Làm thế nào để lập báo cáo trước? Mô hình và quy tắc

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Báo cáo chi phí là tài liệu chính trong quy trình công việc kế toán. Mục đích chính của nó là xác nhận số tiền mà người có trách nhiệm chi tiêu.

Mẫu hợp nhất song phương số AO-1 - một hình thức duy nhất cho mỗi pháp nhân thuộc bất kỳ hình thức sở hữu nào. Các trường hợp ngoại lệ duy nhất là các nhân viên nhà nước đã sử dụng biểu mẫu đặc biệt “0504049” kể từ năm 2002.

Báo cáo chi phí là trách nhiệm của mọi nhân viên nhận tiền cho một chuyến công tác hoặc mua bất kỳ vật liệu hoặc sản phẩm nào (chẳng hạn như đồ dùng văn phòng hoặc thực phẩm).

Báo cáo chi phí của khách du lịch

Làm thế nào để lập báo cáo tạm ứng đúng cách nếu một nhân viên được tổ chức cử đi thực hiện một số nhiệm vụ ở thành phố khác?

Đi công tác là một chuyến đi của nhân viên để thực hiện nhiệm vụ công việc của họ bên ngoài địa điểm của công ty. Nó không bao giờ là không có chi phí, mà phải trả cho người lao động phù hợp với hiện tạiluật pháp.

Chi phí đi lại bao gồm:

• Khứ hồi, nhưng chỉ khi công nhân có vé.
• Cho thuê nhà (cần có séc hoặc biên lai).
• Chi phí bổ sung bao gồm trong công tác phí.
• Gọi điện, gửi thư, thu đổi ngoại tệ, phí vận chuyển và hoa hồng, vé hành lý và bất kỳ sự kiện nào khác, nếu không đạt được mục đích chính của chuyến đi.

Tất cả các chi phí trên đều phải được lập thành chứng từ. Nếu chúng ta nói về phụ cấp hàng ngày, thì quy mô của chúng thường được quy định theo thứ tự hoặc theo chức vụ trong chuyến công tác do từng doanh nghiệp ban hành. Số tiền có thể khác nhau tùy thuộc vào nơi nhân viên đã đến: trong khu vực, đến đối tượng khác của Liên bang Nga hoặc nước ngoài.

Luật pháp không quy định mức trợ cấp hàng ngày tối đa, nhưng nếu giá trị của chúng trong nước vượt quá 700 rúp và bên ngoài - 2500 rúp, thì họ phải chịu thuế thu nhập cá nhân. Không nên phát sinh các vấn đề về cách lập báo cáo tạm ứng sau khi đi công tác về. Thời hạn giao tài liệu - không quá ba ngày kể từ ngày nhận tài liệu. Nếu số tiền phải giải trình không được chi tiêu hết, thì khoản chênh lệch phải được trả lại cho thủ quỹ bằng lệnh chuyển tiền đến, và nếu ngược lại, có một khoản chi quá lớn, thì người lao động được bồi thường mọi thứ bằng tiền mặt chuyển đi. đặt hàng.

Hậu quả của việc báo cáo trước không chính xác là gì?

Lập báo cáo trước một cách chính xác vềnhân viên phải đi công tác trong vòng ba ngày, nếu không, cơ quan quản lý có thể coi số tiền này là thu nhập, trên đó phải tích lũy thuế thu nhập cá nhân và phí bảo hiểm.

Nhân tiện, việc thông qua phiên bản mới của Luật số 290-FZ ngày 03 tháng 7 năm 2016 đưa ra một số điều chỉnh, chẳng hạn như phạt tiền nghiêm trọng đối với việc cung cấp séc không đúng quy cách. Nó cũng có kế hoạch bắt đầu sử dụng các thẻ ngân hàng đặc biệt tuân theo tiêu chuẩn quốc tế Visa và MasterCard để thanh toán chi phí đi lại.

