Các yếu tố của môi trường nội bộ của tổ chức và các đặc điểm của chúng

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Một phần không thể thiếu của việc tiến hành phân tích SWOT là xác định các cơ hội và mối đe dọa của thị trường, cũng như xác định điểm mạnh và điểm yếu của công ty để phân tích các yếu tố khác nhau của môi trường nội bộ của tổ chức.

Môi trường nội bộ của tổ chức là gì?

Khi nói đến môi trường nội bộ của một tổ chức, nó thường có nghĩa là một tập hợp các yếu tố có thể bị ảnh hưởng theo cách này hay cách khác, so với các yếu tố môi trường không thể thay đổi. Vì vậy, môi trường nội bộ của tổ chức bao gồm:

1. Người.
2. Mục tiêu.
3. Nhiệm vụ.
4. Công nghệ.
5. Cấu trúc.

Sự kết hợp của tất cả các yếu tố này là bản chất của tổ chức: con người, thống nhất trong một cấu trúc nhất định, thực hiện một loạt các nhiệm vụ, sử dụng các công nghệ nhất định để đạt được mục tiêu cuối cùng.

Vì vậy, việc kết hợp các yếu tố của môi trường nội bộ của tổ chức có thể hiệu quả hoặc không. Nhiệm vụ của phân tích là xác định những quy trình được thiết lập lý tưởng, cũng như những quy trìnhgiảm lợi nhuận chung của công ty.

Các yếu tố của môi trường bên trong được phân loại như thế nào?

Các yếu tố chính của môi trường nội bộ của tổ chức thường được phân loại thành các nhóm, hay còn được gọi là các phần:

• lát tổ chức;
• tiếp thị cắt giảm;
• cắt khung;
• sản xuất lát;
• tài chính.

Để thuận tiện cho việc phân tích, các yếu tố của mỗi nhóm được xem xét riêng biệt. Trong bối cảnh tổ chức, họ nghiên cứu các đặc điểm của doanh nghiệp theo quan điểm của cơ cấu tổ chức của công ty. Người ta chú ý đến cả các mối quan hệ thứ bậc trong công ty và hệ thống tương tác giữa các cấu trúc riêng lẻ của doanh nghiệp. Phần tiếp thị cung cấp ý tưởng về nhiều loại sản phẩm, các tính năng và lợi ích của chúng, các yếu tố định giá, cũng như các phương pháp bán hàng và quảng cáo.

Khi xem xét việc cắt giảm tài chính, cần chú ý đến các báo cáo tài chính, động thái của các chỉ số chính về chi phí và khả năng sinh lời. Hiệu quả của dòng tiền được xác định. Trong phần nhân sự xem xét mối quan hệ giữa nhân sự quản lý và điều hành, phân tích kết quả hoạt động lao động. Điều này cũng bao gồm văn hóa doanh nghiệp hoặc tổ chức của tổ chức, các phương pháp khuyến khích và tạo động lực cho nhân viên.

Phần thứ năm - sản xuất - bao gồm danh sách các công nghệ, quy chuẩn, quy tắc và tiêu chuẩn để sản xuất hàng hóa và kiểm soát chất lượng của chúng. Một loạt các phát triển đổi mới và nghiên cứu khoa học nhằm mở rộng phạm vi hoặc cải thiện các đặc tính hữu ích của sản phẩm, cũngtham khảo việc cắt giảm sản xuất.

Nhân sự như một yếu tố của môi trường nội bộ

Nhiệm vụ của phương pháp tiếp cận tình huống trong phân tích và ra quyết định quản lý là xem xét hành vi của cá nhân nhân viên, nhóm của họ, cũng như bản chất ảnh hưởng của nhân viên quản lý. Theo lý thuyết kinh tế, nhân sự là một trong những yếu tố chính của sản xuất, tuy nhiên, trong thực tế hiện đại, đội ngũ nhân viên trở thành một yếu tố chiến lược quan trọng.

Nhiệm vụ của người quản lý là tổ chức công việc của nhân sự một cách hiệu quả nhất có thể, trong khi một số thành phần của quy trình này cần được tính đến:

• nguyên tắc tuyển dụng và tuyển dụng;
• thích nghi của nhân viên mới;
• giám sát nhân sự, phương pháp của nó;
• động lực và sự kích thích của nhân viên;
• đào tạo, phát triển nhân viên;
• tạo và duy trì văn hóa doanh nghiệp.

