Khả năng quản lý bình thường là chỉ số chính của một tổ chức thành công

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Tỷ lệ khả năng quản lý là định nghĩa đặc trưng cho một số lượng nhân viên báo cáo trực tiếp với người quản lý. Đồng thời, khái niệm này được thiết lập bởi sự ủy quyền của các lũy thừa tuyến tính.

Định nghĩa

Về mặt kỹ thuật, tiêu chuẩn về khả năng quản lý được thể hiện trong quyết định của lãnh đạo cao nhất về việc chấp nhận các báo cáo từ từng nhân viên thay vì tạo ra một cấu trúc nhóm. Một ví dụ điển hình là tổ chức một đội bóng đá trường trung học, nơi huấn luyện viên gọi các cầu thủ ra khỏi băng ghế dự bị. Vì cuối cùng, lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm thực hiện thành công các nhiệm vụ đã đặt ra, và số lượng quản lý cấp dưới không quan trọng, nên nó có động lực mạnh mẽ để duy trì càng nhiều quyền kiểm soát càng tốt. Thông thường, trong thực tế, mọi thứ có vẻ hơi khác một chút - tiêu chuẩn về khả năng quản lý ở cấp độ thấp khá khó duy trì, điều này khiến cho việc điều phối toàn bộ công việc của tổ chức gần như không thể thực hiện được.

Lịch sử của khái niệm này

Sự hiểu biết của một số lượng lớn các nhà lãnh đạo về thực tế rằng một tỷ lệ khá caoviệc xử lý có thể gây ra một số vấn đề, được phát triển thông qua quá trình thử và sai.

Nguồn gốc lịch sử của khái niệm này dẫn đến Ai Cập và Israel. Vì vậy, theo lời tường thuật của sách "Exodus", Môi-se, khi dẫn dân Y-sơ-ra-ên ra khỏi Ai Cập, lúc đầu đã cố gắng tự mình kiểm soát. Và trong một khoảng thời gian nhất định anh ta đã thành công. Tuy nhiên, với sự gia tăng số lượng người vượt sa mạc, có thể nói chắc chắn rằng một tổ chức nào đó đã được thành lập với những tranh chấp không thường xuyên giữa các thành viên. Vì chỉ có Môi-se mới có thẩm quyền đưa ra quyết định về các vấn đề nan giải khác nhau, nên ông bắt đầu "lao vào công việc thường ngày", thường có nghĩa là một ngày làm việc. Và sau đó, cha vợ của Môi-se, Jethro, đã xác định những khó khăn đó như một tiêu chuẩn cao về khả năng quản lý. Như một giải pháp, họ đề xuất việc tạo ra các cấp quản lý bổ sung. Và sau đó Moses đã tạo ra một "đội ngũ lãnh đạo" gồm những người có năng lực, những người biết cách đánh giá người dân và báo cáo quyết định của họ cho Moses.

Tỷ lệ xử lý tối ưu

Đây là chỉ số cần thiết để đánh giá hoạt động thành công của doanh nghiệp. Các nhà lý thuyết của trường phái quản lý "hành chính" chú ý nhiều nhất đến thuật ngữ này.

Số lượng cấp dưới được cung cấp khá rộng. Tuy nhiên, tiêu chuẩn tốt nhất về khả năng quản lý trong một tổ chức là khoảng 10 người. Đồng thời, các nghiên cứu hiện đại đã chỉ ra rằng giá trị của chỉ số này có thể rất khác nhau.phạm vi.

Xác định số lượng cấp dưới

Để xác định số lượng nhân viên tối ưu, do người đứng đầu trực tiếp kiểm soát và hiệu quả, các yếu tố như vậy đóng vai trò quan trọng: bản chất của nhiệm vụ được thực hiện, trình độ quản lý, đặc điểm của cấp dưới và khả năng của người đứng đầu tổ chức. Các tiêu chuẩn quản trị tổ chức phải được duy trì ở mức thấp. Nếu không, cấp quản lý sẽ không thể điều phối và kiểm soát các hoạt động, tăng động lực và trình độ của cấp dưới.

Ủy nhiệm là một động lực mạnh mẽ trong việc tạo ra sự hòa hợp trong một tổ chức

Những cam kết và kỳ vọng được tạo ra bởi sự ủy quyền trở thành một nhân tố mạnh mẽ trong việc đảm bảo sự thống nhất về mục đích và sự hài hòa. Đồng thời, nếu ban lãnh đạo không nỗ lực phối hợp để đánh giá các phẩm chất và nhu cầu cá nhân của cấp dưới, các vấn đề có thể nảy sinh trước người đứng đầu. Ủy quyền được liên kết với thông tin liên lạc hiệu quả. Người quản lý có trách nhiệm nào thì cấp dưới phải chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, để thực hiện một cách định tính các nhiệm vụ của người lãnh đạo, cấp dưới phải hiểu rõ ràng những gì anh ta muốn. Sự ủy thác cũng gắn liền với khả năng lãnh đạo, ảnh hưởng và động lực.

Giải quyết các vấn đề nan giải liên quan đến kiểm soát trực tiếp phụ thuộc vào hiệu quả của phản hồi. Ở đây cần chú ý đến việc trao đổi thông tin tự do giữa các nhân viên trong doanh nghiệp, cũng như quyền lực cao và kỹ năng quản lý của người lãnh đạo.

Vì vậy, việc ủy quyền có thể đượchiệu quả trong các điều kiện sau:

- cấp dưới biết và hiểu những trách nhiệm được giao cho anh ta;

- cấp dưới không tuân theo chỉ dẫn của lãnh đạo khác mà cấp trên trực tiếp của anh ta không biết;

- mục tiêu được xác định rõ ràng với thời hạn hoàn thành nhiệm vụ để đạt được chúng;

- sự tham gia của người giám sát trực tiếp trong việc lựa chọn hướng giải quyết các công việc phải ở mức tối thiểu.

Các thành phần ủy quyền trên được sử dụng một cách rụt rè bởi những cá nhân gần đây đã nhận được khuyến mại. Thật vậy, một nhà lãnh đạo tự mình sắp xếp thư từ, trong khi đồng thời thư ký cũng buồn chán, thì chỉ có thể gây ra sự hối tiếc cho những người khác.