Quy tắc chung

Làm thế nào để lập báo cáo trước? Bạn chỉ cần làm theo từng điểm sau:

1. Báo cáo phải được lập không muộn hơn ba ngày làm việc kể từ thời điểm:

• thời hạn được chỉ định bởi các nhân viên trong đơn đăng ký phát hành quỹ đã hết;
• một nhân viên đi làm nếu hết thời hạn mà tiền được cấp rơi vào kỳ nghỉ hoặc bệnh tật;
• nhân viên trở về sau chuyến công tác.

2. Để lập báo cáo, hãy sử dụng biểu mẫu thống nhất số AO-1 hoặc biểu mẫu được doanh nghiệp áp dụng.

3. Một nhân viên cùng với kế toán biết cách lập các báo cáo tạm ứng đúng cách (ví dụ rõ ràng có sẵn trong chương trình được sử dụng), phải điền vào tài liệu.

4. Người quản lý chịu trách nhiệm phê duyệt báo cáo.

5. Bất kỳ tài liệu tạm ứng nào đều phải kèm theo séc, hóa đơn,vé và các giấy tờ khác xác nhận rằng người đó đã thực sự chi các khoản tiền có thể giải trình được.

Điền đơn hàng

Làm thế nào để lập báo cáo trước?

Phần đầu tiên hoặc phần phía trước phải được hoàn thành bởi một kế toán. Không thể làm mà không ghi rõ chi tiết tài liệu (số và ngày tháng), thông tin về doanh nghiệp và người chịu trách nhiệm, số tiền tạm ứng đã phát hành, thông tin tóm tắt: kinh phí đã chi và tài khoản kế toán, trên cơ sở đó có thể đánh giá chuyển động và xóa sổ. Ngoài ra, một khoản tạm ứng chưa sử dụng đến bội chi hoặc đã hoàn lại phải được nêu rõ ở đây.

Phần thứ hai là biên lai xé nói rằng báo cáo trước đã được chấp nhận để xác minh. Sau khi điền xong, kế toán phải cắt ra và giao cho nhân viên phụ trách.

Phần thứ ba (mặt sau của Mẫu AO-1) phải được hoàn thành chung. Nhiệm vụ của nhân viên chịu trách nhiệm là phản ánh các chi tiết và đính kèm từng biên lai bán hàng đã thực hiện chính xác để báo cáo tạm ứng. Kế toán sẽ phải điền số tiền và tài khoản, sẽ phản ánh số tiền đã chi.

Văn bản phải có chữ ký của nhân viên, kế toán và kế toán trưởng. Chỉ sau đó nó mới có thể được phê duyệt bởi người đứng đầu.

Bội chi hợp lý

Làm thế nào để lập báo cáo bội chi trong báo cáo chi phí? Trước tiên, bạn cần đảm bảo rằng nó được chính xác:

• chi tiêu cao hơnđược phân bổ được yêu cầu phải hoàn thành nhiệm vụ thay mặt cho các cơ quan chức năng;
• nhân viên có giấy tờ hỗ trợ.

Nếu ít nhất một điều kiện không được đáp ứng, thì số tiền sẽ không được hoàn lại.

Thủ tục bù đắp bội chi khi thanh toán

Trong trường hợp bội chi, kế toán phải đối mặt với câu hỏi: làm thế nào để lập báo cáo chi phí một cách chính xác. Có thể dễ dàng tìm thấy một mẫu chứng quyền tài khoản bằng tiền mặt số KO-2 trên mạng Internet rộng lớn. Chi tiết của tài liệu này phải được chỉ ra trong báo cáo - dòng "Vượt mức được phát hành bằng lệnh chuyển tiền".

Thuật ngữ bồi thường các khoản tiền quá mức của nhân viên không được quy định trong luật. Do đó, nếu kế toán không chỉ ra ngay thông tin về lệnh phát hành trong báo cáo tạm ứng, điều này sẽ không bị phạt.