Như vậy, hệ thống văn hóa tổ chức của tổ chức, được điều chỉnh không phù hợp tại doanh nghiệp, có thể trở thành mặt yếu của nó và do đó, khó đạt được các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn và các nhiệm vụ trung gian.. Quản lý nhóm vẫn là một trong những hoạt động chiến lược của các nhà lãnh đạo.

Mục tiêu của công ty như một yếu tố của môi trường nội bộ

Khi phân tích tình trạng của công ty và hoạch định một chiến lược xa hơn, một hoặc nhiều mục tiêu sẽ được đặt ra. Nhiệm vụ của ban lãnh đạo công ty là chỉ chọn những mục tiêu có thể đạt được tương ứng với tình trạng của thị trường vàcông ty.

Có đủ nguồn lực tài chính, bố trí nhân sự và lập kế hoạch hiệu quả để đưa ra mục tiêu đúng đắn. Đồng thời, danh sách các mục tiêu chung nên được chia thành các mục tiêu hoặc nhiệm vụ phụ, trách nhiệm thực hiện được phân bổ cho các nhân viên hoặc các bộ phận của tổ chức.

Ví dụ, công ty X, tham gia thị trường với các sản phẩm được sản xuất hàng loạt, đặt mục tiêu: trở thành công ty dẫn đầu trong một thị trường nhất định trong ngắn hạn. Đồng thời, Công ty X hoạt động kinh doanh trong một lĩnh vực khác, khi phân tích báo cáo tài chính nhận thấy có một khoản nợ vay ngân hàng với số lượng lớn. Ngoài ra, phân tích chính sách nhân sự cho thấy phòng kinh doanh thực hiện chức năng của mình không hiệu quả và không đạt được các chỉ tiêu kế hoạch. Rõ ràng là mục tiêu mà ban lãnh đạo đặt ra không chỉ khó đạt được mà còn gần như bất khả thi.

Ví dụ về các mục tiêu được xây dựng chính xác:

• đạt đến 60% nhận biết thương hiệu;
• tăng thị phần lên 16%;
• để lọt vào ba công ty hàng đầu trên thị trường;
• tăng hóa đơn trung bình lên 1500 rúp;
• tăng lưu lượng truy cập trang web lên 2000 người mỗi ngày.

Vì vậy, để thiết lập mục tiêu một cách hiệu quả, ban lãnh đạo công ty phải dựa trên nghiên cứu chuyên sâu về thị trường và vị trí hiện tại của công ty trong đó.

Nhiệm vụ của công ty như một yếu tố của môi trường nội bộ

Sau khi biên soạn danh sách các mục tiêu của công ty, cần phải chia chúng thành các nhiệm vụ, tức là thành các thành phần. Hiếm có trong bất kỳ tổ chức nàochỉ một mục tiêu được đặt ra. Vì vậy, các mục tiêu chiến lược của công ty được chuyển thành mục tiêu hoạt động của năm, nửa năm hoặc quý. Hơn nữa, mục tiêu được chia thành danh sách các nhiệm vụ cụ thể phải hoàn thành để đạt được kết quả mong muốn.

Mỗi nhiệm vụ được thiết lập phải có kết quả cuối cùng được lập thành văn bản, cũng như các bộ phận và nhân viên cụ thể chịu trách nhiệm thực hiện. Đây là một ví dụ về chuyển đổi một trong các mục tiêu thành danh sách các nhiệm vụ. Vì vậy, để đạt được mục tiêu tăng doanh số bán hàng lên 25%, công ty có thể phân bổ nhiệm vụ theo cách sau:

1. Tăng 5% lịch hẹn cho mỗi trưởng phòng kinh doanh. Trách nhiệm và quyền kiểm soát thuộc về người đứng đầu bộ phận, Ivanov I. I.
2. Phân tích sơ bộ tình hình thị trường từ bộ phận marketing, phát triển công ty quảng cáo có giám sát việc thực hiện các khuyến nghị hàng tháng. Chịu trách nhiệm - Trưởng phòng A. P. Petrov.
3. Mở rộng đội ngũ bán hàng lên 20 người vào cuối năm. Chịu trách nhiệm - Giám đốc nhân sự A. I. Sidorov.
4. Khai trương 5 chi nhánh mới tại các khu vực trong 6 tháng. Chịu trách nhiệm - Phó Giám đốc Phát triển G. I. Laptev, Giám đốc Nhân sự A. I. Sidorov.

