Tài liệu chuyển phát nhanh: đơn đặt hàng riêng lẻ, hóa đơn, đơn đặt hàng, quy tắc chuyển phát tài liệu và điều kiện làm việc của chuyển phát nhanh

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Làm việc trong dịch vụ giao hàng ngày nay rất phổ biến, đặc biệt là ở những người trẻ đầy tham vọng. Chuyển phát nhanh không chỉ là người giao bưu kiện mà còn là chuyên gia được đào tạo có kỹ năng nhất định và có thể mang bưu kiện hoặc thư từ đến địa chỉ đã định với chất lượng cao và kịp thời.

Về công việc

Thoạt nhìn, có vẻ như công việc chuyển phát nhanh rất dễ dàng - anh ấy nhận lấy bưu kiện và mang nó đến đúng nơi. Tuy nhiên, ở đây mọi thứ không đơn giản như vậy, vì nhân viên dịch vụ chuyển phát nhanh phải có trách nhiệm rất lớn, kể cả vật chất. Sau cùng, anh ta phải giao hàng đúng giờ và làm mọi thứ cần thiết vì sự an toàn của nó. Do đó, trong các công ty hiện đại liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa, bưu kiện hoặc thư từ, có một số tài liệu chuyển phát nhanh nhất định mà các chuyên gia trong lĩnh vực hoạt động này phải giải quyết.

Đặt hàng riêng

Mỗi ngày, bắt đầunhiệm vụ, người chuyển phát nhanh nhận được từ điều phối viên một danh sách các đơn đặt hàng mà anh ta cần phải hoàn thành. Tài liệu này được coi là nội bộ và có tên "đơn đặt hàng cá nhân". Nó được điền bởi người điều phối. Một danh sách như vậy không chỉ là danh sách địa chỉ khách hàng mà còn là thông tin đầy đủ nhất về một đơn hàng cụ thể. Điều này chứa thông tin liên hệ của khách hàng, bao gồm số điện thoại di động, địa chỉ, thời gian giao hàng và một số yêu cầu bổ sung từ khách hàng.

Đơn hàng thể hiện lộ trình riêng của từng nhân viên dịch vụ giao hàng. Khi biên soạn tài liệu này, người điều phối phát triển phương án tốt nhất cho sự di chuyển của người chuyển phát nhanh, có tính đến các điều kiện của tất cả các đơn đặt hàng hiện có. Nhắc đến bảng lộ trình, người chuyển phát nhanh có thể giao hàng nhanh nhất có thể, không bị hao hụt về vật chất và thời gian.

Các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ này tư vấn như sau. Trước khi bắt đầu công việc, bạn cần nghiên cứu lộ trình do điều độ viên đưa ra. Tốt nhất, bạn cần phải tinh thần đánh giá hiệu quả thực tế của một kế hoạch như vậy. Có khả năng người chuyển phát nhanh biết khu vực này hoặc khu vực kia của thành phố hơn, có thể độc lập vạch ra một tuyến đường thuận tiện và hiệu quả hơn. Nếu khu vực bạn cần giao hàng đông đúc, thì tốt hơn là bạn nên phát triển tuyến đường đi bộ. Việc gửi tài liệu bằng chuyển phát nhanh trong trường hợp này sẽ nhanh nhất có thể.

Hóa đơn

Như đã đề cập trước đó, người chuyển phát nhanh, với tư cách là một chuyên gia dịch vụ chuyển phát, chịuđể gửi trách nhiệm tài chính. Điều này có nghĩa là trong trường hợp hàng hóa bị hư hỏng, mất thư hoặc các thư từ khác, cũng như mất mát hoặc biến dạng hàng hóa có giá trị, người chuyển phát phải hoàn trả chi phí do cửa hàng trực tuyến, khách hàng hoặc công ty khách hàng xác định.

