Đặc điểm của môi trường bên ngoài. Các yếu tố môi trường tổ chức

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Bất cứ ai tham gia kinh doanh hoặc sắp thành lập ai cũng thường nghĩ rằng việc chính yếu là viết một kế hoạch kinh doanh và tổ chức các hoạt động của công ty thật tốt thì mới có thể đạt được kết quả tốt. Nhưng nó không phải. Sự thành công của một tổ chức không chỉ bị ảnh hưởng bởi sự gắn kết của các yếu tố cấu trúc bên trong, mà còn bởi thực tế xung quanh, vốn có xu hướng thay đổi liên tục. Phân tích các đặc điểm của môi trường bên ngoài, dự đoán rủi ro đối với doanh nghiệp và sử dụng những thay đổi có lợi cho mình là một trong những nhiệm vụ của cấp quản lý. Theo dõi một cách khéo léo các yếu tố bên ngoài tổ chức và phối hợp các hành động phù hợp với tình trạng của chúng là chìa khóa thành công của công ty.

Sự phát triển và hoạt động của doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi nhiều chỉ số như lạm phát, nhu cầu tiêu dùng, tỷ giá hối đoái, đặc điểm văn hóa của đất nước, thuế quan,hoạt động của các đối thủ cạnh tranh nước ngoài và nhiều hơn nữa. Các đặc điểm của môi trường bên ngoài luôn phải được xem xét trong việc lập kế hoạch chiến lược.

Cơ cấu tổ chức

Bất kỳ công ty nào cũng là sự cộng sinh của các yếu tố tương hỗ với nhau tạo nên môi trường nội bộ. Điều này bao gồm nhân viên, công nghệ được sử dụng trong sản xuất, cấu trúc của doanh nghiệp, mục tiêu phát triển, văn hóa doanh nghiệp, kỹ thuật sản xuất, v.v. Nhưng yếu tố quan trọng nhất vẫn là đội ngũ nhân viên, vì sự thành công của một doanh nghiệp phần lớn phụ thuộc vào trình độ, động lực, thái độ làm việc và tập trung vào kết quả.

Công ty thành lập

Trong môi trường nội bộ, theo quy luật, một số hệ thống con có thể được phân biệt:

• xã hội (điều này bao gồm công nhân ở các cấp khác nhau);
• tổ chức (đây là chế độ lao động, phân chia quyền hạn và nhiệm vụ giữa các nhân viên);
• thông tin (bao gồm tất cả thông tin về công ty);
• sản xuất và kỹ thuật (bao gồm các phương tiện sản xuất chính, chẳng hạn như thiết bị kỹ thuật, nguyên liệu, v.v.).

Sự hình thành các yếu tố cấu thành của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng của mục tiêu và mục tiêu cũng như khả năng tài chính và vật chất.

Mối quan hệ với thực tế xung quanh

Mọi công ty đều tồn tại trong những điều kiện nhất định của thế giới hiện đại, và chúng ảnh hưởng đến nó theo cách này hay cách khác. Bản thân môi trường bên ngoài là một tập hợp các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến công việc của tổ chức. Vìcác công ty khác nhau, nó là riêng lẻ, bởi vì sự hiện diện của các yếu tố chung, nó có các chỉ số vốn chỉ dành cho nó.

Các yếu tố ảnh hưởng đến doanh nghiệp

Các yếu tố môi trường của một tổ chức là:

• khách hàng (người mua) - họ kiểm soát nhu cầu và giá cả của hàng hóa và dịch vụ;
• đối tác (nhà cung cấp hàng hóa);
• đối thủ cạnh tranh;
• trạng thái và sự phân chia cấu trúc của nó;
• văn hóa và đạo đức;
• kinh tế;
• chính trị;
• quan hệ đối ngoại.

Trong cấu trúc môi trường bên ngoài này, trước hết, cần làm nổi bật các chỉ số ảnh hưởng tích cực nhất đến công việc của tổ chức.

