Quản lý. Môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức: khái niệm, đặc điểm và ví dụ

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Môi trường bên ngoài và bên trong của một tổ chức trong quản lý phụ thuộc vào sự kết hợp của các yếu tố kinh tế. Đây là khả năng cạnh tranh, lợi nhuận của công ty, các chỉ số hoạt động của chiến lược được thông qua và các điều kiện để phát triển hơn nữa. Nếu ngành cho phép bạn thâm nhập vào các thị trường mới (đặc biệt là các thị trường nước ngoài), thì môi trường bên ngoài đòi hỏi phải lập kế hoạch và dự báo chiến lược.

Môi trường bên trong: các khái niệm chung

Môi trường nội bộ của một tổ chức bao gồm các sự kiện, yếu tố, con người, hệ thống, cơ cấu và điều kiện trong tổ chức thường nằm dưới sự kiểm soát của công ty. Tuyên bố sứ mệnh và phong cách lãnh đạo cũng là những yếu tố củng cố. Chúng thường liên quan đến môi trường nội bộ của tổ chức đang quản lý. Và môi trường bên ngoài sẽ phụ thuộc vào hành động của môi trường trước đó.

Như vậy, chính nội bộ quyết định các hoạt động của tổ chức, các quyết định, hành vi và thái độ của nhân viên. Những thay đổi trong phong cách lãnh đạo, sứ mệnh tổ chức hoặc văn hóa có thể có tác động đáng kể đến một công ty trongtổng thể.

Môi trường và đặc điểm của nó

Một số yếu tố bắt nguồn từ bên ngoài công ty nhưng lại gây ra sự thay đổi bên trong công ty. Về cơ bản, các đối tượng và khái niệm sau nằm ngoài tầm kiểm soát của bất kỳ tổ chức nào:

• Khách hàng.
• Cạnh tranh.
• Kinh tế.
• Công nghệ.
• Điều kiện chính trị và xã hội.

Môi trường bên ngoài của một tổ chức quản lý có thể có tác động đáng kể đến môi trường bên trong của tổ chức đó, chẳng hạn như các hoạt động hiện tại, sự tăng trưởng và tính bền vững lâu dài của tổ chức đó.

Bỏ qua ngoại lực có thể dẫn đến lỗi. Các nhà quản lý bắt buộc phải liên tục theo dõi và thích ứng với môi trường bên ngoài, làm việc để sớm đưa ra những thay đổi chủ động thay vì áp dụng một cách tiếp cận phản ứng có thể dẫn đến một kết quả hoàn toàn khác.

Phân tích SWOT

Môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức quản lý kích thích phản ứng của nhà quản lý đối với các hoàn cảnh và thay đổi. Họ dựa vào dữ liệu "quét". Quy trình có nghĩa là giám sát cả hai môi trường để biết các dấu hiệu sớm về những gì có thể cần phải thay đổi. Để giải quyết các cơ hội hoặc mối đe dọa tiềm ẩn, cần phải điều chỉnh để xác định điểm mạnh của công ty và giải quyết điểm yếu của công ty.

Một loại quét môi trường phổ biến là phân tích SWOT, đặc biệt xem xét các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa của bên trong và bên ngoàimôi trường tổ chức. Nói tóm lại, ban lãnh đạo đi vào việc phân tích mọi thứ xảy ra xung quanh công ty và trong đó, cũng như trong công việc của nhân sự và sự hài lòng của nhân viên đối với vị trí của họ.

Người quản lý sẽ bắt đầu phân tích môi trường nội bộ, nghiên cứu những điểm kém hiệu quả trong tổ chức. Sau đó, anh ta phải xem xét môi trường bên ngoài và những điều xảy ra bên ngoài tổ chức nhưng ảnh hưởng đến sự tồn tại thành công của tổ chức.

Các yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận

SWOT-analysis đề xuất phân tích các thành phần có thể ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Đối với mỗi yếu tố, có một số hoàn cảnh có thể làm thay đổi môi trường bên ngoài và bên trong của tổ chức quản lý. Ví dụ về điều này là môi trường tiếp thị. Nó là sự kết hợp của các yếu tố và lực lượng bên ngoài và bên trong ảnh hưởng đến khả năng kết nối và phục vụ khách hàng của công ty.