Để bảo vệ nhân viên của mình và ngăn ngừa khả năng lừa đảo bởi những khách hàng vô lương tâm, dịch vụ giao hàng cung cấp cho người chuyển phát những chứng từ đặc biệt - hóa đơn, trong đó ghi rõ giá thành và tên của sản phẩm hoặc sản phẩm. Sau khi giao hàng và nhận thanh toán, người chuyển phát nhanh cung cấp cho khách hàng một hóa đơn, nơi anh ta phải đặt chữ ký của mình. Đây là xác nhận về việc thực hiện đúng đơn đặt hàng.

Các đơn hàng đã được thanh toán trước đó bằng chuyển khoản hoặc thanh toán điện tử được coi là trường hợp ngoại lệ. Trong tình huống này, khách hàng xác nhận bằng lời nói tính toàn vẹn của gói hàng đã giao.

Hình thức đặt hàng

Đây là một tài liệu chuyển phát nhanh khác được sử dụng trong các hoạt động nghề nghiệp của anh ấy. Mục đích của mẫu đơn đặt hàng gần giống như mục đích của hóa đơn. Hơn nữa, hai loại giấy tờ này phải được giao cho một chuyên viên trước khi được gửi đi để chuyển phát bưu kiện.

Trong đơn đặt hàng, người điều phối phải hiển thị tất cả các thông tin có sẵn về anh ta. Nếu chúng ta đang nói về bất kỳ sản phẩm nào, chẳng hạn như thiết bị gia dụng nhỏ, thì trong tài liệu này, điều phối viên chỉ ra kích thước, trọng lượng của bưu kiện, giá thành của hàng hóa và các đặc điểm khác. Nhân viên chuyển phát nhanh giao phiếu đặt hàng cho khách hàng để ký sau khinhư giao hàng được thực hiện bằng chuyển phát nhanh. Đây được coi là sự xác nhận rằng chuyên viên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình với khách hàng và khách hàng hài lòng với kết quả.

Quý khách lưu ý phiếu đặt hàng phải còn nguyên phiếu giao hàng cho khách. Điều này là cần thiết để trong trường hợp có tranh chấp, anh ta có thể gửi đơn khiếu nại. Ví dụ: nếu khách hàng, sau khi chuyển phát nhanh rời đi, phát hiện bất kỳ khuyết tật nào trên hàng hóa được giao.

Tại sao chuyển phát nhanh cần chứng từ?

Tất cả các giấy tờ trên là bộ giấy tờ tối thiểu mà các chuyên viên dịch vụ chuyển phát khi làm việc. Chúng được thiết kế để làm cho công việc của các giao thông viên hiệu quả và thoải mái nhất có thể. Tài liệu cũng cần thiết để bảo vệ nhân viên trong trường hợp bất lợi xảy ra.

Ngoài ra, cũng cần phải nhớ rằng các hoạt động trong dịch vụ giao hàng yêu cầu báo cáo thường xuyên cho các điều phối viên. Báo cáo là một tài liệu nội bộ khác do chính nhân viên điền vào và cung cấp cho người điều phối thông tin xác nhận việc thực hiện công việc của nhân viên chuyển phát nhanh một cách tận tâm.

Làm việc với các chứng từ trong lĩnh vực hoạt động này là hàng ngày, tuy nhiên, các chuyên viên giàu kinh nghiệm cảnh báo: không hủy đơn hàng, hóa đơn ngay sau khi nhận được chữ ký của khách hàng hoặc chuyển cho nhân viên điều phối. Trong trường hợp, chúng nên được lưu trữ trong ít nhất một tháng. Nếu hóa đơn được giao cho điều phối viên ngay sau khi giao hàng, thì nên sao chép chúng.