Môi trường bên ngoài và bên trong doanh nghiệp có quan hệ mật thiết với nhau. Hiệu quả của các bộ phận cơ cấu của công ty phần lớn phụ thuộc vào các chỉ số khác nhau của thế giới xung quanh, các chỉ số này thường thay đổi, do đó, việc lập kế hoạch chiến lược cần được thực hiện có tính đến trạng thái hiện tại và những thay đổi dự kiến của chúng.

Các chỉ số tác động trực tiếp

Tất cả các yếu tố thực tế quan trọng đối với một doanh nghiệp có thể được chia thành hai nhóm: yếu tố tác động trực tiếp và gián tiếp (tương ứng, môi trường vi mô và vĩ mô của tổ chức).

Nhóm đầu tiên bao gồm:

• nhà cung cấp (chủ thể cung cấp nguồn lực cần thiết cho hoạt động của công ty);
• người tiêu dùng (họ hình thành nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ của tổ chức này);
• đối thủ cạnh tranh (cung cấp mộtcung cấp cho người tiêu dùng trên thị trường);
• trung gian (cung cấp dịch chuyển hàng hóa từ công ty đến khách hàng, hỗ trợ tín dụng cho các giao dịch, bán hàng riêng, thúc đẩy bán hàng của tổ chức);
• đối tượng tiếp xúc (nhân sự, cơ quan quản lý, truyền thông, công chúng, công ty kiểm toán và tư vấn).

Đồng thời, các yếu tố môi trường có sự liên kết với nhau nên cũng ảnh hưởng lẫn nhau.

Yếu tố gián tiếp

Nhóm thứ hai bao gồm các yếu tố không có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý của tổ chức, nhưng tình trạng của chúng ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động của công ty. Đây là những yếu tố minh chứng cho thực trạng nền kinh tế nói chung, đó là: thực trạng nền kinh tế đất nước, những thay đổi chính trị, quan hệ quốc tế, lợi ích nhóm, sự phát triển của tiến bộ khoa học công nghệ và văn hóa xã hội.

Cần hiểu rằng tất cả các chỉ số trên đều có mối liên hệ với nhau và các quyết định do công ty đưa ra trực tiếp phụ thuộc vào sự kết nối của một yếu tố cụ thể của môi trường bên ngoài với một bộ phận trong cấu trúc của tổ chức. Ví dụ, nền kinh tế ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, lợi nhuận và lợi nhuận, các yếu tố tự nhiên ảnh hưởng đến các nhà cung cấp nguyên vật liệu thô và nhu cầu tìm kiếm nhà cung cấp mới trong trường hợp nguồn cung cũ bị cạn kiệt, tình hình nhân khẩu học ảnh hưởng đến thị trường bán hàng và nhu cầu của người tiêu dùng, v.v.. Do đó, việc phân tích các yếu tố của môi trường bên ngoài của tổ chức không nên được tiến hành riêng lẻ mà phải trong một hệ thống và có tính đến những yếu tố nào của môi trường bên ngoài của tổ chức.những thay đổi sẽ kéo theo sự thay đổi trong ít nhất một yếu tố và điều này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến các hoạt động của doanh nghiệp nói chung.

Cách nâng cao hiệu quả

Để tính toán một cách định tính trạng thái của các đặc điểm trên, bạn cần có một nhóm nhân viên (hoặc một bộ phận thích hợp), những người sẽ nghiên cứu môi trường bên ngoài và bên trong, phân tích các hoạt động của tổ chức trong một thời gian dài, xem xét. xuất bản trong các nguồn chuyên ngành, tiến hành các cuộc thảo luận trong công ty, tham gia các hội nghị chuyên đề, v.v.

Sẽ rất thành công khi ban lãnh đạo xác định một tập hợp chỉ những đối tượng của môi trường bên ngoài ảnh hưởng nhiều nhất đến sự thành công của công ty, phát triển và đưa ra những cách thức để nhanh chóng đáp ứng chúng. Điều này cho phép bạn điều chỉnh một cách định tính tác động của nhiều yếu tố đối với hoạt động của tổ chức, cũng như ngăn ngừa sự xuất hiện của các rủi ro cho tổ chức.