Môi trường Tiếp thị Kinh doanh

Môi trường trong nhà khác nhau tùy theo công ty và bao gồm chủ sở hữu, công nhân, máy móc, vật liệu, v.v. Bên ngoài được chia thành hai thành phần: vi mô và vĩ mô.

1. Môi trường vi mô hoặc nhiệm vụ cũng là môi trường kinh doanh cụ thể. Nó bao gồm các yếu tố liên quan đến việc sản xuất, phân phối và quảng bá ưu đãi.
2. Môi trường vĩ mô hoặc rộng bao gồm các khái niệm ảnh hưởng đến toàn xã hội.

Phương tiện rộng có sáu thành phần:

• Nhân khẩu học.
• Kinh tế.
• Thể chất.
• Công nghệ.
• Chính trị và pháp lý.
• Văn hóa - xã hội.

Môi trường tiếp thị của một công ty bao gồm các tác nhân và các bên ngoài hoạt động tiếp thị ảnh hưởng đến khả năng quản lý của công ty về mặt xây dựng và duy trì mối quan hệ thành công với khách hàng mục tiêu. (Philip Kotler)

Nguyên tắc Điều chỉnh Mối quan hệ Bên ngoài1 - Cạnh tranh

Nếu công ty của bạn không phải là nhà độc quyền, bạn sẽ phải đấu tranh. Khi bạn bắt đầu kinh doanh và tham gia thị trường với sản phẩm của mình, bạn đang chống lại các công ty lâu đời hơn, có kinh nghiệm hơn trong cùng ngành.

Khi bạn đã thành công, bạn sẽ phải đối phó với những công ty mới đang cố gắng đánh cắp khách hàng của bạn hoặc cạnh tranh với bạn. Nó có thể củng cố vị trí hoặc phá vỡ bạn. Ví dụ, cạnh tranh với Amazon, nhiều cửa hàng nhỏ hơn đóng cửa. Nếu các yếu tố của môi trường bên ngoài và bên trong của tổ chức được phát hiện sớm hơn, mọi người đều có thể trở nên cạnh tranh.

Điều chỉnh Nguyên tắc2 - Thay đổi Chính sách Công

Những thay đổi trong chính sách của chính phủ có thể có tác động rất lớn đến các doanh nghiệp. Ngành công nghiệp thuốc lá là một ví dụ kinh điển. Môi trường bên ngoài và bên trong của tổ chức các công ty thuốc lá kể từ những năm 1950 đã bị thay đổi do ảnh hưởng của chính phủ. Họ bị yêu cầu dán nhãn cảnh báo trên sản phẩm của mình, họ mất quyền quảng cáo trên truyền hình. Ngoài ra, ngày càng có ít địa điểm dành cho người hút thuốc,nơi họ có thể hút thuốc hợp pháp.

Tỷ lệ người hút thuốc ở Nga đã giảm gần một nửa, điều này có tác động tương ứng đến doanh thu của ngành. Xem xét khái niệm về môi trường bên ngoài và bên trong của tổ chức, cần phải nói rằng điều đầu tiên kéo theo những thay đổi trong điều thứ hai. Có những tình tiết độc lập không thể "đánh gục" được.

Yếu tố phát triển nội bộ1 - Nhân viên

Nếu bạn không phải là doanh nhân một người, nhân viên của bạn là một phần quan trọng trong môi trường nội bộ của công ty bạn. Họ phải làm tốt công việc. Người quản lý phải có khả năng xử lý các nhân viên cấp dưới và kiểm soát các bộ phận khác của môi trường nội bộ.

Ngay cả khi tất cả nhân viên đều có năng lực và tài năng, chính trị nội bộ và xung đột có thể phá hủy một công ty tốt. Các yếu tố này của môi trường bên ngoài và bên trong của tổ chức cần được xác định. Đây là một trong những nét đặc trưng của chính sách nhân sự của doanh nghiệp.