Giao tài liệu

Chuyên gia dịch vụ chuyển phát chịu trách nhiệm vận chuyển không chỉ các bưu kiện, mà còn cả tài liệu. Điều này bao gồm việc vận chuyển giấy tờ kinh doanh, thư từ, gói hàng, sách, v.v. đến nơi họ đến theo đề xuất của nhân viên cấp trên, cũng như nhận họ từ các tổ chức khác. Đồng thời, người chuyển phát nhanh phải nắm rõ các thông tin đặc biệt (chuyên nghiệp): các quy tắc về hạch toán, chuyển phát và lưu trữ giấy tờ cho mục đích đã định của họ. Anh ta cũng phải biết vị trí của các đối tượng được phục vụ.

Nhìn chung, khi vận chuyển tài liệu, người chuyển phát nhanh tuân theo các quy tắc như khi vận chuyển bưu kiện, hàng hóa có giá trị. Để báo cáo và điều phối các hành động, anh ta được cung cấp các tài liệu giống nhau phải điền vào và các hành động cần thiết khác phải được thực hiện theo quy định.

Điều kiện làm việc của người chuyển phát nhanh

Danh sách các chức năng được thực hiện bởi một nhân viên của loại hình công ty này bao gồm:

1. Chuyển phát mọi thư từ, hàng hóa theo chỉ thị của người quản lý có thể là giám đốc xí nghiệp hoặc trưởng phòng dịch vụ chuyển phát nhanh.
2. Phát triển lộ trình của riêng bạn.
3. Nghiên cứu kỹ vị trí của người nhận, nói chuyện với anh ta qua điện thoại, chỉ định thời gian thuận tiện cho cuộc gặp.
4. Cấp và nhận giấy ủy quyền từ người có trách nhiệm.
5. Giấy tờ hợp lệ để giao hàng.
6. Thực hiện kịp thời mọi đơn hàng.

Biểu đồ

Ngoài những điều trên, nhân viên có lịch trình chuyển phát tài liệu nhất định. Người chuyển phát nhanh, giống như tất cả các nhân viên, nên có một lịch trình thuận tiện, bao gồm cả thời gian nghỉ trưa. Mức lương có thể cố định hoặc có thể phụ thuộc vào số lượng giao hàng của người chuyển phát.

Dịch vụ chuyển phát nhanh tại Moscow

Cần lưu ý rằng dịch vụ chuyển phát nhanh ở Moscow cho phép tất cả người dân thủ đô tiết kiệm thời gian và tiền bạc, giúp cuộc sống dễ dàng và thú vị hơn rất nhiều. Ngoài ra, trong thời đại ngày càng vội vã và tốc độ cao như hiện nay, các dịch vụ chuyển phát nhanh cho phép mỗi người sử dụng chúng tiết kiệm được thần kinh và sức lực, điều này cũng rất quan trọng ở thủ đô hiện đại.

Nếu chúng ta nói cụ thể về việc chuyển phát tài liệu bằng chuyển phát nhanh ở Moscow, thì điều này tính đến sự khác biệt rất lớn trong cuộc sống so với các thành phố vùng ven. Mọi người đôi khi chỉ đơn giản là không có thời gian để đi mua hàng hóa hoặc tài liệu cần thiết, và đôi khi nấu bữa tối. Vì vậy, công việc của một nhân viên chuyển phát nhanh tài liệu tại Moscow đang có nhu cầu cao.

Hầu hết mọi cửa hàng trực tuyến ở Moscow, phòng vé rạp chiếu phim, tiệm bánh pizza và đại lý du lịch đều hợp tác với các tổ chức cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh. Sử dụng chúng ở thủ đô hoặc ở một thành phố khác của đất nước, mỗi khách hàng sẽ tiết kiệm cho mình việc phải xếp hàng, lãng phí thời gian quý báu.

Ở Moscow có rất nhiều dịch vụ chuyển phát nhanh, nhưng nguyên tắc làm việc của chúng là giống nhau. Có thể hơiphí vận chuyển khác nhau, nhưng nhìn chung, nguyên tắc hoạt động là gần giống nhau.