Phương pháp giá trị kiếm được trong quản lý dự án

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Trong thế giới ngày nay, mọi người đều có thể thử sức với kinh doanh. Có quá đủ cơ hội, ngày càng có ít hạn chế hơn, vì vậy tất cả những gì bạn cần là khát khao. Tuy nhiên, điều này một mình sẽ là không đủ. Mọi người đều có thể mở doanh nghiệp của riêng mình, nhưng chỉ một số ít có thể duy trì nó tồn tại, phát triển và tiến lên phía trước. Không chỉ là mong muốn, cần có kỹ năng, cần có sự hiểu biết về cách thức hoạt động của thế giới kinh doanh. Hãy lấy quản lý dự án làm ví dụ - nhiều công ty mới thành lập không sử dụng bất kỳ công cụ nào để quản lý các dự án mà họ hoặc cấp dưới của họ thực hiện, do đó mắc sai lầm rất lớn.

Nếu bạn có một số công cụ nhất định, bạn sẽ có thể thực hiện công việc của mình hiệu quả hơn nhiều. Và bạn không cần phải là một thiên tài kinh tế để làm điều này - chỉ cần nhìn vào phương pháp giá trị kiếm được. Trong quản lý dự án, nó cho phép bạn đạt được hiệu quả và độ chính xác tối đa, nhưng đồng thời nó cũng là cơ bản và giá cả phải chăng. Phương pháp giá trị kiếm được là gì? Đây là nội dung bài viết này sẽ nói về.

Đây là gì?

Phương phápGiá trị thu được là một hệ thống thực hành cho phép bạn theo dõi và đo lường hiệu suất của một dự án so với kế hoạch đã định trước. Phương pháp này sử dụng một số chỉ báo số được thêm vào trong công thức và cho phép bạn chứng minh chính xác và rõ ràng trạng thái của dự án trong một khoảng thời gian nhất định, mức độ chậm tiến độ hoặc vượt tiến độ, mức độ vượt quá ngân sách và cả kết quả mong đợi sẽ như thế nào. thời điểm dự án hoàn thành vào một ngày định trước, ngày này được gọi là thời hạn cuối cùng.

Trong thế giới thực, phương pháp giá trị kiếm được thực sự rất phổ biến - nó được sử dụng ở khắp mọi nơi và trong số những phương pháp như vậy, nó được sử dụng nhiều nhất trong thực tế. Ưu điểm rất lớn của phương pháp này không chỉ là tính đơn giản, minh bạch và dễ tiếp cận mà còn là tính linh hoạt của nó. Thực tế là bạn có thể sử dụng nó trong hoàn toàn bất kỳ lĩnh vực nào và cho bất kỳ dự án nào mà bạn hoặc nhân viên của bạn đang tham gia. Tuy nhiên, phương pháp này dù đơn giản đến đâu thì vẫn cần được nghiên cứu, xem xét trên thực tế để có thể áp dụng một cách an toàn trong mọi điều kiện. Phần còn lại của bài viết sẽ thảo luận về từng số liệu được sử dụng trong phương pháp này và ở phần cuối sẽ cung cấp một ví dụ đơn giản giúp bạn thấy rõ hơn cách hoạt động của phương pháp này.

PV

Như bạn thấy, phương pháp giá trị kiếm được cho phép bạntính toán độ trễ so với kế hoạch hoặc khoản tạm ứng của nó, cũng như chi tiêu ngân sách. Theo đó, các tính toán phải chứa dữ liệu ban đầu, bây giờ sẽ được thảo luận. Trước hết, bạn cần xem xét một chỉ số được gọi là PV, viết tắt của “khối lượng kế hoạch”. Không có gì phức tạp ở đây - chỉ số này chính xác như tên gọi của nó. Đây là chi phí dự kiến của công việc sẽ được thực hiện trong khuôn khổ của dự án - hay nói cách khác, đây là ngân sách của dự án. Nó là một giá trị cụ thể và không được tính bằng bất kỳ công thức nào. Tuy nhiên, theo lẽ tự nhiên, chỉ tiêu này sẽ được sử dụng tích cực để tính toán các chỉ tiêu khác được sử dụng trong khuôn khổ của phương pháp này. Phương pháp giá trị kiếm được cho phép bạn ước tính độ lệch so với ngân sách một cách chính xác nhất có thể. Nhưng giá trị kiếm được nhiều nhất này là gì?