Yếu tố nội bộ2 - Tài chính

Ngay cả với những khoản tiết kiệm lớn, việc thiếu vốn có thể là yếu tố quyết định liệu một công ty có tồn tại được hay không. Khi nguồn lực tài chính quá hạn hẹp sẽ ảnh hưởng đến số lượng người bạn có thể thuê, chất lượng của thiết bị và hiệu quả của quảng cáo mà bạn cần tổ chức.

Nếu không còn những khó khăn đó, thì sẽ có thêm sự linh hoạt để phát triển và mở rộng kinh doanh. Trong những điều kiện như vậy, việc tồn tại một cuộc khủng hoảng hoặc lạm phát ngoài kế hoạch sẽ dễ dàng hơn.

Phương pháp của môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức

Khi tất cả các yếu tố đã được thiết lập, bạn cần chuyển sang phương pháp phân tích điểm mạnh và điểm yếu. Điều này được khuyến nghị bởi hệ thống SWOT. Các chỉ số cuối cùng thu được sẽ được sử dụng để lập kế hoạch chiến lược, sau đó chúng sẽ trở thành nền tảng tối ưu để tạo ra chiến thuật mở rộng quy mô doanh nghiệp.

SNW-analysis khác với SWOT ở một hệ thống chiến thuật tiên tiến hơn tập trung vào điểm mạnh. Loại thứ nhất được sử dụng cho các nước phát triển, nơi bản thân công ty là nguyên tắc quan trọng trong việc xây dựng doanh nghiệp. Phân tích thứ hai được sử dụng ở các quốc gia kém phát triển hơn, nơi hoạt động kinh doanh có thể ngừng tồn tại do ảnh hưởng của nhà nước.

Ngoài ra còn có hai phân tích khác nhau (STEP và PEST) nhằm vào các hoạt động của nhà nước và đồng thời là các doanh nghiệp nhỏ.

1. Biến thể phân tíchBƯỚC được sử dụng ở Hoa Kỳ, Nga, Châu Phi và các quốc gia có lãnh thổ rộng lớn. Trung Quốc sử dụng một phương pháp phân tích khác, vì một số khu vực được phân định trên cơ sở pháp lý. Yếu tố công nghệ được ưu tiên làm chỉ số đánh giá sự tiến bộ.
2. Phân tíchPEST được sử dụng để phân tích các đặc điểm bên ngoài của doanh nghiệp. Nó liên quan đến các yếu tố như chính trị và kinh tế của các nhà lãnh đạo thế giới. Sự phát triển của một quốc gia "nhỏ" phụ thuộc vào họ.

Để hiểu hệ thống tác động của nền kinh tế vĩ mô, bạn cần nghiên cứu nền kinh tế của các bang khác.

Tổ chức quản lý môi trường

Quản lý thay đổi có thể được định nghĩa là một cách tiếp cận hệ thốngchuyển đổi các quy trình, hệ thống, cấu trúc, công nghệ và giá trị nhằm sửa chữa những thiếu sót và mâu thuẫn trong tổ chức. Điều này kéo theo một loạt các hoạt động giúp người tham gia chuyển từ cách làm việc hiện tại sang cách làm việc dự định của họ.

Trong kinh doanh, thay đổi đề cập đến bất kỳ sự thay đổi nào trong cách làm việc truyền thống. Đó có thể là sự bổ sung, thay đổi đối với chính sách, quy trình, phương pháp hoặc bất kỳ điều gì khác có thể ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến tổ chức.