Như vậy, người đứng đầu tổ chức có thể kiểm soát quá trình đạt được mục tiêu của doanh nghiệp theo từng giai đoạn, và công việc chính xác của người quản lý nhân sự sẽ cho phép mỗi nhân viên chịu trách nhiệm cá nhân để đạt được kết quả chung.

Công nghệ và vị trí của chúng trong môi trường nội bộ

Quy trìnhquá trình chuyển hóa nguyên liệu thô thành thành phẩm đòi hỏi những công nghệ nhất định. Nếu đó là một nhà máy sản xuất đồ hộp, thì dây chuyền đặc biệt, nhân viên được đào tạo, các tiêu chuẩn đã được phê duyệt và bằng sáng chế đã đăng ký là cần thiết. Tất cả những điều trên đều áp dụng cho công nghệ doanh nghiệp.

Bất kể điều đó có đáng ngạc nhiên đến đâu, công nghệ, với tư cách là một yếu tố của môi trường nội bộ, hiện diện ngay cả trong các doanh nhân nhỏ hoặc những người làm nghề tự do. Ví dụ: một nhiếp ảnh gia hoặc nhà thiết kế sử dụng phần mềm, thiết bị và công nghệ đặc biệt trong công việc của họ, nếu không có phần mềm này thì không thể duy trì khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Cấu trúc của một doanh nghiệp như một yếu tố của môi trường nội bộ của nó

Một trong những bước đầu tiên của quá trình phân tích môi trường bên trong doanh nghiệp là kiểm tra chi tiết cơ cấu tổ chức. Đồng thời, các nhà tiếp thị và quản lý không chỉ thiết lập danh sách các bộ phận nội bộ mà còn cả mối quan hệ giữa chúng, sự phụ thuộc theo thứ bậc và sự phụ thuộc.

Thứ bậc trong tổ chức công việc của nhân sự giúp phân bổ công việc hiệu quả. Các nhân viên được tách biệt và tách thành các nhóm và phòng ban riêng biệt, họ được phân công vào nhiều phòng ban khác nhau. Hệ thống phân cấp trong doanh nghiệp có thể theo chiều ngang và chiều dọc, và hiệu quả và chất lượng của việc phân bổ lao động được tiết lộ trong phân tích.

Một trong những thành phần quan trọng của phân tích như vậy có thể là xác định tính hiệu quả của thông tin và các luồng khác giữa các đơn vị tổ chức. Ví dụ, trong doanh nghiệp B, doanh nghiệp sản xuất các bộ phận chocác phương tiện, sự chậm trễ trong việc thực hiện kế hoạch liên tục được ghi nhận. Nhân viên được yêu cầu điền vào thẻ thời gian làm việc, các hình phạt đã được đưa ra, nhưng các biện pháp quản lý đội sơ bộ như vậy không hiệu quả.

Khi phân tích mối quan hệ giữa các bộ phận của công ty B, hóa ra lỗi không nằm ở nhân viên chế tạo bộ phận, mà là ở bộ phận chịu trách nhiệm sửa chữa thiết bị. Vì vậy, nhiều máy không hoạt động hơn thời gian dự kiến do sửa chữa kéo dài.

Làm thế nào để bạn xác định điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp?

Việc thông qua quyết định của người quản lý trước hết là sự phân tích kỹ lưỡng tất cả các yếu tố của môi trường bên trong, môi trường bên ngoài, sau đó là kết luận về vị trí của doanh nghiệp trên thị trường và khả năng của doanh nghiệp.

Dữ liệu thu được trong quá trình phân tích phải được trình bày dưới dạng danh sách. Ví dụ, đây có thể là các mục sau:

1. Nhân viên bán hàng không đủ trình độ.
2. Thiếu tiền tích lũy của chính mình.
3. Phát triển sáng tạo trong sản xuất hàng hóa.
4. Đang vay ngân hàng.
5. Sản phẩm đa dạng.
6. Thiết bị sản xuất lạc hậu.