EV

Phương pháp giá trị thu được trong quản lý dự án là tốt vì nó cho phép bạn đánh giá tuyệt đối tất cả các khía cạnh của một dự án cụ thể và các tính năng của việc thực hiện dự án đó. Và điều này có thể được thực hiện, ví dụ, bằng cách sử dụng chỉ báo này, có trong tên của toàn bộ phương pháp. Đây là giá trị kiếm được, nhưng nó là gì? Nếu trước đây khối lượng kế hoạch khá đơn giản và rõ ràng, thì với giá trị kiếm được, mọi thứ không còn rõ ràng như vậy nữa. Thực tế là đây không phải là một chỉ số chính xác, mà là một ước tính - nó chỉ ra chi phí kế hoạch của những công việc đã thực sự được thực hiện tại một thời điểm cụ thể của dự án. Theo đó, chỉ tiêu nàyđược tính toán bằng cách ước tính khối lượng công việc đã được hoàn thành trong dự án - và nó được chỉ định một số tiền được tính toán liên quan đến ngân sách được lập kế hoạch tại thời điểm cụ thể đó. Nói cách khác, điều này nghe có vẻ khá khó hiểu, nhưng bạn có thể hiểu ra. Nếu bạn vẫn chưa hiểu rõ về giá trị kiếm được có nghĩa là gì, thì bạn nên chờ nghiên cứu điển hình sử dụng phương pháp giá trị kiếm được trong quản lý dự án, sẽ được mô tả sau.

AC

Như bạn đã hiểu, phương pháp giá trị kiếm được trong quản lý dự án không chỉ là một tập hợp các con số khác nhau, nó là một mạng lưới các mối quan hệ cho phép bạn phân tích cách dự án được thực hiện. Nhưng đối với điều này, điều quan trọng là phải xem xét một thông số chính khác - chi phí thực tế. Như với khối lượng kế hoạch, chi phí thực tế là vô cùng dễ hiểu. Nói một cách chính xác, đây là số tiền mà tại một thời điểm cụ thể đang được xem xét trong quá trình thực hiện dự án đã được chi để thực hiện nó. Khi bạn có cả ba thông số chính, bạn có thể tiếp nhận mối quan hệ giữa chúng, đây là điểm mấu chốt, là mục tiêu chính để có phương pháp thu về giá trị trong quản lý dự án. Mục tiêu của phương pháp này rất đơn giản - để so sánh khối lượng công việc thực tế được thực hiện với kế hoạch, và cũng để so sánh các khoản chi ngân sách thực tế với các khoản đã được lập kế hoạch. Và để làm được điều này, bây giờ bạn có tất cả các công cụ cần thiết.

SV

Bây giờ, đã đến lúc xem xét chính xác phương pháp này được sử dụng để làm gì. Phương pháp giá trị thu được được sử dụng chủ yếu để xác định chi phí vượt ngân sách liên quan đến khối lượng công việc được thực hiện. Trên thực tế, giá trị này được sử dụng cho điều này, viết tắt của "độ lệch so với lịch trình". Nó được tính toán khá đơn giản - chỉ số PV được trừ khỏi chỉ số EV. Nó có nghĩa là gì? Điều này có nghĩa là bạn cần lấy giá trị đã lập kế hoạch trừ đi giá trị kiếm được. Bằng cách này, bạn có thể hiểu được nhân viên đã hoàn thành bao nhiêu công việc so với mức đáng lẽ họ phải hoàn thành tại thời điểm được đề cập. Theo đó, giá trị âm cho biết lịch trình có độ trễ và giá trị dương cho biết mức tạm ứng của nó. Phương pháp dự án thành thạo được áp dụng ở giai đoạn của dự án mà bạn quan tâm - có nghĩa là bạn có thể sử dụng nó vào ngày đầu tiên, ngày thứ mười và cuối cùng. Vào mỗi ngày của dự án, phương pháp này sẽ cung cấp cho bạn thông tin hữu ích.