Các lý do để thực hiện thay đổi có thể là tự nhiên (tức là tồn tại, phát triển hoặc mở rộng). Chúng cũng có thể phản ứng, tức là, thích ứng với một môi trường thay đổi. Hãy xem xét một số trong số chúng:

• Quản lý thay đổi liên quan đến việc lập kế hoạch cẩn thận và thực hiện các chiến lược trong khi tư vấn và thu hút sự tham gia của những người bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi. Nó giúp tổ chức thực hiện, quản lý và theo dõi sự thay đổi và trao quyền cho các thành viên của tổ chức để nắm bắt sự thay đổi trong môi trường hiện tại.
• Nhận biết được nhu cầu. Chỉ bằng cách xác định những gì sẽ được cải thiện (tức là quy trình, sản phẩm, công nghệ, phương pháp). Điều này đòi hỏi một nhóm sẽ bắt đầu quá trình và dẫn dắt.
• Sự cấp thiết phải làm cho nhân viên và các thành viên khác của tổ chức nhận ra tầm quan trọng của sự thay đổi và lợi ích của nó. Đây là một bước quan trọng cần được xem xét và thu hút sự chú ý của tất cả các bên liên quan. Ngoài ra, các bên có ý tưởng thay thế cần được tạo cơ hội bình đẳng để trình bày quan điểm, ý kiến của mình vàđề xuất về cùng một vấn đề.
• Rào cản. Khả năng chống lại sự thay đổi là một trong những rào cản chính đối với việc quản lý sự thay đổi. Đôi khi khả năng lãnh đạo chỉ có thể nhận được sự ủng hộ từ một vài người, và những người khác có thể phản kháng lại sự thay đổi. Do đó, để thực hiện hiệu quả chiến lược thay đổi, các rào cản phải được loại bỏ kịp thời.
• Nhận thức. Thay đổi phải bắt đầu với một tầm nhìn cho tương lai vì nó làm rõ các mục tiêu tương lai của tổ chức cho các bên liên quan. Do đó, cần phải tạo ra và truyền đạt tầm nhìn này cho các bên bị ảnh hưởng để họ biết tại sao điều này lại xảy ra.

Một trong những chiến thuật tốt nhất để thúc đẩy sự quan tâm và tinh thần của nhóm là tạo ra các mốc quan trọng nhỏ, dễ đạt được để thúc đẩy tinh thần và sự hài lòng của nhân viên. Nhưng không nên bỏ qua các mục tiêu dài hạn, vì chúng ảnh hưởng đến việc áp dụng các thay đổi trong môi trường bên ngoài và bên trong của tổ chức doanh nghiệp. Các thay đổi thường không thành công vì chúng được thông báo sớm là thành công.

Chúng phải được thực hiện đúng cách. Chúng tôi cần đợi một thời gian để xác định những lỗ hổng hoặc thiếu sót.

Tại sao chúng ta cần phân tích PEST

Đây là một công cụ được thiết kế để xác định các khía cạnh của môi trường bên ngoài. Họ có thể ảnh hưởng đến chiến lược của tổ chức. Không thể quản lý môi trường bên trong và bên ngoài nếu không có chiến lược và sử dụng cùng một định dạng ngang bằng với các đối thủ cạnh tranh.

BƯỚC-phân tích giúp đạt được kết quả tốtkết quả nếu các ước tính hệ số dạng khác nhau được áp dụng định kỳ. Các chỉ số cố định về tăng trưởng năng động có ảnh hưởng đến triển vọng phát triển kinh doanh. Kết quả là một mô hình phản ứng của công ty đối với một chiến lược mới có thể điều chỉnh công ty với tổng thể các yếu tố đã xác định trong môi trường vĩ mô.

Đặc điểm của một tổ chức công ty tốt

Nhân viên phải được đào tạo để tích hợp thành công những thay đổi vào thói quen hàng ngày của họ. Giám sát thay đổi cần hỗ trợ một cơ chế liên tục để giám sát xem các thay đổi có được thực hiện đúng hay không.

Quản lý thay đổi đề cập đến quá trình phát triển và thực hiện các chiến lược, kế hoạch và thông lệ của công ty xuất hiện từ các môi trường bên trong và bên ngoài khác nhau của một tổ chức. Đặc điểm năng lực đề cập đến tập hợp các kỹ năng, chiến lược, nước đi hoặc công nghệ đặc biệt để phân biệt giữa người dẫn đầu và người chơi trung bình trong một ngành. Đây là một nguồn lợi thế cạnh tranh quan trọng của một công ty so với các đối thủ cạnh tranh.