Thuộc tính của các yếu tố ảnh hưởng

Khi phân tích các chỉ tiêu của thực tế, cần phải tính đến các đặc điểm của môi trường bên ngoài. Hãy làm nổi bật những điểm chính.

• Tương quan của các yếu tố. Nghiên cứu của họ nên được thực hiện một cách có hệ thống, vì sự thay đổi trong một số thành phần hầu như luôn kéo theo sự thay đổi ở những thành phần khác.
• Phức tạp: một số tổ chức bị ảnh hưởng bởi tất cả các yếu tố, một số tổ chức khác chỉ bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố. Trong một tình huống khó khăn hơn sẽ là các doanh nghiệp sử dụng nhiều công nghệ đang phát triển nhanh chóng, vì họ có nguy cơ bị đe dọa kinh tế.bảo mật.
• Tính di động là tốc độ phát triển của các yếu tố môi trường. Tốc độ thay đổi chỉ đơn giản là nhanh chóng. Và chính chỉ tiêu này tạo ra sự bất ổn cho sự phát triển của công ty. Trước khi quyết định đổi mới (phát triển một loại sản phẩm, thay đổi công nghệ sử dụng, tăng doanh số bán hàng, v.v.), cần phải tính đến thông số cụ thể này, vì nếu bỏ qua, sẽ có nguy cơ ảnh hưởng đến hiệu quả. của doanh nghiệp.
• Sự không chắc chắn là lượng thông tin trong công ty về trạng thái của các yếu tố trên và độ tin cậy của nó. Việc thiếu thông tin hoặc thông tin bị bóp méo không thể đánh giá khách quan các điều kiện mà công ty hoạt động và tác động của chúng đối với tổ chức.

Khi có mức độ không chắc chắn cao, có hai cách để giải quyết vấn đề.

1) Khả năng thích ứng của doanh nghiệp với những thay đổi của môi trường bên ngoài, nghĩa là, việc tạo ra một cấu trúc nội bộ linh hoạt cho phép theo dõi liên tục trạng thái của các yếu tố và phản ứng ngay lập tức với những thay đổi của nó bằng cách đưa ra các quyết định quan trọng và phân bổ lại chức năng, nhiệm vụ giữa các nhân viên.

2) Trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động của thế giới thông qua quảng cáo, cạnh tranh, quan hệ công chúng và tham gia vào đời sống chính trị của đất nước.

Có nghĩa là, chúng ta có thể nói rằng môi trường bên ngoài là những yếu tố bên ngoài tổ chức, nhưng lại tương tác với nó và theo một cách nào đó, là điều kiện cho các hoạt động của tổ chức.

Ý nghĩa của phân tích thực tế

Giá trị của giám sát môi trườngcho một tổ chức phụ thuộc vào loại hình kinh tế và mô hình thị trường. Vì vậy, trong nền kinh tế chỉ huy, mọi việc đều do nhà nước quyết định nên ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài là tối thiểu và không cần doanh nghiệp nghiên cứu. Trong nền kinh tế thị trường hiện đại, các công ty là những đơn vị tự vận hành phát triển theo kế hoạch chiến lược với sự nguy hiểm và rủi ro của riêng họ. Do đó, giá trị của các chỉ số thực tế đã tăng lên đáng kể và kết quả của các hoạt động của tổ chức hiện phụ thuộc trực tiếp vào các đặc điểm của môi trường bên ngoài.

Thực tế xung quanh chúng ta rất dễ thay đổi. Và mọi sự thay đổi đều phải được tính đến để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Đánh giá đúng tình hình thế giới xung quanh có thể dự đoán các mối đe dọa đối với an ninh kinh tế, hoạch định chính xác các bước phát triển tiếp theo của tổ chức, tăng tác động tích cực của các yếu tố và giảm tác động tiêu cực. Trong thế giới đang phát triển nhanh chóng hiện nay, chỉ có một công ty nào sẽ xây dựng lại thành công và thích ứng với các điều kiện của môi trường bên ngoài mới có thể thành công và duy trì nó.