CV

Chỉ số này rất giống với chỉ số trước - ngoại trừ việc nó thay đổi độ lệch không phải từ lịch trình mà từ ngân sách. Do đó, để tính toán nó cần phải sử dụng các thông số hơi khác một chút. Như trước đây, bạn cần trừ đi giá trị kiếm được (chỉ tiêu này, như tên của phương pháp, là chìa khóa), nhưng lần này không phải là khối lượng kế hoạch được trừ mà là chi phí thực tế của công việc. Theo đó, nếugiá trị kiếm được nhỏ hơn chi phí thực tế - nhiều quỹ đã được chi tiêu hơn kế hoạch tại một thời điểm cụ thể, nếu nhiều hơn - thì ngược lại. Hai chỉ số này là những chỉ số chính đối với mọi nhà quản lý dự án, và để có được chúng thì phương pháp giá trị kiếm được sẽ được sử dụng. Tuy nhiên, đây không phải là số liệu thống kê duy nhất mà bạn có thể đạt được.

CPI

Công thức Phương pháp Giá trị Thu nhập còn chứa gì nữa? Bạn đã làm quen với các khái niệm và phương pháp cơ bản để tính toán chúng - bây giờ đã đến lúc xem xét một vài chỉ số tương đối. Ví dụ, chỉ số hoàn thành thời hạn là một thông số rất thú vị sẽ cho phép bạn nhìn trực quan xem bạn đang đi trước thời hạn bao nhiêu hoặc đi sau chúng. Để có được con số này, bạn cần chia giá trị kiếm được cho giá trị kế hoạch. Kết quả có thể được coi là một số phân số - hoặc chuyển đổi thành phần trăm để rõ ràng hơn. Kết quả có thể được xem là tỷ lệ tiến độ theo tỷ lệ phần trăm của tốc độ đã lên kế hoạch. Bạn có thể xem các ví dụ minh họa sau, khi một dự án cụ thể được phân tích.

SPI

Cũng như cặp trước, SPI có sự tương đồng mạnh mẽ với CPI. Thực tế là đây cũng là một chỉ số tương đối, nhưng lần này nó không thể hiện tốc độ của dự án mà là chi phí của ngân sách. Nếu CV cho biết ngân sách thiếu hoặc chi quá mức, thì mục đích của tham số này là để hiển thị số tiền được chi cho một đô la theo kế hoạch. Kết quả ở đây có thể làmột đô la (nếu ngân sách được tôn trọng một trăm phần trăm), và bảy mươi lăm xu và thậm chí một đô la rưỡi. Nói chung, chỉ số này cho phép bạn đánh giá tổng quát mức ngân sách thiếu hoặc chi quá mức.

Tùy chọn khác

Đó là tất cả các chỉ số chính bạn cần ghi nhớ khi sử dụng phương pháp giá trị kiếm được trong quản lý dự án. Bạn có thể bắt đầu xem xét ví dụ ngay bây giờ - nhưng tốt hơn nên dừng lại một chút và xem xét thêm một vài chỉ báo có thể được sử dụng ở cấp độ chuyên nghiệp hơn nếu bạn muốn có kết quả chi tiết hơn. Ví dụ, các chuyên gia cũng nhập con số BAC, tương ứng với số tiền ngân sách cho toàn bộ dự án - và từ đó một số tham số khác được suy ra. Có một chỉ báo EAC, viết tắt của "điểm khi hoàn thành". Nó thể hiện chính xác giá trị có thể được mong đợi nhận được từ kết quả của dự án tại một thời điểm cụ thể. Nếu các chỉ số trước đó giúp bạn điều hướng trạng thái chính xác của dự án tại một thời điểm cụ thể, thì chỉ số này (và các chỉ số tiếp theo) sẽ giúp bạn tính toán dữ liệu ước tính tại thời điểm dự án hoàn thành.