Sau khi chuẩn bị một danh sách như vậy, cần phải phân tách dữ liệu theo tác động định tính, tức là để xác định xem yếu tố này hoặc yếu tố kia có ảnh hưởng tích cực đến hoạt động của công ty hay yếu tố tiêu cực.

Vì vậy, danh sách ban đầu nên được chia thành hai phần và bước tiếp theo là đánh giá ảnh hưởng có thể có của các yếu tố này của môi trường bên trongcác tổ chức. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng thang điểm từ 1 đến 5 hoặc từ 1 đến 10. Mỗi mục trong danh sách phải được đánh giá bằng điểm, tùy thuộc vào mức độ ảnh hưởng của yếu tố này đến hoạt động của công ty.

Bước tiếp theo là đánh giá tác hại có thể xảy ra mà mỗi mục trong danh sách có thể gây ra. Do đó, danh sách kết quả phải được xếp hạng theo hai chỉ số - khả năng và xác suất. Phương pháp này sẽ giúp cắt bỏ những dữ liệu không đáng kể và tạo ra một danh sách các vấn đề chính được tìm thấy trong quá trình phân tích các yếu tố của môi trường nội bộ của tổ chức. Một ví dụ về phân tích định tính môi trường của tổ chức nên kết thúc bằng một danh sách cụ thể không quá 10 mục cho mỗi hạng mục - điểm yếu và điểm mạnh của công ty.

Mối quan hệ giữa môi trường bên trong và phân tích SWOT là gì?

Công cụ SWOT liên quan đến việc phân tích môi trường của công ty, cả bên trong và bên ngoài. Các yếu tố của môi trường bên trong của tổ chức và các đặc điểm của chúng cho thấy những điểm mạnh nào có thể được sử dụng để đạt được lợi thế cạnh tranh. Danh sách các điểm yếu thu được trong quá trình phân tích sẽ giúp điều chỉnh các hoạt động của công ty nhằm giảm thiểu tác hại của chúng hoặc để hiện đại hóa và cải tiến.

Kết quả của phân tích SWOT giúp so sánh các mối đe dọa và cơ hội của môi trường bên ngoài, tức là thị trường mà công ty hoạt động hoặc dự định hoạt động, với các yếu tố của môi trường bên trong. Nhiệm vụ của một nhà tiếp thị, nhà quản lý hoặc nhà lãnh đạo là vạch ra một kế hoạch tiếp thị theo cách sử dụng các điểm mạnhcác công ty có thể tránh được tác hại từ các mối đe dọa từ thị trường. Điều tương tự cũng có thể nói về việc kết hợp các cơ hội thị trường và thế mạnh của công ty - người lãnh đạo phải quyết định cách tốt nhất để sử dụng chúng cùng nhau.

Làm thế nào để thực hiện phân tích SWOT?

Để hiểu cách tiến hành phân tích SWOT đúng cách, hãy xem xét những sai lầm phổ biến nhất mà các nhà quản lý mắc phải khi tiến hành phân tích.

Việc đưa các yếu tố của môi trường nội bộ vào danh mục điểm mạnh hoặc điểm yếu của công ty một cách không hợp lý dẫn đến sai sót trong việc lập kế hoạch. Mỗi thực tế phải được hỗ trợ bởi các số liệu cụ thể và dữ liệu báo cáo. Có thể khẳng định một cách vô căn cứ rằng công ty là công ty dẫn đầu thị trường, nhưng trên thực tế, điều này chỉ được xác nhận bằng lời của người đứng đầu chứ không phải bằng các nghiên cứu tiếp thị.

Đồng thời, ngoài độ tin cậy, mỗi điểm mạnh bị cáo buộc phải được so sánh với dữ liệu đã biết về đối thủ cạnh tranh. Điều này sẽ tiết lộ thế mạnh thực sự của doanh nghiệp, giúp đạt được mục tiêu.

Ví dụ, điểm mạnh của công ty là vị trí gần nguồn nguyên liệu. Rõ ràng, điều này mang lại nhiều thuận lợi cho công ty, giúp tiết kiệm cả chi phí tài chính và thời gian. Tuy nhiên, khi phân tích thông tin này về sự khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh, có thể thấy rằng tất cả các đối thủ lớn đều nằm gần nguồn nguyên liệu. Hóa ra mọi công ty trên thị trường đều có điểm mạnh như vậy, và do đó sẽ không thể đạt được lợi ích so với đối thủ.