Điều kiện đền bù bội chi thẻ lương

Hiện nay, hầu hết tất cả các tổ chức đều chuyển lương cho nhân viên bằng thẻ ngân hàng. Có thể trả lại số tiền thừa theo báo cáo chi phí cho nhân viên theo cách tương tự không?

Luật pháp không có câu trả lời rõ ràng. Bản thân tài liệu chỉ đề xuất một hình thức hoàn trả số tiền chi trả quá cao - tiền mặt.

Ngân hàng Trung ương Nga có cùng quan điểm vào năm 2006 trong lá thư số 36-3 / 2408. Đồng thời, bức thư đề ngày 24 tháng 12 năm 2008 số 14-27 / 513 của ông có thông tin về câu hỏi: Có thể sử dụng thẻ ngân hàng để thanh toán chosố tiền phải giải trình không thuộc thẩm quyền của Ngân hàng Trung ương. Doanh nghiệp mạng đó nên độc lập giải quyết các vấn đề của mình trong trường hợp này. Và để cơ quan kiểm soát không có những thắc mắc không đáng có, nên sử dụng bàn thu ngân.

Làm thế nào để bồi thường tiền cá nhân của nhân viên?

Nhân viên của một tổ chức có thể tự mình đi mua hàng hóa (công trình, dịch vụ) cần thiết bằng chi phí của mình. Trong trường hợp này, không cần phải điền vào một báo cáo trước. Làm thế nào để sắp xếp các bước trên?

Đơn và tài liệu xác nhận việc mua hàng (biên lai tiền mặt, hóa đơn, biểu mẫu báo cáo nghiêm ngặt, giấy thông hành, v.v.) sẽ khá đủ.

Phát hành báo cáo trước trong 1С

Mọi kế toán nên quen thuộc với một tài liệu như báo cáo chi phí. Làm thế nào để sắp xếp trong 1C? Vị trí của tài liệu trong chương trình là phần "Ngân hàng và quầy thu tiền".

Trong cửa sổ đã tạo, trước tiên bạn phải chỉ định thông tin về tổ chức và những người chịu trách nhiệm. Nút "Thêm" sẽ cung cấp một bảng trong đó bạn cần phản ánh tất cả thông tin về số tiền đã phát hành.

Có ba hình thức thanh toán trước:

• Giấy tờ tiền. Điều này bao gồm vé máy bay và đường sắt, chứng từ, tem thư, v.v.
• Tiền mặt. Mục đích chính của tài liệu là giảm tiền mặt.
• Tài khoản quyết toán. Tài liệu này là cần thiết để tính đến việc xóa sổ một khoản không phải tiền mặt từ việc quyết toántài khoản công ty.

Để tạo thông tin rút tiền mặt, bạn cần bắt đầu bằng cách tạo một lệnh chuyển tiền mới. Sau khi điền, tài liệu cần được in ra và giao cho người chịu trách nhiệm, để người này điền vào dòng nhận tiền và ký tên. Chỉ khi đó, bạn mới có thể lưu và đăng tài liệu.

Trong phần bảng của biên lai tiền mặt, thông tin về hàng hóa và vật liệu mà người chịu trách nhiệm mua phải được ghi rõ. Nếu việc mua hàng hóa đi kèm với việc xuất hóa đơn, thì cần phải cắm cờ SF, chọn Nhà cung cấp và điền thông tin chi tiết của họ.

Phần "Bao bì có thể trả lại" yêu cầu điền thông tin về bao bì mà Nhà cung cấp đang chờ lấy lại.

Phần "Thanh toán" ghi lại các khoản đã thanh toán cho nhà cung cấp đối với hàng hóa đã mua trước đó. Khoản thanh toán trước được phản ánh trong bài đăng D 60.02 K 71.01.

Tab “Khác” được thiết kế để tính đến các chi phí khác của một người chịu trách nhiệm (đi công tác, du lịch, chi phí xăng dầu, v.v.).