Vì vậy, điểm hoàn thành được tính bằng cách chia số tiền ngân sách cho chỉ số chi phí của công việc đã hoàn thành. Đối với thông số ETC, nó cho thấy ước tính hoàn thành, tức là cần bao nhiêu để hoàn thành dự án. Nó được tính bằng cách trừ đi ước tính khi hoàn thành chi phí thực của tất cả công việc. Chà, một tham số nữa - VAC. Đây là một khởi hành từngân sách khi hoàn thành, tức là, một tham số cho phép bạn tính toán độ lệch ước tính so với ngân sách tại thời điểm dự án hoàn thành. Bạn có thể nhận được nó bằng cách lấy số tiền ngân sách trừ đi ước tính khi hoàn thành. Đó là tất cả những gì bạn cần biết về phương pháp này - bây giờ đã đến lúc xem xét một ví dụ cụ thể.

Ví dụ về ứng dụng

Đương nhiên, đối với lần đầu tiên tiếp xúc với phương pháp này, không có ý nghĩa gì khi thực hiện bất kỳ dự án thực tế nào - tốt hơn là lấy một ví dụ đơn giản để cho phép bạn xem xét trực quan từng thông số trên. Vì vậy, bản chất của dự án là như sau - cần phải xây dựng bốn bức tường trong bốn ngày, chi 800 đô la cho nó. Đây là tất cả thông tin bạn có thể cần trong quá trình này. Trong ví dụ này, phương pháp giá trị kiếm được được áp dụng ở giai đoạn gần hoàn thành, tức là vào ngày thứ ba của dự án.

Trong ba ngày, chỉ có hai bức tường rưỡi được xây dựng, nhưng 560 đô la ngân sách đã được chi tiêu. Có vẻ như điều này ít hơn kế hoạch - nhưng công việc đã được thực hiện ít hơn. Vậy những người lao động có đang làm tốt công việc của mình không? Đây là nơi mà phương pháp này sẽ giúp bạn. Trước tiên, bạn cần hiểu ba chỉ số cơ bản - PV, EV và AC. Đầu tiên là 600 đô la, kể từ ngày thứ ba, nó đã được lên kế hoạch để chi tiêu nhiều như vậy. Khoản thứ hai - $ 500, vì đó là số tiền đáng lẽ phải chi cho việc xây dựng hai bức tường rưỡi. Chà, thứ ba - $ 560, đó là số tiền mà các công nhân đã chi cho việc xây dựng hai bức tường rưỡi vào ngày thứ ba của dự án. Bạn cũng có thể lưu ý ngay chỉ báo BAC - nólà 800 đô la, toàn bộ ngân sách của dự án. Chà, đã đến lúc tính toán độ lệch - về thời gian và chi phí. 500 đô la trừ đi 560 đô la là trừ đi 60 đô la, chính xác là số tiền ngân sách đã chi quá mức. 500 đô la trừ đi 600 đô la - hóa ra trừ đi một trăm đô la, tức là có một công việc tồn đọng từ lịch trình. Đã đến lúc làm cho các chỉ số chính xác hơn, tức là tính CPI và SPI. Nếu bạn chia 500 đô la cho 560 đô la, bạn nhận được 0,89, có nghĩa là một đô la được chi tiêu thay vì 89 xu - cứ mỗi đô la, có một khoản chi tiêu quá mức là 11 xu. Nếu bạn chia 500 đô la cho 600 đô la, bạn nhận được 0,83, có nghĩa là tốc độ của dự án chỉ bằng 83 phần trăm so với tốc độ dự kiến ban đầu.

Đó là tất cả - bây giờ bạn đã nhận được tất cả các chỉ số chính và có ý tưởng về trạng thái của dự án của bạn vào một ngày cụ thể khi thực hiện. Bây giờ bạn có thể tính toán các thông số còn lại - EAC, ETC và VAC. Điểm hoàn thành là 800 chia cho 0,89. Nó chỉ ra rằng với tốc độ này, chi phí ước tính của dự án khi kết thúc công việc là 900 đô la thay vì 800. Ước tính để hoàn thành là 900 trừ 560, tức là 340 đô la. Đây là số tiền ước tính cần thiết để hoàn thành dự án. Chà, độ lệch khi hoàn thành sẽ là 800 trừ 900 - trừ đi 100 đô la, tức là ngân sách sẽ bội chi một trăm đô la. Đương nhiên, phương pháp giá trị kiếm được được áp dụng ở một giai đoạn của dự án, có thể khác với phương pháp trên - phương pháp này phổ biến và có thể được sử dụng ở bất kỳ giai đoạn nào.