Để thuận tiện và tránh sai sót, bạn nên phân tích đối thủ cạnh tranh từ các nguồn mở có sẵn và xác định điểm mạnh và điểm yếu của họ. Tiếp theo, cần phải biên soạn một bảng kiểm tra trong đó từng yếu tố của môi trường bên trong được so sánh với các đối thủ cạnh tranh. Kết quả là, công ty tự hào không có nhiều lợi thế.

Tất cả các khuyến nghị để xác định điểm mạnh và điểm yếu của công ty cũng có thể được quy cho quá trình phân tích các cơ hội và mối đe dọa trên thị trường. Tất cả thông tin phải trung thực và chính xác.

Việc chỉ ra những thông tin chung chung có ảnh hưởng gián tiếp đến hoạt động của công ty là một lỗi thường gặp. Hoặc ảnh hưởng của họ quá nhỏ để được chứng minh. Ví dụ, các nhà quản lý thiếu kinh nghiệm chỉ ra các yếu tố môi trường như vậy:

• khủng hoảng trong nước;
• tình hình kinh tế khó khăn;
• tỷ giá hối đoái không ổn định.

Nếu chúng ta nói về các cuộc khủng hoảng trong nền kinh tế, không thể đo lường và hoạch định tầm quan trọng của chúng đối với các hoạt động của một công ty cụ thể. Yếu tố “khủng hoảng” khá mơ hồ, do đó, nó nên được phân chia thành các yếu tố cụ thể có ảnh hưởng thực sự đến vị thế của doanh nghiệp. Có thể việc cấp phép bắt buộc đã được đưa ra ở cấp tiểu bang hoặc hạn ngạch được đặt ra cho một số loại hoạt động.

Đối với tỷ giá hối đoái không ổn định, nó thường được đề cập trong các phân tích SWOT của họ bởi những công ty không phụ thuộc vào tiền tệ. Nếu công ty không xuất nhập khẩu, không mua nguyên liệu từ nước ngoài,không bán thành phẩm ở các nước khác, khi đó tác động của biến động tỷ giá hối đoái ảnh hưởng không đáng kể đến hoạt động của doanh nghiệp.

Đang đóng

Môi trường nội bộ của công ty là một nguồn lực chiến lược quan trọng có thể giúp hoặc ngược lại, gây hại cho các hoạt động của công ty. Môi trường bên trong của tổ chức bao gồm một số yếu tố cơ bản: con người, công nghệ, cấu trúc, nhiệm vụ và mục tiêu. Tập hợp các yếu tố như vậy không phải ngẫu nhiên mà có, vì bất kỳ tổ chức nào có cấu trúc nhất định đều sử dụng những người, với sự trợ giúp của công nghệ, đạt được các mục tiêu và mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Người đứng đầu tổ chức khi đưa ra các quyết định quản lý cần dựa trên cơ sở phân tích môi trường bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp. Nếu có một mối đe dọa rõ ràng trên thị trường, thì các nguồn lực từ môi trường bên trong sẽ giúp khắc phục nó. Điều tương tự cũng áp dụng cho các cơ hội thị trường, chỉ có thể được tối đa hóa bằng cách sử dụng các nguồn lực nội bộ của doanh nghiệp.

Các nguồn lực của môi trường nội bộ trong bản phân tích được đánh giá về tác động của chúng và được chia thành điểm mạnh và điểm yếu của công ty. Cơ cấu tổ chức của một tổ chức có thể là mặt yếu của tổ chức, trong khi đó, một bộ phận marketing chuyên nghiệp và hiệu quả có thể là điểm mạnh của doanh nghiệp.

Khi lập kế hoạch tiếp thị, một số mục tiêu chung được phân bổ dưới dạng nhiệm vụ giữa các phòng ban, bộ phận, nhóm và nhân viên cụ thể. Hệ thống phù hợpđộng lực và sự kích thích của nhân sự, quản lý nhóm sẽ giúp trao cho từng nhiệm vụ trách nhiệm cá nhân của nhân viên. Đồng thời, mỗi nhân viên trong nhóm sẽ hiểu rằng họ đang làm việc để đạt được một mục tiêu chung.