trình).

Việc chuẩn bị mặt phẳng xây dựng biểu đồ ngụ ý áp dụng hai thang đo dọc và một thang đo ngang. Trục tung bên trái xác định số lượng biểu hiện của một yếu tố cụ thể và bên phải đặc trưng cho tỷ lệ phần trăm. Tất cả các yếu tố được vẽ trên trục hoành theo thứ tự tần số giảm dần. Kết quả cuối cùng phải là một biểu đồ thanh.

Sau đó, bạn nên vẽ một đường cong tích lũy - nối các điểm phía trên các cột xác định giá trị phần trăm của yếu tố (tập trung vào trục bên phải), đường cong. Biểu đồ Pareto được xây dựng! Tiếp theo, bạn nên phân tích kết quả, xác định các "vấn đề nhỏ" và tối ưu hóa các hoạt động của doanh nghiệp.

Quan trọng

• Chỉ một số thông số cần được cải thiện; đừng lấy tất cả mọi thứ cùng một lúc.
• Trước hết, cần giải quyết những nguồn lực (nguyên nhân) có ảnh hưởng lớn nhất đến năng suất của công ty.



• Trong suốt quá trình lập biểu đồ, nên phân tích, cố gắng loại bỏ mọi thứ ít quan trọng. Ngay cả khi không có kinh nghiệm, nhà phân tích vẫn hiểu trực quan điều gì thực sự quan trọng và điều gì không.

Định luật Pareto có thể được sử dụng ở mọi nơi

Các lý thuyết hiện đại cho rằng có một phương pháp đánh giá chung"mọi thứ và mọi thứ" - Biểu đồ Pareto. Một ví dụ trong một doanh nghiệp của bất kỳ ngành nào sẽ không làm bất kỳ ai ngạc nhiên. Các chuyên gia hiện đại đã chuyển tỷ lệ 80/20 vào tất cả các lĩnh vực trong cuộc sống của chúng ta.

Trong việc tự nhận thức, chẳng hạn, bạn nên làm những gì được giao một cách đơn giản và dễ dàng. Đó là những nỗ lực tối thiểu có thể cho kết quả tối đa. Quản lý thời gian cung cấp để phân tích mức độ bận rộn của bạn trong ngày và xác định các hành động “vô ích”. Bạn sẽ thực sự ngạc nhiên khi thấy có rất nhiều thời gian rảnh.

Còn thú vị hơn khi áp dụng định luật Pareto trong cuộc sống cá nhân của bạn. Sau khi xem xét danh sách các địa chỉ liên hệ trên điện thoại, bạn có thể dễ dàng xác định được 20% những người phù hợp và thú vị giúp bạn phát triển. Các nhà tâm lý học khuyên bạn nên loại bỏ 80% mối liên hệ còn lại. Và chúng ta có thể nói gì về những thứ xung quanh chúng ta trong cuộc sống hàng ngày! Ý kiến cho rằng một thứ không có nhu cầu trong năm sẽ không bao giờ hữu ích không phải là mới.

Sử dụng định luật Pareto - và cuộc sống sẽ trở nên thú vị và nhiều màu sắc hơn!